Mitarbeitergespräche. Leitfaden für die Durchführung von Mitarbeitergesprächen

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1 Mitarbeitergespräche Leitfaden für die Durchführung von Mitarbeitergesprächen Sehr geehrte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen, Kommunikation und Personalentwicklung sind uns wichtige Anliegen, die im Rahmen der Stiftungsuniversität noch mehr an Bedeutung gewonnen haben und für die Entwicklung unserer Universität unerlässlich sind. Wir sehen das Instrument des Mitarbeitergesprächs als ein zentrales Instrument, das in Form eines Dialogs Führungskraft und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer Ebene zusammenbringt. Im Gegensatz zu jederzeit stattfindenden und von diesem Instrument losgelöst zu sehenden, anlassbezogenen Feed-Back-Gesprächen handelt es sich beim Mitarbeitergespräch um einen institutionalisierten Gesprächsprozess, der jährlich stattfindet und in dem Ziele, Aufgaben und unterstützende Entwicklungsmaßnahmen vereinbart werden. Ein herausragendes Ziel der Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gespräche ist, die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verbessern. Dafür ist es erforderlich, dass sowohl Mitarbeitende als auch Führungskräfte sich auf das Gespräch einlassen und es als Instrument tragen. Das Präsidium der Universität zu Lübeck steht hinter diesem Instrument und hofft, Ihnen mit diesem Leitfaden neben wichtigen Informationen auch praktische Anregungen für die Durchführung geben zu können.

2 Wir hoffen, dass die flächendeckende Durchführung von Mitarbeitergesprächen das Arbeiten an unserer Universität durch offene Kommunikation und gemeinsam erarbeitete persönliche Entwicklungsmöglichkeiten möglichst attraktiv gestaltet. Mit den besten Grüßen Prof. Dr. Hendrik Lehnert Präsident Dr. Oliver Grundei Kanzler Anke Boettcher-Krause Personalrat des technisch-administrativen Personals Helge Illig Personalrat des wissenschaftlichen Personals Dr. Hauke Nielsen Personalrat des wissenschaftlichen Personals UKSH

3 Inhalt: I. Ziele des Mitarbeitergesprächs II. Ablauf des Mitarbeitergesprächs III. Hinweise zur Gesprächsführung IV. Organisatorische Hinweise V. Kontakt Vorlagen

4 I. Ziele: Förderung der Kommunikation und der vertrauensvollen Zusammenarbeit Bilanzierendes Gespräch über das vorangegangene Jahr Sicherung und Weiterentwicklung der Arbeitszufriedenheit, Klärung möglicher Probleme Leistungsbeurteilung als Basis für mögliche Personalentwicklungsmaßnahmen und berufliche Entwicklung

5 II. Ablauf Anhand einer strukturierten Vorbereitung Leistung und Beurteilung Zusammenarbeit Erleben der alltäglichen Arbeit Gegenseitige Erwartungen Besondere, konkrete S Situationen Perspektiven des/der Vorgesetzten Weiterbildung? Persönliche Entwicklungsmöglichk eiten? Anreize? Mitarbeiter_ innenförderung/ Personalentwicklung Arbeitsplatz und Arbeitsbedingungen Was kann verbessert werden? Relation zwischen Ausstattung und Aufgaben passend?

6 III. Hinweise zur Gesprächsführung: Gute Leistungen herausstellen und positive Aspekte voranstellen Positive Grundhaltung in Bezug auf Gesprächspartner_innen Respektvoller und wertschätzender Umgang Gesprächspartner_innen aufmerksam zuhören Offene und zugewandte Körpersprache MVG positiv abschließen Vertraulichkeit des Gesprächs

7 IV. Organisatorische Hinweise: Jährlich wiederkehrend im Frühjahr, idealerweise im März Ausreichend frühzeitige Terminierung zur Vorbereitung (auch anhand der Vorlagen) Mindestens 1,5 Stunden pro Gespräch einplanen (wenn es dann kürzer dauert, ist das in Ordnung) Dokumentation anhand von Vorlagen, die bei der/dem Vorgesetzten und bei dem/der Mitarbeiter_in aufbewahrt und zum nächsten Gespräch mitgebracht werden Meldung über das Stattfinden des Gesprächs an das Personaldezernat

8 V. Kontakt: Sandra Magens, Ass. jur., MPA/Wissenschaftsmanagement Qualitätsbeauftragte Leitung Qualitätsmanagement und Organisationsentwicklung Kontakt: / 6502

