Neuanlage Datenbank, Einrichtung und Erste Schritte Hypo Office Banking

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1 Neuanlage Datenbank, Einrichtung und Erste Schritte Hypo Office Banking Inhalt 1. Neuanlage einer Datenbank Einrichtung im Administrationsbereich... 6 Benutzerrechte festlegen... 7 Verfüger zuordnen... 8 Erstmalige Kommunikation... 8 Produktberechtigungen festlegen... 9 Wechsel in den Benutzerbereich von HOB Erste Schritte im Programm Erstmalige Kommunikation / Finanzübersicht Girokonto Umsatzübersicht Auftragserstellung - Erfassung von Einzelaufträgen DT-Import aus der Finanzbuchhaltung/dem Lohnprogramm Unterschriftenmappe Zeichnen und Versenden von Aufträgen e-kontoauszüge... 15

2 1. Neuanlage einer Datenbank Nach erfolgreicher Installation starten Sie HOB über das Programmsymbol. Schritt 1: Auswahl Option Neuanlage einer Datebank. Während der Neuanlage einer neuen HOB Datenbank werden ein Benutzername und ein Passwort für die Einrichtung und Anmeldung an HOB festgelegt und Dieser Benutzer erhält Administrationsrechte innerhalb des Programms die von der Bank erhaltenen Verfügerdaten eines Verfügers hinterlegt Weitere Verfüger werden später im Administrationsbereich eingerichtet. Klicken Sie anschließend auf den Button Weiter. Hypo Tirol Bank AG Hypo Office Banking Neuanlage DB, Einrichtung und Erste Schritte 2

3 Schritt 2: Definition Anmeldemerkmale und Datenbankname In diesem Schritt definieren Sie den Namen der Datenbank. Der Datenbank Name wird standardmäßig mit HBP belegt. Hinweis: Bei mehreren Datenbanken können Sie den Namen individuell anpassen. Zudem können Sie auch einen Benutzernamen und ein Passwort für die Anmeldung an HOB definieren. Dieser Benutzername und das dazugehörende Passwort sind Ihr lokaler, betriebsinterner Schutz. Diese Merkmale stellen sicher, dass nur berechtigte Personen auf das HOB zugreifen können. Hinweis: Weitere Benutzer können nach der erfolgreichen Anlage der neuen Datenbank im Administrationsbereich von HOB angelegt werden. Klicken Sie auf Weiter. Schritt 3: Eingabe Erst-Zugangsdaten Für den Ersteinstieg in HOB haben Sie von uns einen PIN-Brief erhalten. Geben Sie bitte die darauf enthaltenen Erst- Zugangsdaten in diesem Schritt ein. Das sind die Verfügernummer und Ihre Erst-PIN (=Persönliche Identifikations Nummer). Das Feld Verfügername wird im weiteren Ablauf dieser Anlage angelegt und bei aktivierter Checkbox ErstPIN automatisch ausgegraut. Hinweis! Bitte beachten Sie bei der Eingabe die Groß- und Kleinschreibung! Hypo Tirol Bank AG Hypo Office Banking Neuanlage DB, Einrichtung und Erste Schritte 3

4 Schritt 4: Änderung Erst-PIN In diesem Schritt werden Sie aufgefordert Ihre Erst-PIN auf eine persönliche PIN abzuändern. Sie müssen hier mindestens 6 Buchstaben bzw. Ziffern eingeben. Hinweis: Beachten Sie bitte die Groß- und Kleinschreibung. Nicht erlaubt sind weder Ihr Vor- und Nachname noch Ihr Geburtsdatum. Bitte notieren Sie sich die von Ihnen definierte persönliche PIN und verwahren Sie diese sicher auf (z.b. in einem Safe). Klicken Sie anschließend auf Weiter. Schritt 5: Setzen eines Verfügernamens In diesem Schritt werden Sie aufgefordert Ihre Erst-PIN auf eine persönliche PIN abzuändern. Sie müssen hier mindestens 4 Buchstaben bzw. Ziffern eingeben. Hinweis: Beachten Sie bitte die Groß- und Kleinschreibung. Nicht erlaubt sind weder Ihr Vor- und Nachname noch Ihr Geburtsdatum. Bitte notieren Sie sich die von Ihnen definierte persönliche PIN und verwahren Sie diese sicher auf (z.b. in einem Safe). Hypo Tirol Bank AG Hypo Office Banking Neuanlage DB, Einrichtung und Erste Schritte 4

