Besonders für den Anfänger empfiehlt sich folgende Vorgehensweise für die Erstellung von Manipulationsabfragen:

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1 Manipulationsabfragen Datenbanksysteme 6 Manipulationsabfragen Lerninhalte Tabellenerstellungsabfragen Löschabfragen Anfügeabfragen Aktualisierungsabfragen Lerninhalte Mit den Datenbanksprachen SQL und QbE lassen sich auch neue Tabellen erstellen, Tupel einfügen und löschen sowie Attributwerte ändern. Da bei diesen Vorgängen Daten verändert (manipuliert) werden, bezeichnet man derartige Abfragen allgemein als Manipulationsabfragen oder im Sprachgebrauch von Access als Aktionsabfragen. 1 Besonders für den Anfänger empfiehlt sich folgende Vorgehensweise für die Erstellung von Manipulationsabfragen: 1. Erstellen der Abfrage als Auswahlabfrage 2. Testen der Abfrage 3. Umwandlung der Auswahlabfrage in eine Manipulationsabfrage - in SQL durch meist geringfügige Modifikation der SQL-Anweisungen, - bei QbE durch Festlegen der gewünschten Aktion (Symbolleiste, Menü /Abfragen/...) L1 Tabellenerstellungsabfragen Mit SQL und QbE lassen sich auch neue Tabellen erzeugen. Während mit QbE neue Tabellen immer auf der Grundlage bestehender Tabellen erzeugt werden, sind mit SQL auch völlig neue Strukturen möglich 2. Vorsicht: Das Erstellen neuer Tabellen auf der Grundlage von bestehenden Tabellen ist nur in wenigen Fällen sinnvoll, da die entstehenden Tabellen immer nur aus bereits vorhandenen Daten oder als Ergebnisse eines Verarbeitungsprozesses hieraus bestehen. Somit entsteht zwangsläufig immer Datenredundanz! Beispiele für sinnvolle Tabellenerstellungsabfragen: Tupel sollen vor dem endgültigen Löschen aus der Datenbank (z. B. Löschen aller stornierten Projekte) in speziellen Tabellen archiviert (gesetzliche Vorschriften, Vorgaben der Geschäftsleitung) und auf speziellen Datenträgern abgelegt werden. Ein Außendienstmitarbeiter benötigt unterwegs bestimmte Kundendaten und soll diese auf seinem Laptop verfügbar haben. Eine Online-Verbindung zur Datenbank ist jedoch nicht jederzeit möglich. Für diesen Fall könnten die benötigten Tabellen mit Hilfe von Tabellenerstellungsabfragen erzeugt und auf den Laptop übertragen werden. Den damit verbundenen Risikien der Dateninkonsistenz sollte man sich jedoch stets bewusst sein! 1 Die in Access integrierte SQL-Sprache unterscheidet sich im Hinblick auf Manipulationsabfragen teilweise erheblich vom Standard-SQL. 2 Hierzu dient die CREATE TABLE-Anweisung. Da Tabellen in Access in der Regel jedoch über die Karte Tabelle, Schaltfläche [Neu] angelegt werden, soll hier nicht näher auf die CREATE TABLE-Anweisung eingegangen werden (genaue Syntax siehe Online-Hilfe). 6-1

