Archivierung für IBM Domino. Bis zu 80% mehr Speicherplatz Backupzeiten um bis zu 50% verkürzen.

Transkript

1 Archivierung für IBM Domino Bis zu 80% mehr Speicherplatz Backupzeiten um bis zu 50% verkürzen.

2 HAND AUF S HERZ Können Sie 2 Jahre alte Mails einfach wiederfinden und problemlos öffnen? Sogar dann, wenn diese bereits aus dem Postfach gelöscht wurden? Haben Sie noch Zugriff auf die s von längst ausgeschiedenen Mitarbeitern? Können Sie im Falle einer Steuerprüfung oder eines Zivilprozesses lückenlos nachweisen, dass die s unveränderbar und im Original abgelegt wurden? Welche Auswirkung hätte ein Nein auf Ihr Unternehmen 1

3 ALLES WAS RECHT IST Seit der Gleichstellung der mit dem traditionellen Geschäftsbrief im Jahr 2002 sind alle Unternehmen verpflichtet, den Finanzbehörden die steuerrechtlichen und geschäftsrelevanten Dokumente auf Verlangen über einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren bereitzustellen. s werden im kaufmännischen Geschäftsverkehr wie Handelsbriefe im Sinne von 257 HGB behandelt. Es gelten die gleichen gesetzlichen Archivierungs- und Aufbewahrungspflichten wie für alle anderen unternehmens- bzw. steuerrechtlich relevanten Dokumente. Aufbewahrung heißt: unveränderbar reproduzierbar jederzeit verfügbar Geregelt u.a. in HGB, BGB, AO, GoBD 2

4 COMPLIANCE FÜR SIE Rechtskonformes Management setzt sich aus drei Komponenten zusammen. 1. UNTERNEHMENSWEITE COMPLIANCE POLICY Die Compliance Policy beschreibt organisatorische und technische Maßnahmen im Unternehmen zur Einhaltung von Rechtsvorschriften hinsichtlich Datenschutz, Unternehmensrecht und Finanzrecht. Die Archivsoftware inpoint CSD Content Server für IBM Domino erfüllt die rechtlichen Anforderungen und unterstützt alle rechtskonforme Speichermedien zur Langzeitarchivierung. ANWENDER IBM DOMINO SERVER 2. ARCHIVSERVER 3. SPEICHERMEDIEN inpoint CSD Content Server Domino z.b. EMC Centera (CAS), NetApp (SnapLock), Fast-LTA 3

5 NICHTS GEHT MEHR

6 B.FREE inpoint CSD Archivierung für IBM Domino macht Schluss mit vollen Maildatenbanken, Postfach Limitierungen, langen Backup- und Restore Zeiten! Archivierung für IBM Domino inpoint Content Server für IBM Domino ist ein Hochleistungs-Archivsystem zur Entlastung des IBM Domino Servers. Administratoren erstellen in wenigen Minuten Archivierungsmethoden um s, Attachments und Domino Dokumente nach unterschiedlichen Regelmodellen auf allen marktgängigen Speichersystemen auszulagern. Nach der Archivierung bleibt im IBM Domino Server ein kleiner Link zurück, der auf den neuen Ablageort im Domino Archiv verweist. Anwender öffnen archivierte s wie gewohnt im IBM Notes Mail Client. Zeitersparnis im täglichen Backup Durch die Archivierung schrumpft der Speicherbedarf am IBM Domino Server und die täglichen Backup Laufzeiten werden spürbar kürzer. Versehentlich gelöschte s können selektiv recherchiert und auf Knopfdruck wieder hergestellt werden. Auch nach Jahren und mit wenigen Klicks. Bei Einsatz revisionssicherer Speichermedien verbessern Sie die Compliance in Ihrer Organisation. Die Installation ist sehr einfach und im Normalfall innerhalb eines Tages erledigt. Nach der geführten Setup Installation werden ein paar Formulare eingerichtet und los geht es. 5

