Systematik des Risikomanagements (RM) am Beispiel der JKU Linz

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1 Aspekte des Risikomanagements an Universitäten und außeruniversitären Forschungseinrichtungen Leipzig, 29. Oktober 2010 Systematik des Risikomanagements (RM) am Beispiel der JKU Linz Mag. Dr. Franz Wurm Vizerektor für Finanz- und Ressourcenmanagement 1

2 Vorbemerkung Dieser Beitrag basiert auf persönlichen Erfahrungen als CFO in Industrieunternehmen und ist zugleich auch ein Praxisbericht über Universitäts-RM aus den ersten 7 Jahren der Universitäts- Vollrechtsfähigkeit in Österreich. Das vorzustellende System des RM der JKU wurde von meinem Mitarbeiter Mag. Wolfgang Resch konzipiert und wird von ihm auch betreut. Er ist mitgekommen, um Ihnen ebenfalls für Fragen zur Verfügung zu stehen. Ich erlaube mir, abschließend noch kurz auf die Einbettung eines integrierten RM in eine CFO-Struktur im Rahmen einer rechtlich selbständigen Universität einzugehen. F. Wurm 2

3 Inhalt Ausgangslage für RM an den staatl. österr. Universitäten RM-System der JKU RM Zweck und Ziele RM Prozessstruktur Risikobewertung Risikomatrix RM -- Berichtswesen Erfahrungen bei der RM-Einführung und Erfolgsfaktoren CFO-Struktur an einer vollrechtsfähigen Universität Beilagen F. Wurm 3

4 Ausgangslage für RM an den staatl. österr. Universitäten (1) Bis : Risikotragung erfolgte zentral durch den Bund de facto über einen Risiko-Pool und ohne Versicherungen. Risikomanagement beschränkte sich auf Sicherheitsfragen und in Einzelfällen (Teilrechtsfähigkeit der Universitäten und der Institute) auf Drittmittelaktivitäten. Seit : Mit der Vollrechtsfähigkeit (UG 2002) steht der Risiko- Pool des Bundes nicht mehr zur Verfügung. Jede Universität muss alleine mit ihren Risiken zu Rande kommen. Seit gelten die allgemeinen Regeln der Bilanzierung auch für die Universitäten, was auch RM-Auswirkungen hat. F. Wurm 4

5 Ausgangslage für RM an den staatl. österr. Universitäten (2) Die neuen gesetzlichen Bestimmungen sind z. T. zu wenig exakt. (Siehe dazu auch Beilage 1.) In den Budgets der Universitäten fehlen Mittel für Versicherungen und für Risikoverminderungsmaßnahmen. Inwieweit die Gebäude und deren Einrichtungen durch die BIG (Bundesimmobiliengesellschaft) versichert sind, ist am vielfach unbekannt. Haftungen der Universität und ihrer Organe sind ab 2004 diskutieren worden, insbesondere solche infolge des ArbeitnehmerInnenschutzes. F. Wurm 5

6 RM System der JKU Charakteristika: Gesonderte Behandlung strategischer Risiken: keine Bewertungsregeln, aber Diskussion im Rektorat über Auswirkungen und Maßnahmen Einfache Erfassung und Bewertungsregeln (siehe auch Beilage 2) 2-fache Bewertung, um Auswirkungen von Maßnahme aufzuzeigen: - Bruttorisiken (Istzustand) - Nettorisiken (nach Maßnahmen) Erfassung der wesentlichen Risiken geht vor Bewertungsgenauigkeit! F. Wurm 6

7 RM Zweck und Ziele (Darstellung anlässlich der Einführung) Erkennen und Darstellen von Risiken (risk awareness) Instrument zur strategischen Universitätsführung Fundament für Entscheidungen des Rektorats Fehlerquellen im operativen Universitätsbetrieb rechtzeitig erkennen und Gegenmaßnahmen einleiten Stärkung von Transparenz und Kontrolle Entgegenwirken von Risiken auf Basis von definierter Risikopolitik ( zulässige Risikolevel) W. Resch 7

