Druck- und Kopiersystem
zum neuen Druck- und Kopiersystem 1 Betrieb der Multifunktionsdrucker 1.1 Wer hilft mir bei Betriebsstörungen? Leichte Betriebsstörungen wie Papiermangel, Tonermangel oder Papierstau beseitigen die Kopiererverantwortlichen bitte selbst nach den Hinweisen aus der Ricoh-Schulung oder aus dem Kopiererhandbuch. Gelingt das nicht, aktivieren Sie bitte den technischen Service von Ricoh unter der Rufnummer 01805-742648. In der Zwischenzeit bis zur Störungsbeseitigung können Sie alle Funktionen auch an jedem beliebigen anderen Kopierer nutzen. 1.2 Wie werden die Kopierer mit Papier versorgt? Die Kopiererverantwortlichen verfügen über ein Papierlager mit mindestens 2500 Blatt. Kurz bevor dieser Vorrat aufgebraucht ist, bestellt die Kopiererverantwortliche unter Angabe der Seriennummer des Kopierers entweder per E-Mail an materialmanagement@service.ricoh.de oder telefonisch über die Ricoh-Hotline (01805-742648) neues Papier. Jeden Auftrag zur Papierlieferung bestätigt Ricoh per E-Mail an die Kopiererverantwortliche. Bestandteil des Vertrages mit Ricoh ist ausschließlich weißes 80g-Öko-Papier vom Typ Evolve Office im Format DIN A4. Alle anderen Formate und Qualitäten müssen anderweitig beschafft werden. Bitte achten Sie darauf, dass Sie in der Einzelzuführung ausschließlich Medien verwenden, die den Aufdruck kopierergeeignet tragen. Ungeeignetes Papier oder nicht kopierergeeignete Folien können das System nachhaltig schädigen und eine kostenpflichtige Reparatur erforderlich machen. 1.3 Wie werden die Kopierer mit Toner versorgt? Alle wesentlichen Betriebsparameter der Kopierer werden von Ricoh laufend überwacht. Niedriger Tonerstand löst automatisch eine entsprechende Tonerbestellung bei Ricoh aus. Die Kopiererverantwortliche wird per E-Mail über die Bestellung informiert. Innerhalb von zwei Werktagen wird die neue Tonerkartusche geliefert. Für die alten Kartuschen stehen die bekannten Sammelstellen in den Gebäuden der Universität zur Verfügung. BurkardMeyendriesch Zuletztgeändertam17.03.2009 Seite2von7
1.4 Wie werden die Finisher am Kopierer mit Hefterklammern versorgt? Die Kopiererverantwortliche bestellt neue Hefterklammern unter Angabe der Seriennummer des Kopierers entweder telefonisch über die Ricoh-Hotline (01805 742648) oder per E-Mail an materialmanagement@service.ricoh.de oder. Bitte beachten Sie, dass handelsübliche Heftklammern in den Finishern nicht verwendet werden können. 1.5 Welche Standorte kann ich nutzen? Alle Multifunktionsgeräte können grundsätzlich von allen Nutzungsberechtigten verwendet werden. Für alle angebotenen Funktionen (Kopieren, Drucken und Scannen) spielt es keine Rolle, an welchem Gerät Sie diese nutzen. Sollte ein Gerät kurzfristig ausfallen, können Sie einfach ein anderes benutzen. 1.6 Wie drucke ich von meinem PC aus auf einem Multifunktionsgerät? Dazu brauchen Sie ein Benutzerkonto in der Windows-Domäne w2kroot. Dass Sie ein solches Konto haben, erkennen Sie an Ihrem Login-Namen der Form: abcd1234 (vier Buchstaben gefolgt von vier Ziffern). Solche w2kroot-benutzerkennungen werden automatisch für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität eingerichtet, die im SAP-System geführt werden. Eventuell müssen Sie zuvor einmalig mit Unterstützung der IT-Dienste (Verwaltung und Bibliothek) oder Ihres lokalen EDV-Betreuers (Fakultäten) Ihren PC so konfigurieren, dass Sie in w2kroot angemeldet werden. 1. Melden Sie sich mit dieser Benutzerkennung in der Domäne an. 2. Einmaliges Einrichten des Druckers durch Doppelklick auf den Drucker FollowMe unter \\print.w2kroot.uni-oldenburg.de 3. Wählen Sie zukünftig beim Ausdrucken den Drucker FollowMe 4. Gehen Sie zu irgendeinem Multifunktionsgerät 5. Identifizieren Sie sich dort mit Ihrer schwarzen P-Chipkarte 6. Wählen Sie die Funktion Drucken 7. Wählen Sie aus der angebotenen Liste von Druckaufträgen denjenigen aus, den Sie ausdrucken möchten. 1.7 Wie kann ich ein Multifunktionsgerät zum Scannen benutzen? Voraussetzung wie oben. 1. Gehen Sie zu irgendeinem Multifunktionsgerät 2. Identifizieren Sie sich dort mit Ihrer schwarzen P-Chipkarte 3. Wählen Sie die Funktion Scannen 4. Das Ergebnis des Scanvorgangs finden Sie als pdf-datei im Wurzelverzeichnis Ihres L:-Laufwerks zur weiteren Bearbeitung BurkardMeyendriesch Zuletztgeändertam17.03.2009 Seite3von7