5 Optionaler Schritt 6: Eingabe Proxy-Server Verwenden Sie einen Proxy-Server? Dann müssen Sie diesen hier definieren. Im Normalfall können Sie die Voreinstellung kein Proxy so belassen. Klicken Sie bitte auf Weiter. Schritt 7: Registrierung der Anwendung Anlage der Datenbank Sie gelangen nun auf die Abschlussseite des Assistenten für die Neuanlage einer HOB Datenbank. Durch einen neuerlichen Klick auf Weiter wird die Datenbank nun neu angelegt, HOB wird registriert. Die erfolgreiche Erstellung der HOB Datenbank wird Ihnen angezeigt. Klicken Sie bitte auf Fertigstellen. Hypo Tirol Bank AG Hypo Office Banking Neuanlage DB, Einrichtung und Erste Schritte 5

6 2. Einrichtung im Administrationsbereich Klicken Sie bitte auf das Starticon von HOB um die Anwendung zu starten. Der erste Login in die neue Datenbank erfolgt mit den zuvor gewählten Benutzerdaten als Administrator. Hypo Tirol Bank AG Hypo Office Banking Neuanlage DB, Einrichtung und Erste Schritte 6

7 Im rechten Fenster finden Sie eine Anleitung für die ersten Schritte. Benutzerrechte festlegen Links (im Navigationsbereich von HOB) können Sie mit einem Doppelklick auf den Benutzer die Benutzerverwaltung (wird Ihnen dann rechts im Inhaltsbereich angezeigt) öffnen. In diesem Bereich Verwaltung Benutzer könne Sie dem auf der linken Seite markierten Benutzer bestimmte System Berechtigungen zuweisen oder auch nehmen. Durch Speichern und Schließen werden die entsprechenden System Berechtigungen am Benutzer gespeichert. Hypo Tirol Bank AG Hypo Office Banking Neuanlage DB, Einrichtung und Erste Schritte 7

8 Verfüger zuordnen Die Übersicht Benutzer-Verfüger können Sie öffnen, indem Sie den Benutzer mit + erweitern und dann den Verfüger doppelklicken Den gewünschten Verfüger (= Kommunikationsberechtigter) mit einem Häkchen auswählen und die Einstellungen mit Speichern und schließen beenden. Erstmalige Kommunikation Klicken Sie jetzt bitte auf das Kommunikationssymbol um erstmals mit dem Bank-Rechenzentrum zu kommunizieren. Damit werden nun die Produkte (=Konten) und die Berechtigungen vom Bankserver abgeholt und in HOB eingespielt. Hypo Tirol Bank AG Hypo Office Banking Neuanlage DB, Einrichtung und Erste Schritte 8

9 Produktberechtigungen festlegen Nach erfolgter Kommunikation können durch einen Doppelklick auf Produkte im Bereich Übersicht Benutzer Produkte die Berechtigungen für die Konten gesetzt werden. Hier können alle/individuelle Berechtigungen je Produkt (=Konto und je Benutzer vergeben werden. Hinweis: Bei allen Kontorechten wurden Mouseovertexte hinterlegt, die Ihnen nähere Details zu den einzelnen Kontorechten anführen Die gewünschten Kontorechte je Benutzer mit einem Häkchen auswählen und die Einstellungen mit Speichern und schließen beenden. Wechsel in den Benutzerbereich von HOB Wechseln Sie in den Benutzerbereich von Hypo Office Banking durch Klick auf den Button. Hypo Tirol Bank AG Hypo Office Banking Neuanlage DB, Einrichtung und Erste Schritte 9

