Anwenderhandbuch S FX
Inhaltsverzeichnis Checkliste für die ersten S chritte (Grundlagen)... 1 Navigation im S FX... 2 Wo befinden sich die Menüoptionen?... 3 B enutzerrollen... 4 Zuweisen von Benutzern zu bestimmten Rollen in der SFX-Datenbank... 4 Entfernen von Benutzern / Benutzergruppen von Rollen im SFX... 5 Rollen-Definitionen... 6 Rollen und Rechte an Dateien... 7 Rollen und Rechte an Ordnern... 10 Funktionen_Leser... 12 Benachrichtigungen... 12 Benachrichtigung festlegen...12 Benachrichtigung entfernen...13 Benachrichtigung festlegen...14 Favoriten-Menü... 15 Elemente zur Favoritenliste hinzufügen...15 Elemente aus der Favoritenliste entfernen...17 Dokument herunterladen... 19 Alle Inhalte eines Ordners herunter laden... 20 Aufgaben des Lesers... 21 Datei/Ordner ansehen... 23 Zugriffsrechte anderer an einem Element ansehen... 24 Eigenschaften ansehen... 25 Versionsverlauf ansehen... 26 Link an eine Datei oder einen Ordner senden... 27 Arbeiten mit Dateien... 28 Zusätzliche Optionen beim Hochladen einer Datei... 28 Aufheben einer Sperre... 30 Eigentümer von Datei oder Ordner ändern... 31 Datei freigeben (genehmigungspflichtig)... 32 Datei freigeben (nicht genehmigungspflichtig)... 33 Datei sperren... 34 Datei oder Ordner an einen neuen Ort kopieren... 35 Datei löschen... 37 Dokument herunterladen... 38 Datei aktualisieren... 39 Datei- bzw. Ordnereigenschaften bearbeiten... 41 Zugriffsrechte an einer Datei oder einem Ordner ändern... 43 Datei oder Ordner durch Ausschneiden verschieben... 45 Zurückspeichern einer früheren Version... 47 Datei suchen... 50 Anzeigedauer einstellen... 51 Freigabe eines Entwurfes beantragen... 52 Freigabeantrag für einen Entwurf widerrufen... 53 ii
Inhaltsverzeichnis Datei aktualisieren... 54 Hochladen einer neuen Datei... 56 Freigabe einer Datei anfordern... 58 Arbeiten mit Ordnern... 60 Faxnummer einem neuen Ordner zuweisen... 60 Faxnummer einem bestehenden Ordner zuweisen... 62 Eigentümer von Datei oder Ordner ändern... 64 Datei oder Ordner an einen neuen Ort kopieren... 65 Neuen Ordner anlegen... 67 Ordner löschen... 68 Alle Inhalte eines Ordners herunter laden... 69 Datei- bzw. Ordnereigenschaften bearbeiten... 70 Zugriffsrechte an einer Datei oder einem Ordner ändern... 72 Datei oder Ordner durch Ausschneiden verschieben... 74 Freigabe für einen Ordner beantragen... 76 Freigabeanforderung für einen Ordner oder eine Datei entfernen... 78 Adminis tration... 80 Zuweisen von Benutzern zu bestimmten Rollen in der SFX-Datenbank... 80 Leeren des Papierkorbs... 81 Funktionen der Registerkarte Admin... 82 Entfernen von Genehmigern bei Dateien oder Ordnern... 83 Entfernen von Benutzern / Benutzergruppen von Rollen im SFX... 84 Freigabe für alle Dateien und Ordner im SFX anfordern... 85 Wiederherstellen von Dateien aus dem Papierkorb... 86 Workflow... 87 Zugriffsrechte an einer Datei oder einem Ordner ändern... 87 Freigabe einer Datei ablehnen... 89 Entfernen von Genehmigern bei Dateien oder Ordnern... 91 Freigabeanforderung für einen Ordner oder eine Datei entfernen... 92 Freigabe für alle Dateien und Ordner im SFX anfordern... 94 Freigabe einer Datei anfordern... 95 Freigabe für einen Ordner beantragen... 97 Premium S ervice: Auto L oader F unktionalität... 99 Funktionsweise des Auto Loader... 99 Überblick der Abläufe im SFX Auto Loader... 100 Reihenfolge der Schritte:...100 Einrichten des empfangenden Systems... 101 Einrichten des sendenden Systems... 103 Erstellen eines Dateiverarbeitungs-Berichtes (File Processing Report)... 105 Erstellen eines Ordnerdetails-Berichtes (Folder Details Report)... 107 iii
C HECKLISTE FÜR DIE ERS TE N S CHRITTE (GR UNDLAGE N) Die nachstehende Checkliste soll Ihnen den Einstieg bei SFX erleichtern. Die Auflistung der Aufgaben erfolgt in der Reihenfolge, in der sie in den meisten Fällen ausgeführt werden. Checkliste drucken AUFGABE Hilfesystem lesen Benutzerrollen lesen Navigation in SFX nachlesen Ordner anlegen Dateien anlegen Bestehende Datei aktualisieren Freigabe beantragen (falls notwendig) Benachrichtigungen einstellen Favoriten einrichten Zugang zu Ihren Ordern oder Dateien anpassen (falls notwendig) Dateien sperren / freigeben (ggf. bearbeiten) Dateien freigeben (falls Sie dazu berechtigt sind) Archiv verwalten (Benutzer, Zugriffsrechte hinzufügen, etc) (Dies ist keine vollständige Liste aller möglichen Funktionen... sondern nur eine kurze Anleitung für den Einstieg in SFX) 1
