Die DSM Fibel. Minimieren Sie Ihren gesamten Administrativen Aufwand gegen Null

Transkript

1 DSM Concept and Development, DSM Copyright 2007/2008 Kreisch Bürotechnik GmbH & Co. KG Alle Rechte vorbehalten Minimieren Sie Ihren gesamten Administrativen Aufwand gegen Null Und senken Sie gleichzeitig Ihre Kosten für alle Vervielfältigungen um bis zu 30%! Die DSM Fibel

2 Das sind wir! Seit über 35 Jahren sind wir ein zuverlässiger Partner im Bereich Bürotechnologie. Mit derzeit über installierten Bürosystemen gehören wir zu den führenden Systemhäusern in Nordrein-Westfalen.

3 Thema! Minimierung des gesamten administrativen Aufwandes gegen Null...und Senkung der dadurch entstehenden Kosten um bis zu 30%! DSM

4 Was ist DSM DSM besteht aus drei Tools: Das Sparkonzept DSM Produkte und Lösungen Document Solution Management by Kreisch Analyse und Optimierung

5 Tool 1 Das innovative Sparkonzept für sämtliche Vervielfältigungen

6 Das innovative Sparkonzept für Ihre sämtlichen Vervielfältigungen. Die Ausgangssituation Momentan werden Ihre Vervielfältigungskosten ungefähr so verwaltet: Sie kaufen Ihre Drucker und Faxgeräte. Sie kaufen, mieten oder leasen Ihre Kopiergeräte. Sie schließen für Kopiergeräte Wartungsverträge ab. Sie zahlen Drucker- und Faxreparaturen nach Aufwand. Sie kaufen Ihre Verbrauchsmaterialien für Drucker und Faxgeräte. Können Sie folgende Frage beantworten: Was kostet Sie im Durchschnitt eine vervielfältigte Seite?

7 Das innovative Sparkonzept für Ihre sämtlichen Vervielfältigungen. Die Ausgangssituation Was kostet Sie im Durchschnitt eine vervielfältigte Seite? Warum ist es so schwer, diese Frage zu beantworten? Weil die Kosten für jedes Gerät unterschiedlich hoch sind. Kopie 0,07 bis 1,20 Verbrauchsmaterial / Service Cent Anschaffungskosten Druck Service 1,00 bis 2,50 Verbrauchsmaterial Cent Anschaffungskosten Fax Service 3,00 bis 5,0 Verbrauchsmaterial Cent Anschaffungskosten

8 Das innovative Sparkonzept für Ihre sämtlichen Vervielfältigungen. Anders bei DSM! Bei DSM zahlen Sie lediglich einen einheitlichen und günstigen Preis pro Seite, egal, welches Gerät verwendet wird. In dem Preis pro Seite ist alles enthalten: Zur Verfügungsstellung von 100% neuen Geräten. Sämtliche Verbrauchsmaterialien wie Toner, Tinte u.s.w. Kosten für technischen Full-Service Sämtliche Ersatz- und Verschleißteile KFZ- und Versandkosten Garantierter 24-Stunden Vor-Ort-Full-Service (Ausgenommen Papier und Strom) Preis pro Seite ohne DSM (Beispiel) Preis pro Seite mit DSM (Beispiel) 6 6 Cent 4 Cent Ein einheitlicher und günstiger Preis pro Seite Kopie Druck Fax Kopie Druck Fax

9 Das innovative Sparkonzept für Ihre sämtlichen Vervielfältigungen. DSM Sparpotentiale (Beispiele) Garantiertes Sparpotential zwischen 15% und 30% Kleineres Unternehmen (1x Kopierer, 2x Drucker, 1x Fax) Auf 4 Jahre gesehen Mittleres Unternehmen (10x Kopierer, 40x Drucker, 8x Fax) Auf 4 Jahre gesehen , Ohne DSM Mit DSM Ohne DSM Mit DSM Sparpotential: Sparpotential:

10 Das innovative Sparkonzept für Ihre sämtlichen Vervielfältigungen. Ist das alles? Nein, DSM bietet Ihnen noch weitere Vorteile. DSM anstatt Kauf > Erhöhung der Liquidität und des Eigenkapitalanteils 7,41 > Zahlen einfach nur per Seite > Kostentransparenz: Eine Seite = Ein Preis > 100% Erneuerung Ihrer sämtlichen Vervielfältigungssysteme

