Arbeiten mit dem Fragebogenprogramm Grafstat im Tiroler Schulnetz Robert Mader, MSc Pädagogische Hochschule Tirol Version 2.1, Februar 2015
Inhaltsverzeichnis 1 Programmdownload... 3 1.1 Schritt 1 Website aufsuchen... 3 1.2 Schritt 2 - Anmeldeformular... 3 1.3 Schritt 3 E-Mail... 4 1.4 Schritt 4 Download der Installationsdatei... 5 1.5 Schritt 5 Entpacken der Installationsdatei... 6 1.6 Schritt 6 Installation des Programmes... 7 2 Programm starten... 9 2.1 Fragebogen anlegen...10 2.2 Fragebogen erstellen...11 2.3 Fragebogen für das Internet gestalten...11 2.4 Fragebogen für das Internet vorbereiten...12 2.5 Datensammelpunkt bestimmen...12 2.5.1 Vorbereitung...12 2.5.2 Mögliches Problem beim Speichern der Datei...13 2.5.3 Auswahl und Anmeldung Datensammelpunkt...13 2.5.4 Anmeldedaten für grafstat.tsn.at...14 2.5.5 Achtung Fehlerquelle...15 2.6 Formular hochladen...16 2.6.1 Testlauf - Fragebogen abschicken...17 2.6.2 Testlauf - Daten vom Datensammelpunkt abholen...18 3 Fragebogen aufrufen...18 3.1 Fragebogenadresse wiederfinden...19 3.2 Daten sammeln...19 3.2.1 Verbindungsdaten eingeben...21 3.2.2 Rahmenbedingungen festlegen...22 3.3 Testdaten entfernen...23 3.4 Daten und Formular vom Server löschen...24 4 Fragebogen auswerten...24 4.1 Grundauswertung...25 Robert Mader, MSc Seite 2 von 28 Version 2.1
4.2 Grafische Auswertung...25 Fragebogenprogramm Grafstat im TSN nutzen Zum Erstellen und Auswerten von Fragebögen ist das frei erhältliche Programm GRAFSTAT von Uwe W. Diener bestens geeignet. Hier sind die wichtigsten Schritte vom Download des Programmes bis zur Auswertung des Fragebogens beschrieben. 1 Programmdownload 1.1 Schritt 1 Website aufsuchen Gehen Sie auf die Internetseite www.grafstat.de. Dort finden Sie auf der Startseite den Link zur aktuellen Programmversion. Zum Download kommen Sie auch über das Menü SERVICE BEZUGSQUELLEN. Abbildung 1: Downloadseite 1.2 Schritt 2 - Anmeldeformular Im nächsten Schritt füllen Sie das Anmeldeformular mit Ihren Daten aus. Geben Sie eine gültige E-Mailadresse an, die Sie abrufen. An diese E-Mailadresse werden Ihnen unmittelbar nach dem Absenden des Formulars die Zugangsdaten gesendet. Sie haben dann 24 Stunden lang Zeit, sich das Programm aus dem Internet herunter zu laden. Danach verfällt der Zugang. Robert Mader, MSc Seite 3 von 28 Version 2.1
Abbildung 2: Anmeldeformular 1.3 Schritt 3 E-Mail Im zugesandten E-Mail müssen Sie nur den entsprechenden Link anklicken und im Anmeldefenster Ihre Zugangsdaten eingeben. Robert Mader, MSc Seite 4 von 28 Version 2.1
1.4 Schritt 4 Download der Installationsdatei Abbildung 3: Download Robert Mader, MSc Seite 5 von 28 Version 2.1
Abbildung 4: Download Fortschrittsanzeige 1.5 Schritt 5 Entpacken der Installationsdatei Öffnen Sie den Downloadordner und entpacken die eben heruntergeladene Installationsdatei. Abbildung 5: Downloadordner Folgen Sie den Anweisungen zum Entpacken der Dateien am Bildschirm. Robert Mader, MSc Seite 6 von 28 Version 2.1