NAVIGATION IM SFX Navigieren Sie in der Ordnerstruktur zu einer Datei. Navigieren Sie innerhalb von SFX hin und her, indem Sie die nachstehenden Elemente wie unten gezeigt im Navigationspfad anklicken: 2
W O BEFINDEN SICH DIE ME NÜOPTIONE N? Die Mehrzahl der Menüoptionen wird sichtbar nach Anklicken des Dropdown-Pfeils rechts neben dem betreffenden Element. 3
B ENUTZERROLLEN Zuweisen von Benutzern zu bestimmten Rollen in der SFX- Datenbank Diese Funktion steht nur dem SFX Administrator zur Verfügung. Alle an den Einstellungen der SFX-Datenbank vorgenommenen Änderungen wirken sich angefangen von der höchsten Ebene (Home) nach unten hin durchgehend aus. Wenn Sie z.b. einen Benutzer / eine Benutzergruppe zur Administrator-Rolle hinzufügen, so wird dieser Benutzer / diese Benutzergruppe in der gesamten SFX-Instanz zum Administrator. 1. Klicken Sie im Admin Menü auf Repository Settings (Repository-Einstellungen). Wo befindet sich die Menüleiste? Die Menüleiste befindet sich im oberen Teil des Bildschirms und beinhaltet die Menüs Folder Actions, Admin und Help. 2. Klicken Sie auf das Symbol neben Add Members (Mitglieder hinzufügen) bei der Rolle, zu der Sie Benutzer hinzufügen möchten. 3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei jedem Benutzer / jeder Benutzergruppe, die Sie einer bestimmten Rolle als Mitglied hinzufügen möchten. 4. Wiederholen Sie Schritt 2-3 für jede weitere Rolle, der Sie Benutzer hinzufügen möchten. 5. Klicken Sie auf OK. Sie haben erfolgreich Benutzer einer Rolle im SFX hinzugefügt. 4
Benutzerrollen Entfernen von Benutzern / Benutzergruppen von Rollen im SFX Diese Funktion steht nur dem SFX Administrator zur Verfügung. Durch das Entfernen von Benutzern / Benutzergruppen über die Repository-Einstellungen wird die Funktionalität des Benutzers / der Benutzergruppe in Bezug auf die Zugriffsmöglichkeiten angefangen von der obersten Ebene abwärts eingeschränkt. Um Benutzer/Benutzergruppen aus einer bestimmten Datei oder einem Ordner zu entfernen, müssen Sie die Zugriffsrechte auf dieses Element ändern. 1. Klicken Sie im Admin Menü auf Repository Settings (Repository-Einstellungen). Wo befindet sich die Menüleiste? Die Menüleiste befindet sich im oberen Teil des Bildschirms und beinhaltet die Menüs Folder Actions, Admin und Help. 2. Klicken Sie auf das Symbol neben dem Namen des Mitgliedes jedem Rollentyp, um den entsprechenden Benutzer von dieser Rolle zu entfernen. 3. Klicken Sie auf OK. Sie haben erfolgreich Benutzer von Rollen im SFX entfernt. 5
Anwenderhandbuch SFX Rollen-Definitionen Der Zugriff auf Ordner und/oder Dateien wird über Benutzerrollen gesteuert. Benutzern kann jede der nachstehend aufgeführten Rollen zugewiesen sein. Bei verschiedenen Ordnern und/oder Dokumenten können die Benutzer unterschiedliche Rollen besitzen. Anders ausgedrückt kann ein Benutzer gleichzeitig ein Leser bei Ordner A, aber ein Mitarbeiter bei Ordner B sein. SFX-Rollen im Überblick Rolle Definition Viewer Leser: Ansehen und Herunterladen von Dateien/Ordnern Contributor Autor: Ansehen, Herunterladen und Erstellen von Dateien/Ordnern + sämtliche Funktionen des Eigentümers Collaborator Mitarbeiter: Ansehen, Herunterladen, Erstellen und Aktualisieren von Dateien/Ordnern Coordinator Koordinator: Ansehen, Herunterladen, Erstellen, Aktualisieren und Löschen von Dateien/Ordnern. Eigenschaften bearbeiten und Zugang zu Dateien/Ordnern steuern. Administrator Administrator: Ansehen, Herunterladen, Erstellen, Aktualisieren und Löschen ALLER Dateien/Ordner, + sämtliche Funktionen des Eigentümers. Eigentümerschaft an Dateien/Ordnern ändern. Faxnummern für Ordner zuweisen. Allgemeine Berechtigung für Freigaben/Ablehnungen. Konfigurieren der Archiveinstellungen. Owner Eigentümer: Ansehen, Herunterladen, Erstellen, Aktualisieren und Löschen von Dateien/Ordnern. Eigenschaften bearbeiten und Zugang zu Dateien/Ordnern steuern. 6
