Business Cnduct Guidelines ViF Business Cnduct Guidelines Ausgabe 2012 1
Business Cnduct Gui delin es I. Grundsätz lic he Verh alt ensanf rderu ngen Gesetzesgetreues und rec htmäßiges Verh alten Ein Grundprin zip für das ViF ist die Einhaltung der gesetzlichen Vrschriften, swie der geltenden ViF Richtlinien. Gesetzesverstöße sind unter allen Umständen zu vermeiden. Bei Verletzung vn gesetzlichen Vrschriften der ViF Richtlinien muss jede/r Mitarbeiterin mit disziplinarischen Knsequenzen rechnen. Gegenseitiger Respekt, Ehrlichkeit und Integrität Unsere Grundsätze sind gegenseitiger Respekt, Ehrlichkeit und Integrität. Das gilt swhl für die interne Zusammenarbeit, als auch für das Verhalten gegenüber externen Partnern. Verantwrtung für das Ansehen des ViF Das Ansehen des ViF wird wesentlich geprägt durch das Auftreten, Handeln und Verhalten jeder/jedes Einzelnen vn uns. Gesetzeswidriges der unangemessenes Verhalten auch nur einer Mitarbeiterin/eines Mitarbeiters kann dem Unternehmen bereits erheblichen Schaden zufügen. Richtlinien und Grundsätze für die Beschäftigung Wir respektieren die internatinal gültigen Menschenrechte und achten auf ihre Einhaltung. Dazu gehört auch der Schutz der persönlichen Würde und der Privatsphäre jeder/jedes Einzelnen. Wir dulden keine Menschenrechtsverletzungen. Jede Frm vn Kinderarbeit der Zwangsarbeit lehnen wir ab. Da wir beim ViF mit Frauen und Männern unterschiedlicher Natinalität, Kultur, Religin und Hautfarbe zusammenarbeiten, dulden wir nicht, dass ein/e ViF-Mitarbeiterln der ein externer Partner hinsichtlich Rasse, Hautfarbe, Herkunft, Geschlecht, Religin, Alter, einer Behinderung, einer gewerkschaftlichen der plitischen Zugehörigkeit, sexueller Orientierung der des Familienstandes diskriminiert, schikaniert der beleidigt wird. Jede Frm vn sexueller Belästigung, körperlicher Züchtigung, Nötigung und damit verbundenen verbalen Angriffen ist verbten. Diese Grundsätze gelten swhl für die interne Zusammenarbeit, als auch für das Verhalten gegenüber externen Partnern. Für die Einstellung und Auswahl, das Training, swie die Beförderung und Vergütung vn ViF Mitarbeiterinnen, legt das ViF ausschließlich beschäftigungsspezifische Kriterien wie Leistung, Erfahrung und Verhalten zugrunde. Alle ViF-Mitarbeiterlnnen werden für ihre Arbeit angemessen entlhnt, wbei die Entgeltleistungen mindestens den gesetzlichen Anfrderungen entsprechen. Außerdem achten wir auf die Einhaltung natinaler und lkaler Bestimmungen und Vereinbarungen zur Arbeitszeit. Führung, Verantwrtung und Aufsicht Jede Führungskraft trägt die Verantwrtung für die ihr anvertrauten Mitarbeiterinnen. Führungskräfte am ViF müssen sich durch vrbildliches persönliches Verhalten, Leistung, Offenheit und sziale Kmpetenz auszeichnen. Es liegt im Verantwrtungsbereich jeder Führungskraft die Einhaltung vn Richtlinien hervr zu heben. Die Verantwrtung der Führungskraft entbindet jedch die Mitarbeiterinnen nicht vn ihrer Eigenverantwrtung. Oberste Prirität hat die Einhaltung vn Gesetzen und ViF Richtlinien. Im Verantwrtungsbereich einer Führungskraft liegt es auch, dass keine Gesetzesverstöße geschehen, die durch angemessene Aufsicht hätten verhindert werden können. Auch bei Delegatin einzelner Aufgaben behält sie die Verantwrtung. 2
