Fragen- und Antwortkatalog Auskunftsverlagen zur Offenlegung von FATCA-Pool-Meldungen an das IRS

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1 Fragen- und Antwortkatalog Auskunftsverlagen zur Offenlegung von FATCA-Pool-Meldungen an das IRS Central Liaison Office Mag. Ernst Radlwimmer Wien, 2. Mai 2018 Der untenstehende Fragen- und Antwortkatalog soll die häufigsten Fragen von Finanzinstituten in Bezug auf Auskunftsverlangen zur Offenlegung von Poolmeldungen an das IRS abdecken. Er erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Für weiterführende Fragen steht das Central Liaison Office des BMF (C.L.O.) unter gerne zur Verfügung. Allgemeine Fragen Was sind die Rechtsgrundlagen für die Auskunftsverlangen? - FATCA Abkommen - Abkommen zwischen Österreich und den USA über die erleichterte Zusammenarbeit für die erleichterte Umsetzung von FATCA (IGA) - Art. 2 Abs. 2 - Doppelbesteuerungsabkommens zwischen Österreich und den USA (DBA) - Art Amtshilfedurchführungsgesetz (ADG) - 2 Abs. 3 ivm 3 (1) Wie kommt das Ersuchen ins BMF? Aufgrund der gemäß dem FATCA-Abkommen jährlich verpflichtenden Pool-Meldungen der Finanzinstitute an den IRS erstellt die US-Behörde Auskunftsersuchen gemäß DBA mit der Bitte um Offenlegung der hinter den gemeldeten kumulierten Daten stehenden Konten. Auf Basis dieser Ersuchen sendet das C.L.O. Auskunftsverlangen gemäß ADG postalisch an die meldenden Finanzinstitute. Welche Fristen gibt es? Gemäß gültigen Rechtsgrundlagen ist die zuständige österreichische Behörde (C.L.O.) verpflichtet, der zuständigen US-Behörde alle verlangten Informationen innerhalb von acht Monaten nach dem Erhalt der Gruppenanfrage zu übermitteln. Um diese rechtliche Frist einhalten zu können, gibt das C.L.O. dem Finanzinstitut eine Frist von 6 Wochen vor. 1

2 Sollte diese nicht eingehalten werden können, ist rechtzeitig um eine Terminverlängerung beim C.L.O. anzusuchen. Wie sende ich meine Antwort? Die Antwort ist in demselben Format an das C.L.O. zu übermitteln, in dem sie im Zuge einer direkten Meldung an den IRS erfolgt wäre. Es sind daher ausschließlich gültige xml-dateien auf einem externen Datenträger (USB-Stick oder CD) oder per zu übermitteln. Welche weiterführenden Unterlagen kann ich studieren? Die Homepage des IRS bietet Informationen zu allen Bereichen rund um die FATCA- Meldungen. Es stehen sowohl Informationen zu den Pool-Meldungen als auch zur Beantwortung der Auskunftsverlangen zur Verfügung. Neben dem theoretischen xml-user-guide stehen auch Beispiel-xml-Dateien zum Download bereit. Technische Fragen Welches Dateiformat muss verwendet werden? Die Datei muss eine XML-Datei in der gültigen Version des xml-schemas sein. Können alle Offenlegungsdateien meines FI die gleiche MessageRefID haben? Nein. Jede einzelne Datei muss eine eigene einmalige MessageRefID haben. Welcher DocTypeIndic muss in der Offenlegungs-xml-Datei angeführt werden? Die Offenlegung über das Central Liaison Office (C.L.O.) erfolgt mittels FATCA1-Meldung. Der DocTypeIndic muss daher immer FATCA1 sein. 2