9 Anlage I Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs Mitarbeiter_in: Diese Fragestellungen dienen ausschließlich der Vorbereitung auf die Gespräche und müssen weder vollständig bearbeitet werden, noch werden sie vor dem Gespräch dem/der Gesprächspartner_in übermittelt. Sie werden auch nicht an Dritte (auch nicht das Personaldezernat) weitergeleitet. Fragen zur Leistung und Beurteilung im vergangenen Jahr Mit welchen Arbeitsergebnissen bin ich besonders zufrieden? Welche Aufgaben konnte ich nicht oder noch nicht erledigen und warum? Wo sehe ich meine Stärken? Wo möchte ich meine Stärken mehr einbringen? Was kann ich an meiner Arbeitsweise verbessern: - Fachkompetenz - Arbeitsqualität - Arbeitsquantität - Persönliche Kompetenz - Soziale Kompetenz Welche/was/wo? Warum? Fragen zur Zusammenarbeit Ja/In der Regel/Nein Beispiele/Warum Bekomme ich in angemessener Form konstruktive Rückmeldungen? Wenn nein, konkrete Beispiele. Bekomme ich ausreichend Hilfestellung und Rückendeckung von mei-

10 ner/meinem Vorgesetzten? Wenn nein, konkrete Beispiele. Trägt mein_e Vorgesetzte_r meine Entscheidungen und Handlungsfolgen mit? Wenn nein, konkrete Beispiele. Trage ich die Entscheidungen und Handlungsfolgen meiner/meines Vorgesetzten mit und wenn nicht, warum nicht? Nimmt die/der Vorgesetzte kritische Anregungen auf und setzt sich damit auseinander? Wenn nein, konkrete Beispiele. Ist mein Handlungs- und Entscheidungsspielraum ausreichend angemessen? Werde ich von meiner/meinem Vorgesetzten ausreichend informiert? Ist die Zusammenarbeit mit Kolleg_innen angenehm und konstruktiv? Fragen zum Arbeitsplatz und zu den Arbeitsbedingungen Sind die notwendigen Arbeitsmittel vorhanden? Funktioniert die gegenseitige Vertretung bei Abwesenheit? Konnte ich die mir übertragenen Aufgaben in der dafür vorgesehenen Zeit erledigen? Wenn nein, welche? Und warum nicht? Ja/In der Regel/Nein Beispiele/Warum?

11 Wenn ich Führungsverantwortung trage: Wie gehe ich mit dieser Verantwortung in Bezug auf Motivation, Delegation, Information, Gesprächsführung etc. um und wie sind die Rückmeldungen zu meiner Führungsqualität von meinen Mitarbeiter_innen? Fragen zur Mitarbeiter_ innenförderung/personalentwicklung Entspricht meine Tätigkeit meinen Befähigungen und Interessen? Welche Vorstellungen habe ich hinsichtlich meiner beruflichen Entwicklung? Veränderungswünsche (neues oder erweitertes Aufgabengebiet, erweiterter Verantwortungsbereich, Hospitation in anderen Bereichen etc.)? Welche neuen Aufgaben oder Herausforderungen könnte ich mir vorstellen (Projekte, Sonderaufgaben, Wahrnehmung von Vertretungen etc.)? In welchen Bereichen möchte ich mich weiterentwickeln/welche Fortbildungen wären hilfreich? Welche konkreten Ziele möchte ich mir für das kommende Jahr setzen? Liegen Gründe für eine Gehaltsüberprüfung vor? Ja/In der Regel/Nein Beispiele

12 Anlage II Diese Fragestellungen dienen ausschließlich der Vorbereitung auf die Gespräche und müssen weder vollständig bearbeitet werden, noch werden sie vor dem Gespräch dem/der Gesprächspartner_in übermittelt. Sie werden auch nicht an Dritte (auch nicht das Personaldezernat) weitergeleitet. Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs Vorgesetzte_r: Fragen zur Leistung und Beurteilung im vergangenen Jahr Welche Aufgaben liegen dem/der Mitarbeiter_in besonders und warum? Welche Aufgaben bereiten dem/der Mitarbeiter_in Schwierigkeiten? Wie gut sind die Arbeitsabläufe organisiert? Was kann konkret verbessert werden? Was möchte der/die Mitarbeiter_in am liebsten stärken und was würde ich ihr oder ihm vorschlagen und warum: - Fachkompetenz - Arbeitsqualität - Arbeitsquantität - Persönliche Kompetenz - Soziale Kompetenz Welche/was/wo? Warum? Fragen zur Zusammenarbeit Ja/In der Regel/Nein Beispiele Gebe ich hinreichend klare Arbeitsanweisungen und gebe ich ausreichend Rückmeldung? Werden die Ursachen von Erfolg und Misserfolg ermittelt und angesprochen? Kritisiere und lobe ich in

