Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 - Das Handbuch

Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 - Das Handbuch Insider-Wissen - praxisnah und kompetent von Errin O'Connor 1. Auflage Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 - Das Handbuch O'Connor schnell und portofrei erhältlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNG Microsoft 2008 Verlag C.H. Beck im Internet: www.beck.de ISBN 978 3 86645 121 6 Inhaltsverzeichnis: Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 - Das Handbuch O'Connor

Einleitung In dieser Einleitung: Windows SharePoint Services 3.0 21 Zielgruppen dieses Buchs 22 Aufbau des Buchs 23 19

Einleitung In jeder Organisation ist die Zusammenarbeit der Mitarbeiter einer der Schlüssel zum Erfolg. Nur durch Kooperation, Interaktion und Zusammenarbeit kann eine Organisation ihre Bemühungen vervielfachen, stärker werden und die Produktivität steigern. Ein Großteil der Zusammenarbeit erfolgt natürlich auf der persönlichen Ebene: Wir arbeiten zu zweit, in kleinen Gruppen, in zweckorientierten Besprechungen und sogar auf großen Tagungen zusammen. Und wenn keine Zusammenarbeit von Angesicht zu Angesicht möglich ist, kommunizieren wir per Telefon, Konferenzschaltungen, Instant Messaging und E-Mail. All diese Methoden sind persönlich, direkt, praktisch und effizient. Und dennoch benötigen wir manchmal eine dauerhafte Aufzeichnung unserer Gedanken, Vorbereitungen und Aussagen. Aus diesem Grund haben wir in der Vergangenheit stets auf gedruckte Dokumente, Dateiordner und elektronische Medien wie Microsoft Office Word-Dokumente, Microsoft Excel-Kalkulationstabellen, Microsoft Office Power- Point-Präsentationen und Webseiten zurückgegriffen. Dokumente aller Art müssen jedoch dort landen, wo sie benötigt werden, um von Nutzen zu sein. Bisher wurden sie zu diesem Zweck auf eine der vier Arten weitergeleitet: E-Mail Erhält die direkte Aufmerksamkeit des Empfängers, führt jedoch zu mehrfach vorhandenen Dokumenten, da pro Empfänger eine Kopie des Dokuments erstellt wird. Der Absender muss außerdem abschätzen, wer das Dokument benötigen könnte, und die langfristige Archivierung solcher Dokumente ist eher mühsam. Dateisysteme Ermöglichen eine mittelfristige Speicherung von Dokumenten und bieten (gewöhnlich) eine hierarchisches Schema zu ihrer Organisation in Ordnerstrukturen. Leider speichern die meisten Computerdateisysteme nur sehr wenige Daten zu den von ihnen gespeicherten Dokumenten; meist handelt es sich um einen kryptischen Dateinamen und das Datum der letzten Dateiänderung. Metadaten also Daten über die Daten sind in Standarddateisystemen praktisch nicht vorhanden. Das Suchen nach Dokumenten basierend auf ihrem Inhalt oder einer Eigenschaft (etwa dem Autor, dem Titel des Dokuments, einem Schlüsselwort oder einer Version) ist langsam und ressourcenintensiv. Datenbanken Bieten exzellente Optionen zur Langzeitspeicherung und zur Suche. Hierzu müssen die Dokumente jedoch in diskrete Datenelemente unterteilt werden. Insofern werden in Datenbanken meist die Dateninhalte hochgradig strukturierter Dokumente gespeichert und nicht die Dokumente selbst. Bibliotheken Sie kombinieren in vielerlei Hinsicht die Ansätze von Dateisystem und Datenbank. Eine Bibliothek speichert ganze Dokumente (und nicht nur ihre Dateninhalte) und bietet zudem eine Datenbank mit Informationen zu den