Abbildung 6: Programm entpacken Abbildung 7: Zielordner wählen Abbildung 8: Entpacken fertig stellen 1.6 Schritt 6 Installation des Programmes Abbildung 9: Setup aufrufen Abbildung 10: Setup ausführen Folgen Sie den Anweisungen zur Installation des Programmes am Bildschirm. Robert Mader, MSc Seite 7 von 28 Version 2.1
Abbildung 11: Programminstallation Abbildung 12: Lizenzvereinbarung Abbildung 13: Programmordner bestätigen Sie müssen mindestens die Programmdateien installieren, empfehlenswert sind auch die Zusatzprogramme und Beispiele. Abbildung 14: Benutzerdefinierte Installation Abbildung 15: Startmenüordner wählen Robert Mader, MSc Seite 8 von 28 Version 2.1
Abbildung 16: Programmicon erstellen Abbildung 17: Zusammenfassung Am Ende des Installationsvorganges können Sie direkt das Konfigurationsprogramm starten oder es später über das Programmicon am Desktop aufrufen. Abbildung 18: Installationsverlauf Abbildung 19: Abschluss Installation 2 Programm starten Starten Sie das Programm entweder über das Icon am Desktop oder über Start Programme. Abbildung 20: Start des Programmes Robert Mader, MSc Seite 9 von 28 Version 2.1
Abbildung 21: Startbildschirm 2.1 Fragebogen anlegen Das Programm ist weitgehend selbsterklärend. Zuerst legen Sie mit Hilfe des Assistenten einen neuen Fragebogen an. Vergeben Sie anstelle des vorgeschlagenen Namens Befragung1 unbedingt einen eigenen, eindeutigen Namen für den Fragebogen. Idealerweise sollte hier für eine spätere leichtete Zuordnung auch Ihr Name beinhaltet sein. Hinweis: Möchten Sie später von verschiedenen Geräten mit diesem Fragebogen arbeiten, dann sollten Sie einen Ordner auf einem Wechseldatenträger wählen! Abbildung 22: Fragebogennamen festlegen Beginnen Sie anschließend mit dem Erstellen der Fragen. Wählen Sie die jeweils passenden Fragetypen. Robert Mader, MSc Seite 10 von 28 Version 2.1
2.2 Fragebogen erstellen Abbildung 23: Fragetypenauswahl Erstellen Sie den Fragetext und die entsprechenden Antworten. Nach Bestätigung einer Antwort mit ENTER springt der Cursor in die nächste Zeile. Ganz rechts können Sie die Frage speichern, eine neue Frage anlegen, vorhandene Fragen umsortieren oder eine Frage duplizieren. Abbildung 24: neue Frage anlegen 2.3 Fragebogen für das Internet gestalten Nach dem Erstellen und Speichern der Fragen können Sie die Ausgabeart wählen. Die Fragen können als Druckformular oder als Internetformular vorbereitet werden. Das Tiroler Bildungsservice stellt der Pädagogischen Hochschule Tirol einen eigenen Webserver für den Upload und die Auswertung der Fragebögen zur Verfügung. Robert Mader, MSc Seite 11 von 28 Version 2.1
Abbildung 25: Beispielfragebogen 2.4 Fragebogen für das Internet vorbereiten Dem Fragebogen können noch Überschriften, Zwischentexte und ein Abschlusstext, sowie Angaben zum Autor/zur Autorin hinzugefügt werden. WICHTIG! Bevor Sie den Fragebogen hochladen, müssen Sie einen Datensammelpunkt festlegen! 2.5 Datensammelpunkt bestimmen Damit Sie die Ergebnisse/Auswertungen erhalten, muss ein Datensammelpunkt angegeben werden. Grafstat bietet dazu verschiedene Server an. Wenn Sie jedoch den Server im Tiroler Schulnetz nutzen wollen, müssen Sie diesen zuerst in der entsprechenden Textdatei eintragen, damit er später zur Auswahl zur Verfügung steht. 2.5.1 Vorbereitung Als Vorbereitung dazu, müssen Sie die Textdatei gswinwww2.txt im Programmordner von Grafstat anpassen. Diese Datei befindet sich standardmäßig im Ordner C:\PROGRAMME\GRAFSTAT4 Abbildung 26: Textdatei auswählen Fügen Sie in dieser Textdatei die Zeile Robert Mader, MSc Seite 12 von 28 Version 2.1
