Transfer Digitalisierung

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1 Gemeinsame Veranstaltung am Donnerstag, 22. März 2018 Transfer Digitalisierung Referenten: Axel Bahr, Axel Bahr Steuerberater Steuerberater, Zertif. Testamentvollstrecker, Wirtschaftsmediator / Coach Thorsten Schmalbrock, NRW.BANK Förderberater

2 Erfahrungen zur Umsetzung digitaler Arbeitsprozesse Steuerberaterverband Westfalen-Lippe e.v. 22. März 2018

4 Einleitung Wer ist Axel Bahr? Aufgewachsen in einer Handwerkerfamilie Mittlere Reife/Ausbildung zum Steuerfachangestellten/Bilanzbuchhalter 1996 Bestellung zum Steuerberater mit Kanzleieröffnung 2003 Umzug mit der Kanzlei in die Heimatstadt Gevelsberg 2003 abgeschlossene Fortbildung im Bereich der Wirtschaftsmediation 2012 abgeschlossener Lehrgang zum zertifizierten Testamentsvollstrecker 2017 abgeschlossene Ausbildung zum systemischen Coach Axel Bahr alle Rechte vorbehalten 3

5 Mögliche Ausgangssituation Strategie: Orientierung an operativen Aufgaben, keine klare Leitbild- oder Strategieorientierung Mandanten: Breiter Mix aus kleinen und mittelständischen Unternehmen Abrechnungen von 1 Arbeitnehmer bis 60 Arbeitnehmern Mitarbeiter: Fachangestellte die einfach nur Ihre Arbeit machen wollen Individueller Blick auf das Mandat verbleibt beim jeweiligen Sachbearbeiter Axel Bahr alle Rechte vorbehalten 4

6 Mögliche Ausgangssituation Finanzen: Investitionsbedarf in Hardware und Fortbildung nötig Negativer Deckungsbeitrag Schleppende Rechnungsschreibung Hohe offene Posten Prozesse: Viel Papier Aufwendige Prozesse Unklare Aufträge Axel Bahr alle Rechte vorbehalten 5

7 Mögliche Ausgangssituation Problemstellung: Was unterschreibe ich am Ende des Tages überhaupt? Wie arbeitet der einzelne Mitarbeiter eigentlich? Ist die Kanzlei im Notfall verkaufsfähig? plötzlich wollen/müssen wir Digital arbeiten Reicht die verbleibende Zeit zur Umsetzung? Axel Bahr alle Rechte vorbehalten 6

10 Beispiel: Prozess Vorgelagert Haupttätigkeit Nachgelagert Eigenorganisation - DMS Archivierung Prozess - Telefon Ticketsystem - Einsprüche über ESt- Programm elektronisch - DMS Knigge ändern RE und Briefe elektronisch Fibu - Belege scannen in U-Online (jeder 1/4 seiner Mdt bis ) - Maßnahmenblatt auf Pendelordner - Hauptaugenmerk auf Kasse Auswertung PDF Lohn - Excelsheet Vorerfassung an Mandant - Lohnvorerfassung - Umstellung auf Inhouse (Ausnahme Baulöhne) - Einspielen der Bewegungsdaten Jahresabschluss Belege als PDF und Ablage in DMS Digitale Arbeitspapiere Auswertung per PDF DTAUS Datei an Mdt Auswertung auf USB stick Besprechnung TV Einkommensteuer Belege als PDF Digitale Arbeitspapiere Auswertung per Mail Axel Bahr alle Rechte vorbehalten 9

11 Aller Anfang ist schwer Unterschied zwischen Vision/Strategie und Ziel Vision /Strategie Geplantes Verhalten Ziel Definierter angestrebter Zustand in der Zukunft Axel Bahr alle Rechte vorbehalten 10

13 Die Balanced-Scorecard Was ist das? Ein Tool zur Unterstützung der Kanzleileitung Alles im Blick haben Quelle: Stbg 9/2012 Die Balanced-Scorecard in der Steuerberatungskanzlei Axel Bahr alle Rechte vorbehalten 12