gespeicherten Dokumenten. Dies ist eine sehr leistungsfähige Methode, die aber häufig wenig Skalierbarkeit bietet. Entweder kann die Bibliothek die gigantische Anzahl in einer großen Organisation erstellter Dokumente nicht aufnehmen, oder die Indizierungs-, Such- und Abrufmechanismen sind nicht fein genug abstimmbar. So werden beispielsweise Suchergebnislisten mit Tausenden oder Zehntausenden von Treffern generiert. Für sich genommen erfüllt keiner dieser Ansätze alle Anforderungen an eine schnelle, einfache, akkurate und effiziente Zusammenarbeit innerhalb einer Organisation. Anbieter, Systemintegratoren und Organisationen versuchen deswegen schon seit einiger Zeit, diese Ansätze auf verschiedene Art und Weise zu kombinieren in der Hoffnung, ihre Vorteile zu vervielfachen und die Defizite aufzuheben. 20

Windows SharePoint Services 3.0 Windows SharePoint Services 3.0 Der Ansatz von Microsoft für die Zusammenarbeit und Dokumentverwaltung räumt mit den Unzulänglichkeiten aller früheren und gegenwärtigen Vorgehensweisen auf. Er stellt zwei Produkte in den Mittelpunkt, die gemeinsam als SharePoint-Produkte und -Technologien bezeichnet werden: Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 (WSS 3.0) und SharePoint Server 2007. Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 (WSS 3.0) basiert auf der Windows Server 2003-Plattform und unterliegt dem Windows Server 2003-Lizenzmodell. Mithilfe dieser Dienste können Sie oder ein anderes autorisiertes Teammitglied spezielle Websites erstellen, um Informationen freizugeben, Gruppendokumente zu entwickeln, Besprechungen zu organisieren und allgemein die Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern des Teams zu fördern. Die Schlüsselkomponenten dieser Websites sind Listen und Bibliotheken. Eine SharePoint-Liste enthält Datenzeilen und -spalten ähnlich wie eine normale Tabelle in einer Datenbank. SharePoint-Listen sind jedoch wesentlich einfacher zu erstellen und zu verwalten. Sie sind hervorragend geeignet, um in Felder aufgeteilte Daten z. B. Kontaktlisten, Kalender mit Ereignissen oder benutzerdefinierte Daten aller Art zu sammeln und freizugeben. Eine SharePoint-Bibliothek ähnelt einer Liste, doch besteht ihr Zweck lediglich darin, eine Sammlung von Dokumenten zu speichern. Jedes Listenelement beschreibt genau ein Dokument und enthält dabei Angaben wie den Dateinamen, den Dateititel, das Datum der letzten Änderung und die Person, die das Dokument zuletzt geändert hat. SharePoint-Bibliotheken können mehrere Versionen jedes Dokuments aufbewahren und unterstützen die Änderungssteuerung über das Ein- und Auschecken von Dokumenten. WSS 3.0 unterstützt spezielle Bibliothekstypen für Bilder und für Microsoft Office InfoPath-Formulare. Das Organisieren dieser Listen und Bibliotheken in Teamwebsites legt die Administration und Inhaltsverwaltung weitgehend in die Hände der Teammitglieder, die mit den entsprechenden Aufgaben befasst und mit dem Thema vertraut sind. Auf diese Weise werden Bürokratie und lange Wartezeiten vermieden, die für eine strikt zentralisierte Administration typisch sind. Gleichzeitig stellt Microsoft alle Tools bereit, die zentrale Administratoren benötigen, um die Installation steuern zu können und den einwandfreien Betrieb zu gewährleisten. Teammitglieder können entweder mithilfe eines Browsers oder mithilfe einer Microsoft Office 2003- oder Microsoft