13 angemessener Form, so dass es bei dem/der Mitarbeiter_in richtig ankommt? Gebe ich meinem/meiner Mitarbeiter_in ausreichend Hilfestellung und Rückendeckung? Wenn nein, was sind die Ursachen? Trage ich die Entscheidungen und Handlungsfolgen meines Mitarbeiters/meiner Mitarbeiterin mit? Wenn nein, was sind die Ursachen? Trägt mein_e Mitarbeiter_in meine Entscheidungen mit? Setzt sie/er sie wie besprochen um? Wenn nein, konkrete Beispiele. Nehme ich kritische Anregungen meines Mitarbeiters/meiner Mitarbeiterin auf und setze mich aktiv damit auseinander? Inwiefern ist der/die Mitarbeiter_in in der Lage, selbständig zu arbeiten? Informiert der/die Mitarbeiter_in mich so, dass ihr/sein Arbeitsbereich für mich hinreichend transparent ist? Treten Missverständnisse auf? Wenn ja, konkrete Beispiele. Wie gut arbeitet der/die Mitarbeiter_in mit Kolleg_innen anderer Abteilungen zusammen? Welche Stellung nimmt der/die Mitarbeiter_in im Team ein?

14 Fragen zum Arbeitsplatz und zu den Arbeitsbedingungen In welchem Zustand sind die Arbeitsmittel? Wie ist die Vertretung geregelt? War die anfallende Arbeit nur mit einem zusätzlichen Aufwand zu bewältigen? (Zeit, Sachmittel, psychische Belastung) Wenn der/die Mitarbeiter_in selbst Führungsverantwortung trägt, wie geht sie/er mit dieser Verantwortung in Bezug auf Motivation, Delegation, Information, Gesprächsführung etc. um und wie sind die Rückmeldungen zu ihrer/seiner Führungsqualität von ihren/seinen Mitarbeiter_innen? Ja/In der Regel/Nein Beispiele/Warum? Fragen zur Mitarbeiter_ innenförderung/ Personalentwicklung Welche Tätigkeiten entsprechen zur Zeit den Befähigungen und Interessen des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin besonders und welche weniger? Zeigt mein_e Mitarbeiter_in Interesse an neuen oder veränderten Anforderungen? Welche Perspektiven sehe ich für die berufliche Entwicklung meines Mitarbeiters/meiner Mitarbeiterin (neues oder erweitertes Aufgabengebiet, erweiterter Verantwortungsbereich, Hospitation in anderen Bereichen etc.)? Ja/In der Regel/Nein Beispiele

15 Was müsste mein_e Mitarbeiter_in tun, damit sich diese Perspektiven realisieren lassen? Welche Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen wurden bereits vereinbart und wurden diese wahrgenommen? Durch welche gezielten Weiterbildungsmaßnahmen könnten die Fähigkeiten und Kenntnisse meines Mitarbeiters/meiner Mitarbeiterin weiter entwickelt bzw. trainiert werden? Welche konkreten Ziele können meinem/meiner Mitarbeiter_in für das kommende Jahr gesetzt werden? Was spricht für eine Gehaltsüberprüfung?

16 Anlage III Protokoll-Vordruck Dieses Protokoll ist ausschließlich für die Gesprächspartner_innen gedacht und wird nicht an Dritte (auch nicht das Personaldezernat) weitergeleitet. Die Protokolle dienen beim Folgegespräch und im Laufe des Jahres als Gedankenstütze. Sollen besprochene Maßnahmen an Dritte weitergegeben werden (bspw. um sie umzusetzen), muss das hier festgehalten werden. Thema Ergebnis Kommentare Fragen zur Leistung und Beurteilung im vergangenen Jahr

17 Fragen zur Zusammenarbeit Fragen zum Arbeitsplatz und zu den Arbeitsbedingungen

18 Fragen zur Mitarbeiter_innen förderung/personalentwicklung

19 Eventuell vereinbarte Ziele für das kommende Jahr Welche Vereinbarungen müssen für ihre Umsetzung an Dritte weitergegeben werden? Datum: Mitarbeiterin/Mitarbeiter Vorgesetzte/Vorgesetzter

20 Anlage IV Mitteilung über die Durchführung des Mitarbeitergesprächs An das Personaldezernat Das jährlich stattfindende Mitarbeitergespräch im Jahr zwischen Mitarbeiter_in und Vorgesetzte_r hat am stattgefunden. Der Inhalt des Gesprächs ist abgesehen von als im Protokoll nicht vertraulich gekennzeichneten Maßnahmen vertraulich und wird von mir nicht an Dritte weitergegeben. Lübeck, der Vorgesetzte_r