Oliver GrasI/Jürgen Rohr/Tobias GrasI Prozessorientiertes Projektmanagement Modelle, Methoden und Werkzeuge zur Steuerung von IT-Projekten HANSER
r Inhalt Prozessorientiertes Projektmanagement 1 1 Prozessorientiertes Projektmanagement 2 1.1 Vielfältige Erfahrungen 2 1.2 Eine gesicherte Erkenntnis 2 1.3 Projektmanagement als Gestaltungsaufgabe 3 1.4 Der Transformationskompass 4 1.4.1 Was ist eine Richtungsänderung? 5 1.4.2 Die vier Rollen einer Führungskraft 7 1.4.3 Weitere Beispiele aus Projekten 9 1.4.4 Führung braucht Prinzipien 10 1.4.5 Der Transformationsprozess 14 1.4.6 Die Projektarchitektur 16 1.4.7 Der Transformationskompass in der Praxis 21 1.5 Zusammenfassung 22 Das Prinzip Vernetzung 25 2 Das Prinzip Vernetzung 26 2.1 Einführung in das vernetzte Denken 27 2.1.1 Eine Geschichte aus der Projekt-Praxis 27 2.1.2 Warum setzt sich das vernetzte Denken erst jetzt durch? 31 2.1.3 Welche Erkenntnisse bietet die vernetzte Denkweise? 32 2.1.4 Vernetztes Denken und das Projektmanagement 34 2.2 Systemmodellierung 36 2.2.1 Positive und negative Kausalschleifen 36 2.2.2 Kausalschleifendiagramme 38 2.2.3 Veränderungsschleifen 39 2.2.4 Gleichgewichtsschleifen 39 2.2.5 Das Diagramm zur Geschichte aus der Praxis 42 2.2.6 Aus Geschichten lernen 45 2.2.7 Methode zur Systemmodellierung 46 2.3 Zusammenfassung 48
VIII Inhalt Das Prinzip Meisterschaft 49 3 Das Prinzip Meisterschaft 50 3.1 Ashby's Gesetz der erforderlichen Varietät 50 3.1.1 Erste Strategie, um Meister zu werden 51 3.1.2 Zweite Strategie, um Meister zu werden 53 3.2 Wie unser Verhalten entsteht 53 3.2.1 Mentale Modelle 54 3.2.2 Double Loop Learning 56 3.3 Auswirkung auf die Praxis 57 3.3.1 Die eigenen mentalen Modelle erkunden und vertiefen 57 3.3.2 Mentale Modelle in IT-Projekten 65 3.3.3 Gemeinsame mentale Modelle entwickeln 67 3.3.4 Meisterschaft in der Praxis 70 3.4 Zusammenfassung 71 Das Prinzip Transparenz 73 4 Das Prinzip Transparenz 74 4.1 Systematisches Informationsmanagement schafft Zeit! 74 4.2 Die Architektur für das Informationsmanagement 76 4.2.1 Strategische Ebene 77 4.2.2 Prozessebene 78 4.2.3 Organisationsebene 79 4.2.4 Integrierte Werkzeuge und Systeme 82 4.3 Vier Schritte zu mehr Transparenz 84 4.3.1 Schritt 1: Ziele und Rahmen festlegen 84 4.3.2 Schritt 2: Informationsbedarf identifizieren 85 4.3.3 Schritt 3: Informationssystem anpassen 87 4.3.4 Schritt 4: Informationen sammeln und auswerten 88 4.4 Auswirkungen auf die Praxis 88 4.5 Zusammenfassung 89 Führung 91 5 Führung 92 5.1 Arbeiten am System, nicht im System 93 5.1.1 Von der Vision zu den Aufgaben 96 5.2 Ein integriertes Modell der Delegation 100 5.2.1 Ziele und Aufgaben delegieren 102 5.2.2 Risiken und Vorfälle behandeln 111 5.3 Führung und der Transformationskompass 114 5.3.1 Die Natur von Veränderungen 115 5.3.2 Die Rolle der Führung im Transformationsprozess 119 5.4 Sich selbst und andere besser verstehen 126