2 Datenbanksysteme Manipulationsabfragen Zur Erstellung einer Tabellenerstellungsabfrage auf der Grundlage von vorhandenen Tabellen/Abfragen wird in SQL die SELECT-Klausel um den Zusatz INTO Tabellenname erweitert, bei QbE das Symbol betätigt und der Name der zu erstellenden Tabelle angegeben. Vor dem Löschen der stornierten Projekte sollen alle Daten dieser Projekte in einer Tabelle Storno_Projekte archiviert werden. Abfrage: SQL 1-1: Abfrage: QbE 1-2: Tabellenerstellungsabfragen werden in der Übersicht der Abfragen mit dem Symbol L2 Löschabfragen Durch eine Löschabfrage werden Daten in einer oder in mehreren Tabellen gelöscht. Das gleichzeitige Löschen von Tupeln in mehreren Tabellen ist dann möglich, wenn diese eine 1:1-Beziehung aufweisen oder für eine 1:n-Beziehung die Option Löschweitergabe eingeschaltet ist. Um Datensätze von mehreren Tabellen zu löschen, die in einer 1:n-Beziehung ohne Löschweitergabe zueinander stehen (z. B. Mitarbeiter Klaus Schmitz mit seinen beiden Kindern Silke und Tobias), müssen zwei Abfragen erstellt und ausgeführt werden. Da die referentielle Integrität stets gewahrt bleiben muss, sind zunächst die Tupel in den Detailtabellen und anschließend in der Mastertabelle zu löschen. Löschungen werden vom Datenbankmanagementsystem nur dann durchgeführt, wenn nach dem Löschvorgang die referentielle Integrität gewahrt bleibt. Eine ausgeführte Löschabfrage kann nicht mehr rückgängig gemacht werden! 6-2

3 Manipulationsabfragen Datenbanksysteme Zur Erstellung einer Löschabfrage wird in SQL statt der SELECT-Klausel die DELETE-Klausel verwendet, bei QbE das Symbol betätigt. Aus der Tabelle PROJEKTE sollen alle stornierten Projekte gelöscht werden. Abfrage: SQL 2-1: QbE 2-2: Löschabfragen werden in der Übersicht der Abfragen mit dem Symbol L3 Anfügeabfrage Durch eine Anfügeabfrage (auch Einfügeabfrage genannt) werden Daten in eine Tabelle eingefügt. Zur Erstellung einer Anfügeabfrage wird in SQL vor der SELECT-Klausel die INSERT INTO-Klausel mit Angabe der zu erweiternden Tabelle verwendet, bei QbE das Symbol betätigt und der Name der zu erweiternden Tabelle angegeben. Die in der Tabelle PROJEKTE gespeicherten stornierten Projekte sollen an die Tabelle STORNO_PROJEKTE angefügt werden. Abfrage: SQL 3-1: QbE 3-2: Anfügeabfragen werden in der Übersicht der Abfragen mit dem Symbol 6-3

4 Datenbanksysteme Manipulationsabfragen L4 Aktualisierungsabfrage Durch eine Aktualisierungsabfrage werden die Daten in einer Tabelle geändert (aktualisiert). Zur Erstellung einer Aktualisierungsabfrage wird in SQL vor der SELECT-Klausel die INSERT INTO-Klausel mit Angabe der zu erweiternden Tabelle verwendet, bei QbE das Symbol betätigt. Die in der Tabelle PROJEKTE gespeicherten Auftragswerte sollen zukünftig inklusive Mehrwertsteuer (16 %) ausgewiesen werden. Abfrage: SQL 4-1: QbE 4-2: Aktualisierungsabfragen werden in der Übersicht der Abfragen mit dem Symbol EuroData: Aktions-/Manipulationsabfragen Erstellen Sie unter dem Namen ED_TEST.MDB eine Kopie der Datenbank EURODATA.MDB und öffnen Sie die Datenbank ED_TEST.MDB. Alle nachfolgenden Aufgaben sind mit Hilfe von Abfragen zu lösen! Verwenden Sie beim Speichern der Abfragen als Namen die (zweistellige) Nummer der Aufgabe mit vorangestelltem A (z. B. A01 für Aktionsabfrage 1). Sollten für eine Lösung einer Aufgabe mehrere Abfragen notwendig sein, dann sind die Namen der Abfragen mit Buchstaben zu ergänzen (z. B. A04a, A04b). 1. Ein Außendienstmitarbeiter benötigt für einen Laptop-Rechner einen Auszug aus der Datenbank mit folgenden Informationen: Projektbezeichnung, Auftragswert, Projektbeginn, Leiter (Name, Vorname, Telefonnummer). Der Außendienstmitarbeiter wünscht eine Tabelle mit dem Namen PROJEKTLISTE_980715, die in ein Tabellenblatt (Excel 5-Format) zu konvertieren ist (/Datei/Exportieren/...). 2. Die Daten aller stornierten Projekte sollen in eine Tabelle PROJEKTEBACKUP übertragen werden. 3. Die Kinder der Mitarbeiterin Ute Schneider besuchen zukünftig einen städtischen Kindergarten und verlassen somit den Betriebskindergarten. 4. Mitarbeiterin Ulrike Kammer ist aus dem Unternehmen ausgeschieden. Löschen Sie den Datensatz aus der Tabelle MITARBEITER. 6-4