Business Cnduct Guidelin es 11. Umgang mit Geschäfts partnern und Dritten Wettbewerbs recht und Kartellrecht Eine Vrausset zung für eine f reie Markt entwicklung ist ein fairer Wettbewerb. Die Regeln des fair en Wettbewerbs und di e Kart ell gesetze sind vn alle n Mit arbeiterinn en einzuhalten. Bestimmte Verhaltensweisen können zu Verstößen gegen das Kart ell recht führen. Daher ist es Mitarbeiterinn en unt ersagt : Mit Mitb ewerbern über Preise, Gewinnmargen, Ksten der andere Fakt ren zu sprechen, die das Wettbewerbsverhalten des Untern ehmens bestimm en und beeinflussen mit dem Ziel, den Mitbewerber zu einem ähnlic hen Verhalten zu bewegen. Mit Mit bewerbern Absprachen über einen Wettbewerbsverzicht zu treffen. Mit arbeit erinn en ist es nicht er laubt, sic h durch Industri espinage, Bestechung, Diebst ahl der Abhöraktin en, wet tb ewerbsrelevant e Infrm atinen anzueignen. Auch dürfen wi ssentlich keine falschen Infrm atin en über Mitb ewerber, deren Prdukt e der Dienstleistungen verbreit et werden. Krruptinsbekämpfung Aufträge werden auf fair e Weise über Qualität und Leistung lukri ert und nicht durch das Anbiet en vn unzulässigen Vrt eil en. Mit arbeit erinn en dürf en keine Geldzahlungen der andere Leistungen direkt der indi rekt - tä tigen der gewähren, um amtliche Entscheidungen, der Mi t arbeit erinn en vn Behörden der anderen öffent lic hen Einricht ungen, zu beeinfl ussen der einen ungerechtferti gt en Vrt eil zu erla ngen. Gleic hes gilt im Hinbl ick auf ungerecht f erti gt e Vrt eil e gegenüber Persnen aus der Privat wirtschaft. Gestattet sind Bewir t ungen und Einladungen swie Geschenke und snstige Zuwendungen, sweit di ese angemessen sind, den allg emeinen Geschäftsgepfl genheiten entsprechen und s ausgewählt werden, dass bei der/dem Eingeladenen der Empfängerln jeglicher Anschein vn Unredlichkeit und Inkrrekth eit vermied en wird. Im Zweifelsfall ist mit dem Cmpli ance-officer des ViF Rücksprache zu halt en. Plitische Beitragszahlungen Das ViF leist et keinerlei plitische Spenden. Als verant wrt ungsvll es Mi t glied der Gesellschaft leistet das ViF in spezielle n Fällen Geld- und Sachspenden swhl für Bil dung und Wissenschaft, als auch für sziale und humanit äre Prjekte. Alle Spenden müssen tra nsparent und nachvllzie hbar sein. Dies gil t auch für alle Spnsring Aktivitäten. Spnsring für Veranstaltungen, die sich mit dem Unt ernehmenszweck des ViF nicht vereinbaren lassen (z.b. Spnsri ng einer pli tischen der religiösen Veranstaltung, der vn Organisati nen, die die Menschenrechte nicht achte n, etc. ), der die das Ansehen des ViF schädigen, ist nicht erlaubt. Geschäftsbezie hungen mit Kunden und Lieferanten Es ist ein erklärtes Ziel des ViF, nur Geschäftsbezie hungen mit sensen Kunden, Berate rn und Geschäftspartn ern zu unt erhalten, deren Geschäftstätigkeit in Einklang mit den gesetz li chen Vrschriften steht und deren Finanzmittellegitim en Ursprungs sind. Das ViF erwartet vn seinen Lieferanten die Anwendung und Einhalt ung fl gender Prinzipi en: Einhalt ung aller anwendbaren Gesetze Verzicht auf Krruptin Beacht ung der Menschenrechte ihrer Mitarbeit erinnen Einhalt ung der Gesetze gegen Kinderarbeit Übernahme der Verantwrtun g für Gesundheit und Sicherheit ihrer Mit arbeiterinn en Einhalt ung der relevant en Gesetze und Standards zum Umweltschut z Auff rderung, dass diese Werte auch in der eigenen Liefe rkette umgesetzt und eingehalten werden 3