Office 2007-Anwendung auf SharePoint-Websites zugreifen. Einzelne Teammitglieder können Listen und Bibliotheken konfigurieren, um darin beliebige Informationen aufzuzeichnen, und auch ganz einfach freigegebene Arbeitsbereiche für Dokumente, Projekte und andere laufende Arbeiten erstellen. Mitglieder können sich anmelden, um Änderungsmitteilungen per E-Mail zu erhalten. Diese Features gehen weit über das hinaus, was traditionelle Dateifreigaben ermöglichen. Die Dateifreigabe als solche ist Vergangenheit! Sie können WSS 3.0 auch als Entwicklungsplattform zum Erstellen von Anwendungen für die Zusammenarbeit und die Datenfreigabe verwenden. So können etwa externe und interne Programmierer über Webdienste oder Anwendungsprogrammierschnittstellen (Application Programming Interfaces, APIs), auf die ein Zugriff jederzeit möglich ist, auf SharePoint-Websites zugreifen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Webseiten mit SharePoint Designer 2007 und benutzerdefinierte SharePoint-Objekte und -Lösungen mit Microsoft Visual Studio 2005 erstellen. SharePoint Server 2007 ist eine Anwendung, die auf der WSS 3.0-Plattform ausgeführt wird. Zu den für die meisten Organisationen wichtigsten Features zählen Enterprise Content Management, Suche, Workflow und unternehmensweite Zusammenarbeit. SharePoint Server 2007 stellt auch eine 21

Einleitung persönliche Website für jeden Benutzer bereit, die Meine Website genannt wird. Ich bezeichne dies gerne als unternehmensinternes MySpace. SharePoint Server 2007 kann mithilfe des Geschäftsdatenkatalogs auch Verbindungen zu anderen Unternehmensanwendungen wie SAP herstellen und diese suchen. Die beiden Produkte lassen sich nahtlos und beinahe mühelos in Ihre vorhandene Microsoft-Software integrieren. Plattform ist Windows Server 2003 oder Windows Server 2008, als Webserver kommt der Internet Information Server (IIS) zum Einsatz, die Sicherheit ist in Windows-Domänen oder in den Microsoft Active Directory-Verzeichnisdienst integriert, und als Laufzeitumgebung sowie als Entwicklungsplattform kommt Microsoft.NET Framework in der Version 2.0 zum Einsatz. Alle Office 2007-Programme fungieren als SharePoint-Clients. Sie können SharePoint-Listen und Dokumentbibliotheken sogar E-Mail-fähig machen. Microsoft Project Server 2007 wird unter WSS 3.0 ausgeführt, und SharePoint Server 2007 ist in BizTalk Server 2006 integriert. Diese Liste ließe sich endlos fortsetzen. Sowohl WSS 3.0 als auch SharePoint Server 2007 verwenden Microsoft SQL Server 2005 umfassend. Wenn Sie eine Einzelserverbereitstellung verwenden, können Sie entweder Windows Internal Database verwenden oder SQL Server gemeinsam mit den anderen Komponenten auf dem eigenständigen Computer installieren. Bei WSS 3.0 stellt die Skalierbarkeit kein Problem dar. Bei entsprechenden Nutzungsanforderungen können Sie eine beliebig große Webserverfarm erstellen und die Datenbankauslastung nach Bedarf auf die SQL-Server verteilen. Die Sicherungs- und Wiederherstellungsfunktionen wurden in diesem neuesten Release von SharePoint drastisch verbessert. Zielgruppen dieses Buchs Dieses Buch zielt auf die Anforderungen aller Leser ab, die WSS 3.0 verwenden bzw. darunter entwerfen, installieren, verwalten, steuern oder programmieren. Es beginnt mit einer Übersicht über das Produkt und mit der Frage, wie eine erfolgreiche SharePoint-Initiative geplant und