Digitalisierung Wo ist sie für Wohnungsgenossenschaften wichtig und wie ist sie zu managen?

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Caroline Biermann
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1 Digitalisierung Wo ist sie für Wohnungsgenossenschaften wichtig und wie ist sie zu managen? Univ.- Westfälische Wilhelms-Universität Münster 1/20

2 1 2 3 Was bedeutet Digitalisierung? Wo ist die Digitalisierung für Wohnungsgenossenschaften wichtig? Wie kann man die Digitalisierung managen? 2/20

3 1 2 3 Was bedeutet Digitalisierung? Wo ist die Digitalisierung für Wohnungsgenossenschaften wichtig? Wie kann man die Digitalisierung managen? 3/20

4 Digitalisierung ändert, wie wir Dinge tun 4/20

5 Einordnung Digitalisierung: Hype oder nachhaltige Änderung? Wir werden alle sterben! Funktioniert ja gar nicht! Revolutionäre Technik! Ist eine sinnvolle Lösung für mein Geschäft. Neue Technologien unterliegen einem Zyklus von euphorisch steigenden Erwartungen, Enttäuschungen und am Ende konsolidierten Produkten. Digitalisierung ist eine nachhaltige Entwicklung Aber: Ihre Teilprodukte unterliegen dem Hype-Zyklus Quelle: Gartner Hype cycle, Juli /20

6 Digitalisierung Digitalisierung ändert den Umgang mit Informationen Leichtere Informationsspeicherung (Kostenvorteile) Leichtere Informationsverarbeitung (Kostenvorteile) Leichtere Informationsrekombination (neue Produkte/Dienstleistungen) Folgen der Digitalisierung für Unternehmen Änderung von Kauf- und Handelsvorgängen Neue Wettbewerber Orientierung an Informationen Fokusverschiebung von Produkten zu Prozessen 6/20

7 Informationsverarbeitung und -speicherung Digitale Lösung Lösung Mensch Explizite Informationen: - Prozessorientierung - Skalierbarkeit - Rekombinationsmöglichkeit - Nutzer austauschbar vs. Implizite Informationen: - Geringe Anfangsinvestitionen - Risiko des Informationsverlustes - In kleinen Einheiten eine effiziente Lösung Gleichgewicht finden 7/20

8 1 2 3 Was bedeutet Digitalisierung? Wo ist die Digitalisierung für Wohnungsgenossenschaften wichtig? Wie kann man die Digitalisierung managen? 8/20

Branchenrelevanz der Digitalisierung Erwarten Sie, dass die Bedeutung digitaler Technologien für das Geschäftsmodell Ihres Unternehmens in den kommenden fünf Jahren steigen wird Digitalisierung

9 Branchenrelevanz der Digitalisierung Erwarten Sie, dass die Bedeutung digitaler Technologien für das Geschäftsmodell Ihres Unternehmens in den kommenden fünf Jahren steigen wird Digitalisierung insbesondere dort relevant, wo direkt Informationen verarbeitet werden oder wo neue Wettbewerber entstehen Wohnungswirtschaft nicht genannt (These: Keine Bedrohung durch neue Anbieter) Quelle: EY(2015), Wer investiert und profitiert wer verliert? 9/20

10 Relevanz in der Wohnungswirtschaft Wo sind Informationen wichtig? Beschaffung Produktion Bau Instandhaltung Vermietung Vertrieb Building Information Modeling (BIM) Bauprojektsteuerung Social Media Mitgliederkommunikation Digitaler Vermietungsprozess Intelligente Gebäude / Smart Home Verbrauchsdaten /Zustandsdaten Verwaltung Gebäudedatenmanagement / Portfoliomanagement Mietermanagement / Mieten Dokumentenmanagement Finanzbuchhaltung Compliance-Anforderungen 10/20

11 Konsequenzen für Wohnungsgenossenschaften Im Gegensatz zu Banken, Handel und anderen Branchen entstehen in der Wohnungswirtschaft keine neuen Wettbewerber. Herausforderungen für die Wohnungsgenossenschaften liegen in der Analyse, wo Informationen erzeugt und genutzt werden, der neuen Ausgestaltung der Kommunikationsschnittstelle zum Mieter, der Umsetzung digitaler Wohnlösungen, der Effizienzverbesserung in der Verwaltung, der innovativen Rekombination bzw. Nutzung von wohnbasierten Daten. 11/20