Pädagogische Hochschule Tirol;http://grafstat.tsn.at/grafstat/php/;16;p Ans Ende der vorhandenen Zeilen ein. Damit steht der Server mit diesem Namen später im Pulldownmenü zur Auswahl. Abbildung 27: Textdatei anpassen 2.5.2 Mögliches Problem beim Speichern der Datei Da der Ordner grafstat4 im Programmordner Ihres PCs bei der Installation angelegt worden ist, brauchen Sie Administratorrechte um diese Datei zu verändern und zu speichern. Sollte sich die Datei nicht speichern lassen, führt folgender Umweg auch zum Erfolg: a) Öffnen und bearbeiten Sie die Datei wie oben angeführt mit dem Texteditor (Rechtsklick Öffnen bzw. Bearbeiten). b) Fügen Sie die Zeile Pädagogische Hochschule Tirol;http://grafstat.tsn.at/grafstat/php/;16;p ein. c) Wählen Sie beim Speichern unter einen anderen Ort, z. B. den Desktop. d) Löschen Sie die Originaldatei aus dem Grafstat-Ordner (C:\Programme\grafstat4). e) Verschieben Sie nun die vorhin adaptierte Datei vom Desktop in diesen Ordner. 2.5.3 Auswahl und Anmeldung Datensammelpunkt Damit Sie die Auswertungen erhalten, müssen Sie einen Grafstat-Server aus der Liste der vorhandenen Server auswählen. Im Tiroler Schulnetz wurde dafür eigens die Adresse grafstat.tsn.at eingerichtet. Wählen Sie über den Menüpunkt DATENSAMMELPUNKT aus dem Pulldownmenü den Eintrag PÄDAGOGISCHE HOCHSCHULE TIROL aus. Robert Mader, MSc Seite 13 von 28 Version 2.1
Abbildung 28: Datensammelpunkt bestimmen Hinweis: Hinter Ihrem Fragebogennamen wird noch ein Code angehängt. Verändern Sie den vorgeschlagenen Namen nicht! Sie werden aufgefordert, sich nun am Datensammelpunkt anzumelden. Es öffnet sich der Anmeldeassistent, der Sie durch den Anmeldeprozess führt. Abbildung 29: Aufforderung zur Anmeldung Abbildung 30: Anmeldeassistent 2.5.4 Anmeldedaten für grafstat.tsn.at Damit Sie später die Auswertungen abrufen können, müssen Sie das folgende Formular ausfüllen. Das Kennwort für den Fragebogen können Sie beliebig (mind. 5 Zeichen) vergeben. Bitte notieren Sie sich das Kennwort, damit Sie später wieder Zugriff auf die Daten haben. Robert Mader, MSc Seite 14 von 28 Version 2.1
Das Kennwort für den Server lautet graftirol. Abbildung 31: Anmeldeformular Nach Klick auf Fertig stellen erhalten Sie bei erfolgreicher Anmeldung eine entsprechende Rückmeldung am Bildschirm. Klicken Sie auf Beenden. Abbildung 32: Erfolgreiche Anmeldung 2.5.5 Achtung Fehlerquelle Nach Klick auf den Button Beenden erscheint wieder das Dialogfenster Einstellungen zum Datenversand. Robert Mader, MSc Seite 15 von 28 Version 2.1