1.8 Was mache ich, wenn ich mit meiner Karte nicht drucken und kopieren kann? Wenden Sie sich an die lokale Betreuungsperson für das Gerät. Mit ihrer Hilfe können Sie ausschließen, dass es sich um einen Gerätefehler handelt. Ob Ihre Chipkarte für den Druck- und Kopierservice freigeschaltet ist, kann Ihnen das Dezernat 1 (E-Mail an ingrid.stockmann@uni-oldenburg.de) mitteilen. 1.9 Tauscht die Geschäftsstelle defekte Karten? Wo bekomme ich eine neue? Defekte Chipkarten werden vom Dezernat 1 (Frau Stockmann) durch neue ersetzt. 1.10 Wie ist sichergestellt, dass keine andere Person meinen Ausdruck am Drucker abholt? (Datenschutz) Jede druckende oder scannende Person identifiziert sich eindeutig mit ihrer schwarzen P-Chipkarte. Das Multifunktionsgerät beginnt erst dann mit der Datenübertragung vom Druckserver und der Druckausgabe, wenn die nutzende Person sich mit Ihrer schwarzen P-Chipkarte authentifiziert hat. Es druckt also erst dann, wenn die Person unmittelbar neben ihm steht. So lange die schwarze P-Chipkarte nicht weitergegeben wird, ist sichergestellt, dass außer der Person, der diese Karte zugeordnet ist, niemand auf deren Kosten oder mit ihren Daten drucken kann. 1.11 Werden Störungen gelöscht oder bleibt der Druckauftrag erhalten? Ein Druckauftrag bleibt im Warteschlangensystem des Druckservers so lange erhalten bis er fehlerfrei ausgedruckt wurde. Ist er auch nach Ablauf von drei Tagen nicht ausgedruckt worden, wird er automatisch gelöscht. 1.12 Gibt es die Möglichkeit, angestoßene Druckaufträge auch wieder zu löschen? Ja. Das Drucken mit den Multifunktionsgeräten funktioniert aus Nutzersicht genau so wie das Drucken mit den üblichen Bürodruckern: Der Druck wird vom PC aus auf eine Warteschlange - in diesem Fall heißt sie FollowMe - geschickt. Dort kann der Druckjob entweder vom PC aus wieder gelöscht oder aber am Multifunktionsgerät nach Authentifizierung ausgedruckt oder auch gelöscht werden. 1.13 Wie kann ich bei einem Papierstau sicher sein, dass nicht nachfolgende Personen noch Ausdrucke von mir erhalten? Ein Druckjob für ein Multifunktionsgerät bleibt so lange erhalten bis er fehlerfrei ausgedruckt wurde. Wenn Sie das Gerät aus irgendeinem Grund verlassen, sollten Sie sich dort abmelden. Selbst wenn Sie das nicht tun, werden Sie nach 30 BurkardMeyendriesch Zuletztgeändertam17.03.2009 Seite4von7
Sekunden automatisch abgemeldet, so dass mit Ihrer Identität nicht mehr gedruckt, kopiert oder gescannt werden kann. 2 Verrechnung der Druckkosten 2.1 Was passiert mit den alten Kopierkarten? Sie können bis Ende Juni 2009 im Dezernat 1 bei Frau Stockmann abgegeben werden. Das nicht verbrauchte Wertguthaben wird entsprechend gutgeschrieben. 2.2 Kann man die Druckkosten einer Person oder Organisation begrenzen? Ja, eine solche Begrenzung ist möglich. Der jeweilige Finanz- und Kostenstellenverantwortliche kann sie beim Dezernat 1 per E-Mail an ingrid.stockmann@unioldenburg.de beauftragen. 2.3 Lassen sich die Druckkosten einzelnen Personen zuordnen? Ja, zu Zwecken der Überprüfung müssen die verbuchten Druck- und Kopierkosten über die genutzte Chipkarte nachvollziehbar sein. Abfragen dieser Daten setzen ein berechtigtes Interesse voraus und sind über die Datenschutzgesetze und die bestehenden Dienstvereinbarungen geregelt. 2.4 Zeigt der Kopierer die Finanzstelle an, die hinterlegt wurde? Nein, der Kopierer kennt keine Finanzstellen. Er übermittelt dem SAP-System am Ende des Monats lediglich eine Liste mit Chipkartennummern und der ihnen zugeordneten Anzahl der gedruckten Seiten. 2.5 Meldet das System, wenn ein Mitarbeiter die Karte eines Kollegen nutzt somit auf eine fremde Finanzstelle kopiert? Nein. Die nutzende Person wird ausschließlich nur über ihre Chipkarte identifiziert und nicht anhand ihrer biometrischen Daten. 2.6 Wie halten wir die unterschiedlichen Chipkarten auseinander vor allem wenn es mehrere Personen gibt, die unterschiedliche Projekte betreuen? Auf den Karten sind individuelle Nummern aufgedruckt. An diesen lassen sie sich eindeutig unterscheiden und gegebenenfalls Projekten zuordnen. BurkardMeyendriesch Zuletztgeändertam17.03.2009 Seite5von7