Benutzerrollen Rollen und Rechte an Dateien Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick darüber, welche Funktionen die unterschiedlichen Rollen beinhalten. Anm.: Die Rolle des Admin wird in der Tabelle nicht gezeigt. Die Admin Rolle ermöglicht die Ausführung aller aufgeführten Funktionen, sowie: Dateigentum ändern Konfigurieren allgemeiner Einstellungen mit Auswirkung auf alle Archiv- Benutzer FUNKTION: Lesen Lese r Autor Mitarbeite r Koordinat or Eigentüm er Ausschneiden (für Eigentüme r) Kopieren Einfügen Aktualisieren Download Löschen (nur Eigentüme r) Workflow (kaskadierendes Menü) Freigeben (nur Eigentüme r) Sperren (nur Eigentüme r) Sperren rückgängig (nur Eigentüme r) Freigabe beantragen (nur Eigentüme r) 7
Anwenderhandbuch SFX Freigabe beantragen rückgängig (nur Eigentüme r) Freigeben (nur Eigentüme r) (nur Eigentümer ) (nur Eigentüme r) Ablehnen Favoriten (kaskadierendes Menü) (nur Eigentüme r) (nur Eigentümer ) (nur Eigentüme r) Zu Favoriten hinzufügen Aus Favoriten entfernen Benachrichtigung einstellen Berichte (kaskadierendes Menü) Versionsübersicht ansehen Frühere Versionen ansehen Frühere Version zurückspeich ern Audit Log ansehen Eigenschaften ansehen (nur Eigentüme r) (nur Eigentüme r) Eigenschaften bearbeiten Namen, Beschreibung und Schlüsselwörter bearbeiten (nur Eigentüme r) (nur Eigentüme r) Freigabeprozedur aktivieren oder deaktivieren (nur Eigentüme r) 8
Benutzerrollen Einstelldauer verwalten Zugang verwalten (nur Eigentüme r) (nur Eigentüme r) 9
Anwenderhandbuch SFX Rollen und Rechte an Ordnern Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick darüber, welche Funktionen die unterschiedlichen Rollen beinhalten. Anm.: Die Admin Rolle ist in der Tabelle nicht aufgeführt. Die Admin Rolle beinhaltet alle aufgeführten Funktionen sowie: Faxnummer einem Ordner zuweisen Ordnereigentümer ändern Konfigurieren allgemeiner Einstellungen mit Auswirkung auf alle Archiv- Benutzer FUNKTION: Lesen Lese r Autor Mitarbeiter Koordinato r Eigentüme r Neue Ordner und Dateien hinzufügen Ausschneiden (falls Eigentümer ) (falls Eigentümer ) Kopieren Einfügen Ordner als *.zip Datei herunterladen Löschen (falls Eigentümer ) (falls Eigentümer ) Favoriten (kaskadierendes Menü) Zu Favoriten hinzufügen Aus Favoriten entfernen Benachrichtigun g einstellen Eigenschaften ansehen Eigenschaften bearbeiten (falls Eigentümer ) (falls Eigentümer ) Name, Beschreibung 10
Benutzerrollen und Schlüsselwörter bearbeiten Freigabeprozedu r aktivieren oder deaktivieren Zugang verwalten (falls Eigentümer ) (falls Eigentümer ) (falls Eigentümer ) (falls Eigentümer ) (falls Eigentümer ) (falls Eigentümer ) 11
F UNK TIONE N_L ESER Benachrichtigungen B enachrichtigung fes tlegen 1. Navigieren Sie zu dem Element, bei dem Sie eine Benachrichtigung entfernen möchten. 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Dateinamen. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 3. Wählen Sie im Menü "Favorites and Alerts" (Favoriten und Benachrichtigungen) die Option Set alert (Benachrichtigung festlegen). 4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Email Alert Activated" (Email Benachrichtigung aktiviert). 5. Klicken Sie auf OK. Immer wenn das betreffende Element geändert wird, erhalten Sie zukünftig eine Benachrichtigung in Ihr Email-Postfach. Sie haben erfolgreich eine Benachrichtigung festgelegt. 12
Funktionen_Leser B enachrichtigung entfernen 1. Navigieren Sie zu dem Element, bei dem Sie eine Benachrichtigung entfernen möchten. 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Dateinamen. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 3. Wählen Sie im Menü "Favorites and Alerts" (Favoriten und Benachrichtigungen) die Option Set alert (Benachrichtigung festlegen). 4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Email Alert Activated" (Email Benachrichtigung aktiviert). 5. Klicken Sie auf OK. Sie haben erfolgreich eine Benachrichtigung entfernt. 13