12 1 2 3 Was bedeutet Digitalisierung? Wo ist die Digitalisierung für Wohnungsgenossenschaften wichtig? Wie kann man die Digitalisierung managen? 12/20

13 Managementfolgen Digitalisierung ist eine strategische Herausforderung für Wohnungsgenossenschaften, die über alle Tätigkeitsfelder hinweg gedacht und umgesetzt werden muss. Daraus ergeben sich folgende Herausforderungen: Prozesse identifizieren und gestalten Langfristige Orientierung Kleinteiligkeit der Einzelprojekte Mitarbeiterinvolvierung Neue Sicherheitsfragen 13/20

14 1 Prozesse Digitalisierung bedeutet die Umorientierung weg von Produkten (Outputorientierung) hin zu Prozessen (Verlaufsorientierung), die es zu managen gilt. Prozesse haben Vor- und Nachteile + Transparenz Verlässliche Erzielung von Ergebnissen Kostenkontrolle und -ersparnis Verlässlichkeit Überprüfbarkeit Hohe Anfangsinvestition (Erhebung, Strukturierung) U.U. Verlust an Flexibilität (keine Einzelfalllösungen) 14/20

15 1 Prozesse Aufgaben Identifikation Strukturierung Durchsetzung Wo werden Informationen erhoben? Wo werden Informationen verarbeitet / genutzt? Wo werden Informationen benötigt? Wer ist beteiligt? Intensität der Nutzung entscheidet über Dringlichkeit der Projekte Definition von Abläufen Keep it simple häufiger Wunsch nach komplexen Lösungen, die alles können häufiger Wunsch möglichst kein Verhalten zu ändern Definition von Zugriffsrechten auf die Informationen (Wer soll nutzen?) Implementation in der IT / Software Umsetzung in den Mitarbeiteraufgaben Kontrolle der Umsetzung (keine Parallelwelten) 15/20

16 2 Langfristigkeit Digitalisierung ist kein Einzelprojekt, sondern eine Daueraufgabe, die eine Informations- und Prozesssichtweise verlangt. Dauerhafte Überprüfung von Informationsflüssen und Informationserfordernissen Anpassung (Update) von IT- und Softwarelösungen IT-Lösungen schaffen Abhängigkeiten von Herstellern aufgrund von spezifischen Prozessschritten oder Datenstrukturen 16/20

17 3 Kleinteiligkeit Für die Digitalisierung gibt es nicht die EINE Lösung, sondern es werden immer neue, kleine IT- und Software-Lösungen geschaffen, die es zu integrieren gilt. Pflege der unterhaltenen IT-Lösungen Dokumentation der Schnittstellen zwischen unterschiedlichen Lösungen Wie spielen Datenflüsse und IT-Lösungen zusammen? Migration zu neuer Software oder Anbietern wird in Zukunft häufiger Managementkompetenz 17/20

18 4 Mitarbeiter Keine Digitalisierung ohne die Mitarbeiter. Mitarbeiter sind für die Digitalisierung wichtig (Aufnahme der Prozesse, Umsetzung der Prozesse) Gleichzeitig bestehen Verlust- und Veränderungsängste, die zu Blockaden führen Hohe Anfangsinvestitionen in der Initialisierungsphase und Stress durch veränderte Abläufe lassen die langfristigen Gewinne auch für die Mitarbeiter nicht sichtbar werden. Kommunikation ist wesentlich (Worin bestehen die Gewinne? Wie hilft die Digitalisierung unangenehme Aufgaben leichter zu lösen?) Mitarbeiter sind notwendig für Feedback zu Verbesserungen Akzeptanz für das Denken in Prozessen und Informationsflüssen schaffen. 18/20

19 5 Sicherheit Digitalisierung schafft neue Sicherheits- und Sicherungsbedürfnisse Speicherung Die erfassten Daten müssen verlässlich gespeichert und gesichert werden. (Schutz gegen Zerstörung durch Viren, Feuer etc.) Sicherungsmanagement Zugriff Zugriffsrechte müssen definiert sein. Bei Systemen in den Wohnungen: Sicherungen gegen unbefugten Zugriff und dauerhafte Überprüfung und Kontrolle der Systeme Datenschutz Daten der Mitglieder müssen geschützt sein. Nicht alles was gewünscht würde, darf durchgeführt werden. Rechtliche Schranken der Datennutzung 19/20

20 Digitalisierung anpacken und nicht liegen lassen, 20/20

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