Faktura-XP. Shop Edition. Leitfaden. Update der aktuellen Version Neueinbindung des OnlineShop. ab Programmversion 2.1.xxxx

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1 Faktura-XP Shop Edition Leitfaden Update der aktuellen Version Neueinbindung des OnlineShop ab Programmversion 2.1.xxxx m-por media GmbH - Recklinghausen Stand: September 2008

2 Wichtige Hinweise und Grundvoraussetzungen für ein Update Dieser Leitfaden geht von einer bereits installierten und funktionstüchtigen Version Faktura-XP OSC ShopEdition auf Ihrem Computer aus. Bei der Verbindung zum Onlineshop wird ebenso eine funktionierende Verbindung zum ShopServer erwartet (ODBC Treiber ist bereits eingerichtet). Notfalls lesen Sie die separate Anleitung zur Einrichtung einer Externen ODBC-Verbindung bzw. Einrichtung einer SSH-Verbindung zu Ihrer Datenbank des Shops. Prüfen Sie außerdem, ob Sie über ausreichende Rechte an dem Computer besitzen, auf dem Sie das Update ausführen möchten. Bei Windows-2000 und Windows-XP müssen Sie als Administrator angemeldet sein bzw. über administrative Rechte verfügen. Stellen Sie sicher, dass Sie über Zugangsdaten zu Faktura-XP verfügen, die Sie berechtigen das Update auszuführen. Das ist die Benutzergruppe Verwalter, die bei der Auslieferung über Benutzername user99 und Kennwort <leer> betreten werden kann. Wurde dies zwischenzeitlich geändert, fragen Sie Ihren Systemadministrator nach den Zugangsdaten. Auszuführende Arbeiten für das Update Um das Update von Faktura-XP in Betrieb zu setzen müssen Sie die aufgeführten Punkte sorgsam durcharbeiten. Erstellen Sie vor allen Arbeiten zunächst eine Datensicherung Ihrer Datenbestände und der Einstellungen/Parameter von Faktura-XP. In der folgenden Anleitung lesen Sie das Update in 3 Schritten: 1. Installation des Updates 2. Verbinden mit Ihrem Datenbestand bzw. Mandantenwechsel 3. Verbinden mit Ihrem OnlineShop Die Updatedatei Das Update bieten wir als Download an (den Link erhalten Sie in der Regel per ) oder haben Ihnen die Updatedatei direkt per zugestellt. Die Updatedatei hat folgende, oder ähnliche Schreibweise: FXP_OSCUpdate_2.1.xxxx.exe Bevor Sie beginnen Ein Update ist ein sensibler Vorgang für Ihre Geschäftsdaten. Gehen Sie mit Ruhe und Bedacht an diesen Vorgang heran. Erstellen Sie vor der Installation eines Updates unbedingt eine Datensicherung und lesen Sie die Hinweise im Installations-Assistenten genau durch. Ihre Datenbestände werden nicht verändert, es werden jedoch eventuell Tabellen aktualisiert bzw. erweitert. 1. Erstellen Sie eine Datensicherung in Ihrer jetzigen Version Faktura-XP. Sichern Sie Ihre Datenbanken und eventuell erstellte Mandanten. Verwenden Sie dazu den Menüpunkt? -> Wartung/Sicherung -> Datensicherung erstellen. Alternativ können Sie auch das gesamte Verzeichnis Data sichern. Die Information, wie der genaue Pfad zu Ihren Datenbanken lautet, erhalten Sie, wenn sie den Menüpunkt? -> Wartung/Sicherung -> Netzwerk-/Datenbankinfo auswählen. Die Angabe in der Zeile Pfad der Serverdatenbank enthält den derzeit verbundenen Datenbestand. Bedenken Sie, dass mehrere Mandanten vorhanden sein können, die sich im Unterverzeichnis Mandanten befinden können. Sichern Sie sicherheitshalber auch diese. Seite 2 von 10

3 2. Sichern Sie Ihre Einstellungen durch einen Export. Menüpunkt Einstellungen -> Datenbankparameter -> Registerkarte Allgemeines-2 3. Laden Sie sich die Updatedatei über den von uns erhaltenen Link herunter. Geben Sie als Ziel z.b. den Ordner "Eigene Dateien" an. 4. Halten Sie die von uns erhaltene Lizenzdatei bereit. Diese muss nach dem ersten Start nach dem Update eingelesen werden, um die Version zu Registrieren. Die Lizenzdatei hat die Endung.INF und einen Namen wie Lizenz.inf oder Lizenz_Meier.inf. Sind alle Punkte ausgeführt beginnt nun der eigentliche Vorgang des Updates. 1. Installation des Updates Starten Sie die Updatedatei mit einem Doppelklick. Der Setup-Assistent startet und führt Sie nun durch den Updatevorgang. Lesen Sie jede Seite genau durch und klicken dann auf weiter Seite 3 von 10