implementiert werden sollte. In den letzten sechseinhalb Jahren meiner Tätigkeit als SharePoint-Consultant habe ich stets versucht, einen empfohlenen Ansatz zur erfolgreichen Implementierung von Share- Point in jeder beliebigen Organisation zu vermitteln. Dies ist sinnvoll, da jede Zielgruppe auf diese Weise das große Ganze eines vollständigen SharePoint-Implementierungsprojekts erkennen kann. Am Ende des Buchs erhalten Sie eine detaillierte Erläuterung zu SharePoint-Programmiertechniken sowie Empfehlungen und Hinweise zu der Frage, wie Sie eine neue Implementierung in die Tat umsetzen. Der dazwischen behandelte Stoff ist so aufgebaut, dass er fortlaufend an Detailliertheit und Komplexität zunimmt. Das bedeutet, dass Sie dieses Buch lesen können, bis Sie alles zum gegebenen Zeitpunkt Nötige wissen, und erst dann fortfahren, wenn es notwendig ist. Alternativ können Sie dieses Buch auch an jeder beliebigen Stelle aufschlagen nach dem Motto Ich lese, was ich wissen muss. Dank Index und Inhaltsverzeichnis können Sie die gewünschten Informationen schnell finden. Bereits im ersten Release ist WSS 3.0 fest in ein extrem breites Spektrum an Microsoft-Softwareprogrammen integriert. Dieses Buch soll jedoch lediglich ein umfassender Leitfaden zu WSS 3.0 sein, wobei auch bestimmte Detailinformationen zu SharePoint Server 2007 berücksichtigt werden. Es setzt voraus, dass Sie wenn Sie sich für die Schnittstelle zwischen WSS 3.0 und beispielsweise Microsoft Office Outlook interessieren mit der Nutzung von Outlook bereits vertraut sind. Gleiches gilt für die anderen Microsoft Office-Programme, für Windows Server 2003, Microsoft SQL 22

Aufbau des Buchs Server 2005 und Visual Studio 2005. Außerdem enthält dieses Buch zahlreiche Informationen zur Verwendung von SharePoint Designer 2007. Aufbau des Buchs Dieses Buch umfasst sieben Teile, deren Grad an Komplexität und Spezialisierung nach und nach zunimmt. Die ersten Kapitel etwa erfüllen die Anforderungen des größten und technisch am wenigsten ambitionierten Zielgruppen: Teammitglieder, die WSS 3.0 über Internet Explorer oder Microsoft Office 2007 täglich verwenden. In späteren Kapiteln werden dann die Anforderungen stärker spezialisierter Mitarbeiter behandelt: Webdesigner, Power User, Administratoren und Softwareentwickler. Nachfolgend werden die Titel und die Kurzbeschreibungen der einzelnen Teile aufgeführt: Teil 1: Übersicht und Konzepte In diesem Teil werden in Kapitel 1, Einführung in Windows SharePoint Services 3.0, die grundlegenden Features und Ziele von WSS 3.0 vorgestellt. Zu Vergleichszwecken enthält Kapitel 2, Einführung in Microsoft Office SharePoint Server 2007, eine Übersicht zu einer SharePoint-Unternehmensbereitstellung und zu SharePoint Server 2007. Teil 2: Endbenutzerfeatures und Benutzerfreundlichkeit Dieser Teil erläutert die Features, die von Teammitgliedern wahrscheinlich am häufigsten verwendet werden. In Kapitel 3, Verwenden der in Windows SharePoint Services 3.0 integrierten Features, wird erläutert, wie Share- Point-Websites mithilfe eines Browsers aufgerufen werden, während in Kapitel 4, Verwenden von SharePoint mit Microsoft Office 2007, beschrieben wird, wie über Microsoft Office 2007 auf SharePoint-Websites zugegriffen wird. Teil 3: Erstellen, Entwerfen und Konfigurieren von Websites, Arbeitsbereichen und Seiten mit einem Browser In Kapitel 5, Erstellen von