ROTARY INTERNATIONAL

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1 ROTARY INTERNATIONAL Youth Exchange Programme Rotary Jugenddienst District 1900 e.v. Parkweg 87, Witten GERMANY Chair Claudia Sprakel Tel Homepage: Die Austauschtabelle Rotary Club xls Arbeitsanleitung und praktische Tipps für den Club Seite 1. Vorbemerkung 1 2. Technische Voraussetzungen 1 3. Praktische Tipps zum Ausfüllen der Tabelle 2 4. Formatierung 2 5. Ziele 2 6. Inhalte 3 7. Tipp zur Zuteilung der Inbounds an die Gastfamilien im Club 3 8. Aktualität 4 9. Aktualisierung bekannt machen Schlussbemerkung 5 1. Vorbemerkung Erstaunlich oft entsteht ein Missverständnis: Manche Jugenddienstleiter glauben, die Austauschtabelle sei nicht so wichtig oder nur eine lästige Schikane des Distrikts. Das Gegenteil ist richtig: Die Austauschtabelle ist Grundlage und tägliches Arbeitsmittel Ihrer Jugenddienstarbeit im Club. Zugleich ist sie Grundlage und tägliches Arbeitsmittel der Inboundbetreuung im Distrikt. Der Inboundkoordinator des Distrikts muss jederzeit wissen, wo und in welcher Gastfamilie sich ein Inbound befindet. Nichts ist peinlicher als eine Anfrage aus dem Ausland, wenn der Inboundkoordinator nicht spontan sagen kann, bei welcher Gastfamilie ein Inbound wohnt und wie es ihm/ihr geht. Das Austauschteam des Distriktes 1900 braucht zeitgleich mit Abgabe der Bewerbung in Papierform einige Daten in Form einer EXCEL-Tabelle. Die schriftliche Bewerbung kann der Distrikt erst bearbeiten, wenn eine formgerechte, vollständige, fehlerfreie Austauschtabelle vorliegt. Die Inhalte werden parallel gelesen und abgeglichen. Aus allen Tabellen aller Clubs erstellt der Distrikt eine einzige riesige Tabelle mit mehr als 1000 Zeilen. Da muss jederzeit alles stimmen, sonst versinkt der Distrikt im Chaos. Obendrein führen wir mehrere dieser Distrikt-Tabellen parallel, je eine eigene für jedes Austauschjahr. Bewerbungen ohne oder mit fehlerhafter Austauschtabelle legt der Distrikt für eine Schonfrist von 7 Tagen unbearbeitet zur Seite. Danach sendet der Distrikt bzw. der vom Distrikt beauftragte Prüfer die Bewerbung an den Club zurück.

2 2. Technische Voraussetzungen: 1. Ein -Programm Ihrer Wahl. 2. Das Programm Microsoft EXCEL muss auf Ihrem Rechner installiert sein. 3. EXCEL existiert in verschiedenen Versionen. Bitte wählen Sie beim Speichern Speichern als EXCEL 2003 Dokument mit der Dateiendung.xls 3. Praktische Tipps zum Ausfüllen der Tabelle Dateiname Beim Speichern benennen Sie die Tabelle mit/>>clubname Jahreszahl.xls<< also z. B. >>Gevelsberg xls<< Bitte Nie Dateinamen wie Kopie für Distrikt 1900 Austauschtabelle Rotary Club Gevelsberg xls oder dergleichen wählen. Die überflüssigen Worte füllen unsere Eingabemasken und die wesentliche Information müsste mühsam gesucht werden! Halten Sei sich ganz genau an die Vorgabe. 4. Formatierung 1. Bitte behalten Sie das Format der ganzen Tabelle und aller Zellen bei! 2. Sie können niemals die ganze Tabelle auf dem Bildschirm darstellen. Ziehen Sie an den Randbalken die Tabelle vertikal und horizontal bis zur gewünschten Information. 3. Wenn Sie die Überschriften immer sehen wollen, ein Tipp: a) Klick auf den linken Zeilenrand von Zeile 3 Zeile 3 wird farbig unterlegt b) Klick in der Befehlszeile oben auf Fenster c) Im sich öffnenden Pull-down-Menu Klick auf Fenster fixieren Nun können sie immer sofort sehen, ob z.b. die Tel-Nr. die private oder die Büro-Nr. ist. 4. Wenn Sie weniger als die in der Mustertabelle der Homepage vorgegebenen 5 Outbounds oder Gastfamilien oder Inbounds oder Counselors haben, löschen Sie bitte die Leerzeilen. Das geht so: (anklicken am linken Zeilenrand/ Zeile wird farbig unterlegt/ rechte Maustaste/Zellen löschen 5. Die Spaltenbreite macht man passend durch Doppelklick auf den Spaltenrand im obersten Feld der Tabelle 6. Bitte Telefonnummern unbedingt in diesem Format: ohne Klammern oder andere Zeichen! Die Landesvorwahl 0049 weglassen. 7. Bitte verwenden Sie keine Formeln! 8. Schreiben Sie keine Kommentare! 9. Füllen Sie jede Zeile! 10. Telefon und sind unabdingbar. (Wer keine hat, kann am Austausch nicht teilnehmen!) 11. Bitte fügen Sie niemals eigene Spalten ein. (Das gilt für den Versand an den Distrikt. Wenn Sie clubintern die Tabelle verändern wollen gerne. Dann führen Sie aber bitte stets parallel die Clubfassung und die Distrikt-Fassung. Sie sind verantwortlich, dass in beiden Fassungen die Daten übereinstimmen. 12. Ganz rechts die Spalten N bis W dienen Ihrer übersichtlichen Clubadministration. Nutzen Sie die Spalten in Ihrem eigenen Interesse. Halten Sie die Spalten wie alles stets aktuell 13. Die einsatzbereite und jederzeit versandfertige Tabelle ist gebündelte Information sonst nichts.

