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1 Schriftführerduden INHALTSVERZEICHNIS: AUFGABEN DES SCHRIFTFÜHRERS 1. PROTOKOLLFÜHRUNG 2. LANDJUGENDSTATISTIK - TÄTIGKEITSBERICHT - DATENAKTUALISIERUNG 3. DIVERSE ANTRÄGE - LAZ, EHRENABZEICHEN, GOLDENER PANTHER 4. WEITERE AUFGABEN DES SCHRIFTFÜHRERS - EINLADUNGEN, PLAKATE, SCHAUKASTEN 5. ÖFFENTLICHKEITSARBEIT - PRESSEAUSSENDUNGEN

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3 1. PROTOKOLLFÜHRUNG 1.1 WARUM WIRD EIN PROTOKOLL(-BUCH) GEFÜHRT? Tätigkeiten der Gruppe werden festgehalten. Nachweis von Vereinbarungen, Beschlüssen und Terminen ist gewährleistet. Regelmäßige Aufzeichnungen unterstützen die Arbeit der Gruppenführung. Ohne Protokoll werden oft Vereinbarungen, Beschlüsse und Termine vergessen und es kommt zu unnötigen Meinungsverschiedenheiten, die die Gruppenarbeit stören und verzögern. Die Führung eines Protokolls zwingt zu klaren Aussagen und Entscheidungen. Der Schriftführer wird sich nämlich dann bemerkbar machen müssen, wenn der Verlauf der Zusammenkunft so ist, dass das Protokollführen unmöglich wird (er/sie weiß nicht, was er/sie ins Protokoll schreiben soll). Grundlage für die Mitgliedererfassung. Hilft der Landjugend bei der Organisation: z. B.: Arbeitsaufteilung. Hilfe bei der Programmerstellung. Dient als Erfolgskontrolle und zum Werben neuer Mitglieder. Grundlage für Chronik und Jubiläumsveranstaltung. Das Protokollbuch ist der Spiegel des Gruppengeschehens. Was in der Gruppe geschieht und geschehen ist, interessiert eine Reihe von Personen: die Gruppenmitglieder selbst, alle jene, die die Landjugendarbeit fördern, die Betreuungskräfte und besonders auch neu geworbene Mitglieder. 1.2 WIE WIRD EIN PROTOKOLL(-BUCH) GEFÜHRT? Im Protokoll sollen nur die wesentlichen Fragen, Bemerkungen und Mitteilungen, Beschlüsse der Gruppe, Termine und Arbeitsaufteilungen festgehalten werden. Ein wortwörtlicher Bericht ist genauso wenig brauchbar, wie zu knappe, lückenhafte Aufzeichnungen. Der Schriftführer muss das Protokollbuch ständig am neuesten Stand halten. Folgende Angaben sollen in jedem Protokoll stehen: Datum und Ort der Zusammenkunft Anzahl der anwesenden Gruppenmitglieder Gäste Beginn und Ende der Zusammenkunft Tagesordnung; wichtige Punkte: Funktionärswahl, Rechnungsprüfung,... Unterschrift des Obmannes / Leiterin und Schriftführers unter dem Protokoll 3

4 z. B.: Protokoll der VORSTANDSSITZUNG am 2. Dezember 2006, um Uhr am Raiffeisenhof in Graz Anwesende: Gastexperten: Stefan Zinner, Katharina Unterkofler, Sieglinde Kraft, Monika Zirkl, Brigitte Plienegger, Franz Heuberger Daniela Marold (Bundesleiterin) Entschuldigt: Johannes Wieser 1) Begrüßung: Landesleiterin Katharina Unterkofler begrüßt alle Anwesenden... 2) Rückblick Bezirksbauernball + Besucherzahl + Ehrengäste - Musik VB: Bessere Arbeitseinteilung bei den Vorbereitungsarbeiten 3) Neue Werbematerialien Beschluss: Es werden bis Juni neue Schlüsselbänder und Kugelschreiber angefertigt. 4) Arbeitsschwerpunkt ) Allfälliges Ende der Sitzung: Uhr Für das Protokoll: (Brigitte Plienegger) (Katharina Unterkofler) (Stefan Zinner) Schriftführerin Leiterin Obmann 4