SharePoint-Websites, -Arbeitsbereichen und -Seiten, wird erläutert, wie neue SharePoint-Websites, -Arbeitsbereiche und -Seiten lediglich mit einem Browser erstellt werden. In Kapitel 6, Entwerfen von Listen, Bibliotheken und Seiten, wird die Erstellung, Änderung und Verwaltung von SharePoint-Listen und -Bibliotheken ebenfalls mithilfe der Browseroberfläche erläutert. Teil 4: Erstellen, Entwerfen und Verwalten von Websites und Arbeiten mit SharePoint Designer 2007 Wenn Sie SharePoint-Websites ordnungsgemäß erstellen, entwerfen und verwalten möchten, müssen Sie die zahlreichen verfügbaren Funktionen und Optionen kennen. Zudem steht Ihnen mit der Veröffentlichung von SharePoint Designer 2007 ein sehr leistungsfähiges Tool zur Verfügung, das Sie zur Anpassung von Websites sowie zur Erstellung benutzerdefinierter Funktionen verwenden können. Um all dies angemessen erläutern zu können, werden insgesamt sechs Kapitel benötigt. In Kapitel 7, Neues bei Vorlagen und Entwürfen, wird beschrieben, wie mit SharePoint Designer 2007 SharePoint-Websites erstellt, geöffnet, um Seiten ergänzt, exportiert und importiert, gesichert und wiederhergestellt werden können. Außerdem wird die Erstellung von Lösungen ohne Code behandelt, z.b. ein benutzerdefinierter Workflow. In Kapitel 8, Erstellen und Formatieren von Webpartseiten, wird nachfolgend erklärt, wie Webpartseiten erstellt und geändert werden. Hierbei handelt es sich um spezielle Webseiten, die die Ausgabe von folgerichtig als Webparts bezeichneten SharePoint-Softwarekomponenten anzeigen. In Kapitel 9, Erstellen und Ändern grundlegender Websitefeatures, wird die Erstellung und Änderung grundlegender Websitefeatures sowie die Änderung der SharePoint-Websitenaviga- 23

Einleitung tion erläutert. Außerdem wird die Verwendung und Erstellung von Websitevorlagen in Zusammenhang mit der Frage, wie Masterseiten korrekt verwendet werden, behandelt. In Kapitel 10, Erstellen von Datenquellen und Datenansichten, wird der Entwurf, die Erstellung und die Änderung von SharePoint-Listen und -Bibliotheken beschrieben. In Kapitel 11, Verwenden von WSS 3.0-Webparts, wird veranschaulicht, wie die sofort einsatzfähigen Webparts von WSS 3.0 korrekt verwendet werden. In Kapitel 12, Verwalten von Websiteinhalt, wird beschrieben, wie Sie SharePoint-Inhalte richtig verwalten und dafür sorgen, dass die Inhalte Ihrer Website aktuell und relevant sind. Teil 5: Installieren von Windows SharePoint Services 3.0 In diesem Teil werden in Kapitel 13, Planen und Installieren von Windows SharePoint Services 3.0, zunächst die gängigsten Szenarios zur Planung und nachfolgenden Installation von WSS 3.0 erklärt. Behandelt werden die Anforderungsermittlung und die Optionen, die Ihnen zur ordnungsgemäßen Serverkonfiguration zur Verfügung stehen. Ebenfalls Gegenstand von Kapitel 13 sind die Extranetfunktionen von WSS 3.0 sowie Informationen zu Language Packs. In Kapitel 14, Sichern, Wiederherstellen und Migrieren von Websites, wird dann beschrieben, wie SharePoint-Websites gesichert und wiederhergestellt werden. Behandelt werden Angaben zu SharePoint-Notfall-Wiederherstellungsplänen für Ihre Organisation, das Migrieren von Websites und Drittanbietertools zum Sichern und Wiederherstellen, die Sie kennen sollten. Teil 6: Verwalten von SharePoint-Diensten Eine Organisation, in der WSS 3.0 ausgeführt wird, kann die Administration auf der