7 ARCHIV - REGELWERK inpoint Archivierung für IBM Domino prüft, ob am IBM Domino Server s vorhanden sind, auf welche die definierten Archivierungsregeln zutreffen. Die Server/Server Archivierung erfolgt im Hintergrund nach frei einstellbaren Regeln: Archivierung sofort bei Eintreffen am IBM Domino Mailserver zu vorgegebenen Zeiten s automatisch archivieren wenn sie ein bestimmtes Alter erreicht haben eine bestimmte Größe überschreiten einen bestimmten Betreff enthalten, oder von einem bestimmten Absender kommen Darüber hinaus lassen sich mit IBM Notes Formelsprache höchst individuelle Archivierungsregeln erstellen. 6

8 TRANSPARENZ Für Anwender ändert sich nichts. Der bekannte Doppelklick in der Applikation genügt und schon stehen s samt Attachments wieder zur Verfügung. Das IBM Domino Rechtesystem bleibt natürlich erhalten. Archivierte Attachments direkt öffnen Neue Icons für archivierte s Nach der Archivierung schrumpft auf 2-5 K s manuell archivieren und im Archiv suchen Verweis auf archivierte s s Offline verfügbar machen Neues Icon für archivierte Attachments 7

9 FINDEN STATT SUCHEN Mit der kombinierten Datenfeld/Volltextsuche finden Sie garantiert jede wieder. Ort, wo das Dokument gefunden wurde (nur in Notes/Notes und Archiv/Schatten DB und Archiv/nur Archiv) Suchbegriff zur Volltextsuche eingeben einfach mit Doppelklick öffnen Zusätzlich zu der Volltextsuche kann die Suche auf Dateninhalte bestimmter Felder eingegrenzt werden. 8

10 OFFLINE Das Archiv steht auch Offline zur Verfügung. Bestimmte Ordern Offline verfügbar stellen Ausgewählte s Offline verfügbar stellen 9

11 COMPLIANCE & AUDIT Mit der e.discovery Funktion steht Ihrem Unternehmen ein effektives Werkzeug zur rechtskonformen Korrespondenzverwaltung für IBM Domino s zur Verfügung. Volltextsuche zur Eingrenzung relevanter s Export der Ergebnisse Anzeige der Treffer Selektion nach dem Vier Augenprinzip möglich Protokoll jedes Suchvorgangs (auch als Mail versendbar) Auswahl der Datenbanken für die Suche Konfiguration der Personen die Suchen dürfen Einschränken der Suche auf Datenbanken Suchen über Volltextindex Suchen über Metainformationen Export der Dokumente in eine IBM Notes Anwendung Export der Dokumente als EML- Files 10

12 ARCHIV MIGRIEREN

13 MOVE.IT Umstieg auf Microsoft Exchange - Pferdewechsel in der Mitte des Flusses Wenn Ihr Unternehmen den Umstieg von IBM Notes nach Microsoft Exchange plant, dann soll die Umsiedelung von Daten und Dokumenten ohne Datenverlust und weitgehend unberührt vom Tagesgeschäft verlaufen. Hierfür bietet die Softwareindustrie bewährte Migrationslösungen an, die zuverlässig alle s, Kalender, Aufgaben usw. vom IBM Notes Server nach Microsoft Exchange portiert. Weil jedoch Migrationslösungen im Regelfall keine Archive von Drittanbietern in den Migrationsprozess einbinden können, muss diesem Bereich besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden. Migrieren von Archiven Der konservative Weg ist alle archivierten s wieder physisch in den IBM Notes Store zurückzuladen und diese, nach erfolgter Migration, in das neu angeschaffte Exchange Archiv zu archivieren. Diese Methode sollte nur bei kleinen Archiven in Betracht gezogen werden. Ein guter Weg ist bereits bei der Auswahl eines Archivanbieters darauf zu achten, ob dieser neben IBM Notes Archivierung auch MS Exchange Archivierung (inklusive Migrationswerkzeuge) anbieten kann, welche auch einen gemeinsamen Archiv Client verwenden - dann entfällt nämlich auch der Schulungsaufwand zur Gänze. 12