11 Das innovative Sparkonzept für Ihre sämtlichen Vervielfältigungen. Ist das alles? Nein, DSM bietet auch mehr Komfort. DSM Komfort von Anfang an > Verbrauchsmaterialien immer vorrätig 7,41 > Keine Toner, Service- oder Ersatzteilkosten > Druckerreparaturen Just-In-Time Vor-Ort > Kurze Service-Reaktionszeiten > Ein Ansprechpartner für alles

12 Das innovative Sparkonzept für Ihre sämtlichen Vervielfältigungen. Ist das alles? Nein, DSM bietet Ihnen Beratung und Transparenz. DSM Standard > Jederzeit Technologieerneuerung möglich 7,41 > Keine versteckten Nebenkosten > Totale Kostentransparenz egal bei welchem System TÜV - Zertifiziert > Kein Kauf von Systemen nötig, daher klare Budgetplanung

13 Wie Hoch sind Ihre derzeitigen Kosten wirklich? Arbeiten Sie zur Zeit wirtschaftlich? In welcher Höhe kann DSM Ihre derzeitigen Kosten senken?

14 Tool 2 Die professionelle Analyse- und Optimierung sämtlicher Vervielfältigungen

15 Welches Unternehmen kennt schon die Gesamtkosten in der Büro-Kommunikation Oder können Sie folgende Frage beantworten: Wie viel Seiten vervielfältigen Sie in Ihrem Unternehmen insgesamt? Wie hoch sind die Gesamtkosten die Ihnen durch diese Vervielfältigungen entstehen? Kopieren Drucken Verbrauchsmaterial Toner/Tinte/Bildträger etc. Hardware Kauf/Miete/Leasing Faxen Service Wartungsverträge oder Service nach Aufwand

16 Folgerung Haben Sie Ihre Gesamtkosten im Griff? Oder befinden auch Sie sich bereits in der Kostenfalle Gerade bei Druckern und Faxgeräten verschenken 90% aller Unternehmen ein erhebliches Sparpotential, denn die tatsächlichen Gesamtkosten dieser Systeme werden nur selten kalkuliert.

17 Folgerung Was ist zu tun?

18 Folgerung Die Durchführung einer Analyse der Vervielfältigungssysteme sowie dessen Optimierung.

19 Analyse Zahlen und Fakten, die Transparenz schaffen

20 Analyse Step 1 Ist-Bestandsaufnahme durch unsere Analysten Vor-Ort 1. Räumliche Gegebenheiten 2. Anzahl der Systeme 3. Hersteller u. Modell 4. Geräteausstattung 5. Benutzerzufriedenheit 6. Anzahl der Vervielfältigungen 7. Interne Betriebsabläufe 8. Verwendetes Verbrauchsmaterial 9. Ermittlung von Systemoptimierungen 10. Erstellung einer Grundrisszeichnung der Ist-Situation Musterhausen GmbH / 1.OG Vertrieb Buchhaltung Entwicklung Konstruktion Geschäftsleitung Marketing Technik Empfang / Sekretariat Auftrags-Bearbeitung

21 Analyse Step 2 Detalierte und transparente Datenauswertung pro/gerät Allgemeine Daten Pos.: Zeichnungsnummer (Ist-Bestand): Stellplatz: Systemausstattung: Hersteller / Modell: Systemart: Finanzdaten Kaufpreis: 680 Kaufpreis auf 48 Monate Nutzungsdauer: 14,17 Zins und Steueranteil: 0% Leasing oder Miete im Monat: 0,00 Datum Kauf oder Vertragsbeginn: Vertragslaufzeit / Monate: Wartungsvertrag: Nein Wartungskosten pro/a4 Seite: Wartungspauschale oder Allgemeine Servicekosten im Monat: Schwarz Seitenanzahl / Verbrauchsmaterial Schwarz Farbe u. Farbe Vervielfältigte Seitenanzahl DIN A4/Lfm. im Monat: Toner oder Tinten Preis (Bei Farbe cyan/magenta/gelb): Art des VB-Material: Haltbarkeit laut Hersteller bei 5% Bildeckung pro DIN A4 Seite: Realistische Bilddeckung pro DIN A4 Seite oder pro Lfm.: Kosten für sonstiges VB-Material wie Bildtrommel/Druckköpfe u.s.w.: Haltbarkeit Sonstiges VB-Material laut Hersteller bei 5% Bilddeckung: Nur Plotter (Haltbarkeit Tinte in DIN A4 Seiten): Umrechnung L/fm. in DIN A4 laut Hersteller bei 5% Bilddeckung: Kosten im Monat Finanz-Anteil (Kauf/Miete/Leasing): Betriebskosten-Anteil (Service/Verbrauchsmaterial): Gesamtkosten im Monat (Finanz- und Betriebskosten): Gesamtkosten dividiert durch die Seitenanzahl im Monat: Ergibt einen Seiten/m² Preis von: OG Buchhaltung SW / Toner / A4 / 1.Kassette / Duplex HP Laserjet 2200dn Drucker ,00 65,00 Original Original ,50% 7,50% 185, Nur Plotter: M1 M2 M3 Material: Ware: Breite in cm: Stärke g/qm: Länge Lfm/Blatt: Anteil Lfm. S/W: Anteil Lfm. Farbe: Materialpreis: Lfm entspricht in m²: (Außer Papier und Strom) 14,17 59,78 73, ,0264 Notiz: Gewünscht DIN A3 1:1 Betriebskosten- Anteil 80,84% Finanz-Anteil 19,16%

