Workbooster PROFFIX MassenMailer. Mit dem Workbooster PXMassenMailer Auftragsdokumente ganz einfach als PDF versenden

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1 Thema Workbooster PROFFIX MassenMailer Letzte Anpassung 19. August 2013 Status / Version Public - V 1.0 Mit dem Workbooster PXMassenMailer Auftragsdokumente ganz einfach als PDF versenden Erstellung Mario Lanz Workbooster GmbH support@workbooster.ch +41 (0) Inhalt Einleitung... 2 Bedienung vom Workbooster PXMassenMailer... 2 Grundmaske... 2 Einstellungen... 3 Register «Proffix»... 3 Register Text... 5 Betreff... 5 Text... 5 Platzhalter... 5 Resultat... 6 Status Versand Anlagen... 8 Optionale Erweiterungen Berücksichtigung von PROFFIX Zusatzfeld «Versendet»...10 Zusatzfeld im PROFFIX erstellen Zusätzliche Filter Möglichkeit S:\WB_Entwicklung_Projekte\WBMassenMailerPX\Anleitungen\PXMassMailer_Benutzeranleitung.docx Seite 1 von 11

2 Einleitung Der Workbooster «PXMassenMailer» ermöglicht auf einfache und schnelle Weise das versenden von Auftragsdokumenten als PDF aus dem PROFFIX. Alle aus dem Auftrag erstellten Dokumente lassen sich so ganz einfach als PDF versenden. Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Rechnungen oder Sammelrechnungen. Bedienung vom Workbooster PXMassenMailer Grundmaske Die Grundmaske ist in drei Bereiche aufgeteilt. 1 Filter: Mit dem Filter können die Auftrags-Dokumente nach Dokumenttyp, Datum oder auch Dokument-Nr eingegrenzt werden. 2 Einstellungen, Text, abschicken Button zu den Einstellungen, Button zum Text und Button um die selektierten in Bereich 3 abzusenden. 3 Resultate Hier werden alle Auftrags-Dokumente mit Berücksichtigung des Filters aufgelistet. Notizen S:\WB_Entwicklung_Projekte\WBMassenMailerPX\Anleitungen\PXMassMailer_Benutzeranleitung.docx Seite 2 von 11

3 Einstellungen Die Einstellungen werden benötigt um eine Verbindung zum SQL Server herzustellen und um die korrekte Datenbank zu laden. Zudem werden in den Einstellungen die Mailserver Parameter hinterlegt, so dass ein erfolgreicher Versand durchgeführt werden kann. Register «Proffix» In diesem Register werden alle Parameter hinterlegt, die für eine Verbindung zum SQL Server und zur Datenbank benötigt werden. Connection String Der Connection String bildet die Verbindung zum SQL Server (bei Unklarheit bitte Ihren Administrator fragen). Server = SQL Server \ Instanz (Bsp: DBSRV01\SQLExpress) Database = Datenbank name Integrated Security = SSPI belassen Mandant Name der Datenbank die in der Config-Datei hinterlegt ist (bei Unklarheit bitte Ihren Administrator fragen). Benutzer & Passwort PROFFIX Benutzer und Passwort (wie wenn in das PROFFIX eingeloggt wird) Installations-Verzeichnis Pfadangabe, wo das PROFFIX installiert ist. Es ist auch UNC Pfad erlaubt. Bei einer Standard-Installation von PROFFIX ist der Pfad: C:\Program Files (x86)\proffix\prog Listen Verzeichnis Pfadangabe, wo die Listen sind. Es ist auch UNC Pfad erlaubt. Bei einer standard Installation von PROFFIX ist der Pfad: C:\Program Files (x86)\proffix\list S:\WB_Entwicklung_Projekte\WBMassenMailerPX\Anleitungen\PXMassMailer_Benutzeranleitung.docx Seite 3 von 11

4 Register In diesem Register werden alle Parameter für das versenden von s hinterlegt. Absender Adresse, die als Absenderadresse verwendet werden soll. Kopie-Empfänger (BCC) Optional kann eine BCC Adresse angegeben werden, so dass Sie von allen versendeten s eine Kopie in Ihre Mailbox erhalten. Kann auch als Kontrolle verwendet werden. BCC bedeutet eine «Blinde» Kopie, sprich der Empfänger der sieht nicht, dass zugleich eine Kopie an eine andere Adresse versendet wurde. SMTP Server Mailserver Adressee (bei Unklarheiten bitte Ihren Administrator fragen). SMTP Benutzer SMTP Login-Benutzer (bei Unklarheiten bitte Ihren Administrator fragen). SMTP Passwort Korrekte Passwort, welches zum Benutzer passt. SMTP Port Portangabe für den SMTP-Server (bei Unklarheiten bitte Ihren Administrator fragen). SMTP Authenfication Login Diese Option aktiviert die verschlüsselte Übertragung mit Explicit SSL (üblicherweise Port 587) S:\WB_Entwicklung_Projekte\WBMassenMailerPX\Anleitungen\PXMassMailer_Benutzeranleitung.docx Seite 4 von 11