Ebene physischer oder virtueller Server, auf der Websitesammlungs- oder auf der Websiteebene delegieren. Wenn Ihre Aufgaben in einen dieser Bereiche fallen, enthält dieser Teil interessante Informationen für Sie. In Kapitel 15, Verwalten eines SharePoint-Servers, wird erläutert, wie Sie einen SharePoint- Server korrekt verwalten. In diesem Kapitel werden Themen wie die Serverüberwachung, die Verwendung von Anwendungen wie Microsoft Operations Manager oder System Center Operations Manager 2007 und der Einsatz von SQL Reporting Services mit SharePoint behandelt. In Kapitel 16, Verwalten von Websiteeinstellungen, wird erklärt, wie eine einzelne SharePoint- Website oder -Websitesammlung verwaltet wird. Dies sind größtenteils Funktionen, die Administratoren einzelner Websites oder Websitesammlungen verwenden werden. In Kapitel 17, SharePoint-Zentraladministration, wird beschrieben, wie die Seiten Vorgänge und Anwendungsverwaltung der SharePoint-Zentraladministration verwendet werden. Dieses Kapitel zielt auf Websitesammlungs- und Serveradministratoren ab, da diese Seiten praktisch jeden Aspekt der WSS 3.0-Implementierung in Ihrer Organisation steuern. Teil 7: Entwickeln von Webparts in Visual Studio 2005, Empfehlungen für SharePoint und Verwalten Ihrer Implementierung Dieser Teil umfasst vier für diejenigen Softwareentwickler interessante Kapitel, die SharePoint-Entwicklungstechniken kennen lernen und neue Komponenten wie etwa Webparts für WSS 3.0 entwickeln möchten. Eine weitere Zielgruppe dieses Teils sind Administratoren, denn hier werden Empfehlungen für SharePoint, die Konfiguration von Inhaltstypen und die Grenzen der Technologie behandelt. Außerdem wird die Aufrechterhaltung einer fehlerfreien SharePoint-Umgebung beschrieben. In Kapitel 18, Fortgeschrittene Entwurfstechniken, wird eine Reihe von Techniken erläutert, die beim Entwerfen von Windows SharePoint Services 3.0-Websites hilfreich sind. Die in diesem Kapitel behandelten Themen werden Sie bei der Anwendung empfohlener Entwicklungstechniken unterstützen, damit Sie und Ihre Organisation diese leistungsfähige Plattform optimal nutzen können. Kapitel 19, Einstieg in die Webpartentwicklung, enthält eine Erklärung der Webpartentwicklung, Informationen zur Konfiguration einer Entwicklungsumgebung, zum SharePoint-Objektmodell und zu einer 24

Aufbau des Buchs Reihe weiterer detailliert beschriebener Entwicklungsthemen. In Kapitel 20, Weitere Empfehlungen für SharePoint, werden SharePoint-Empfehlungen erläutert, die Ihnen bei der erfolgreichen Implementierung vieler verschiedener Bereiche Ihrer WSS 3.0-Bereitstellung helfen. Kapitel 21, SharePoint ins Spiel bringen, beendet dieses Buch mit Anleitungen zu der Frage, wie Sie Ihre neue SharePoint-Implementierung zum Einsatz bringen. Es befasst sich unter anderem mit Themen wie SharePoint-Schulungen und Kommunikation. Wenn Ihnen dieses Themenspektrum zu breit erscheint, sind Sie sicher nicht der Einzige. Dieses breite Spektrum ist ein Zeichen für die Anerkennung, die WSS 3.0 unter den Produkten und Technologien von Microsoft erfährt. SharePoint ist dabei, sich zu einer der populärsten Softwarelösungen überhaupt zu entwickeln. Und deswegen werden auch Kenntnisse in diesem Themenbereich auf dem IT-Markt in Kürze sehr begehrt sein. Angesichts dieser Versprechungen verwundert es nicht, dass Sie sich für WSS 3.0 interessieren. 25