22 Analyse Step 3 Detalierte und transparente Datenauswertung in der Übersicht Pos. Zeichung Z.Nr. Stellplatz Hersteller/Modell System Seitenanzahl Seitenanzahl Kosten Entspricht Seitenpreis einem Anteil an den Anteil an den Pos. Nr. Stellplatz Modell System Schwarz Farbe pro/monat Preis pro/seite Gesamtseiten Gesamtkosten OG Buchhaltung HP Laserjet 2200dn Drucker ,95 0,0264 4,22% 2,50% 2 2 EG/ Einkauf HP Laserjet 2200 Drucker ,13 0,1713 0,15% 0,58% 3 3 EG/ Einkauf HP Deskjet 845c Drucker ,78 0,0878 0,15% 0,30% 4 4 EG/ Personalbüro/ Herr Kammertöns HP Laserjet 4100 tdn Drucker ,96 0,0215 2,94% 1,42% 5 5 EG/ A. Wibberg HP Deskjet 6840 Drucker ,85 0,2948 0,90% 5,98% 6 6 EG/ Verkauf HP Laserjet Color 2550n Drucker ,72 0,0572 0,89% 1,14% 7 7 EG/ Archiv HP Laserjet 4250 tn Drucker ,22 0,0140 8,43% 2,65% 8 8 EG/ Verkauf E.Gerichhausen Kyocera FS-1200 Drucker ,45 0,0464 0,86% 0,89% 9 9 EG/ Verkauf E.Gerichhausen Kyocera FS-1200 Drucker ,72 0,0628 0,50% 0,70% EG/ Verkauf E.Gerichhausen HP Deskjet 5550 Drucker ,65 0,1932 0,30% 1,31% EG/ M. Schubert HP Deskjet 845c Drucker ,42 0,1742 0,15% 0,59% OG/ Herr Petermann HP Deskjet 895cxi Drucker ,62 0,1044 0,21% 0,49% OG/ Fibu HP Laserjet 4100 tdn Drucker ,56 0,0250 2,26% 1,27% OG/ Fibu infotec IF 2100 Telefax ,31 0,1287 0,33% 0,96% OG/ Sekretariat HP Laserjet 2200 Drucker ,72 0,0449 1,40% 1,41% OG/ Geschäftsführung HP Deskjet 840c Drucker ,42 0,1742 0,15% 0,59% OG/ Controlling HP Deskjet 9300 Drucker ,40 0,0876 1,66% 3,26% OG/ Flur infotec 4181 MF Kopierer ,38 0,0302 7,31% 4,95% OG/ Verkauf 1 infotec IF 2100 Telefax ,29 0,0528 2,32% 2,75% OG/ Verkauf 1 HP Laserjet 2420 Drucker ,26 0,0375 2,26% 1,90% OG/ Verkauf 2 HP Inkjet 1100 Drucker ,68 0,0370 1,66% 1,38% OG/ Verkauf 3 HP Deskjet 5652 Drucker ,89 0,0793 0,66% 1,18% OG/ Verkauf 4 HP Laserjet 1320n Drucker ,41 0,0341 4,22% 3,23% EG/ Werk Z2/ PEA/ Büro 1 HP Laserjet 1320n Drucker ,51 0,0353 2,71% 2,15% EG/ Werk Z2/ PEA / Büro 2 infotec IF 2100 Telefax ,94 0,0825 0,69% 1,28% EG/ Werk Z2/ PEA / Büro 2 HP Laserjet 2200 dn Drucker ,26 0,0453 1,51% 1,53% EG/ Werk Z2/ PEA / Büro 2 HP Deskjet 845c Drucker ,57 0,1131 0,18% 0,46% EG/ Werk Z2/ PEA / Büro 2 HP Laserjet 4plus Drucker ,00 0,0575 1,21% 1,56% EG/ Werk Z2/ PEA/ Betriebsrat HP Deskjet 840c Drucker ,82 0,1027 0,45% 1,04% EG/ Werk Z2 / PEA/ Flur infotec IS 2122 Kopierer ,86 0,0316 6,33% 4,49% OG/ Werk Z2/ PEA/ IT HP Color Laserjet 2600n Drucker ,41 0,1061 0,35% 0,83% OG/ Werk Z2/ PEA/ Labor HP Inkjet 1100 Drucker ,83 0,0346 0,60% 0,47% OG/ Werk Z2/ PEA/ Labor HP Deskjet 840c Drucker ,76 0,1190 0,06% 0,16% Werk Z2/ Betriebsleitung HP Deskjet 5652 Drucker ,68 0,1089 0,45% 1,11% Werk Z2/ Betriebsleitung Kyocera FS-1200 Drucker ,73 0,0367 1,51% 1,24% Werk Z2/ Betriebsleitung infotec 3692 Telefax ,38 0,1838 0,15% 0,62% Werk Z2/ Produktion HP Laserjet 1320n Drucker ,04 0,0441 0,75% 0,75% Werk Z2/ Produktion infotec IF 2100e Telefax 35 20,88 0,5967 0,05% 0,71%