5 1.3 PRAKTISCHE HINWEISE Eintragungen beginnen mit der Generalversammlung. Mitgliederverzeichnis: alle genau erfassen. Vorstandssitzungen nummerieren (bessere Übersicht). Mehrteilige Kurse (z. B.: Volkstanzkurs bzw. -abende) monatlich zusammenfassen. Teilnehmer an Kursen, etc. namentlich festhalten (Landjugendabzeichen!). Anwesenheitslisten führen. Bezirksorganisationen MÜSSEN ihre Anwesenheitslisten von Weiterbildungs- und Agrarveranstaltungen an die Landesorganisation weiterleiten! Auch gesellige Veranstaltungen eintragen. Protokoll mit Fotos, Zeichnungen oder Zeitungsartikel auflockern. Ein gut geführtes Protokollbuch dient als Unterlage bei der Beantragung von Landjugendabzeichen für die Mitglieder! 2.1 TÄTIGKEITSBERICHT - STATISTIKMELDUNG 2. LANDJUGENDSTATISTIK Zur Erfassung der Tätigkeiten in der Landjugend werden jedes Jahr im Dezember Tätigkeitsberichtsblätter versandt. Dieser Tätigkeitsbericht ist vom Schriftführer korrekt auszufüllen. Die Tätigkeiten, Veranstaltungen und Anwesenden bzw. Mitwirkenden sind einem sauber geführten Protokollbuch zu entnehmen. Der Tätigkeitsbericht ist von der Ortsgruppenleitung (Obmann + Leiterin) und vom Schriftführer zu unterfertigen. 2.2 DATENAKTUALISIERUNG MITGLIEDERMELDUNG Mitte Oktober jedes Jahres werden seitens der Landesorganisation an die Landjugendbetreuer Datenaktualisierungsblätter für alle Ortsgruppen ausgegeben. Diese Datenaktualisierung: ist wichtig um die Datenbank der Landjugend Steiermark aktuell zu halten und Fehler ehest möglich zu verbessern. dient als Grundlage zur Berechnung des Mitgliedsbeitrages. Die überarbeiteten Datenblätter sind dem LJ-Betreuer und in weiterer Folge der Landesorganisation bis Ende Dezember des Jahres zu retournieren. 5

6 3.1 LANDJUGENDABZEICHEN - LAZ 3. DIVERSE ANTRÄGE Das Landjugendabzeichen ist eine Auszeichnung für vielseitige Landjugendmitglieder. Das "Landjugendabzeichen der Landjugend Steiermark" in Bronze, Silber und Gold kann jedes Landjugendmitglied, das bestimmte Mindestanforderungen erfüllt, bekommen. Grundsätzliches: Es gibt 2 Antragsformulare: 1) Bronze 2) Silber und Gold Der Antrag kann nur genehmigt werden, wenn er vollständig und sauber ausgefüllt vorliegt. Antragsteller können auch der Obmann, bzw. die Leiterin der Ortsgruppe, Mitglieder der Bezirksgruppe oder des Landesvorstandes sein. 3.2 EHRENABZEICHEN Besonderen Förderern und Freunden der Landjugend kann über Antrag der Bezirksleitung das EHRENZEICHEN IN SILBER überreicht werden. Pro Jahr und Bezirk können maximal zwei Ehrenzeichen vergeben werden. Anträge liegen bei der Bezirkskammer (Landjugendbetreuer) auf. Die Landjugendabzeichen und Ehrenabzeichen sollten auch gemeinsam im Rahmen einer großen Bezirksveranstaltung verliehen werden, da es eine größere Bestätigung ist, wenn man die Abzeichen bei einer großen Ehrung erhält. 3.3 GOLDENER PANTHER Der Goldene Panther wird einmal im Jahr beim Tag der Landjugend für die beste Aktion einer Ortsgruppe vergeben. Der Goldene Panther soll eine besondere Anerkennung für den Ideenreichtum sein und auch andere Ortsgruppen zum Durchführen von Aktivitäten motivieren. Wenn eure Ortsgruppe den Goldenen Panther erhält, dann könnt ihr euch zu den Top-Ortsgruppen der Steiermark zählen. Einreichschluss: Anfang Dezember jedes Jahres Anträge liegen bei deinem/deiner Landjugendbetreuer/in sowie im Landjugendbüro auf. 3.4 BEST OF PROJEKTWETTBEWERB DER LANDJUGEND ÖSTERREICH Auch seitens der Bundesorganisation gibt es einen Projektwettbewerb. Hier können pro Jahr 5 Orts- oder Bezirksprojekte pro Bundesland eingereicht werden. Einreichschluss ist hierfür meist Ende September eines Jahres. 6