3 Muss das Element FilerCategory vorhanden sein? Ja. Das Element FilerCategory FATCA604 muss bei der Offenlegung über das C.L.O. enthalten sein. Welche Daten sollen in der Antwort-xml-Datei offengelegt werden? Die von den USA über das C.L.O. an die FI gesendete Aufforderung zur Offenlegung der Kontodaten basiert ausschließlich auf der zuvor vom FI an den IRS gemeldeten Pool- Meldung. Die kumulierten Daten einer Pool-Meldung werden nach Einlangen eines Auskunftsersuchens aus den USA gemäß der gültigen Rechtsgrundlagen über das C.L.O. offengelegt. Die Offenlegung des FI über das C.L.O. muss demnach mit der zugrundeliegenden Pool- Meldung eindeutig übereinstimmen (Anzahl der Konten, GIIN, RefIDs). Informationen zur Anzahl der Konten finden Sie im Abschnitt Inhaltliche Fragen. Was passiert, wenn die ursprüngliche Pool-Meldung fehlerhaft war? Wenn keines der in der ursprünglichen Pool-Meldung gemeldeten Konten offengelegt werden soll, muss die ursprüngliche Pool-Meldung mittels FATCA3 direkt an den IRS storniert werden. Die Bezugszahlen der FATCA3 Meldungen an den IRS sind dem C.L.O mitzuteilen. Das Auskunftsverlangen gilt für das FI nach erfolgtem Pool-Storno als erledigt und wird abschließend seitens der USA zurückgezogen. Es erfolgt keine Verständigung durch das C.L.O. an das Kreditinstitut. Eventuell notwendige Pool-Korrekturen (zb falsche Anzahl der Konten, falsche AccountBalance, etc) sollen vom FI mittels FATCA4-Meldung (= amendment) direkt an den IRS erfolgen. Die Bezugszahlen der FATCA4 Meldungen an den IRS sind dem C.L.O. mitzuteilen. Das C.L.O. sendet dann nach Erhalt des korrigierten Auskunftsersuchens von der US- Steuerbehörde ein neuerliches Auskunftsersuchen an das Kreditinstitut. Welche Bezugszahlen (RefIDs) muss die Offenlegungs-xml-Datei enthalten? Bei der Offenlegung über das C.L.O. ist das CARRef-Element in der xml-datei zu verwenden (PoolGIIN, PoolDocRefID u. PoolMessageRefID aus zugrundeliegender Pool- Meldung). Wurde der Pool zuvor korrigiert, muss das CARRef-Element die entsprechenden RefIDs der korrigierten Pool-Meldung enthalten. 3

4 Die CorrDocRefID-Elemente u. CorrMessageRefID-Elemente sind in der Antwort-xml-Datei nicht zu verwenden. Datensatz im xml mit CARRef-Element: <ftc:docspec> <ftc:doctypeindic>fatca1</ftc:doctypeindic> <ftc:docrefid>einmalige DocRefID bei jedem Datensatz</ftc:DocRefId> </ftc:docspec> AccountNumber AccountHolder AccountBalance <ftc:carref> <ftc:poolreportreportingfigiin>giin aus Pool-Meldung</ftc:PoolReportReportingFIGIIN> <ftc:poolreportmessagerefid>messagerefid aus Pool-Meldung</ftc:PoolReportMessageRefId> <ftc:poolreportdocrefid>docrefid aus Pool-Meldung</ftc:PoolReportDocRefId> </ftc:carref> Inhaltliche Fragen Wie wird die Anzahl der Konten für die Pool-Meldung ermittelt? Grundsätzlich ist jedes Konto als 1 Konto zu zählen, d.h. 1 Konto bedeutet Anzahl der Konten=1. Wie werden Gemeinschaftskonten bei gleichem AccountHolderType der Kontoinhaber gezählt und gemeldet? Auch bei Gemeinschaftskonten mit Kontoinhabern desselben AccountHolderTypes gilt ausschließlich die Anzahl der Konten und nicht die Anzahl der Kunden (Kontoinhaber). Es gilt folgende Vorgehensweise für 1 Gemeinschaftskonto mit mehreren Kontoinhabern Pool-Meldung: Anzahl der Konten (AccountCount) = 1; PoolBalance = Saldo des Kontos Offenlegung: 1 Datensatz pro Kontoinhaber mit jeweils identer AccountBalance (= Saldo des Kontos) Beispiel: Ein (1) Konto, welches von Mr. Smith and Mrs. Smith gehalten wird, hat einen Saldo zum Stichtag (AccountBalance) von 2.000,00. Wenn beide Kontoinhaber als einzelne Konten gezählt und im Pool gemeldet werden würden, wäre die Anzahl der Konten (AccountCount) zwei (2) und die PoolBalance 4.000,00 in der Pool-Meldung. Diese Meldung würde bedeuten, dass jeder der beiden Kontoinhaber für sich 2.000,00 zur Verfügung haben würde. Auf dem zu meldenden Konto befinden sich allerdings nur 2.000,00, d.h. beide Kontoinhaber verfügen gemeinsam über einen Betrag von 2.000,00. 4