Anwenderhandbuch SFX B enachrichtigung fes tlegen 1. Navigieren Sie zu dem Element, bei dem Sie eine Benachrichtigung entfernen möchten. 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Dateinamen. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 3. Wählen Sie im Menü "Favorites and Alerts" (Favoriten und Benachrichtigungen) die Option Set alert (Benachrichtigung festlegen). 4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Email Alert Activated" (Email Benachrichtigung aktiviert). 5. Klicken Sie auf OK. Immer wenn das betreffende Element geändert wird, erhalten Sie zukünftig eine Benachrichtigung in Ihr Email-Postfach. Sie haben erfolgreich eine Benachrichtigung festgelegt. 14
Funktionen_Leser Favoriten-Menü E lemente zur Favoritenliste hinzufügen 1. Navigieren Sie zu dem Element, das Sie zu Ihrer Favoritenliste hinzufügen möchten. 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Dateinamen. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 3. Wählen Sie im Menü "Favorites and Alerts" (Favoriten und Benachrichtigungen) die Option Add to My Favorites (Zu Favoriten hinzufügen). Eine Bestätigungsmeldung wird angezeigt. Diese Datei / dieser Ordner erscheint jetzt in der Favoritenliste, wenn Sie im Dropdown-Menü Ansicht. "Favoriten" wählen. 15
Anwenderhandbuch SFX Where is the View drop-down menu? The View drop-down menu is displayed in the upper right corner of the toolbar: Sie haben erfolgreich ein Element zur Favoritenliste hinzugefügt. 16
Funktionen_Leser E lemente aus der Favoritenliste entfernen 1. Navigieren Sie zu dem Element, das Sie aus der Favoristenliste entfernen möchten. 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Dateinamen. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 3. Wählen Sie im Menü "Favorites and Alerts" (Favoriten und Benachrichtigungen) die Option Remove from Favorites (Aus Favoritenlist entfernen). Es wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt. Diese Datei / dieser Ordner erscheint jetzt nicht mehr in der Favoritenliste, wenn Sie im Dropdown-Menü Ans icht. "Favoriten" wählen. Where is the View drop-down menu? The View drop-down menu is displayed in the upper right corner of the toolbar: 17
Anwenderhandbuch SFX Sie haben erfolgreich ein Element aus der Favoritenliste entfernt. 18
Funktionen_Leser Dokument herunterladen 1. Suchen Sie die gewünschte Datei durch Blättern innerhalb der Ordnerstruktur. 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Dateinamen. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 3. Klicken Sie auf Download. 4. Klicken Sie auf Save (Speichern). 5. Wählen Sie den Speicherort, auf den die betreffende Datei herunter geladen werden soll. 6. Klicken Sie auf Save (Speichern).. Sie haben erfolgreich ein Dokument herunter geladen. 19
Anwenderhandbuch SFX Alle Inhalte eines Ordners herunter laden Es ist möglich, den gesamten Inhalt eines Ordners als zip-datei herunter zu laden. 1. Navigieren Sie zu dem Ordner, den Sie herunterladen möchten. 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Dateinamen. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 3. Klicken Sie auf Download Zip File (Zip-Datei herunterladen). 4. Klicken Sie auf Save (Speichern). Sie haben erfolgreich einen Ordner und seinen Inhalt herunter geladen. 20
Funktionen_Leser Aufgaben des Lesers Jede auf das SFX zugreifende Person ist mindestens ein Leser (Viewer). Manchen Benutzern sind noch weitere Rollen zugewiesen. Lesen Sie diesen Abschnitt und die zugehörigen Themen, bevor Sie die Funktionen ausführen, die anderen Rollen zugewiesen sind. Legend: Lesen von Dateien/Ordnern 1. Klicken Sie auf den Pfeil des Dropdown-Menüs Ansicht rechts oben neben 'view' (Ansicht). Verwalten von Dateien und Ordnern 1. Klicken Sie dazu auf den Pfeil des Dropdown- Menüs rechts 21