14 Finanzielle Perspektive Mandantenperspektive Balanced Scorecard Prozesse Mitarbeiterperspektive Angelehnt an : Stbg 9/2012 Die Balanced-Scorecard in der Steuerberatungskanzlei Axel Bahr alle Rechte vorbehalten 13

19 Ideen zur Umsetzung Prozesse Act Plan PLAN: Planung der betrieblichen Abläufe in der Kanzlei DO: Ausführung der Abläufe gemäß Planung Check Do CHECK: Erfolgskontrolle ACT: Korrektur (Einleitung von Maßnahmen, die den gewünschten Erfolg sicherstellen) Quelle: Werner Ellinghagen: Anforderungen an ein Qualitätsmanagement der Steuerberatungskanzlei, Deutscher Steuerberraterverband e.v. Bildquelle: Axel Bahr alle Rechte vorbehalten 18

21 Fazit und Ausblick Fazit Im Kopf fängt alles an Pendelordner vorlegen lassen Scan Prozess einführen 3 von 10 Regel Die Ja-Aber-Falle in die Lösung bringen Dem bekannten Steuerberater-Druck zuvorkommen Mehrwerte verkaufen Axel Bahr alle Rechte vorbehalten 20

23 Kann Förderung digital? Jahrestagung StBK und StBV Dortmund

24 Die NRW.BANK in Kürze Förderbank für Nordrhein-Westfalen Größte Landesförderbank Eigentümer: Land NRW (100%) Haushaltsunabhängig Wettbewerbsneutral Partner der Banken und Sparkassen Hausbankenprinzip 2

25 Ganzheitlicher Beratungsansatz Beratung Zuschüsse Zinsoptimierung Risikoteilung 3

26 Beratung durch Netzwerke und Agenturen 4

27 NRW.Innovationspartner (1) Initiative des Landes Förderung in Höhe von rund 3,5 Mio. durch das MKW Ziel 1: Stärkung der regionalen Innovationsstrukturen Ziel 2: Steigerung der Qualität der Innovationsberatung für KMU Steigerung der Innovationskraft der KMU Förderberatung Innovationsmanagement Technologietransfer 5

28 NRW.Innovationspartner (2) Region Münsterland Münsterland e.v. mit neun Verbundpartnern Region Metropole Ruhr Wirtschaftsförderung metropoleruhr GmbH mit 20 Verbundpartnern Region Ostwestfalen-Lippe It s OWL Clustermanagement GmbH mit vier Verbundpartnern Region Südwestfalen Fachhochschule Südwestfalen mit einem Verbundpartner 6

30 Ausgewählte Beratungskostenzuschüsse Innovationsgutscheine von Bund und Land Zuschüsse zu externen Beratungs- und FuE-Leistungen bis zu 50% der Ausgaben für externe Beratungsleistungen förderbar max. Förderhöhe abhängig vom Projektumfang spezielle Gutscheine mit Bezug zur Digitalisierung mit höheren Fördersätzen Potentialberatung Zuschüsse zu externen Beratungsleistungen zur Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit von KMU bis zu 50% der Ausgaben für externe Beratungsleistungen förderbar max. 10 Beratertage mit max. 500 EUR je Beratertag 8

31 Förderansatz für Innovationsprogramme Umfang der Förderung neu für den Markt neu für das Unternehmen Innovationsgrad 9

32 Ausgewählte Innovationszuschüsse Zentrales Innovationsprogramm Mittelstand ZIM Zuschüsse für FuE-Projekte Förderung als Einzel- oder als Kooperationsprojekt bis zu 50% für Unternehmen bzw. bis zu 100% für Forschungseinrichtungen KMU-innovativ (BMBF) Zuschüsse für Spitzenforschung im deutschen Mittelstand Förderung in 9 Technologiefeldern, z.b. Informations- und Kommunikationstechnologie Elektronik / Autonomes elektrisches Fahren Förderhöhe wird individuell von einer Jury festgelegt 10