8 RM Prozessstruktur RM zur Entscheidungsbegründung (z. B. für Universitätsrat und BM) RM beeinflusst Entscheidungsfindung Risikoverantwortliche übernehmen die Identifikation, Analyse und Bewertung von Risiken Rektorat setzt Rahmenbedingungen Risiken a) vermeiden b) vermindern c) überwälzen d) selbst tragen RM-Richtlinie RM-Bericht (jährlich) Risikoausschuss Leitung: RM-Verantwortlicher Besteht aus: Fachverantwortlichen Jährliche Tagung Empfehlungen zum jährlichen RM-Bericht Überprüfung und Verabschiedung von Grundsätzen zur Risikobewertung Zentrales Risikomonitoring durch RM-Beauftragten Risikomanagement an der JKU / Resch W.,

9 Risikobewertung Faktor Eintrittswahrscheinlichkeit Punkteanzahl Risiko = = Faktor (EW) * Faktor (SI) Faktor 1 - Unwesentlich 2 - Gering 3 Moderat 4 - Beträchtlich 5 - Sehr massiv 1 - Sehr gering 1% 2 - Gering >1 bis 5% 3 - Mittel >5 bis 10% 4 - Hoch >10 bis 20% 5 - Sehr hoch >20% Schadensintensität 10 TEUR, keine Gefahr für die Gesundheit, keine negative Publizitätswirkung >10 bis 50 TEUR, begrenzter Schaden ohne Dauerfolgen für die Gesundheit, regionaler umkehrbarer Publizitätsschaden >50 bis 100 TEUR, schwerer Schaden für die Gesundheit, negative Berichterstattung regional >100 bis 500 TEUR, lebensgefährlicher Schaden für die Gesundheit, negative Berichterstattung national > 500 TEUR, Todesgefahr für mehrere Universitätsangehörige, anhaltend negative Berichterstattung national/international Punkteanzahl Risiko 0 bis 4 - Sehr Gering Bedeutung Risiko ist nicht besonders zu beachten, jährlich zu überprüfen Mindestens jährliches Monitoring, ev. 5 bis 11 - Gering halbjährlich überprüfen 12 bis 15 - Mittel 16 bis 19 - Hoch 20 bis 25 - Sehr Hoch Regelmäßiges Monitoring, Überprüfung halb- bzw. vierteljährlich, im Bedarfsfall relevante Leitungsorgane informieren Regelmäßiges Monitoring, Regelmäßige Überprüfung, im Bedarfsfall Risikoausschuss und Rektorat informieren Regelmäßiges Monitoring, Regelmäßige Überprüfung, Risikoausschuss und Rektorat sind umgehend zu informieren Nettorisiko = Bruttorisiko geplante Gegenmaßnahmen Risikomanagement an der JKU / Resch W.,

10 Risikomatrix Schadensintensität Rot Orange Gelb Grün Blau Eintrittswahrscheinlichkeit Risikomanagement an der JKU / Resch W.,

11 RM Berichtswesen Bericht an das Rektorat: Jährlicher Bericht in schriftlicher Form zum Risikomanagement durch Risikoausschuss und RM-Beauftragten sowie Präsentation der Risikoentwicklung durch den RM- Verantwortlichen. (Siehe dazu auch Beilage 3.) Bericht an den Universitätsrat: Jährliche zusammenfassende Berichterstattung gegenüber dem Universitätsrat durch den RM- Verantwortlichen, bei sehr hohen, akuten Risiken Kommunikation unverzüglich. Bericht an den Abschlussprüfer: Kurze zusammenfassende Berichterstattung im Rahmen des Jahresabschlusses (siehe auch Beilage 4). F. Wurm 11