2.7 Wie werden die Kosten abgerechnet? Wie behalte ich als Finanzstellenverantwortlicher die Übersicht? Am Ende jedes Monats schickt der Druckserver die gesammelten Druckkostendatensätze an das SAP-System. Dort werden sie den Finanz- und Kostenstellen zugeordnet und sind damit für die jeweiligen Finanz- und Kostenstellenverantwortlichen sichtbar. 2.8 Kann die Finanz- und Kostenstelle eines Drittmittelprojektes verwendet werden? Ja, sofern auf der Finanz- und Kostenstelle des Drittmittelprojektes Mittel für Kopier- und Druckkosten zur Verfügung stehen. 2.9 Wodurch unterscheiden sich die Chipkartentypen P und O? P-Chipkarte (schwarz): Diese Karte ist im SAP-System einer Person fest zugeordnet. Die entstehenden Druckkosten belasten die dieser Person zugeordnete Finanz- und Kostenstelle. Mit Karten dieses Typs kann man kopieren, scannen und drucken. Außerdem werden sie künftig in Verbindung mit chipkartenbasierten Schließsystemen den Zutritt zu Gebäuden oder Gebäudeteilen erlauben. O-Chipkarte (blau): Diese Karte ist im SAP-System einer Organisationseinheit zugeordnet. Die entstehenden Druckkosten belasten eine dieser Organisationseinheit zugeordnete Finanz- und Kostenstelle. Mit Karten dieses Typs kann man nur kopieren. Scannen und Drucken sind nicht möglich, da dieser Kartentyp nicht dem Benutzerkonto einer Person zugeordnet ist. 2.10 Welche Beschäftigten erhalten eine Chipkarte? Jede Person, die im SAP-System mit Personalnummer geführt wird, erhält eine schwarze P-Chipkarte. Hiervon ausgenommen sind die studentischen Hilfskräfte. Blaue O-Chipkarten kann jeder Finanz- und Kostenstellenverantwortliche nach seinen Erfordernissen ausgeben. 2.11 Welche Chipkarten erhalten Doktoranden, Diplomanden, BA- Anwärter die nur kurzfristig an der Uni tätig sind? Sofern die betreffende Person im SAP-System mit Personalnummer als Mitarbeiter der Universität geführt ist, erhält sie eine schwarze P-Chipkarte, mit der sie kopieren, drucken und scannen kann sowie gegebenenfalls Zutritt zu Gebäuden mit chipkartengestütztem Schließsystem erhält. Alle anderen Personen können von ihrer Fakultät blaue O-Chipkarten erhalten, die ausschließlich zum Kopieren verwendet werden können. 2.12 Kann die Karte gesperrt werden oder passiert das automatisch? Eine schwarze P-Chipkarte wird automatisch gesperrt, sobald die Person, der sie zugeordnet ist, aus dem Dienst der Universität ausscheidet. BurkardMeyendriesch Zuletztgeändertam17.03.2009 Seite6von7
Eine blaue O-Chipkarte, die einem Drittmittelprojekt zugeordnet ist, wird automatisch gesperrt, sobald das Projekt beendet ist. Chipkarten können über das automatische Sperren hinaus auch manuell per Auftrag an das Dezernat 1 (E-Mail an ingrid.stockmann@uni-oldenburg.de) gesperrt werden. 2.13 Erhalten die Lehrenden, die keine Personalnummer haben und nur kurzfristig für bestimmte Aufgaben an der Universität tätig sind, einen P-Chip? Nein. Schwarze P-Chipkarten werden nur an diejenigen Personen ausgegeben, die im SAP-System mit Personalnummer als Mitarbeiter der Universität geführt werden. 2.14 Darf eine Chipkarte verliehen werden? Die schwarze P-Chipkarte ist wie ein Personalausweis einer Person eindeutig und fest zugeordnet. Sie darf nicht weitergegeben und von einer anderen Person benutzt werden. Blaue O-Chipkarten dürfen in der Verantwortung des jeweiligen Finanz- und Kostenstellenverantwortlichen beliebig weitergegeben werden. 2.15 Wer überwacht das Kartenkontingent d.h. wie viele Karten innerhalb meiner OE sind derzeit im Umlauf? Hat jede OE die Eigenverantwortung oder erfolgt die Kontrolle über die Ausgabestelle? Jede Organisationseinheit trägt die Verantwortung für alle Chipkarten, über die Druck- und Kopierkosten auf ihre Finanz- und Kostenstellen gebucht werden können. Informationen über ausgegebene Karten können im Zweifel im Dezernat 1 per E-Mail an ingrid.stockmann@uni-oldenburg.de erfragt werden. BurkardMeyendriesch Zuletztgeändertam17.03.2009 Seite7von7