14 MOVE.IT Migration von Journalarchiven mit inpoint Das Journalarchiv wird 1:1 vom inpoint Notes e.discovery Archiv nach inpoint Exchange e.discovery Archiv übernommen und kann dort sofort von autorisierten Anwendern abgefragt werden. Weil bei diesem Migrationsprozess nur Archivmetadaten übernommen werden müssen und die s am physischen Speichermedium nicht angetastet werden, erfüllt diese Vorgehensweise die Anforderungen an die deutsche GoBD nach urschriftengetreuer und unveränderter Aufbewahrung. Migration von Publicfolder und Anwenderpostfächern mit inpoint Archivierte s erkennt der Anwender in seinem Notes Client an einem eigenständigen Archiviert Icon. Im Zuge der Archivmigration kopiert inpoint diese s inklusiver der Folder Struktur in das neue inpoint CSE Exchange Archiv, wo die Anwender sofort via MS Outlook Addin oder inpoint Standalone Client auf die archivierten s zugreifen können. Nur die nicht archivierten s müssen noch nach MS Exchange migriert werden. 13

15 SUPPORT & SERVICE & KUNDEN

16 SUPPORT & SERVICE Zufriedene Kunden sind seit je her das beste Verkaufsargument. Gemeinsam mit unserem Competence Center sorgen wir für einen störungsfreien Betrieb Ihrer IBM Domino Archiv Landschaft. Gerne auch 7 x 24. inpoint Kunden Customer Service H&S COMPETENCE CENTER SERVICE REQUEST Ticket Portal Hotline lt SLA IBM DOMINO SPEZIALIST ENTWICKLUNG INSTALLATION 1. / 2. LEVEL SUPPORT 15

17 SIE HABEN NOCH NIE VON UNS GEHÖRT? VIELLEICHT KENNEN SIE UNSERE KUNDEN! Automotive Automotive Automotive Powertrain Event Management Stahlverarbeitung Stahlverarbeitung Maschinenbau Transportlogistik Elektronik (EMS) Kassenzahnärztliche Vereinigung Baden-Württemberg (KZV BW) MDK Medizinischer Dienst KV Baden Württemberg Gesundheitswesen Gesundheitswesen Gesundheitswesen Wirtschaftsdienste Wirtschaftsdienste ITK Baustoffe Versicherungswesen Finanzwesen Finanzwesen 16

18 Die einfachste Art mit Dokumenten zu arbeiten. H&S COMPETENCE CENTER H&S Heilig und Schubert Software AG Goldschlagstrasse 87-89, 1150 Wien, Austria H&S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbH O Brien Straße 3, Schwabach, Germany WegenerIT GmbH & Co.KG Königswarterstrasse 64 D Fürth DE + 49 (0) DE + 49 (0) AT + 43 (0) DE + 49 (0) 9122 W info@hs-soft.com W info(at)wegener-it.de inpoint ist eine Marke der H&S Heilig und Schubert Software AG. Microsoft, Windows, Microsoft Windows und Microsoft SQL Server sind in den USA eingetragene Marken der Microsoft Corporation. Andere Produktnamen und Logos werden zur Identifikation der Produkte verwendet und sind eingetragene Marken der jeweiligen Hersteller. Copyright 11/2015 by H&S Heilig und Schubert Software AG. Änderungen vorbehalten. Garantien für Produkte und Services werden ausschließlich in der entsprechenden, zum Produkt/Service gehörigen Garantieerklärung beschrieben. Aus dem vorliegenden Dokument sind keine weiter reichenden Garantieansprüche abzuleiten. H&S übernimmt keine Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben. Bei allen Bezeichnungen die auf Personen bezogen sind, meint die gewählte Formulierung beide Geschlechter, auch wenn aus Gründen der leichteren Lesbarkeit die männliche Form steht. DocId. HSCR-CSD