5 Manipulationsabfragen Datenbanksysteme 5. Mitarbeiter Hans Schmitz ist aus dem Unternehmen ausgeschieden. Löschen Sie den Datensatz aus der Tabelle MITARBEITER. Warum sind in diesem Fall zwei Löschabfragen notwendig, während bei der vorherigen Aufgabe eine Löschabfrage ausreicht? 6. Mitarbeiterin Barbara Schmidt aus Chemnitz geht in Mutterschutz. Die Arbeit (Projektmitarbeit und Projektleitung) übernimmt Jürgen Schmidt aus Hamburg. 7. Die verplanten Arbeitszeitanteile der Mitarbeiter in stornierten Projekten sind hinfällig. Löschen Sie diese Zeitanteile und anschließend die Projektdaten der stornierten Projekte. 8. Das Projekt DV-Labor, BBS III wird storniert und soll sofort gelöscht werden (vorher Anfügen der Daten in die Tabelle PROJEKTEBACKUP). 9. Ab sofort sollen in der Tabelle PROJEKTE die Auftragswerte inklusive Mehrwertsteuer ausgewiesen werden. 10. Wegen Terminverschiebungen im Monat August gewähren wir für alle im August 1998 beginnenden Projekte einen Nachlaß von 5 %. Manipulationsabfragen (auch Aktionsabfragen genannt) lassen sich in Access mit SQL oder mit QbE erstellen. Manipulationsabfragen werden grundsätzlich in der gleichen Art und Weise erstellt wie Auswahlabfragen. Zusätzlich erfolgt die Festlegung der jeweiligen Manipulationsart durch spezielle SQL-Anweisungen bzw. durch Auswahl der per Menü (/Abfragen/...) oder Symbolleiste ( ). Tabellenerstellungsabfragen übertragen die Daten des Dynasets in eine neue Tabelle. SQL-Anweisung: SELECT Attribut(e) INTO Tabellenname Löschabfragen löschen Daten in einer oder in mehreren Tabellen und lassen sich nicht rückgängig machen. SQL-Anweisungen: DELETE FROM Tabellenname(n) WHERE Bedingung Löschungen werden vom Datenbankmanagementsystem nur dann durchgeführt, wenn nach dem Löschvorgang die referentielle Integrität gewahrt bleibt. Anfügeabfragen fügen Daten in eine Tabelle ein. SQL-Anweisungen: INSERT INTO Tabellenname SELECT Attribut(e) FROM Tabellenname(n) WHERE Bedingung Aktualisierungsabfragen ändern (aktualisieren) die Daten in einer Tabelle. SQL-Anweisungen: UPDATE Tabellenname SET Attribut(e) = Ausdruck 6-5

6 Datenbanksysteme Manipulationsabfragen Wiederholungsfragen 1. Welche Arten von Datenmanipulationen können mit SQL und QbE durchgeführt werden?. 2. Welche Vorgehensweise empfiehlt sich grundsätzlich für alle Manipulationsabfragen? 3. Warum ist es nur in seltenen Fällen sinnvoll, Tabellenerstellungsabfragen auf der Grundlage eines bereits vorhandenen Datenbestandes zu erstellen? 4. Unter welchen Voraussetzungen können mit Hilfe einer Abfrage Daten in mehreren Tabellen gelöscht werden? 5. Wann werden Löschaktionen vom Datenbankmanagementsystem grundsätzlich nicht ausgeführt? 6. Aus welchem Grund sind Löschabfragen besonders gefährlich? 7. Was versteht man unter einer Anfügeabfrage? 8. Was versteht man unter einer Aktualisierungsabfrage? 6-6