12 Erfahrungen bei der RM-Einführung und Erfolgsfaktoren Erfassung von Risikoverantwortlichen (operative Risiken) brachte Risikowissen zutage und Risk awareness wurde geschaffen. Erfolgsfaktor: Risikoverantwortliche wurden angehört. Risikoverantwortliche (operative Risiken) entwickelten in der Folge auch Maßnahmenvorschläge zur Verminderung/Vermeidung. Erfolgsfaktor: Erfolgreiche Umsetzung von guten Vorschlägen. Diskussion strategischer Risiken brachte offenen Austausch über Probleme und löste Projekte aus, um Entwicklungen zu beeinflussen. Erfolgsfaktor: Bereitschaft zur offenen Problemansprache und gesonderte Sitzung mit Zeitreserve. Auch bei einfachem RM-System: Risikobewusstsein und entsprechende Entscheidungen machen sich sofort bezahlt! F. Wurm 12

13 CFO-Struktur an einer vollrechtsfähigen Universität Unternehmen Erwirtschaftung nachhaltiger Gewinne für den Eigentümer CFO-Rolle: Finance, Accounting, Tax Partnering Finance to Business Strategy Management Control Cost Management Processes and Systems Risk Management Investors relations Universität Optimierter Ressourceneinsatz zur nachhaltigen Zielerreichung in Lehre und Forschung CFO-Rolle: Analog zur Wirtschaft, jedoch ohne Investors Relations dafür Budgetverhandlungen u. ä. m. Problembereich : Performance- Ziele und deren Messung Nachholbedarf bei den einzelnen Aufgabenfeldern im Vergleich zu Unternehmen F. Wurm 13

14 Danke für Ihre Aufmerksamkeit und wir bitten um Ihre Fragen. F. Wurm 14

15 Beilagen Beilage 1: Auszüge aus dem UG zu Haftungsfragen Beilage 2: Berichtsformular für operative Risiken Beilage 3: Zusammenfassung operative Risiken Beilage 4: RM im Unternehmensrecht F. Wurm 15

16 Auszüge aus dem UG (Universitätsgesetz) zu Haftungsfragen (1) Generelle Regelung für Haftung für Verbindlichkeiten: 15 (2) Die Universitäten können über ihre Einnahmen frei verfügen, sofern gesetzlich nicht anderes bestimmt ist. Allfällige Zweckwidmungen sind zu berücksichtigen. 15 (3) Die Gebarung der Universitäten erfolgt im eigenen Namen und auf eigene Rechnung. 15 (4) Die Begründung von Verbindlichkeiten, die über die laufende Geschäftstätigkeit der Universität hinausgehen, bedarf der Zustimmung des Universitätsrats. Dieser kann das Rektorat ermächtigen, Verbindlichkeiten bis zu einer bestimmten Höhe ohne seine vorherige Zustimmung einzugehen. 15 (5) Für Verbindlichkeiten der Universitäten trifft den Bund keine Haftung, sofern gesetzlich nicht anderes bestimmt ist. Beilage 1/1

17 Auszüge aus dem UG (Universitätsgesetz) zu Haftungsfragen (2) Vollmacht und Haftung bei Drittmittelgeschäften: 27 (1) Jede Leiterin und jeder Leiter einer Organisationseinheit ist berechtigt, im Namen der Universität und im Zusammenhang mit deren Aufgaben 1. durch unentgeltliche Rechtsgeschäfte Vermögen und Rechte zu erwerben; 2. Förderungen anderer Rechtsträger entgegenzunehmen; 3. Verträge über die Durchführung wissenschaftlicher oder künstlerischer Arbeiten sowie über Untersuchungen und Befundungen im Auftrag Dritter abzuschließen soweit sie der wissenschaftlichen Forschung (Entwicklung und Erschließung der Künste) dienen; 4. staatlich autorisierte technische Prüf- und Gutachtertätigkeiten durchzuführen, sofern die betreffende Universitätseinrichtung als staatlich autorisierte Prüfanstalt anerkannt ist; 5. von Vermögen und Rechten, die aus Rechtsgeschäften gemäß Z 1 erworben werden, zur Erfüllung der Zwecke der Organisationseinheit Gebrauch zu machen. Bei Missbrauch kann diese Berechtigung vom Rektorat entzogen werden. Beilage 1/2