Business Cnduct Guidelines Eine ausführlic he Darstell ung der Prinzipie n ist im " Cde f Cnduct für Liefera nten" festgehalten und wird an die Hauptlieferanten weitergegeben. 111. Verm eidung vn Interessensknflikten Das ViF legt Wert darauf, dass die ViF-MitarbeiterInnen bei ihrer dienstlichen Tätigkeit nicht in Interessens- der Lyalitätsknflikte geraten. ViF-Mitarbeiterlnnen sind verpflichtet, ihre Geschäftsentscheidungen im Interesse des ViF zu treffen. Ein Interessensknflikt kann durch die Vergabe privater Aufträge an Firmen, mit denen die Mitarbeiterinnen im Rahmen ihrer Tätigkeit zu tun haben, entstehen. Weitere Interessensknflikte können erwachsen aus Geschäftsbeziehungen mit einem Kunden der einem Mitbewerber, swie aus Nebentätigkeiten vn Mitarbeiterinnen, die sie an einer pflichtgemäßen Erfüllung ihrer Aufgaben beim ViF hindern. Ein Int eressensknfl ikt im Zusammenhang mit der Durchführung dienstlicher Aufgaben ist der jeweiligen Führungskraft mitzuteilen. Im Zweifelsfall ist mit dem Cmpliance Officer des ViF Rücksprache zu halten. Wettbewerb mit dem ViF Mitarbeiterinnen dürfen kein Unternehmen führen der für ein Unternehmen arbeiten, das mit dem ViF im Wettbewerb steht. Ausnahmen müssen durch die Geschäftsführung vm ViF genehmigt werden. Sämtliche Nebentätigkeiten und deren Genehmigung müssen transparent und nachvllziehbar sein. Falls erfrderlich, ist eine zusätz liche, erweiterte Geheimhaltungsvereinbarung zum Dienstvertrag abzuschließen. Nebentätigkeiten Mitarbeiterinnen dürfen keinen Nebentätigkeiten nachgehen, die eine Knkurrenzsituatin für das ViF darstellen könnten. Die Aufnahme einer Nebentätigkeit ist der zuständigen Führungskraft mitzuteilen und bedarf deren Einwilligung. Die Freigabe der Nebentätigkeit erflgt durch die Geschäftsführung des ViF. Nutzun g vn Geschäftschancen Kein/e ViF-Mitarbeiterln darf eine Geschäftschance, vn der sie/er aufgrund ihrer/seiner Tätigkeit für das Unternehmen Kenntnis erlangt, zu ihrem/seinem persönlichen Vrteil nut zen, es sei denn, diese Geschäftschance wurde zuerst dem Unternehmen angebten und vm Unternehmen bereits abgelehnt. Über jede derartige Geschäftschance ist die zust ändige Führungskraft zu infrmieren. Die zust ändige Führungskraft erteilt nach Abstimmung mit der Geschäftsführung die Freigabe für die Nutzung einer derartigen Geschäftschance. IV. Umgang mit Firmeneinrichtungen Alle Einrichtungen und snstige Arbeitsmittel dürfen nur für Unternehmenszwecke und nicht zum persönlichen Nutzen verwendet werden. Die private Nutzung vn Einrichtungen und Arbeitsmitteln in Ausnahmefällen darf nicht im Zusammenhang mit illegalen Aktivitäten stehen, keine Interessensknflikte hervrrufen, nicht zu nennenswerten Mehrksten, der snstigen negativen Auswirkungen führen. Im Rahmen des allg. Ausbildungsauftrages ist die "private" Nutzung der Einrichtungen und snstigen Arbeitsmittel im Zusammenhang mit einer Diplmarbeit, Bakkalaureats-Arbeit, Master-Arbeit, Dktrats-Arbeit der Vergleichbarem in Abstimmung mit der Führungskraft gestattet. Auf eine adäquate Nutzung ist in diesen Fällen zu achten. 4