Anwenderhandbuch SFX Where is the View drop-down menu? The View drop-down menu is displayed in the upper right corner of the toolbar: neben der Datei /dem Ordner. 2. Bei einigen Optionen stehen weitere Möglichkei ten zur Verfügung, z.b. bei Favoriten. 2. Wählen Sie in diesem Ausklappmenü den Filter 'Anzeige nach'. Ihre Rolle ermitteln 1. Ihre Rolle für ein bestimmtes Element wird durch Symbole angezeigt. Ziehen Sie den Mauszeiger über das Symbol, um weitere Informationen anzuzeigen. 2. Das Symbol 'Person' zeigt an, dass Sie Eigentümer dieses Elementes sind. 22
Funktionen_Leser Datei/Ordner ansehen 1. Klicken Sie auf den Ordnernamen. 2. Suchen Sie in der Ordnerstruktur nach gewünschter Datei/Ordner. Einige Dateien haben eine begrenzte Einstellzeit. Ist diese abgelaufen, so wird die Datei aus der allgemeinen Ansicht entfernt. 3. Klicken Sie zum Ansehen einer Datei auf den Dateinamen. Sie haben erfolgreich eine Datei/einen Ordner angesehen. 23
Anwenderhandbuch SFX Zugriffsrechte anderer an einem Element ansehen 1. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Dateinamen. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 2. Klicken Sie auf View Properties (Eigenschaften ansehen). Es wird pro Rolle eine Liste der Benutzer angezeigt. 3. Klicken Sie anschließend auf OK. Sie haben erfolgreich die Zugriffsrechte angesehen. 24
Funktionen_Leser Eigenschaften ansehen 1. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Dateinamen. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 2. Klicken Sie auf View Properties (Eigenschaften ansehen). 3. Klicken Sie anschließend auf OK, um zur Dateiliste zurück zu kehren. Sie haben erfolgreich die Eigenschaften einer Datei/eines Ordners angesehen. 25
Anwenderhandbuch SFX Versionsverlauf ansehen 1. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Dateinamen. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 2. Klicken Sie im Menü "Berichte" auf Version History (Versionsverlauf). 3. Klicken Sie anschließend auf OK, um zur Dateiliste zurück zu kehren. Sie haben erfolgreich den Versionsverlauf angesehen. 26
Funktionen_Leser Link an eine Datei oder einen Ordner senden Als Benutzer haben Sie die Möglichkeit, einen direkten Link zu einer bestimmten Datei oder zu einem Ordner an andere Portalbenutzer zu versenden. Um dieses Element aufzurufen, muss der betreffende Benutzer über eine Login-ID für das Portal sowie über entsprechende Zugriffsrechte für dieses Element verfügen. So könnte der Benutzer z.b. gemäß folgender Schritte die direkte URL zu einer Datei oder Ordner in eine Email einfügen. Wird diese Email an einen anderen Benutzer gesendet, so könnte dieser die URL in der Email anklicken und nach dem Einloggen über die URL direkt zu dem SFX-Verzeichnis mit der entsprechenden Datei oder dem Ordner gelangen. 1. Navigieren Sie zu der Datei oder dem Ordner 2. Klicken Sie das Symbol LINK in der LINK Spalte rechts neben der Datei oder dem Ordner. In einem separaten Fenster "Resource Link" wird die URL dieses Elementes angezeigt. 3. Kopieren Sie die URL des Elementes. 4. Klicken Sie auf Close this window (Fenster schließen). 5. Fügen Sie die URL am gewünschten Ort ein (z.b. in einem Dokument, einer Email, etc). Sie haben erfolgreich einen Link zu einer Datei oder einem Ordner versendet. 27
A RBEITEN MIT DATEIEN Zusätzliche Optionen beim Hochladen einer Datei Abhängig von Ihrer Rolle stehen Ihnen beim Hochladen einer Datei eventuell zusätzliche Optionen zur Verfügung. Diese Optionen sind in der nachstehenden Grafik gelb gekennzeichnet. Folgende Sonderzeichen dürfen bei der Vergaben von Dateinamen nicht verwendet werden: / & : % +? ; * 1. Optional können Sie in diesem Textfeld Schlüsselwörter eingeben, wobei einzelne Worte oder Sätze durch ein Komma getrennt werden. Diese Wörter sind dann mit der Datei verknüpft und können bei Suchvorgängen genutzt werden. 2. Optional können Sie eine Beschreibung des Elementes eingeben. 3. Optional können Sie durch Aktivieren des Kontrollkästchens Require approval (Freigabe erforderlich) festlegen, dass jede Aktualisierung dieses Elementes eine Freigabe erfordert. Weitere Einzelheiten >>> 4. Optional können Sie nach Aktivieren des Kontrollkästchens Effective dates (Einstellzeit) den Zeitraum festlegen, in dem das Element sichtbar ist. 28