4 Akzeptieren Sie die Lizenzbedingungen nachdem Sie diese aufmerksam gelesen haben. Informationen und Hinweise bitte lesen. Seite 4 von 10

5 Geben Sie hier an, in welchem Verzeichnis sich die bisherige Installation von Faktura-XP befindet. Ändern Sie nötigenfalls den Pfad durch klicken auf den Knopf Durchsuchen ab. Danach klicken Sie auf Weiter Klicken sie auf Installieren um mit der Installation zu beginnen. Seite 5 von 10

6 Nach der Installation erscheint ein neuer Dialog. Hier klicken sie auf Fertigstellen um die Installation Abzuschließen Seite 6 von 10

7 Erster Start nach dem Update Ist die Installation erfolgt, starten Sie Faktura-XP wie gewohnt über den Link auf dem Desktop oder dem Startmenü von Windows. Die Updates werden unlizenziert verteilt und erfordern das Einlesen der von uns erhaltenen Lizenzdatei. Dieser Vorgang ist bei jedem Update von Faktura-XP erforderlich. Nach dem ersten Start klicken Sie auf dem Dialog den Button Lizenz einlesen. Im dann folgenden Lizenzierungsdialog klicken Sie nun auf Lizenzdatei einlesen. Im anschließenden Dateidialog geben Sie die bereitgehaltene Lizenzdatei an und klicken auf öffnen. Nach dem Bestätigen eines Hinweises wird die Lizenz eingelesen. Der Vorgang der Lizenzierung ist damit abgeschlossen. Haben Sie weitere Installationen zu aktualisieren, müssen Sie auch dort jeweils die Lizenzierung in angegebener Weise durchführen. 2. Verbinden mit Ihrem Datenbestand bzw. Mandantenwechsel War das Einlesen erfolgreich wird Faktura-XP automatisch neu gestartet. Ist Ihr Datenbestand nicht auf Ihrer lokalen Festplatte abgelegt (Netzwerkversion oder PRO-Version mit SQL Server), wird Faktura voraussichtlich die Meldung ausgeben, dass der Datenbestand nicht gefunden wurde. Folgen Sie dann den Dialogen zur Festlegung des Standortes der Datenbestände. Lesen Sie notfalls im Handbuch nach, wie Sie den Wechsel zu einem Datenbestand /Mandanten herstellen. Im anderen Fall findet Faktura-XP den Datenbestand am gewohnten Platz (Verzeichnis DATA Ihrer Faktura-XP Installation) und stellt die Verbindung dorthin selbst her. Seite 7 von 10

8 Eventuell notwendige Updates oder Datenbankergänzungen werden nun automatisch ausgeführt. Dieser Vorgang kann, je nach Arbeitsgeschwindigkeit des Computers zwischen wenigen Sekunden und wenigen Minuten dauern. Nach dem Erscheinen des gewohnten Hauptmenüs ist der Updatevorgang nun abgeschlossen. 3. Verbinden mit Ihrem OnlineShop Bei der Verbindung zu Ihrem Onlineshop handelt es sich um eine Verknüpfung zwischen Faktura-XP und der Shopdatenbank. Diese muss beim Austausch / Update von Faktura-XP neu hergestellt werden. Gehen Sie dazu folgende Schritte durch. Öffnen Sie den Menüpunkt WEB-Shop synchronisieren Der Verbindungsassistent hilft Ihnen die Schritte zur Shopverbindung zu erledigen. Wählen Sie aus der Liste den passenden Eintrag aus, der zur Verbindung bereits konfiguriert sein müsste. Falls Sie eine Änderung an der Verbindung vornehmen möchten, klicken Sie auf Zugangsdaten konfigurieren. Seite 8 von 10

9 Ist eine gültige Auswahl getroffen, schaltet Faktura-XP den Punkt vier ebenfalls auf grün. Klicken Sie nun auf neben Punkt 6 auf Neu Verbinden. Faktura bindet nun alle Tabellen des Onlineshop ein. Dies kann einige Sekunden in Anspruch nehmen und wir im Regelfall durch einen Fortschrittbalken am unteren Bildrand angezeigt. Seite 9 von 10

10 Nach erfolgreicher Verbindung wird Ihnen dies von Faktura-XP gemeldet. Klicken Sie nun auf >>> weiter um zum gewohnten Dialog der Webshop-Synchronisation zu gelangen. Wird ein Fehler angezeigt oder können einige Tabellen nicht eingebunden werden, prüfen Sie Ihre Internetverbindung. Stellen Sie den Zugriff über eine eventuell vorhandene Firewall oder Virenschutzsoftware her, prüfen Sie ob der Zugriff freigegeben ist. Notfalls lesen Sie auf unseren FAQ Seiten unter eine mögliche Fehlerursache nach. m-por media GmbH Recklinghausen Seite 10 von 10