Handbuch Visendo Fax @ Mail 2008-1 -
Inhaltsverzeichnis: 1. Überblick über Visendo Fax@Mail 2008... 3 2. Systemvoraussetzungen... 3 3. Visendo Fax@Mail 2008 installieren... 4 3.1 Überblick... 4 3.2 Installation... 4 4. Visendo Fax@Mail 2008 Info... 8 4.1 Registrierung... 8 4.2 Update... 9 5. Visendo Fax@Mail 2008 einrichten... 10 5.1 Geräte... 10 6. Empfängereinstellungen..11 6.1 Empfang... 11 6.2 MSN... 12 6.3 Druck.... 13 6.4 Weiterleitung... 14 6.5 Adressbuch... 15 7. Allgemeine Einstellungen... 16 7.1 E-Mail... 17 7.2 Fax Journal... 19 7.3 Archivierung... 20 7.4 SupportReport... 21 8. Support Forum... 21-2 -
1. Überblick über Visendo Fax@Mail 2008: Vielen Dank, dass Sie sich für Visendo Fax@Mail 2008 entschieden haben. Fax@Mail 2008 empfängt Faxnachrichten und sendet diese per SMTP an ein E-Mail Postfach. Dabei können beliebig viele Durchwahlen und E-Mail Empfänger konfiguriert werden. Das bedeutet, jeder Mitarbeiter kann kostengünstig Faxe per E-Mail über Outlook empfangen! Eine ISDN Karte oder ein Fax-Modem genügen und fax@mail 2008 empfängt Ihre Faxe. Diese werden als Bilder (PDF, JPG, TIF, SFF) abgespeichert und per E-Mail weitergeleitet. So wird Ihr Netzwerk zum Unified Messaging Netzwerk! Zusätzlich besteht die Möglichkeit, alle eingehenden Faxe auszudrucken. So ersetzt fax@mail 2008 Ihr Faxgerät für den Faxempfang. 2. Systemvoraussetzungen für Visendo Fax@Mail 2008: Windows Vista Windows 2000 Server oder 2000 Professional Windows XP SP1 oder SP2 Windows 2003 Standard Server oder Small Business Server NT 4.0 Server + Jet Provider + evlt. MDAC mind. MSXML Parser Version 3 SP Analog Modem oder ISDN Karte Capi 2.0 Treiber (G3 Faxstandard)für ISDN oder Modem Optional Exchange Server ab Version 5.0 (oder anderer SMTP Server) 3. Visendo Fax@Mail installieren: - 3 -
3.1 Überblick Der Visendo Fax@Mail 2008 wird in einer 30-Tage gültigen Testversion ausgeliefert, die Sie dann jederzeit bequem über das Administratorfenster registrieren und lizenzieren können. 3.2 Installation Führen Sie die Datei Visendo_fax@MAIL_2008_x86.exe (die Nummer kann variieren, da diese die jeweilige Version anzeigt) aus um die Installation zu starten. Klicken Sie auf Ich akzeptiere die Bedingungen, um die Installation fortzusetzen und wählen Sie dann im Anschluss ein Verzeichnis aus in dem das Programm installiert werden soll. - 4 -
Als nächstes führt Sie der Konfigurationsassistent in einzelnen Schritten durch die Einstellungen die notwendig sind um die Installation erfolgreich abzuschliessen. Bei der Geräteerkennung sehen Sie alle zur Verfügung stehenden ISDN Karten. Hier wählen Sie die gewünschte Karte aus. Sie können zwischen ISDN und Analogen Geräten wählen. - 5 -
Weiter geht es mit den Empfangseinstellungen. Hier können Sie auswählen ob alle Anrufe angenommen werden oder nur Anrufe einer bestimmten Nummer. Desweiteren wählen Sie aus an welche E-Mail Adresse die empfangenen Fax Dateien gesendet werden sollen und ob diese direkt ausgedruckt werden. Im Drop Down Fenster werden Ihnen Ihre Drucker die zur Verfügung stehen zur Auswahl angezeigt. - 6 -
Da Ihre Faxe als Bilder gespeichert werden stehen Ihnen hier verschiedene Bildformate wie z.b. PDF, JPG, TIF, SFF zur Auswahl bereit.für ihr E-Mail Format der empfangenen Faxe können Sie zwischen Text und HTML wählen. Nach der kurzen Installation können Sie nun mit der Anwendung von Visendo Fax@Mail 2008 beginnen. - 7 -
4. Visendo Fax@Mail 2008 Info: 4.1 Registrierung Die Registrierung ist einer der wichtigsten Fenster in Ihrem Programm, da Sie hier Ihre Demo-Version zu einer vollwertigen und gültigen Version machen können. Unter Lizenz Status können Sie sehen ob Sie eine Demo-Version besitzen oder eine registrierte Version. Unter Lizenz Informationen können Sie dann letzten Endes die Registrierung durchführen. Dabei können Sie zwischen HTTP-Request und E-Mail auswählen. Unterschied ist einfach der, dass wenn Sie die Variante E-Mail Registrierung wählen, Sie keine Internet Verbindung benötigen. Ihnen werden die Daten zugeschickt und Sie können Sie dann bequem eingeben und sich registrieren. - 8 -
4.2 Updates Hier sehen Sie welche Verfügbaren Updates für Fax@Mail 2008 vorhanden sind um immer auf dem neuesten Stand der Technik zu sein. - 9 -
