Herausforderungen bei der Anbindung von Abgabesystemen und automatisierten Warensystemen an KIS und ERP spitäler fmi ag 1
Spitalapotheke fmi ag Auftrag Ein Streifzug durch Teilprojekt 1 : Batch-Flow Teilprojekt 2 : Reorganisation Mediationsprozess Akutspital - Wie es vorher war - Klärung der Grundvoraussetzungen - Stammdatenpflege - Einführung Medikamentenschränke - Fazit Ein Streifzug durch Teilprojekt 3 : Verblisterung Ausblick : was jetzt noch fehlt 2
Die Spitalapotheke der spitäler fmi ag Zentrale Organisation für die ganze fmi ag + Michel Gruppe : Privatklinik Meiringen, Rehaklinik Hasliberg, Mon Repos + Heime (Weissenau und Pflegeheim Frutigland, Chalet Stampach) + Rehakliniken Eden (Oberried und Ringgenberg Zentrale Beschaffung und Logistik für alle Betriebe Verteilung dezentral via Kurier Montag bis Freitag 1 bis 2 x täglich Ca. 1000 versorgte Betten in 10 Institutionen Akut, Psychiatrie, Langzeit, Reha
Projektauftrag Grundlegende Reorganisation des Medikationsprozesses Elimination von Schwachstellen Erhöhung der Sicherheit Verbesserung der Ergonomie Entlastung des Pflegepersonals Erhöhung der Effizienz des Gesamtprozesses inkl. Apotheke Vollständige Leistungserfassung (Medikation) Abbildung Prozess hochteure Medikamente (DRG) integriert. 4
Ein Streifzug durch Teilprojekt 1 Batch-Flow-System zur effizienteren Auftragsabwicklung in der Apotheke Entwicklung der Anzahl Bestellzeilen fmi-apotheke 120'000.00 100'000.00 80'000.00 60'000.00 40'000.00 Bestellzeilen fmi ag Bestellzeilen externe Kliniken Zeilen Wareneingang 20'000.00 0.00 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Einführung Herbst 2011 5
Anzahl verarbeitete Lieferzeilen pro Pharma-Assistentin 50000 45000 40000 35000 30000 25000 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Einführung Herbst 2011 6
Datentransfer MAWI an Batch-Flow : Lieferstation Anzahl Stk; Stk/Packung Charge/Verfall Masse (LxBxH Verpackung) Herausforderung der Schnittstelle Batch-Flow an MAWI Bestätigung Lieferung; resp. Korrektur Einzelposition Herausforderung : Was ist 1? Packung? Tablette? Welches Mass? Packung? Tablette? 7
Teilprojekt 2 Elektronische Medikamentenschränke für die Akutstationen Volle Integration in alle Umsysteme, die direkt oder indirekt etwas mit Medikamenten zu tun haben. - PAT (Patientendaten) - KIS (Verordnung) - PAT/FIN (Leistungsabrechnung) - Codierung (hochteure Medikamente; Codierung) - MAT (Bestellung) - Stammdaten... 8
Vorher Medischränke fmi ; Bsp.-Verordnungen aus einem anderen Spital... 9
Grundfragen bei der Koppelung von KIS und ERP - Was bedeutet die Zahl 1? 1 mg, 1 Tablette, 1 ml, 1 Einheit, 1 Löffel, 1 Portion, 1 Dosis etc. - Welches ist der geeignete Identifikator für das Medikament? Braucht es einen oder mehrere? Welchen wann? - Steigerung der Effizienz (Qualität?) der Verordnung An welchem Punkt kann in die Verordnung eingegriffen werden, damit der nachfolgende Prozess störungsfrei abläuft? 10
Der Produkteidentifikator Muss nicht der logistischen Einheit entsprechen. Idealerweise entspricht er der Grundeinheit : d.h. Tablette, Fertigspritze, Ampulle : ist im HospIndex so realisiert : Mefenamin Pfizer 500 mg Produkteid : 1152264 genau gleich für Tabletten aus der 10er, 30er und 100 erter Packung Die Verordnungseinheit ist die Tablette. Die nachfolgenden Systeme legen fest, aus welcher Packung gerüstet wird. 11
Was bedeutet 1 bei Mehrdosenbehältnissen? Ein-eindeutige Festlegung «one fits all» kaum oder nur mit viel Aufwand möglich Vi De Tropfen Konakion Ampullen i.v. Anwendung orale Anwendung