10 3. Erste Schritte im Programm Detaillierte Informationen und Beschreibungen entnehmen Sie bitte dem Dokument Hypo Office Banking - Benutzerhandbuch auf hob.hypotirol.com/download. Erstmalige Kommunikation / Finanzübersicht Nach der ersten Anmeldung im Benutzerbereich sollten mit einer Kommunikation (TAN-Index, Daueraufträge, Währungskurse etc.) abgeholt werden. verschiedene aktuelle Daten Anschließend befinden Sie sich in der Finanzübersicht der Startseite von HOB. Hier werden Ihnen in einer Übersicht alle gewidmeten und berechtigten Produkte (=Konten) angezeigt. Über die Menüleiste (1.), über die Werkzeugleiste (2.) und deren Symbole, über die Navigation (3.) können Sie alle Funktionen aufrufen Hypo Tirol Bank AG Hypo Office Banking Neuanlage DB, Einrichtung und Erste Schritte 10

11 Girokonto Umsatzübersicht Mit einem Doppelklick auf das gewünschte Konto in der Finanzübersicht öffnet sich die Girokonto Umsatzübersicht des angeklickten Kontos. Der Wechsel zu einem anderen Produkt erfolgt entweder durch Rückstieg in die Finanzübersicht oder über den Seitenfunktionen und dem darin enthaltenen Kontofilter rechts oben. Hypo Tirol Bank AG Hypo Office Banking Neuanlage DB, Einrichtung und Erste Schritte 11

12 Auftragserstellung - Erfassung von Einzelaufträgen Aufruf der gewünschten Zahlungsart über die Werkzeugleiste über die Icons und, die Menüleiste und dessen Menüpunkt Aufträge oder über die Navigationsebene (Funktion Auftrag erstellen ). Hypo Tirol Bank AG Hypo Office Banking Neuanlage DB, Einrichtung und Erste Schritte 12

13 DT-Import aus der Finanzbuchhaltung/dem Lohnprogramm Menüpunkt Datei => Importieren => Importassistent oder über das Symbol in der Symbolleiste. Im Assistenten die gewünschten Dateien suchen. Importfähige Daten werden in die Liste übernommen. Im nächsten Fenster besteht die Möglichkeit zur Auflösung der Bestände (z.b. zwecks Nachbearbeitung). Hier werden auch Vertraulichkeiten gesetzt (z.b. für Lohnzahlungen). Hypo Tirol Bank AG Hypo Office Banking Neuanlage DB, Einrichtung und Erste Schritte 13

14 Unterschriftenmappe Zeichnen und Versenden von Aufträgen Importierte bzw. im HOB direkt erfasste Aufträge werden in der Unterschriftenmappe abgelegt und angezeigt. Dort erfolgen auch die Zeichnung dieser Aufträge und der anschließende Versand an das Bank-Rechenzentrum. Markieren und startet die Autorisierung der Zahlungen. Verfüger und Zeichnungsverfahren wählen und Nach dem Zeichnen können die Aufträge mittels klicken. an die Bank geschickt werden. Die Aufträge werden nach erfolgreicher Übermittlung an den Bankserver in den Bereich Abgeschlossene Aufträge verschoben. Auf Wunsch kann ein Übertragungsprotokoll gedruckt werden. Hypo Tirol Bank AG Hypo Office Banking Neuanlage DB, Einrichtung und Erste Schritte 14

15 e-kontoauszüge Die elektronischen Kontoauszüge ersetzten den papierhaften Auszug und müssen von der Bank freigeschalten werden. Die Abholung erfolgt automatisch mit der Kommunikation. Den Aufruf im Programm starten Sie über die Infos & Nachrichten-Box über das 3. Symbol oder in der Umsatzübersicht des jeweiligen Kontos mittels rechter Maustaste. Ein Export von e-kontoauszügen über den Exportassistenten möglich. Hypo Tirol Bank AG Hypo Office Banking Neuanlage DB, Einrichtung und Erste Schritte 15