18 Auszüge aus dem UG (Universitätsgesetz) zu Haftungsfragen (3) Vollmacht und Haftung bei Drittmittelgeschäften - Fortsetzung: 27 (4) Die der Universität aufgrund von Tätigkeiten gemäß Abs. 1 zufließenden Drittmittel sind, sofern keine Zweckwidmung vorliegt, für Zwecke jener Organisationseinheit zu verwenden, der die zeichnungsbefugte Arbeitnehmerin oder der zeichnungsbefugte Arbeitnehmer der Universität zugeordnet ist. Zur Erfüllung von Verpflichtungen der Universität aufgrund von Rechtsgeschäften gemäß Abs. 1 sind zunächst die Mittel heranzuziehen, die für die betreffende Organisationseinheit zweckgewidmet sind. Haftung für Bauten etc.: 49 (1) Die Universität kann für sich Rechte und Pflichten begründen. Für Verbindlichkeiten, die daraus entstehen, trifft den Bund keine Haftung. Die Rechte und Pflichten für die Obsorge für die ordnungsgemäße Instandhaltung, Instandsetzung und Abwendung von Schäden ergeben sich aus den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen, sofern im Mietvertrag nichts anderes geregelt ist. Insbesondere ist hier auf die 1319 und 1319a des ABGB zu verweisen. Beilage 1/3

19 Auszüge aus dem UG (Universitätsgesetz) zu Haftungsfragen (4) Haftung bei hoheitlichen Aufgaben und Regress: 49 (2) und (3) regeln die Haftung des Bundes bei schuldhaft zugefügten Schäden gemäß Amtshaftungsgesetz und die daraus entstehenden Regressansprüche gegenüber einzelnen Personen. Die Universität selbst haftet nicht. Haftung von Organen bei hoheitlichen Aufgaben: 49 (4) regelt die Haftung von Organen für dem Bund schuldhaft unmittelbar zugefügte Schäden gemäß Organhaftpflichtgesetz. Haftung Arbeitsinspektion: 112 (1) Das Arbeitsinspektionsgesetz 1993 (ArbIG) gilt mit der Maßgabe, dass das Arbeitsinspektorat bei der Festlegung einer Frist zur Herstellung des rechtmäßigen Zustandes gemäß 9 (1) ArbIG bestehende Generalsanierungspläne zu berücksichtigen hat. Beilage 1/4

20 Beilage 2/1

21 Beilage 2/2

22 Zusammenfassung operative Risiken Beilage 3

23 RM im Unternehmensrecht (1) Im UGB (Unternehmensgesetzbuch) zum Lagebericht: 243 (1) Im Lagebericht sind der Geschäftsverlauf, einschließlich des Geschäftsergebnisses, und die Lage des Unternehmens so darzustellen, dass ein möglichst getreues Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage vermittelt wird, und die wesentlichen Risiken und Ungewissheiten, denen das Unternehmen ausgesetzt ist, zu beschreiben. 243 (3) 5. Der Lagebericht hat auch einzugehen auf die Verwendung von Finanzinstrumenten, sofern dies für die Beurteilung der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage von Bedeutung ist; diesfalls sind anzugeben a) die Risikomanagementziele und -methoden, einschließlich der Methoden zur Absicherung aller wichtigen Arten geplanter Transaktionen, die im Rahmen der Bilanzierung von Sicherungsgeschäften angewandt werden, und b) bestehende Preisänderungs-, Ausfall-, Liquiditäts- und Cashflow- Risiken. Beilage 4/1

24 RM im Unternehmensrecht (2) Im UGB (Unternehmensgesetzbuch) zum Lagebericht - Fortsetzung: 243a. (2) Eine Gesellschaft, deren Aktien oder andere von ihr ausgegebene Wertpapiere zum Handel auf einem geregelten Markt im Sinne des 1 Abs.2 BörseG zugelassen sind, hat im Lagebericht darüber hinaus die wichtigsten Merkmale des internen Kontroll- und des Risikomanagementsystems im Hinblick auf den Rechnungslegungsprozess zu beschreiben. 267 regelt dieselben Tatbestände für den Konzernlagebericht (analog zu 243 und 243a.). Beilage 4/2