Wichtig: Bitte keinesfalls dieses Dialogfenster mit dem X rechts oben schließen, sondern durch Klick auf den Button OK abschließen. Nur dadurch wird der korrekte Datensammelpunkt in das Formular eingetragen! Abbildung 33: Dialogfenster mit OK schließen Zusätzlich erhalten Sie eine Bestätigung in Ihre Mailbox in der der Befragungsname und das Kennwort vermerkt sind. Abbildung 34: Mailbestätigung 2.6 Formular hochladen Nun muss noch das Internet-Formular hochladen werden. Sollten Sie selbst einen Server mit FTP-Zugang haben, dann können Sie dies direkt in Grafstat über den Menüpunkt FORMULAR HOCHLADEN erledigen. Da Sie diese Möglichkeit im Normalfall nicht haben, stellt Ihnen das Tiroler Schulnetz ein Uploadformular zur Verfügung. Robert Mader, MSc Seite 16 von 28 Version 2.1
Die Adresse lautet: http://grafstat.tsn.at Dort werden Sie direkt zum Uploadformular geleitet. Der Upload ist nur möglich, wenn Sie exakt den richtigen Befragungsnamen und das Befragungs- und Serverpasswort eingeben, welches Sie per Mail erhalten haben. Abbildung 35: Upload auf grafstat.tsn.at Standardmäßig wurde der Fragebogen unter EIGENE DATEIEN im Ordner GRAFSTAT4 in dem Ordner mit dem Namen des Fragebogens abgelegt. Wählen Sie dort die Datei mit der Endung htm. Sollten die Dateinamenserweiterungen ausgeblendet sein, erkennen Sie die richtige Datei am Symbol Ihres Standardbrowsers. Ev. befindet sich diese Datei in dem von Ihnen angelegten Ordner am Wechseldatenträger. Abbildung 36: Fragebogen im HTML-Format 2.6.1 Testlauf - Fragebogen abschicken Nach Klick auf Datei hochladen wird geprüft, ob der Datensammelpunkt vorhanden ist und eine entsprechende Erfolgs- oder Fehlermeldung ausgegeben. Der mitgelieferte Link führt direkt zum Fragebogen. Dieser Link kann z. B. per E-Mail an die Zielgruppe versendet werden. Robert Mader, MSc Seite 17 von 28 Version 2.1
Abbildung 37: Erfolgsmeldung mit Link zum FB Empfehlung: Rufen Sie den Fragebogen über den Link auf und beantworten Sie selbst einmal die Fragen. Prüfen Sie nach dem Absenden, ob die entsprechende Erfolgsmeldung erscheint. Abbildung 38: Meldung nach Absenden des FB Sollte der Uploadvorgang misslingen, wird eine entsprechende Meldung ausgegeben. Abbildung 39: Fehlgeschlagener Upload 2.6.2 Testlauf - Daten vom Datensammelpunkt abholen Nach dem erfolgreichen Absenden des Fragebogens sollten Sie die eben eingegebenen Daten einmal testweise vom Datensammelpunkt abholen (siehe Punkt 3.2!). Erst wenn auch das einwandfrei funktioniert, sollten Sie die Adresse zum Internetformular verbreiten! 3 Fragebogen aufrufen Ab sofort können Sie die Adresse mit dem Online-Formular bekannt geben. Je nachdem, ob Sie TAN-Codes vergeben haben, wird man beim Aufruf des Formulars zuerst zur Eingabe des TANs aufgefordert oder man kommt sofort zum Formular. Robert Mader, MSc Seite 18 von 28 Version 2.1
3.1 Fragebogenadresse wiederfinden Der Fragebogen wurde in einem eigens angelegten Ordner am Server gespeichert. Die Adresse lautet http://grafstat.tsn.at/grafstat/formulare/.../index.htm Anstelle der Punkte wird der Name Ihres Fragebogens eingetragen. Abbildung 40: Online Fragebogen 3.2 Daten sammeln Sobald die Erhebung abgeschlossen ist, können Sie die Ergebnisse vom Datenbankserver abrufen. Starten Sie dazu das Programm Grafstat und klicken Sie auf den Menüpunkt FRAGEBOGEN ÖFFNEN. Wählen Sie den gewünschten Fragebogen aus dem entsprechenden Verzeichnis aus. Robert Mader, MSc Seite 19 von 28 Version 2.1