Arbeiten mit Dateien a. Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie Anfangs- und Endzeitpunkt. b. Klicken Sie auf OK. Falls keine Freigabe gefordert ist, ist die hochgeladene Datei sofort sichtbar. Falls eine Freigabe gefordert ist, wird Ihre Datei als Entwurf hochgeladen und ist zunächst nicht öffentlich sichtbar. Gehen Sie dann gemäß der Beschreibung in "Freigabe eines Entwurfes beantragen" vor. Ist diese Funktion aktiviert, dann können Benutzer mit der Rolle 'Leser' diese Datei/diesen Ordner nur innerhalb des angegebenen Zeitraums sehen. Ist dieser Zeitraum abgelaufen, können Leser dieses Element nicht mehr sehen. Für Autoren und Mitarbeiter wird der Zugriff durch die Einstellzeit nicht begrenzt. Sie haben erfolgreich optionale Einstellungen für eine Datei vorgenommen. 29
Anwenderhandbuch SFX Aufheben einer Sperre 1. Navigieren Sie zu der gesperrten Datei. 2. Klicken Sie rechts neben dem Dateinamen auf den Pfeil der Dropdown-L is te. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 3. Klicken Sie in der Option Workflow auf Undo Check out (Sperre aufheben). Der Bildschirm wird neu aufgebaut und die Dateisperre ist aufgehoben. Sie haben erfolgreich die Sperrung einer Datei aufgehoben. 30
Arbeiten mit Dateien Eigentümer von Datei oder Ordner ändern Diese Funktion steht nur dem SFX Administrator zur Verfügung. 1. Navigieren Sie zu der Datei oder zu dem Ordner, den Sie bearbeiten möchten 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Datei-/Ordnernamen. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 3. Klicken Sie auf Edit Properties (Eigenschaften bearbeiten). Es wird eine Liste der Datei-/Ordnereigenschaften angezeigt. 4. Klicken Sie auf das Symbol neben Change Owner (Eigentümer ändern). 5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei jedem Benutzer, den Sie als Eigentümer dieses Elementes zuweisen möchten. (Nur ein Eigentümer pro Element). 6. Klicken Sie auf OK. Das Fenster wird geschlossen. 7. Klicken Sie auf OK. Der bisherige Eigentümer wird automatisch aus der Eigentümerschaft des Elementes entfernt und der neue Eigentümer wird zugewiesen. Sie haben erfolgreich den Eigentümer einer Datei oder eines Ordner geändert. 31
Anwenderhandbuch SFX Datei freigeben (genehmigungspflichtig) 1. Navigieren Sie zu der freigegebenen Datei, die aktualisiert worden ist. 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Dateinamen. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 3. Klicken Sie Submit for Approval (Genehmigung beantragen). Der Bildschirm wird neu aufgebaut und die Datei wartet auf Genehmigung. Sie haben erfolgreich eine Datei freigegeben. 32
Arbeiten mit Dateien Datei freigeben (nicht genehmigungspflichtig) 1. Navigieren Sie zu der freigegebenen Datei, die aktualisiert worden ist. 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Dateinamen. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 3. Klicken Sie auf Check in. Der Bildschirm wird neu aufgebaut und die Datei ist freigegeben. Sie haben erfolgreich eine Datei freigegeben. 33
Anwenderhandbuch SFX Datei sperren 1. Navigieren Sie zu der Datei, die Sie sperren möchten. 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Dateinamen. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 3. Klicken Sie auf Check out (Sperren). Der Bildschirm wird neu aufgebaut und die Datei ist gesperrt. Durch diesen Vorgang wird die Datei 'gesperrt', so dass andere Benutzer keine neuen Versionen dieser Datei hochladen können. Sie haben erfolgreich eine Datei gesperrt. Nachdem Sie die Datei nach Bedarf geändert haben, speichern Sie die aktualisierte Datei mit den entsprechenden Schritten in SFX und geben Sie die Datei anschließend wieder frei. 34
Arbeiten mit Dateien Datei oder Ordner an einen neuen Ort kopieren 1. Navigieren Sie zu der Datei oder dem Ordner, die / den Sie kopieren möchten. 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Dateinamen. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 3. Klicken Sie auf Copy (Kopieren). Die Datei wird in die Zwischenablage kopiert. 4. Navigieren Sie zum gewünschten Zielort. 5. Klicken Sie im Menü Folder Actions (Ordnerverwaltung) auf Paste (Einfügen). Wo befindet sich die Menü-/Symbolleiste? Die Menü-/Symbolleiste erscheint am Bildschirm oben und beinhaltet die Menüs Folder Actions, Admin und Help. 35