Business Cnduct Guidelines V. Umgang mit Inf r mat inen Aufzeichnungen und Bericht e Zur ffenen und effektiven Zusammenarbeit gehört eine adäquate, krrekte und wahrheitsgemäße Berichterstattung. Das gilt gleichermaßen für das Verhältnis zu Investren, ViF-Mitarbeiterlnnen, Kunden, Geschäftspartnern, swie zur Öffentlichkeit und allen staatlichen Stellen. Alle Aufzeichnungen und Berichte, die intern angefertigt der nach außen gegeben werden, müssen krrekt und wahrheitsgemäß sein. Nach den Grundsätzen rdnungsgemäßer Buchführung müssen Datenerfassungen und andere Aufzeichnungen stets vllständig, richtig, zeit und systemgerecht sein. Das Gebt zu wahrheitsgemäßen Angaben gilt auch für Spesenabrechnungen. Verschwi egenh eit Für vertrauliche der geschützte Infrmatinen des ViF gilt das Gebt der Verschwiegenheit. Infrmatinen vn und über Lieferanten, Kunden, Mitarbeiterinnen und anderen Dritten, die nicht an die Öffentlichkeit gelangen sll en, müssen gemäß rechtlichen und vertraglichen Anfrderungen geschützt werden. Dazu gehören insbesndere Einzelheiten zu Organisatinen und Einric ht ungen des Unt ernehmens, Preisen, Umsat z, Gewinn, Märkten, Kunden und anderen geschäftlichen Belangen, Infrmatinen über Frschungs- und Entwicklungsvrgänge, Zahlen des internen Berichtswesens. Die Verpflichtung zur Verschwiegenheit geht über das Ende des Arbeitsverhältnisses hinaus. Datenschutz und Datensicherheit Die Vrteile der elektrnischen Kmmunikatin über Intranet und Int ernet sind verbunden mit Risiken für den Persönlichkeitsschutz und die Sicherheit vn Daten. Eine wirksame Vrbeugung gegenüber diesen Risiken ist ein wichtiger Bestandteil des IT-Sicherheitsm anagements, der Führungsaufgaben und auch des Verhaltens jeder/jedes Einzelnen. Die Mitarbeiterinnen si nd an die gelte nden Geset ze hinsichtlich Datenschutz und Dat ensicherheit gebunden, um das Persönlichkeitsrecht anderer zu schützen. VI. Umwel t, Sic her heit und Gesundheit Umwelt und technische Sicherheit Wir engagieren uns für den Schutz unserer Umwelt. Der Schutz der Umwelt und die Schnung der natürlichen Ressurcen sind für uns wichtig. Jede/r Mitarbeiterin trägt durch ihr /sein Verhalten zum Schutz der Umwelt und zur Schnung der natürlichen Ressurcen bei. Arbeitssicherheit Die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiterinnen an ihrem Arbeitsplatz hat für das ViF hhe Prirität. Die bestmögliche Vrsrge gegen Unfallgefahren wird erreicht durch die technisch e Planung vn Arbeitsplätzen, Einrichtung en und Przessen, das Sicherheitsmanagement, das persönliche Verhalten im Arbeitsalltag. Jede/r Mitarbeiterin muss der Arbeitssicherheit ständige Aufmerksamkeit widmen und sicherheitsbewusst handeln. 5
Business Cnduct Guideli nes VII. Ver st öße gegen die Business Cnduct Guide lines Jede/r ViF-Mitarbeiter ln ist aufgefrdert, im Zusammenhang mit der Ei nhalt ung di eser Business Cnduct Guidelines gegebenenf all s Fragen zu st elle n, um Rat zu bitten und Bedenken hinsichtlich der Ei nhalt ung di eser Guideli nes anzusprechen. Jede/r Mit arbeit erin kann gegenüber sei ner Führungskraft Beschwerden vrbringen. Repressalie n gegen Beschwerdefü hrer innen, gleic h welcher Art, werden nicht t ler iert. Grundsätzlic h t rifft das Unt ernehmen die Ent scheidung, b ein Verstß gegen die Business Cnduct Guideli nes vrliegt. Wenn dies der Fall ist, bestimm t das Unt ernehmen die Disziplinarmaßnahmen, di e gegen j ede/n ViF-Mitarbeiterln eingeleitet werden, die/der gegen diese Business Cnduct Guidelines verstßen hat. VIII. Cmpliance-Implementierung und -Knt rlle Das Management des ViF fö rdert akt iv die fl ächendeckende Kmmunikatin der Business Cnduct Guideli nes und srgt fü r ihre Implementi erung. Die Einhalt ung der Gesetze und die Beacht ung der Business Cnduct Guidelines sind regelmäßig zu knt rllieren. f2r:/( Geschäftsführer ~ ',. mance 'R eprting. / I / I Organisatin J Business"r 6