Abbildung 41: Fragebogen öffnen Klicken Sie auf den Menüpunkt DATEN ZUSAMMENFÜGEN. Wählen Sie den Ort, aus dem die Daten geholt werden sollen (Ordner, Internet, Netzwerk). Abbildung 42: Daten zusammenfügen Abbildung 43: Quelle wählen Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten. Sie müssen auf Weiter klicken. Robert Mader, MSc Seite 20 von 28 Version 2.1
Abbildung 44: Assistent zum Sammeln der Daten 3.2.1 Verbindungsdaten eingeben Sie müssen nun die Verbindungsdaten eingeben. Wählen Sie DATEN JETZT VOM DATENSAMMELPUNKT HOLEN und geben Sie Ihr beim Erstellen des Fragebogens vergebene Datenpasswort ein. Das Serverpasswort lautet graftirol. Abbildung 45: Verbindungsdaten eingeben Bei erfolgreicher Verbindung werden nun die vorhandenen Daten in einer Übersichtsliste angezeigt. Robert Mader, MSc Seite 21 von 28 Version 2.1
Abbildung 46: Anzeige vorhandener Ergebnisse 3.2.2 Rahmenbedingungen festlegen Sie können einen Zeitraum definieren, aus dem die Fragen herunter geladen werden und wie viele Fragen mindestens beantwortet werden müssen, damit eine Aufnahme der Daten in die Liste erfolgt. Daten, die nicht den Kriterien entsprechen, werden später in der Liste rot gekennzeichnet. Abbildung 47: Rahmenbedingungen Klicken Sie dann auf Fertig stellen. Sie erhalten eine Übersicht über den derzeitigen Umfang der Befragung. Klicken Sie dann auf Beenden. Robert Mader, MSc Seite 22 von 28 Version 2.1
Abbildung 48: Übersicht Umfang der Befragung Nun können Sie noch entscheiden, ob die bisherigen Daten am Server belassen oder gelöscht werden sollen. 3.3 Testdaten entfernen Wenn Sie, wie oben empfohlen, selbst einen Fragebogen beantwortet haben, dann können sie über die Option Leeren (Testdaten löschen) alle derzeit vorhandenen Daten am Datensammelpunkt löschen. Abbildung 49: bisherige Daten behalten oder löschen Bei einem späteren erneuten Aufruf werden neu hinzugekommene Datenzeilen grün angezeigt, bereits vorhandene sind grau eingefärbt. Robert Mader, MSc Seite 23 von 28 Version 2.1
Abbildung 50: weitere Datensätze 3.4 Daten und Formular vom Server löschen Sobald die Umfrage beendet worden ist und Sie sich die Daten vom Datensammelpunkt auf Ihren Rechner geholt haben, sollten Sie den Fragebogen und den Ordner mit Ihren Daten am Server löschen. Dies erfolgt einfach über die Option Löschen (siehe Abbildung 49!) Nach dieser Aktion ist weder der Fragebogen im Internet auffindbar, noch können Sie erneut Daten abholen. Aber diese sind ja inzwischen bereits auf Ihrem Rechner und stehen für die weitere Bearbeitung zur Verfügung. 4 Fragebogen auswerten Grafstat selbst bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten der Auswertung. Einerseits eine Grundauswertung, anderseits eine einfache grafische Auswertung. Robert Mader, MSc Seite 24 von 28 Version 2.1