23 Analyse Step 4 Gegenüberstellung der Anteile: Vervielfältigungen / Kosten Gesamt- Vervielfältigungen / Monat ,67 Kopie Druck Fax MFP Farbe Anteile: 17,69% 61,44% 6,42% 9,57% 4,89% 1.994,73 Gesamt- Kosten / Monat 443,65 349,27 169,02 Kopie Druck Fax MFP Anteile: 15,01% 67,47% 11,81% 5,72%

24 Analyse Step 5 Ermittlung des durchschnittlichen Seitenpreises aller Vervielfältigungen Nach dieser Analyse ergeben sich folgende Daten. Gesamtkosten im Monat: Dividiert durch die Gesamtseitenanzahl im Monat: Der durchschnittliche Seitenpreis beträgt: 2.956, ,0446 4,46 Cent Oder: Gesamt Kostenanteile Finanz-Anteil 28,42% Ermittelte Ø Bilddeckung Schwarz: 7,21% Ermittelte Ø Bilddeckung Farbe: 16,88% Betriebskosten- Anteil 71,58%

25 Resümee / Analyse Ergibt die Analyse, dass die Betriebskosten der Geräte (Verbrauchsmaterial / Service / Ersatzteile u.s.w.) größer sind als der Finanzanteil (Kauf / Miete / Leasing) Finanz-Anteil 28,42% Betriebskosten- Anteil 71,58% Dann besteht akuter Optimierungs-Bedarf!

26 Optimierung DSM wie aus Fixkosten variable Kosten werden. Auf Basis unseres Optimierungs-Plans empfehlen wir Ihnen eine neue Geräte-Konfiguration. Wichtig für Sie: Sie brauchen die neuen Geräte nicht kaufen. Wir stellen Ihnen diese zur Verfügung. Sie zahlen lediglich einen Preis pro vervielfältigter Seite egal ob Fax, Kopie, Druck. Egal mit welchem System. Und das alles ohne weitere Nebenkosten. Ihre alten, ineffizienten Geräte werden von uns in Zahlung genommen und die neuen Systeme in Ihr bestehendes Netzwerk integriert.

27 Optimierung Step 1 (Der Optimierungs-Plan) Musterhausen GmbH / 1.OG Vertrieb Buchhaltung Entwicklung Konstruktion Geschäftsleitung Marketing Technik FARBE Empfang / Sekretariat Auftrags-Bearbeitung Musterhausen GmbH / 1.OG Vertrieb Buchhaltung FARBE Entwicklung Konstruktion Geschäftsleitung Marketing Technik Empfang / Sekretariat Auftrags-Bearbeitung Zentraler Zugriff aller Arbeitsplätze möglich.