7 4. WEITERE AUFGABEN DER SCHRIFTFÜHRERIN / DES SCHRIFTFÜHRERS 4.1 EINLADUNG Vorerst sei festgestellt, die beste Werbung ist Mundpropaganda. Dabei kann man den Leuten genau erklären worum es geht und sie neugierig machen. Schriftliche Einladung: Je kreativer und origineller eine Einladung ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie gelesen wird. Sie soll die Leute neugierig machen und interessante Punkte hervorheben. Übersichtliche Gestaltung Klare Gliederung auf den ersten Blick Auflockerung von langen Texten durch Absätze, Unterstreichungen, Bilder,... Allein anhand der Schrift kann man Blickpunkte setzen. Nicht zu viele verschiedene Schriften verwenden, sonst wird das Ganze zu chaotisch. Die Größe ist auch entscheidend. Will man, dass die Leute die Einladung mitnehmen, sollte man sie eher klein (wie Visitenkarten) gestalten, werden die Einladungen verschickt, können sie auch größer sein und z. B. auffallend gefaltet. Diese Punkte sollten auf jeder Einladung sein: Bezeichnung der Veranstaltung Datum Ort Beginn und voraussichtliches Ende Programm (überschaubar, die wichtigsten Punkte) Referenten, Redner, Kursleiter (mit Titel) Was ist mitzubringen (Schreibzeug, Unterlagen,...) Kosten Wer ist eingeladen und warum sollen die Eingeladenen kommen (dies soll in ein oder zwei Sätzen nett verpackt werden) Wer lädt ein (Logo, Gruppenname, ZVR-Zahl) Wegbeschreibung, falls der Ort nicht allen bekannt ist 7

8 Bei der Aufgabe einer Postwurfsendung ist zu beachten: Mindestens 400 Stück (bei geringerer Stückzahl ab ca. 180 Stk. Aufpreis auf 400 Stück) Rechts oben den Vermerk "Österreichische Post AG Info Mail Entgelt bezahlt" Für Postwurfsendungen im Ort An einen Haushalt 4.2 PLAKAT Ein Plakat soll bei Passanten, Lesern und Beobachtern einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Es soll anregen, über das Plakat selbst, und auch über die Veranstaltung zur reden. Deshalb sollte beim Entwurf eines Plakates besonderes Augenmerk auf die Gestaltung (grafisch und inhaltlich) gelegt werden. Was soll unbedingt auf einem Plakat sein: Wer lädt ein? Was? Wo? Wann? Wo erhält man Eintrittskarten und wie viel kosten sie? Landjugendgruppe, Logo, ZVR-Zahl Art der Veranstaltung Ort der Veranstaltung Tag, Beginn, ev. Ende Weiters kann man Wünsche über Kleidung bekannt geben. Falls es ein Programm gibt, kann man auch dieses anführen. Gut ist es, wenn z.b. für ein Fest geworben wird, die Flyer (kleine Einladung, z. B. in Visitenkartengröße) in derselben Art zu gestalten wie das Plakat. Die Leute wissen gleich, dass dieselbe Veranstaltung beworben wird. Tipps zur Gestaltung: Größe A2 oder A1 Schrift: Leicht leserliche Schriftart verwenden. Zu viele Schriftarten irritieren den Leser. Blickfang ist am günstigsten etwas unterhalb des Mittelpunktes. Aufteilung ist sehr wichtig ev. Platz für Sponsoren berücksichtigen. Farbkontraste und verschiedene Schriften gut abstimmen 8

9 Plakate mindestens zwei Wochen vor der Veranstaltung anbringen (nur im Ortsgebiet, an dafür vorgesehenen Stellen, in Gasthäusern,...), ev. Plakate von der Gemeinde stempeln lassen. ACHTUNG: Plakate nicht zu früh aufhängen, sonst werden sie überklebt. Mehrere Plakate hintereinander prägen sich mehr in das Unterbewusstsein ein als nur eines. Gerade neben der Straße ist es wichtig mehrere Plakate hintereinander anzubringen wegen der Lesbarkeit. Plakate bei ähnlichen Veranstaltungen aufhängen (sprechen das potentiellste Publikum an). 4.3 SCHAUKASTENGESTALTUNG Aufgabe des Schaukastens: Neuigkeiten bekannt zu machen (Informationen). Auf Veranstaltungen aufmerksam zu machen (Werbung). Besondere, eigene Leistungen hervorzuheben (Imagepflege). Der Schaukasten ist die Visitenkarte der Landjugend. Der Passant, der die Ortsgruppe nicht näher kennt, wird aufgrund der Gestaltung des Schaukastens Rückschlüsse auf die Gruppe ziehen, denn Informationen, Werbung und Imagepflege werden somit der Öffentlichkeit zugänglich gemacht. Somit soll der Schaukasten... abwechslungsreich aktuell, und mit Fantasie gestaltet sein. Ein Blickfang für den Schaukasten sind: anregende Farben reizvolle Bilder und Formen eindeutige Informationen originelle Slogans Werbung: Schaukastengestaltung ist auch gleich Werbung. Aber was ist Werbung eigentlich und wozu ist sie in der Landjugend wichtig? Werbung heißt eigentlich: jemanden für sich zu gewinnen auf sich aufmerksam machen Öffentlichkeitsarbeit 9