Patient Arzt Pflege Apotheke Lieferant Verwaltung Elektronische Abbildung des Prozesses bei der Nicht eineindeutigen Festlegung der Verordnungseinheit A 1 Visite Essen Pflege Betreuung Blutentnahme Untersuchungsvorber. 9 Medikamente verabreichen KG Spezialist nein med. Therapie ja später zu A Kardex Kurven Labor C Kontrolle Stationsapotheke Medi- Bestellung für Lager / lauf. Therpie Listen-Medi ja nein ja 2 Verordnung Rücksprache Station/Arzt Grund / Ersatz? Ersatz B Einlagerung Stationsapotheke Wareneingangskontrolle Medi- Transport nein 3 3 Verordnung in Kardex abschreiben Verabreichungszeiten festlegen Medi abbolen Medi bereitstellen KMT IPS OHC Chir 3 Pflegehandlungen, Dokumentation Verordnung übertragen: Kardex/ Verlaufsblatt 3 4 Abschreiben für Medi- Zubereitung Medi vorrätig Medi-Best. in Apotheke Listen-Medi ja nein nein Rücksprache Station/Arzt ja ja Grund / Ersatz? Ersatz Medi abbolen nein 8 Zubereitung der Medi nach abgeschr. Verordnung Medi abbolen Medi bereitstellen Wareneingangskontrolle Verlaufsblatt / Cardex: Abgabe eintragen Medikamentenverrechnung: teurer Medi auf Leistungsblatt Medi bereitstellen Medi bestellen Rechnungskontrolle 5 Medi bereitstellen Medi bestellen 6 Rechnungskontrolle Rechnungskontrolle / Zahlungsfreigabe Rechnungskontrolle / Zahlungsfreigabe Statistik / Verrechnung Medi bereitstellen Dr. J. Götte; Diplomarbeit NDS Wirtschaft 10/1999 7 Medi bereitstellen
Stammdatenveredelung fmi-style Hospindex als Grunddatenbank Koppelung mit Materialwirtschaftssystem Ergänzungen via SQL Datenbank (Front End Access Self made...) 15
Medikamente über Infusionen 16
Elektronische Fassung mit Links 17
Lieferant Verwaltung Apotheke Pflege Arzt Patient Elektronische Abbildung des Prozesses mit Einbezug von Unterstützungssystemen A 1 Visite Essen Pflege Betreuung Blutentnahme Untersuchungsvorber. 9 Medikamente verabreichen KG Spezialist nein med. Therapie ja später zu A Kardex Kurven Labor C Kontrolle Stationsapotheke Medi- Bestellung für Lager / lauf. Therpie Listen-Medi ja nein ja 2 Verordnung Rücksprache Station/Arzt Grund / Ersatz? Ersatz B Einlagerung Stationsapotheke Wareneingangskontrolle Medi- Transport nein 3 3 Verordnung in Kardex abschreiben Verabreichungszeiten festlegen Medi abbolen Medi bereitstellen KMT IPS OHC Chir 3 Pflegehandlungen, Dokumentation Verordnung übertragen: Kardex/ Verlaufsblatt 3 4 Abschreiben für Medi- Zubereitung Medi vorrätig Medi-Best. in Apotheke Listen-Medi ja nein nein Rücksprache Station/Arzt ja ja Grund / Ersatz? Ersatz Medi abbolen nein 8 Zubereitung der Medi nach abgeschr. Verordnung Medi abbolen Medi bereitstellen Wareneingangskontrolle Verlaufsblatt / Cardex: Abgabe eintragen Medikamentenverrechnung: teurer Medi auf Leistungsblatt Medi bereitstellen Medi bestellen Rechnungskontrolle 5 Medi bereitstellen Medi bestellen 6 Rechnungskontrolle Rechnungskontrolle / Zahlungsfreigabe Rechnungskontrolle / Zahlungsfreigabe Statistik / Verrechnung Medi bereitstellen Dr. J. Götte; Diplomarbeit NDS Wirtschaft 10/1999 7 Medi bereitstellen
Verordnen -> Bereitstellen Ist das was verordnet wird, das was gegeben wird? Oft ja, oft nein... Übersetzung der Verordnung in die logistische Einheit durch den Medischrank (Tropfen in Flaschen, g in Salbentuben etc.) Die Umsysteme müssen ebenfalls wissen was 1 bedeutet und damit umgehen können. D.h. Bereitstellung ; Leistungsabrechnung ; Bestellung ; Lieferung 19
Produktesets (z.b. Perfusoren auf der IPS) Beispiel : Bupivacain 0,1% + Fentanyl 2 µg in NaCl Perfusor zu 50 ml Besteht aus : 2 Amp Bupivacain Inj Lös 0,5% 5 ml 1 Amp Fentanyl 0.05 mg/ml 1 Amp Na Cl 0.9% 20 ml Das System «löst» die Verordnung eines Produktes in 3 Artikel auf. 20