5 Text In diesen Einstellungen kann der Betreff definiert und ein Text hinterlegt werden. Der Text wird in einer mailtext.txt Datei im Installationsverzeichnis gespeichert. Betreff Der Betreff der versendeten Nachricht. Text Der Inhalt des s kann hier erfasst werden. Dieser wird automatisch jedem generierten angefügt. Platzhalter Der Betreff und der Text können wahlweise mit Text und Platzhaltern kombiniert werden. Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung: #DokumentNrAUF# integriert die Auftragsnummer im Betreff #Referenztext# integriert den Referenztext pro Auftragsdokument #Datum# integriert das Auftragsdokumentendatum in den Betreff Achtung! Die Gross/Kleinschreibung wird berücksichtigt. S:\WB_Entwicklung_Projekte\WBMassenMailerPX\Anleitungen\PXMassMailer_Benutzeranleitung.docx Seite 5 von 11

6 Resultat Das Resultat zeigt alle Auftragsdokumente gemäss Filter an: Bei vielen Dokumenten möchte man nicht jedes einzeln anklicken, deshalb ist via «Rechtsklick» ein Auswahlmenu vorhanden, welches einem ermöglicht mittels dem Befehl «Alles auswählen» alle Dokumente zu markieren oder mit «Alles abwählen» den Hacken bei allen Dokumenten zu entfernen. Die «Empfänger » ist diejenige Adresse an welche das Dokument versendet wird. Sind alle Dokumente, die versendet werden sollen markiert, kann mit dem Klick auf «E- Mail abschicken» der Versand gestartet werden. Status Sobald auf « abschicken» geklickt wird, erscheint ein Statusbalken der einem den Fortschritt des Versands anzeigt. Sind alle s versendet verschwindet dieser wieder. Versand Das wird gemäss den Einstellungen versendet. S:\WB_Entwicklung_Projekte\WBMassenMailerPX\Anleitungen\PXMassMailer_Benutzeranleitung.docx Seite 6 von 11

7 Notizen S:\WB_Entwicklung_Projekte\WBMassenMailerPX\Anleitungen\PXMassMailer_Benutzeranleitung.docx Seite 7 von 11

8 Anlagen Rechnung S:\WB_Entwicklung_Projekte\WBMassenMailerPX\Anleitungen\PXMassMailer_Benutzeranleitung.docx Seite 8 von 11

9 Einzahlungsschein (2. Dokument) S:\WB_Entwicklung_Projekte\WBMassenMailerPX\Anleitungen\PXMassMailer_Benutzeranleitung.docx Seite 9 von 11

10 Optionale Erweiterungen Der PXMassenMailer kann optional noch ein wenig erweitert werden. Im Moment bieten wir eine Erweiterung an. Berücksichtigung von PROFFIX Zusatzfeld «Versendet» PROFFIX bietet bekanntlich die Erweiterung durch Zusatzfelder und Zusatztabellen an. Wir bieten die Erweiterung des Zusatzfeldes als Checkbox «versendet» analog der «gedruckt» checkbox im Auftrag an. Zusatzfeld im PROFFIX erstellen Zuerst muss im PROFFIX in den Einstellungen im Register «Datenbank» in der Tabelle «Dokumente Auftrag» eine Zusatzfeld «versendet» als Feldtyp «Checkbox» erstellt werden. Danach muss dieses Zusatzfeld den potentiellen Dokumenttypen hinterlegt werden. Dazu wechselt man zurück in das Auftragsmodul. Unter Extras -> Hilfstabellen -> «Dokumenttypen verwalten» gelangt man zu den Dokumenttypen. Als Bsp. erweitern wir den Dokumenttyp Rechnung um das Zusatzfeld. S:\WB_Entwicklung_Projekte\WBMassenMailerPX\Anleitungen\PXMassMailer_Benutzeranleitung.docx Seite 10 von 11

11 Im Auftragsmodul ist dies nun als Checkbox ersichtlich Sobald das Dokument als erfolgreich versendet wurde, wird diese Checkbox automatisch aktiviert. Zusätzliche Filter Möglichkeit Im PXMassenMailer steht durch das Zusatzfeld eine zusätzliche Filtermöglichkeit zur Verfügung. Die Checkbox ist per Standard aktiviert, so werden beim Suchen keine Dokumente mehr angezeigt, die bereits erfolgreich versendet wurden. Im Resultat erscheint eine zusätzliche Spalte «Versendet», die den Status des Dokuments aufzeigt. Nach erfolgreichem Versand: S:\WB_Entwicklung_Projekte\WBMassenMailerPX\Anleitungen\PXMassMailer_Benutzeranleitung.docx Seite 11 von 11