5 Daher darf in der Pool-Meldung auch nur 1 Konto (AccountCount=1) mit einem Saldo (PoolBalance) von 2.000,00 gemeldet werden. Im Fall von Gemeinschaftskonten ist demnach die Anzahl der Konten nicht gleich der Anzahl der Datensätze in der Offenlegungsdatei. Wie sind Gemeinschaftskonten zu melden, bei denen die Kontoinhaber verschiedene AccountHolderTypes haben? Gemeinschaftskonten mit Inhabern mit verschiedenen AccountHolderTypes werden mehrfach gemeldet, sodass das Konto in jedem Pool erscheint, der den jeweiligen AccountHolderTypes entspricht. In diesem Fall ist ein Konto zwei- oder mehrfach zu melden. Welche Elemente/Felder muss die Offenlegungs-xml-Datei enthalten? Allgemein muss beim Erstellen der Offenlegungs-xml-Datei auf die verpflichtenden Felder (=required/mandatory fields) laut xml-userguide geachtet werden. Die Felder, die das schema requirement ( required )und gegebenenfalls zusätzlich für das application requirement ( mandatory ) erforderlich sind, sind jedenfalls einzufügen und auszufüllen. Ist der TIN ein Pflichtfeld und wie muss er ggf. angeführt werden? Der TIN ist grundsätzlich ein Pflichtfeld für das FATCA-Reporting. Die korrekte Schreibweise des TIN laut xml-userguide ist dabei zu beachten (xx-xxxxxxx, xxx-xx-xxxx oder xxxxxxxxx). Wie ist vorzugehen, wenn kein TIN bekannt ist? Bei natürlichen Personen: Wenn kein TIN bekannt ist, wird das gesamte TIN-Element nicht eingefügt. Stattdessen wird das BirthInfo-Element zum Pflichtfeld und muss ausgefüllt sein. Bei Organisationen: Wenn kein TIN bekannt ist, wird das gesamte TIN-Element nicht eingefügt (ersatzlos entfernt). Muss die AccountBalance in der Offenlegungs-xml-Datei angeführt werden? Die AccountBalance ist ebenfalls ein Pflichtfeld für das FATCA-Reporting. Hier ist vor allem auf das richtiges Zahlenformat (. für Kommastelle; auf 2 Dezimalstellen begrenzen) zu achten. 5

6 Außerdem müssen die Beträge bei Offenlegung in der gleichen Währung angeführt werden, in welcher sie in der Pool-Meldung gemeldet worden sind. In welcher Währung muss die AccountBalance gemeldet werden? Grundsätzlich wird in der Währung des Kontos gemeldet. Bei einer anderen Währung als US-Dollar ist für die Feststellung des Kontosaldos bei der Umrechnung der am letzten Tag des Kalenderjahres, das dem Jahr der Wertermittlung vorangeht, veröffentlichten Kassakurs zu verwenden. Umfasst eine Poolmeldung Konten in verschiedenen Währungen, so obliegt dem jeweiligen Kreditinstitut die Entscheidung, in welcher (einheitlicher) Währung gemeldet wird (gemäß ISO Norm 4217 Alpha 3 Standard). Beispiel: Das Meldejahr ist Für die Saldoermittlung ist der veröffentlichte Kurs vom heranzuziehen. Muss der AccountHolderType bei jedem Datensatz angeführt werden? Der AccountHolderType ist nur bei Organisationen ein Pflichtfeld und muss hier eingefügt und auch ausgefüllt werden(fatca ). Das Element darf nicht leer gelassen werden. Außerdem ist die korrekte Schreibweise zu beachten (keine Leerzeichen o.ä.). Welche Besonderheiten gibt es für den AccountHolderType FATCA102? Beim AccountHolderType FATCA102 wird das Sub-Element SubstantialOwner verpflichtend und muss somit eingefügt und ausgefüllt werden. Für dieses Sub-Element gelten die gleichen Vorgaben (Pflichtfelder, etc.) wie für die Konteninhaber (Individual bzw. Organisation). Ist das Element AccountClosed verpflichtend anzugeben? Das Element AccountClosed darf grundsätzlich erst ab dem Meldungszeitraum 2016 verwendet werden und ist für Meldungen zu früheren Zeiträumen nicht einzufügen. Es ist optional und somit kein Pflichtfeld. 6

7 Sind bestehende Konten eines passiven NFFE in den Poolreport aufzunehmen, wenn für den Rechtsträger ein W-8BEN-E mit Angaben zu den beherrschenden Personen nicht vorliegt? Ein bestehendes Konto eines passiven NFFE ist prinzipiell dann zu melden, wenn die beherrschende(n) Person(en) US-Staatsbürger oder in den Vereinigten Staaten ansässig ist/sind. Für die Feststellung der beherrschenden Person(en) kann sich das Finanzinstitut auf die AML/KYC-Informationen verlassen. Für die Feststellung, ob die beherrschende Person ein US-Staatsbürger oder in den Vereinigten Staaten ansässig ist, kann sich das Finanzinstitut bei Konten des Rechtsträgers bis zu 1 Million USD ebenfalls auf die AML/KYC-Informationen verlassen. Das zusätzliche Einholen eines W-8BEN-E-Formulars ist nicht vorgesehen und die Abgabe oder Nichtabgabe hat keine Auswirkungen auf die Meldeverpflichtung des Kontos Bei Konten des Rechtsträgers über 1 Million USD ist zwingend das Formular W-8BEN-E oder W9 einzuholen. Soweit das Formular nicht abgegeben wird, ist das Konto als meldepflichtiges Konto zu behandeln. 7