Inhalt IX 5.4.1 Die zwei Dimensionen der Persönlichkeit 127 5.4.2 Die vier Grundtypen der Persönlichkeit 129 5.4.3 Die vier Grundtypen und der Transformationskompass 133 5.5 Zusammenfassung 134 Prozessorientierte Projektorganisation 135 6 Prozessorientierte Projektorganisation 136 6.1 Ziele der prozessorientierten Projektorganisation 136 6.2 Projektarchitektur: Komplexität reduzieren 137 6.2.1 Schlüsselfaktor für das Gelingen: Klare Strukturen 139 6.3 Teilen und Herrschen? 141 6.4 Organisieren - mehr als nur delegieren 143 6.5 Wie alles anfing - der klassische Ansatz 145 6.6 Die Traditionelle Projektorganisation 149 6.6.1 Lokales oder globales Optimum- ein Dilemma? 152 6.6.2 Hierarchische Organisationsstrukturen 153 6.6.3 Schwächen der herkömmlichen Projektorganisation 154 6.7 Die Prozessorientierte Projektorganisation 156 6.7.1 Die Schritte zur Prozessorientierten Projektorganisation im Überblick 156 6.7.2 Die Abläufe in Prozessen organisieren 157 6.7.3 Die Aufbauorganisation an den Prozessen ausrichten 160 6.8 Auswirkungen auf die Praxis 168 6.9 Zusammenfassung 171 Projektinformationssysteme 173 7 Projektinformationssysteme 174 7.1 Anforderungen an Projektinformationssysteme 175 7.1.1 Ein integrierter Zugang zur kompletten Projektinformation 175 7.1.2 Abbildung kompletter Prozessketten 176 7.1.3 Verschiedene Zugänge zur gleichen Information 176 7.1.4 Projekt-übergreifender, einheitlicher Aufbau 177 7.2 Die Architektur moderner Informationssysteme 179 7.2.1 Referenzmodell für Anwendungsarchitekturen 179 7.3 Anwendungsarchitektur 181 7.3.1 Referenzarchitektur für Projektinformationssysteme 181 7.4 Wichtige Geschäftsobjekte 185 7.4.1 Das Zielmanagementsystem 187 7.4.2 Das Produktportal 187 7.4.3 Das Prozessmanagementsystem 188 7.4.4 Das Teamportal 189 7.4.5 Das Mitarbeiterportal 190 7.5 Wichtige Anwendungsfälle 191 7.5.1 Der Prozess Manager 191 7.5.2 Der Projektmanager 192
Inhalt 7.5.3 Der Teamleiter 194 7.5.4 Der Mitarbeiter 195 7.5.5 Externer Anwender 196 7.6 Die Software-Architektur 197 7.6.1 Die Anforderungen an die Software 197 7.6.2 Eingesetzte Technologie 199 7.7 Zusammenfassung 200 Vision und Ziele entwickeln 201 8 Vision und Ziele entwickeln 202 8.1 Gemeinsame Visionen beflügeln 203 8.1.1 Warum Pflichtenhefte nicht ausreichen 204 8.1.2 Wie eine gemeinsame Vision entsteht 205 8.1.3 Persönliche Einstellung zur Vision 206 8.2 Wie eine gemeinsame Vision entsteht 208 8.3 Mit Zielen den Kurs vorgeben 210 8.3.1 Vision Workshops 212 8.4 Werkzeuge 213 8.4.1 MindMapping 213 8.4.2 Brainstorming 214 8.4.3 BigPicture" 215 8.4.4 Szenarien 217 8.5 Fallbeispiel: Vision 217 8.6 Zusammenfassung 218 Architektur 221 9 Architektur 222 9.1 Die Rolle des