3 5. Ziele Die Tabelle erfüllt für Sie und alle am Austausch Beteiligten eine Vielzahl von Funktionen. Sie ist: Nachweis, dass Ihr Club die Aufnahme und Betreuung des/der Inbounds im Voraus umfassend organisiert hat und damit die Anforderungen der Zertifizierung erfüllt Vorbedingung dafür, dass Bewerbungen von Outbounds bearbeitet werden können. Basis der neuen Austauschtabelle des Folgejahres, da viele Angaben unverändert bleiben werden Die effektive Kommunikationsplattform für alle Beteiligten im Austausch Ihr Adressbuch Ihr Telefonregister Ihr -Verteiler für die Kommunikation innerhalb des Clubs Über die Homepages Anbindung der Inbounds an Club, Distrikt und Rotex Hilfe bei der PR-und Pressearbeit Organisationsplan für die perfekte Betreuung Ihrer Inbounds Umzugs- bzw. Belegungsplan für Ihre Gastfamilien und Nachweis der vorgeschriebenen Ansprechpartner innerhalb und außerhalb von Rotary 6. Inhalte Also für das geplante Austauschjahr bitte eintragen: 1.Alle am Zeilenbeginn grün unterlegten Zeilen füllen Sie für das bitte bei Abgabe der Bewerbung, spätestens aber bis vollständig aus und senden sie an und 2. Alle am Zeilenbeginn gelb unterlegten Zeilen füllen Sie bis 31. Mai vollständig aus und mailen die Tabelle unaufgefordert erneut an den Distrikt, Adressen siehe unten. 3. Bitte passen Sie die Zeilen 29 bis Ende in sinnvoller Weise an Ihre örtlichen Gegebenheiten an durch Erweitern, Umbenennen und Ergänzen. Mit Streichungen sollten Sie sich dagegen zurückhalten. Sie werden die vollständigen Inhalte eines Tages brauchen. 4. die im aktuellen Jahr amtierenden und die im Folgejahr, also während des Austauschs amtierenden a) Jugenddienstleiter b) Präsident c) Vizepräsident 5. Die Spalten N bis Y füllen und nutzen Sie, sobald Sie die Bewerbung Ihres Inbound vom Distrikt erhalten und von da an fortlaufend und ständig von Ihnen selbst aktualisiert - bis zur Abreise des Inbound, also über eine Periode von ca 16 Monaten.. In Zeile 5 bis 9 (bzw. entsprechend weniger Zeilen) tragen Sie unmittelbar nach Erhalt der Bewerbung im April (bzw. für die Südhalbkugel im Oktober/November) die Inbounds vollständig ein. Bitte passen Sie die Zeilen 29 bis Ende in sinnvoller Weise an Ihre örtlichen Gegebenheiten an durch Erweitern, Umbenennen und Ergänzen. Mit Streichungen sollten Sie sich dagegen zurückhalten. Sie werden die vollständigen Inhalte eines Tages brauchen. 7. Tipp zur Zuteilung der Inbounds an die Gastfamilien im Club:

4 Häufig diskutieren Inbounds in belastender Weise darüber, welche Gastfamilie die beste ist und wer wann warum wohin umziehen will. Mit einer festen Vorplanung schaffen Sie Transparenz für alle schon in der Tabelle. Zweckmäßig ist, die Namen der Gastfamilien im linken Tabellenteil farbig zu unterlegen. Dieselben Farben nutzen Sie, um die Zuordnung der Familien zu den Inbounds anzuzeigen. Als Beispiel ist ein rotierender Umzugsplan mit 4 Gastfamilien und 4 Inbounds vorbereitend farbig eingearbeitet. Bitte verändern Sie die Hintergrundfarben passend für die Gegebenheiten Ihres Clubs und planen die Zuordnung der Inbounds im Voraus für das ganze Jahr. Im rechten Teil der Tabelle tragen Sie in Zeile 3, Spalte T-W statt der Musterdaten usw. die von Ihnen geplanten Umzugsdaten des Inbound von einer Gastfamilie zur nächsten ein. Für Inbound 1 kommt in Zeile 4 der Name seiner jeweiligen Gastfamilie für den betreffenden Zeitraum. Für Inbound 2 kommen die gleichen Angaben in Zeile 5 usw. So sind freie Kapazitäten sofort erkennbar Doppelbelegungen vermeidbar. 8. Aktualität: Bitte legen Sie sich selbst die ständige Aktualisierung der Austauschtabelle auf Termin als Ihre regelmäßige Aufgabe. Es ändert sich jeden Tag in irgendeinem Club etwas. Der Distrikt kann nicht wissen, wo und wann. Wenn wir uns nicht gegenseitig mit überflüssigen Fragen, Mahnungen, Zusendungen usw. das Leben schwer machen wollen, müssen wir auf Ihre Eigenverantwortung bauen. Spätere Änderungen sind dem Distrikt unbedingt spätestens innerhalb einer Woche mitzuteilen durch eine mit der aktualisierten Tabelle als Anhang. Der häufigste Anlass für Änderungsmitteilungen sind die Umzüge der Inbounds von einer Gastfamilie zur nächsten. Der Distrikt muss jederzeit wissen, wo seine Inbounds zu finden sind, um in Notfällen schnell handeln zu können. Im Kreis der Gastfamilien oder Counselors können Änderungen vorkommen, das ist kein Problem, nur teilen Sie es dem Distrikt bitte mit. Die richten Sie bitte zugleich an [email protected] und [email protected]. Wir freuen uns immer, von Ihnen zu hören. 9. Aktualisierung bekannt machen Die Austauschtabelle ist in einem funktionierenden Austausch das am häufigsten benötigte Dokument. Immer wenn sich etwas ändert, mailen Sie bitte sofort die aktualisierte Austauschtabelle an alle Beteiligten Ihres Clubs und an den Distrikt. Bitte verteilen Sie die Austauschtabelle bei jeder Aktualisierung zugleich an alle in der Tabelle gelisteten und am Austausch beteiligten Personen. So bleiben alle leicht und gern miteinander in Verbindung eine Grundlage für erfolgreichen Austausch. Wie geht das technisch? Ganz einfach: Sie legen die Austauschtabelle so auf den Desktop Ihres PC, auf Ihren Laptop und Ihr E- Mail-fähiges Mobiltelefon, dass Sie sie mit einem Mausklick öffnen können. kopieren alle Adressen aus der Tabelle in das Empfängerfeld Ihres - Programms, schreiben Ihren Text fügen die Austauschtabelle als Anlage bei klicken auf Senden und Ihr Rundschreiben mit der Änderungsmitteilung ist fertig.

5 Den Empfängerkreis können sie für kleinere Anlässe natürlich individuell auswählen. Es gibt so viele nützliche Anwendungen. Bei jeder ist die Austauschtabelle der Startpunkt, sei es eine Einladung zum Meeting oder einer Feier Bericht versenden Informationen aller Art verteilen Organisatorisches jeder Art, ob Taschengeld oder Sprachkurs, Hausaufgaben oder Clubfahrt, Disziplinarisches und Regeln, Sie und alle Beteiligten sparen Zeit und gewinnen Freude durch reibungslosen Ablauf. 10. Schlussbemerkung Wenn Sie es ausprobiert haben, werden Sie es gleich verstehen. Wenn es noch nicht in Ihrem Club so eingeführt sein sollte - Fangen Sie einfach heute damit an. Sie werden staunen, was auf einmal alles funktioniert und wer sich bei Ihnen für die gute Kommunikation bedankt. Mit der Austauschtabelle ermöglichen sie jederzeit eine reibungslose Kommunikation, und was wäre der Austausch ohne Kommunikation? Für Ihre Kooperation, für die gewissenhafte Ausführung und die Unterstützung bedankt sich Das Austauschteam des Distrikt 1900