10 5. ÖFFENTLICHKEITSARBEIT 5.1 WAS SOLL DIE ÖFFENTLICHKEITSARBEIT BRINGEN? Die Öffentlichkeitsarbeit ist alles, womit sich die Ortsgruppe nach außen hin (an die Öffentlichkeit) wendet: Sie soll,... die Bevölkerung auf gewisse Veranstaltungen aufmerksam machen. durch die Veranstaltung selbst die Teilnehmer und Zuschauer ansprechen können. nach der Veranstaltung der Bevölkerung davon berichten (Berichte, Zeitungsartikel, Film, usw.). das Image der Landjugend und das Selbstbewusstsein der Mitglieder heben. 5.2 METHODEN DER ÖFFENTLICHKEITSARBEIT? Die einzelnen Methoden sind je nach Einsatzzeitpunkt (vor, während, nach der Veranstaltung) in ihrer Breiten- und Tiefenwirkung verschieden. Breitenwirkung: Tiefenwirkung: Anzahl der Personen, die auf eine Veranstaltung aufmerksam gemacht werden können. Intensität der Wirkung auf jede einzelne Person Mundpropaganda Ist sicher die im kleinen Rahmen wirksamste und persönlichste Form Einladungen Sollen je nach Zielgruppe (Einzelpersonen, alle Haushalte, nur LJ-Mitglieder) verschieden gestaltet werden. Einladungen für Gruppenabende an Landjugendmitglieder sollen aufgelockert gestaltet und wenn möglich mit Zeichnungen usw. versehen sein. Presseaussendungen Vorankündigungen können in Form von kurzen Berichten oder auch als Terminankündigung für den Veranstaltungskalender deiner Gemeinde-, Regional-, Bezirkszeitung usw. übermittelt werden. Um der Bevölkerung nach einer Veranstaltung davon zu berichten, eignet sich ein Pressenachbericht. Eigene Gruppenzeitung Einige Ortsgruppen haben eine eigene Gruppenzeitung ins Leben gerufen. Am Inhalt wird es in jeder Ortsgruppe aufgrund der zahlreichen Veranstaltungen nicht mangeln. 10

11 5.3 ZEITUNGSBERICHT / PRESSEAUSSENDUNG Einen Bericht in eine Lokalzeitung zu geben, ist sicherlich eine der zweckmäßigsten Öffentlichkeitsarbeiten, die es gibt. Darum sollte man viel häufiger einen Artikel veröffentlichen, damit die Gruppe und auch deren Aktivitäten bekannt werden. Weiters kann es eine gute Imagepflege sein. Es ist auch gut, immer in den Gemeindezeitschriften präsent zu sein, damit die Gemeindebevölkerung weiß, was gerade bei der Landjugend läuft. Tipps für erfolgreiche Presseaussendungen: Nachrichtenfaktoren was ist wichtig? o Aktualität o Außergewöhnlichkeit o Regionalität o Prominenz (anwesende Ehrengäste im Artikel erwähnen) o Eindeutigkeit (klare und einfache Formulierungen) o Themenähnlichkeit (bereits in den Medien vorhandene Themen aufgreifen) o Gefühle (emotionale Themen sprechen Leute an) Inhaltliche Kriterien: o Aufbau: die wichtigste Aussage gehört an den Anfang, dann abfallend. Niemals chronologisch aufbauen (Schulaufsatz)!!! o Journalistische W s beachten: Wer? Was? Wann? Wo? Wie? Warum? Formale Kriterien Aufbau einer Presseaussendung: o Maximal A4-Seite o Gut leserliche Schrift verwenden (Arial, Tahoma) o Das wichtigste am Anfang (Text soll von hinten her kürzbar sein) o Kopfzeile: PRESSEAUSSENDUNG und LJ Logo o Ort und Datum o Kurze Überschrift (Schriftgröße 14, fett) o Vorspann (Schriftgröße 10): 3-5 Zeilen o Text (Schriftgröße 10): portionieren (Absätze, Zwischentitel) o Rückfragenhinweis Stilistische Tipps: o Abkürzungen vermeiden o Niemals Herr/Frau verwenden o Vorname vor Nachname o Namensschreibung unbedingt beachten! o Kurze Sätze 15 bis max. 25 Wörter pro Satz o Komplizierte Formulierungen vermeiden 5.4 WELCHE FORM SOLL EIN ZEITUNGSBERICHT HABEN? Brief an die Redaktion sowie den vorgesehenen Pressetext getrennt schreiben! Bei längeren Pressetexten sowohl eine Langfassung als auch eine Kurzfassung beilegen. Namen des Berichterstatters bzw. Schreibers und der Gruppe nicht vergessen. Allgemeine Informationen über die Landjugendgruppe mitliefern. Name und Erreichbarkeit des Zuständigen. Wenn vorhanden: gute Fotos beilegen (inkl. Beschriftung wer, wo). 11