4.1 Grundauswertung Abbildung 51: Auswertungsart Abbildung 52: Grundauswertung Die Grundauswertung kann auch im RTF-Format gespeichert und so z. B. in Textverarbeitungsprogrammen geöffnet und weiter bearbeitet werden. 4.2 Grafische Auswertung Für die grafische Auswertung steht eine Reihe von Diagrammtypen zur Auswahl. Weiters können Gruppen/Klassen, Kreuztabellen, Filter, Kopplung, usw. gewählt werden. Abbildung 53: Grafische Auswertung Einstellungen Hier ein Beispiel für die oben getroffene Auswahl. Eine Reihe von Einstellungen (Schriftart, Farben, Diagrammtyp, Füllung, ) können noch erfolgen. Robert Mader, MSc Seite 25 von 28 Version 2.1
Die Grafik kann auch als JPG-Datei gespeichert und in anderen Programmen eingefügt werden. Weitere Details können den PDF-Anleitungen im Ordner GRAFSTAT4/DOC entnommen werden. Robert Mader, MSc Seite 26 von 28 Version 2.1
Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Downloadseite... 3 Abbildung 2: Anmeldeformular... 4 Abbildung 3: Download... 5 Abbildung 4: Download Fortschrittsanzeige... 6 Abbildung 5: Downloadordner... 6 Abbildung 6: Programm entpacken... 7 Abbildung 7: Zielordner wählen... 7 Abbildung 8: Entpacken fertig stellen... 7 Abbildung 9: Setup aufrufen... 7 Abbildung 10: Setup ausführen... 7 Abbildung 11: Programminstallation... 8 Abbildung 12: Lizenzvereinbarung... 8 Abbildung 13: Programmordner bestätigen... 8 Abbildung 14: Benutzerdefinierte Installation... 8 Abbildung 15: Startmenüordner wählen... 8 Abbildung 16: Programmicon erstellen... 9 Abbildung 17: Zusammenfassung... 9 Abbildung 18: Installationsverlauf... 9 Abbildung 19: Abschluss Installation... 9 Abbildung 20: Start des Programmes... 9 Abbildung 21: Startbildschirm...10 Abbildung 22: Fragebogennamen festlegen...10 Abbildung 23: Fragetypenauswahl...11 Abbildung 24: neue Frage anlegen...11 Abbildung 25: Beispielfragebogen...12 Abbildung 26: Textdatei auswählen...12 Abbildung 27: Textdatei anpassen...13 Abbildung 28: Datensammelpunkt bestimmen...14 Abbildung 29: Aufforderung zur Anmeldung...14 Abbildung 30: Anmeldeassistent...14 Abbildung 31: Anmeldeformular...15 Abbildung 32: Erfolgreiche Anmeldung...15 Abbildung 33: Dialogfenster mit OK schließen...16 Abbildung 34: Mailbestätigung...16 Abbildung 35: Upload auf grafstat.tsn.at...17 Abbildung 36: Fragebogen im HTML-Format...17 Robert Mader, MSc Seite 27 von 28 Version 2.1
Abbildung 37: Erfolgsmeldung mit Link zum FB...18 Abbildung 38: Meldung nach Absenden des FB...18 Abbildung 39: Fehlgeschlagener Upload...18 Abbildung 40: Online Fragebogen...19 Abbildung 41: Fragebogen öffnen...20 Abbildung 42: Daten zusammenfügen...20 Abbildung 43: Quelle wählen...20 Abbildung 44: Assistent zum Sammeln der Daten...21 Abbildung 45: Verbindungsdaten eingeben...21 Abbildung 46: Anzeige vorhandener Ergebnisse...22 Abbildung 47: Rahmenbedingungen...22 Abbildung 48: Übersicht Umfang der Befragung...23 Abbildung 49: bisherige Daten behalten oder löschen...23 Abbildung 50: weitere Datensätze...24 Abbildung 51: Auswertungsart...25 Abbildung 52: Grundauswertung...25 Abbildung 53: Grafische Auswertung Einstellungen...25 Robert Mader, MSc Seite 28 von 28 Version 2.1