5. Visendo Fax@Mail 2008 einrichten: 5.1 Geräte In diesem Fenster werden Ihnen die gefunden Fax Karten angezeigt. Sie können zwischen ISDN und analogen Geräten auswählen. Dieses haben Sie bereits in der Installation eingerichtet. Ihnen wird hier die Möglichkeit gegeben eine andere statt der gewählten Karte auszusuchen. - 10 -
6. Empfängereinstellungen: 6.1 Empfang In Empfänger Einstellungen geben Sie alle notwendigen Einstellungen ein die notwendig sind um Faxe korrekt zu empfangen. Sie können eine Empfängererkennung eingeben und Ihr gewünschtes Verzeichnis für empfangene Faxe auswählen. Desweiteren können Sie Empfangseinschränkungen einrichten um sich vor ungewollten Faxen zu schützen. - 11 -
6.2 MSN Faxe nicht als e-mails versenden: Wenn Sie diese Option aktivieren so werden die eingehenden Faxe nicht als e-mail weitergeleitet. Rufannahme..(1): Ein Aktivieren dieser Option bewirkt, dass alle eingehenden Faxe an eine e-mail Adresse weitergeleitet werden. Die e-mail Adresse müssen Sie dann in das Textfeld eintragen. Rufannahme..(2): Hier müssen Sie, durch Klicken auf "Hinzufügen" die einzelnen Durchwahlen (MSN - Multi Subscriber Number) eintragen und die e-mail Adresse an die das eingehende Fax auf dieser Nummer weitergeleitet werden soll. Desweiteren ist es möglich ein eingehendes Fax direkt auszudrucken. Sie müssen lediglich einen installierten Drucker angeben. - 12 -
6.3 Druck Hier wählen Sie aus ob alle empfangen Faxe zusätzlich oder direkt gedruckt werden sollen. Sie können auch auswählen dass nur gedruckt werden soll wenn die E-Mail nicht erfolgreich versendet wurde. - 13 -
6.4 Weiterleitung Unter dem Menüpunkt Weiterleitung stellen Sie ein an welche E-Mail Adresse das Fax mit Senderkennung ( z.b. TSIDs) gesendet werden soll. Sie können je nach belieben Sendererkennungen und E-Mail Adressen hinzufügen. - 14 -
6.5. Adressbuch In diesem Menüpunkt können Sie Ihre Kontakte Hinzufügen. Es ist auch möglich Kontakte aus Outlook, der Global Adress List oder der Windows Adressen Liste zu importieren. Hier können Sie zusätzlich einstellen, dass nur Kontakte mit Faxnummer importiert werden. - 15 -
7. Allgemeine Einstellungen: Hier legen Sie Ihr Konfigurationsverzeichnis und Ihre Datenbank fest. Desweiteren können Sie Ihre Logdateien auf eine bestimmte Kb-Zahl begrenzen. Ihr Benachrichtigungsfenster können Sie sich je nach Wahl, nach jedem empfangen Fax anzeigen lassen. - 16 -
7.1 E-Mail Bei den E-Mail Optionen geben Sie hier Ihren Server Namen, Port und Authentifizierung ein. Je nach Einstellungen auch Benutzer und Passwort. - 17 -
Name: Geben Sie hier den Namen ein, von dem die zu sendende E-Mail mit dem empfangenen Fax stammen soll. e-mail Adresse: Geben Sie die E-Mail Adresse an, von der die E-Mail mit dem empfangenen Fax stammen soll. Betreffzeile: Der Platzhalter %TSID% liest die Rufnummer des ankommenden Faxes aus und diese Nummer wird dann in der E-Mail angezeigt. E-Mail Body: Hier können Sie Ihren eigenen Text eingeben Anhang: Hier spezifizieren Sie bitte, in welchem Format Sie das Fax erhalten wollen und in welchem Format die e-mail sein soll, die Sie von Visendo fax@mail 2008 bekommen. - 18 -
7.2 Fax Journal Bei der Option Fax Journal werden Ihnen alle Empfangenen Faxe mit Sender Nr., Empfangszeit, Seiten usw. aufgelistet. Sie können sich auch nur Faxe von bestimmten Empfängern, Sendern, E-Mail Adressen oder eines bestimmten Datums anzeigen lassen. - 19 -
7.3 Archivierung Im Menüpunkt Archivierung können Sie einstellen wie oft Ihre Faxe oder Log Dateien archiviert und in welchem Ordner Sie gespeichert werden sollen. Sie können auch festlegen das Ihre Faxe oder Log Dateien nach der Archivierung gelöscht werden. - 20 -
7.4 Suppot Report Hier können Sie uns direkt eine E-Mail mit Ihrer Fehlerbeschreibung zukommen lassen. 8. Support Forum: Im Support Forum können Sie sich anmelden und eventuell auftretende Fehler, Probleme oder Fragen an andere Fax Server Express Benutzer und an die PPEDV stellen. Wenn Sie Ihre Probleme mit Hilfe des Handbuchs nicht lösen konnten, können Sie sich an den ppedv-support wenden. Sie sollten den Support per E-Mail kontaktieren, da Sie an Ihre Nachricht wichtige Informationen anhängen können, die helfen, Ihre Fragen schneller zu beantworten. Zippen Sie die Log-Dateien, die die Fehler aufzeigen und senden Sie diese an support@ppedv.de. Für technische Hilfe können Sie auch telefonischen Kontakt mit dem Support-Team aufnehmen. Die entsprechende Rufnummer ist die +49-8677-9889-110. - 21 -