28 Optimierung Step 2 (Einsparungspotenzial / Optimierungsangebot) Alles in Einem Grundlage für unser Optimierungs-Angebot sowie das Aufzeigen von Einsparungspotential bildet der Vorschlag des Optimierungs-Plan: Musterhausen GmbH / 1.OG Vertrieb Buchhaltung Entwicklung Konstruktion Geschäftsleitung Marketing Technik Empfang / Sekretariat Auftrags-Bearbeitung

29 Optimierung Step 3 (Aufzeigen von Einsparungspotenzial) Musterhausen GmbH / 1.OG Vertrieb Buchhaltung Entwicklung Konstruktion Geschäftsleitung Marketing Technik Empfang / Sekretariat Auftrags-Bearbeitung 0,0446 0,0318 0,0446 0, , ,98 0, ,70 Analysierter derzeitiger Seitenpreis Seitenpreis auf Basis der Optimierung Analysierter derzeitiger Seitenpreis Seitenpreis auf Basis der Optimierung Kosteneinsparung pro/seite Derzeitige Kosten/Monat Optimierte Kosten/Monat Kosteneinsparung pro/monat

30 Optimierung Step 3 (Aufzeigen von Einsparungspotenzial) Derzeitiger Seitenpreis: 0,0446 Optimierter Seitenpreis: 0,0318 Das Einsparungs-Potenzial beträgt: 847,70 im Monat ,38 28,67% im Jahr Dieses entspricht einer Einsparung von: 28,67%

31 Optimierung Step 4 (Optimierungsangebot) Analysierte-Ist-Daten / Monat Optimierungs-Angebot / Monat Vervielfältigte Seiten: Kosten: Derzeitiger Seitenpreis: ,67 0,0449 Vervielfältigte Seiten: Kosten: Optimierter Seitenpreis: ,98 0,0318 Im neuen Seitenpreis ist alles enthalten. 0,0318 Modernste Bürotechnologie! Zur Verfügungsstellung von 100% neuen Systemen laut Optimierungsplan. Sämtliche Verbrauchsmaterialien wie Toner, Tinte u.s.w. Kosten für technischen Full-Service. Sämtliche Ersatz- und Verschleißteile. KFZ- und Versandkosten. Garantierter 24-Stunden Vor-Ort-Full-Service. (Ausgenommen Papier und Strom)

32 Professionelle Analyse und Optimierung Profitieren von unserer Erfahrung > Weit über tausend professionell durchgeführte Unternehmensanalysen und -optimierungen. > Neutrale Analyse und Betrachtung Ihrer Ist-Daten. > Hersteller unabhängige Optimierung. > Professionell ausgebildete Analysten. > Führendes Systemhaus für Analysen und Optimierungen in NRW.

33 Professionelle Analyse und Optimierung Weitere Leistungen > Wirtschaftlichkeits- und Effizienzermittlung zwischen Herstellern, Systemarten und Gerätemodellen mit Break Even-Kalkulation. > Ermittlung von Kosten- Nutzen- Relation. > Darlegung von strukturierten Arbeitsabläufen. > Optimierung der Verarbeitungsprozesse und Minimierung des administrativen Aufwandes gegen 0. > Eine klar definierte und transparente Vorgehensweise bei der Analyse und der Optimierung.

34 Resümee Zahlen und Fakten, die Transparenz schaffen TÜV - Zertifiziert Wichtig für Sie: Kein anderer Anbieter bietet Ihnen eine derart komplexe Übersicht mit allen Fakten für ein professionelles und transparentes Kostenmanagement. Einsparungen inclusive!

35 Die professionelle Analyse- und Optimierung Ihre sämtlichen Vervielfältigungen. > Professionell < > Detailliert < > Transparent < Copyright 2007/2008 KREISCH Bürotechnik KREISCH Bürotechnik GmbH & GmbH Co. KG& Co. KG

36 Unser Angebot Leistungen einer Analyse und Optimierung. In 95% aller Unternehmen konnten wir eine Kostenreduzierung zwischen von bis zu 30% ermitteln und realisieren. > Ist-Bestands-Aufnahme durch unsere Analysten bei Ihnen Vor-Ort. > Gesamt- Einzel- und Detail- Auswertung aller Systeme hinsichtlich Vervielfältigungen und Kosten. > Erarbeitung einer individuellen Systemoptimierung auf Basis modernster Systeme. > Darstellung von Effizienzsteigerungen. > Grundrisszeichnungen der System Ist-Situation sowie der System Optimierung. > Aufzeigen von Kosten-Einsparungs-Potenzialen > Erstellen eines individuellen Optimierungs-Angebotes.

37 Resümee Sind Sie daran interessiert, Ihren gesamten administrativen Aufwand gegen Null zu reduzieren und gleichzeitig die Kosten für alle Vervielfältigungen um bis zu 30% zu senken? Für eine professionelle Analyse und Optimierung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

38 Tool 3 Systemwelten Produkte und Lösungen Für weitere Informationen zu diesem Tool nutzen Sie bitte die Präsentation Produkte und Lösungen individuelle auf unserer Homepage.