Steuerung der Verordnung Eingriff so früh wie möglich
Webtools Mach4 Nicht richtig zugeordnete Einheiten 22
Webtools Mach4 Artikel, die nicht im Schrank sind 23
Patientenauswahl Mach4 el. Medischrank 24
Medikamentenauswahl Mach4 Medischrank 25
Einzelmedikament Pflegegerechte Einheit - umgerechnet aus der Verordnung 26
Nachher 2014 In Betrieb auf 8 Stationen in Frutigen und Interlaken Noch fehlend : IPS, Notfall (Umsetzung im Gang) 27
Was entfällt für die Pflege? Entfällt für die Pflege Wer macht s neu? Bestellung Abgleich Verordnung mit Lager Anfordern von Sonderbestellungen Auspacken; wieder einpacken Bestandeskontrolle Betäubungsmittelkontrolle Einräumen der Bestellung Klärung von Unklarheiten Leistungserfassung Reinigung Verfalldatenkontrolle Medischrank Medischrank Medischrank Apotheke; wird beim Einräumen ausgepackt Medischrank Medischrank Apotheke Apotheke direkt mit Verordner Medischrank Apotheke Apotheke/Medischrank 28
Log. Stammdaten Log. Stammdaten Leistungsdaten Admin. Patientendaten Schnittstellen.-... Krankenkassen KISIM (Kliniksystem) Hospis Patientensystem Zentr. Apotheke Frutigen Mach4 el. Medischrank PDMS (IPS- System) MACH4 el. Medischränke Hospis Webshop Inkl. Externe Kunden Stammdatenveredelung Spitalapotheke fmi Verordnung Web Apotheke Hospis Materialwirtschaft Batchflow-Halbautomat. Rüstsystem OFAC; Krankenkassen SIEMS (Heimsystem) Verblisterungs- GoldenGate Öffentliche Apotheke (pharmindex) Herausforderungen bei der Anbindung Maschine von Abgabesystemen Baxter und automatisierten Warensystemen an KIS und ERP realisiert In Umsetzung Q2 In Planung 29
Fazit Einfach Medikamentenschränke kaufen bringt nichts! Der Stammdatenpflege ist besondere Beachtung zu schenken. «Ab Stange» gibt es kaum. Achtung! Aufwand beträchtlich! Ohne elektronische Verordnung ist der Nutzen der Einführung elektronischer Medischränke bescheiden. Alle Systeme müssen einander verstehen! Insbesondere was die Zahl 1 bedeutet (KIS, Administration, Codierung, Materialwirtschaft) Funktionierts, ist der Nutzen sehr gross! 30
Ein kurzer Streifzug durch Teilprojekt 3 Langzeitpflege Ziele : 1. Erhöhung der Sicherheit des Medikationsprozesses in der Langzeitpflege 2. Senkung der Kosten im Prozess 31
Schritt 1 : Einführung einer Software für die elektronische Verordnung SIEMS (Tecost SA) Internetbasiertes Patientendossier Elektronische Verordnung Inkl. Validierungsteil Pflege des Medikatalogs durch die Apotheke 32
Schritt 2 : Einführung von Blisterpacks Die erste abgefüllte Tüte.. Die Tüten werden in Wochenrollen geliefert 33
Das Blisterpackgerät spitäler fmi ag; Zusatzschublade für halbe Dosierungen oder Medikamente ohne kalibrierten Kanister Gerät im Spital Interlaken Kanister und Rutschkanäle im Gerät 34
Qualitätskontrolle Kontrollgerät : Fotografiert die Tüten von 2 Seiten; Abgleich mit Verordnung sowie Referenzdatenbank 35
Beurteilung der Anzahl Tabletten, der Farbe und der Form. Nicht eindeutig identifizierbare Tabletten werden individuell kontrolliert und freigegeben bzw. korrigiert. 36
Was fehlt noch? 1. The last mile : Gabe der Medikation zum richtigen Patienten : bed-side-scanning 2. Organisation des Eintritts : - Medikamentenanamnse (geplante Eintritte / Notfälle) - Medication reconciliation -> Progress! Aktionsprogramm Bund/Patientensicherheit Schweiz Sichere Medikation an Schnittstellen ab 2015 3. Organisation des Austritts : - Hängt primär ab vom Eintritt und der sauberen Medikamentenanamnese -> Der Austritt aus dem Spital beginnt mit dem Eintritt... 37
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Bilder : Interlaken Tourismus