Anwenderhandbuch SFX Bei diesem Vorgang wird eine Kopie des Elementes angelegt. Änderungen, die Sie an dieser Datei oder an diesem Ordner an einem Speicherort durchführen, werden nicht auf die kopierte Datei bzw. Ordner an anderen Speicherorten angewendet. Sie haben erfolgreich eine Datei/einen Ordner an einen neuen Ort kopiert. 36
Arbeiten mit Dateien Datei löschen Sie können eine Datei nur dann löschen, wenn Sie Eigentümer der Datei sind (oder entsprechende Rechte im SFX-Rollensystem besitzen). Gelöschte Dateien / Ordner landen im SFX Papierkorb. Auf diesen Papierkorb hat nur der SFX Administrator Zugriff. 1. Navigieren Sie zu der Datei / dem Ordner, die / den Sie aus SFX löschen möchten. (Gesperrte Dateien können nicht gelöscht werden). 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Dateinamen. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 3. Klicken Sie auf Delete (Löschen). 4. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit Yes (Ja). Sie haben erfolgreich eine Datei gelöscht. 37
Anwenderhandbuch SFX Dokument herunterladen 1. Suchen Sie die gewünschte Datei durch Blättern innerhalb der Ordnerstruktur. 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Dateinamen. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 3. Klicken Sie auf Download. 4. Klicken Sie auf Save (Speichern). 5. Wählen Sie den Speicherort, auf den die betreffende Datei herunter geladen werden soll. 6. Klicken Sie auf Save (Speichern).. Sie haben erfolgreich ein Dokument herunter geladen. 38
Arbeiten mit Dateien Datei aktualisieren 1. Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem die Datei liegt, die Sie aktualisieren möchten. 2. Klicken Sie im Menü Folder Actions (Ordnerverwaltung) auf Upload File (Datei hochladen). 3. Klicken Sie auf Browse. E inschränkungen für Dateinamen ansehen >>> The following special characters are not allowed in file names: / & : % +? ; * 4. Suchen und wählen Sie die aktualisierte Version der Datei, die Sie von Ihrer Festplatte hochladen möchten. E ins chränkungen für Dateinamen ansehen >>> The following special characters are not allowed in file names: / & : % +? ; 39
Anwenderhandbuch SFX * 5. Falls Sie alternativ eine Freigabe, eine Anzeigedauer, eine Beschreibung oder Schlüsselwörter festlegen möchten, siehe Weitere Optionen beim Hochladen einer Datei. 6. Klicken Sie auf OK. Es wird ein Dialogfenster angezeigt. 7. Klicken Sie auf OK. Die Datei wird hochgeladen und eine neue Version wird erstellt. Sie haben erfolgreich eine Datei aktualisiert. Ist eine Datei gesperrt, so sollten Sie diese Datei überprüfen und freigeben. 40
Arbeiten mit Dateien Datei- bzw. Ordnereigenschaften bearbeiten 1. Navigieren Sie zu der Datei oder dem Ordner, den Sie bearbeiten möchten. 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Datei-/Ordnernamen. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 3. Klicken Sie auf Edit Properties (Eigenschaften bearbeiten). 4. Bearbeiten Sie die Eigenschaften wie gewünscht. Folgende Sonderzeichen sind für Dateinamen nicht zulässig: / & : % +? ; * 5. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Freigabeanforderungen. (Siehe Abschnitt Freigabeanforderungen einer Datei entfernen) 6. Einige Benutzer können den Eigentümer der Datei bearbeiten. (Siehe Schritt 4-7 des Abschnitts Eigentümer von Datei oder Ordner ändern ). 7. Klicken Sie auf OK. 41
Anwenderhandbuch SFX 8. Alternativ können Sie Zugriffsrechte auf die Datei oder den Ordner mit Hilfe der im Abschnitt Zugriffsrechte beschriebenen Schritte ändern. Sie haben erfolgreich die Eigenschaften einer Datei oder eines Ordners bearbeitet. 42