Projektarchitekten 223 9.2 Die Gestaltungsbereiche der Projektarchitektur 224 9.2.1 Umsetzung 224 9.2.2 Entscheidung 224 9.2.3 Entwicklung 225 9.2.4 Diagnose 225 9.2.5 Konfliktlösung 225 9.2.6 Lernen 226 9.2.7 Zusammenfassung 226 9.3 Die Gestaltungsebenen der Projektarchitektur 226 9.3.1 Über die richtige Projektgröße 227 9.3.2 Die einzelnen Schritte zur Projektarchitektur in der Übersicht 228 9.3.3 Wie dokumentieren wir die Ergebnisse? 229 9.3.4 Prozessarchitektur entwerfen 230
Inhalt XI 9.3.5 Prozessdetails ausarbeiten 237 9.3.6 Prozesse synchronisieren 244 9.3.7 Aufwände und Termine planen 247 9.3.8 Systemarchitekturanpassen 252 9.4 Fallbeispiel: Architektur anpassen 254 9.5 Zusammenfassung 256 Transformation 257 10 Transformation 258 10.1 Gesprächstechnik - durch Fragen führen 258 10.1.1 Der Ablaufeines Gesprächs 259 10.1.2 Strategien, um Fragen zu stellen 263 10.1.3 5W-Strategie um Fragen zu stellen 264 10.1.4 Die PDCA-Strategie 266 10.1.5 Die Interpretationsstrategie 267 10.2 Systemische Problemlösung 268 10.2.1 Problem identifizieren 270 10.2.2 Problem modellieren 271 10.2.3 Problemlösungen erarbeiten 272 10.2.4 Problemlösungen beurteilen 273 10.2.5 Problemlösung umsetzen 273 10.2.6 Wirksamkeit der Umsetzung prüfen 274 10.2.7 Auswirkung auf die Praxis 274 10.3 Kulturarbeit 277 10.3.1 Ein Workshop, um gemeinsame Werte zu erarbeiten 279 10.4 Fallbeispiel: Transformation 280 10.4.1 Arbeit an der Teamkultur 281 10.4.2 Umgang mit Problemen 282 10.5 Zusammenfassung 283 Diagnose 285 11 Diagnose 286 11.1 Zahlen, Daten, Fakten 286 11.2 Instrumente zur Diagnose 288 11.2.1 Assessments 290 11.2.2 Prozessorientierte Audits 295 11.2.3 Quantitatives Prozessmanagement 298 11.3 Fallbeispiel: Diagnose 307 11.3.1 Anzahl und Status der Anwendungsfälle 307 11.3.2 Anzahl und Status der Änderungswünsche 309 11.3.3 Teilnehmer an den Inspektionen 309 11.3.4 Aufwand für die Erstellung, Inspektion und Überarbeitung 309 11.4 Zusammenfassung 309
XII Inhalt Reflexion 311 12 Reflexion 312 12.1 Triple Loop Learning 312 12.2 Aus gemeinsamen Erlebnissen lernen 314 12.2.1 Lessons Learned Workshops 314 12.2.2 Best Practice Workshop 316 12.3 Fallbeispiel: Reflexion 318 12.4 Zusammenfassung 318 Ein Beispiel aus unserer Praxis 321 13 Ein Beispiel aus unserer Praxis 322 13.1 Veränderung in einem Großprojekt 322 13.1.1 Diagnose 322 13.1.2 Reflexion 323 13.1.3 Vision 323 13.1.4 Architektur 324 13.1.5 Transformation 325 13.1.6 Fazit 326 Metamodell für die Projektorganisation 327 14 Metamodell für die Projektorganisation 328 14.1 Dokumentation der Projektziele 328 14.2 Dokumentation der Prozesse 329 14.3 Werkzeuge, Methoden und Verfahren 331 14.4 Dokumentation der Ergebnisse 332 14.5 Dokumentation der Aufbauorganisation 333 Anhang Die Autoren 335 Glossar 337 Literatur 345 Index 349