34 NRW.BANK.Innovative Unternehmen (1) Zielgruppe Einsatzbereich Rahmenbedingungen Besonderheiten KMU, Freiberufler, Small Mid-Caps bis 499 MA Innovations- und Digitalisierungsvorhaben Investitionen und Betriebsmittel Innovativer Unternehmen (Kriterien: Innovative Unternehmen siehe Merkblatt) Volumen: 100 Tsd. - 7,5 Mio. Laufzeit/Tilgungsfreijahre: Betriebsmittel: 3/0 o. 5/0 Investitionen: 5/0, 7/0 o. 10/0 Zinsbindung: analog Laufzeit 70% Haftungsfreistellung obligatorisch 12

35 NRW.BANK.Innovative Unternehmen (2) Beispiele Kriterien Unternehmensfrühphase VC-Investor oder Business Angel ist Gesellschafter o. hat in das Unternehmen in den letzten 24 Monaten investiert Unternehmenswachstum Unternehmen < 12 Jahre und Ø > 20% Umsatz- o. MA- Wachstum p.a. in den vergangenen 3 Jahren (mind. 10 MA zu Beginn des 3-Jahreszeitraums) F + E Ausgaben Anteil an Betriebsausgaben in einer der letzten 3 Geschäftsjahren mind. 5% (Unternehmen < 7 Jahre) bzw. mind. 10% (KMU) 13

36 NRW.BANK.Innovative Unternehmen (3) Beispiele Kriterien Innovationsförderung Zuschüsse, Kredite o. Bürgschaften innerhalb der letzten 36 Monate EU-Innovationspreis Innerhalb der letzten 24 Monate Anmeldung technologisches Recht (z.b. Patente, Gebrauchsmuster) Innerhalb der letzten 24 Monate Einsatz Darlehen zur Nutzung des Rechtes 14

37 NRW.BANK.Innovative Unternehmen (4) Best Practice Unternehmen: Führender Anbieter im Bereich digitaler Klausuren und Prüfungen an Bildungseinrichtungen (z.b. Durchführung von Fernprüfungen für Hochschulen) Vorhaben: Stärkung und Ausweitung der Wettbewerbsposition durch Beauftragung der Neuentwicklung einer Software durch einen externen Dienstleister Innovationskriterium: mindestens 80% des Darlehnsbetrages werden für Forschung und Entwicklung eingesetzt 15

38 Bürgschaftsbank NRW Zielgruppe Einsatzbereich Rahmenbedingungen Besonderheiten Existenzgründer und KMU (Mitarbeiterzahl < 250; Umsatz < 50 Mio. oder Bilanzsumme < 43 Mio. ) Ersatz fehlender Sicherheiten ggü. Kreditinstituten bei Investitionen, Anteilserwerb, Übernahme Betriebsmittel, KK- und Avalrahmen maximal 1,25 Mio. Bürgschaftssumme Preismodell s. Folgefolie Ausfallbürgschaft verbessert i. d. R. Besicherungsklasse 16

40 Zinsoptimierung in der Niedrigzinsphase Laufzeit & Zinsbindung 10 Jahre 2,20% 2,00% 1,80% 1,60% 1,40% 1,20% 1,00% NRW.BANK.Universalkredit NRW.BANK.Mittelstandskredit NRW.BANK.Effizienzkredit NRW.BANK.Innovationskredit 18

41 Hausbankenverfahren 19

42 Risikogerechtes Zinssystem 20

43 Kreditprogramme im Zinsvergleich Laufzeit / Zinsbindung Preisklasse A, Angaben in % p.a. nom. 5 / 5 10 / / / / 20 NRW.BANK.Gründungskredit* 1,00 1,00 1, NRW.BANK.Mittelstandskredit* 1,05 1,50 1, NRW.BANK.Universalkredit 1,03 1,55-2,04 2,40 NRW.BANK.Innovationskredit* 1,00 1, NRW.BANK.Effizienzkredit 1,00 1, * KMU-Fenster 21

44 NRW.BANK.Innovationskredit (1) Zielgruppe Einsatzbereich Rahmenbedingungen Besonderheiten Gew. Unternehmen, Freiberufler (Gruppenumsatz max. 500 Mio. ) > 5 Jahre Innovative Vorhaben, für den Investor neuartig: Aufnahme neuer Produkte Einführung neuer Produktionsverfahren Verbesserung bestehender Produkte/Verfahren Volumen: 25 Tsd Mio. Laufzeit/Tilgungsfreijahre: 5/1; 10/1-2 Zinsbindung: 50% Haftungsfreistellung optional analog Laufzeit 22

45 NRW.BANK.Innovationskredit (2) Beispiele Aufnahme neuer technologisch fortschrittlicher Produkte Errichtung einer zusätzlichen Produktionslinie für 3-fach Isolierverglasung (bislang lediglich 2-fach möglich) Einführung neuer technologisch fortschrittlicher Produktionsverfahren Anschaffung einer neuartigen Druckmaschine, die anstelle anorganischer Lösungsmittel wasserlösliche Tinten verarbeitet 23

46 NRW.BANK.Effizienzkredit Zielgruppe Gewerbliche Unternehmen ohne Größenbeschränkung Einsatzbereich Besonderheiten Rahmenbedingungen Ersatzinvestitionen zur Verbesserung von Energie- bzw. Ressourceneffizienz, Lärmschutz und Luftreinhaltung Steigerung der Energieeffizienz i. d. R. um mind. 20% Steigerung der Ressourceneffizienz i. d. R. um mind. 6% Volumen: 25 Tsd. 5 Mio. Laufzeiten: 4 10 Jahre (keine Tilgungsfreijahre)* * Zinsbindung analog Laufzeit 24

47 NRW.BANK.Universalkredit Zielgruppe Einsatzbereich Rahmenbedingungen Besonderheiten Gewerbliche Unternehmen, Freiberufler und Gründer (Gruppenumsatz max. 500 Mio. ) Investitionen, Anteilserwerb, Übernahme (tätige Beteiligung) Betriebsmittel (inkl. Umschuldungen 1) ) Volumen: 25 Tsd. - i.d.r. 10 Mio. Laufzeit/Tilgungsfreijahre: 3-9/0; 10/0,1; 15/0,2; 20/0,2 Ab 5 Mio. individuelle Konditionierung Fremdvermietung möglich (auch an Großunternehmen) 1) keine Haftungsfreistellung und keine Ablösung von öffentlichen Mitteln 25

48 EXKURS: Beteiligungskapital (1) NRW.Seed Cap Digitale Wirtschaft Zielgruppe Unternehmen der digitalen Wirtschaft in den Rechtsformen UG oder GmbH mit Sitz in NRW, die sich in der Gründungsoder ersten Unternehmensphase befinden (max. 18 Monate nach Gründung) Einsatzbereich Investitionen und Betriebsmittel für Entwicklung digitaler Infrastrukturen, Software und Medien Geschäftsmodelle, die durch digitale Technologien die Effizienz steigern Produkte und Dienstleistungen, die nur durch die Digitalisierung möglich werden 26

49 EXKURS: Beteiligungskapital (2) NRW.Seed Cap Digitale Wirtschaft Rahmenbedingungen Besonderheiten Gründer erbringen Eigenbetrag Business Angel beteiligt sich (offene Beteiligung oder Wandeldarlehen) NRW.BANK spiegelt die Beteiligungssumme des Business Angels zwischen 15 Tsd. und max. 100 Tsd. Ziel ist es Privates Risikokapital zu hebeln, das ggf. die Aufnahme weiterer Förderkredite über Hausbanken ermöglicht Know-how, Netzwerke und Erfahrungen einzubringen 27

50 Treffen Sie Ihren Förderberater kostenfreie, individuelle Beratung im Rahmen von Beratertagen bei IHKn und HWKn sowie in der NRW.BANK regelmäßige (i.d.r. monatlich) stattfindende Termine Anmeldung bei der jeweiligen Kammer bzw. der NRW.BANK 28

51 Kontakt NRW.BANK, Friedrichstr. 1, Münster Torsten Schmalbrock Förderberatung Westfalen tel mail Service Center tel web nrwbank.de 29