Arbeiten mit Dateien Zugriffsrechte an einer Datei oder einem Ordner ändern Dateien und Ordner übernehmen die Zugriffsrechte von dem Ordner, in dem sie sich befinden. Benutzer mit entsprechenden Rechten können die übernommenen Zugriffsrechte ändern, indem sie diese Rechte einschränken oder zusätzliche Rechte hinzufügen. Die nachfolgend beschriebenen Schritte beziehen sich nur auf das Element, das Sie gerade bearbeiten, und beeinflussen nicht die Zugriffsrechte auf andere Elemente. 1. Navigieren Sie zu der Datei oder dem Ordner, dessen Rechte Sie ändern möchten. 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Datei-/Ordnernamen. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 3. Klicken Sie auf Edit Properties (Eigenschaften bearbeiten). 4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben 'remove inherited access controls from the folder above' (vom höheren Ordner übernommene Zugriffsrechte entfernen). 5. Klicken Sie auf Yes (Ja). 6. Klicken Sie auf das Symbol neben Add Members (Mitglieder hinzufügen) bei dem Rollentyp, bei dem Sie Benutzer hinzufügen möchten. Ein neues Fenster wird geöffnet. 7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei jedem Benutzer/jeder Benutzergruppe, die Sie als Mitglied zur betreffenden Rolle hinzufügen möchten. 8. Wiederholen Sie Schritt 7-8 für alle Rollen, bei denen Sie Benutzer hinzufügen möchten. 9. Klicken Sie auf OK. Das Fenster wird geschlossen. 10. Alternativ können Sie auf das Symbol neben einem bestehenden Mitglied/Benutzergruppe klicken, um deren Zugriffsrecht für dieses Element zu entfernen. 11. Klicken Sie auf OK. 43
Anwenderhandbuch SFX Sie haben erfolgreich die Zugriffsrechte an einem Element geändert. 44
Arbeiten mit Dateien Datei oder Ordner durch Ausschneiden verschieben Sie können eine Datei oder einen Ordner nur dann durch Ausschneiden verschieben, wenn Sie Eigentümer der Datei oder des Ordners sind (bzw. entsprechende Rechte im SFX-Rollensystem besitzen). Rollendefinitionen >>> 1. Navigieren Sie zu der Datei oder dem Ordner, die / den Sie verschieben möchten. 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Dateinamen. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 3. Klicken Sie auf Cut (Ausschneiden). 4. Navigieren Sie zu dem Speicherort, an den die Datei/der Ordner verschoben werden soll. 5. Klicken Sie im Menü Folder Actions (Ordnerverwaltung) auf Paste (Einfügen). Wo befindet sich die Menü-/Symbolleiste? Die Menü-/Symbolleiste erscheint am Bildschirm oben und beinhaltet die Menüs Folder Actions, Admin und Help. 45
Anwenderhandbuch SFX Sie haben erfolgreich eine Datei / einen Ordner ausgeschnitten und eingefügt. 46
Arbeiten mit Dateien Zurückspeichern einer früheren Version 1. Navigieren Sie zu der aktuellen Version der Datei. 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben der Versionsnummer. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 3. Klicken Sie auf Reports (Berichte). 4. Klicken Sie auf Version History (Versionsgeschichte). Es wird eine Liste aller Versionen angezeigt. 5. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben der Versionsnummer. 47
Anwenderhandbuch SFX Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 6. Klicken Sie auf View (Ansicht) und überprüfen Sie, ob dies die Version ist, die Sie zurückspeichern möchten. 7. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben der Versionsnummer. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 48
Arbeiten mit Dateien 8. Klicken Sie auf Restore (Zurückspeichern). Die Datei wird im gesperrten Status zurückgespeichert. Um diese zurückgespeicherte Version zu veröffentlichen, müssen Sie die Schritte zum Freigeben einer Datei durchführen. Sie haben erfolgreich eine frühere Version zurückgespeichert. 49
Anwenderhandbuch SFX Datei suchen 1. Geben Sie im Suchfeld einige Suchkriterien ein. Diese Suchkriterien können sein: Wort/Worte im Dateititel, der Dokumententyp (.doc,.pdf, etc.), oder ein bestimmtes Schlüsselwort. 2. Um die Suche zu starten, klicken Sie auf das Lupen-Symbol. Es werden die Suchergebnisse angezeigt. Die Suchergebnisse beziehen sich nur auf freigegebene Elemente. Ist für ein Dokument die Freigabe nur beantragt, so erscheint sie nicht in den Suchergebnissen. 3. Navigieren Sie zu der Datei, indem Sie in der Spalte "Locations" (Speicherorte) auf den Hyperlink des betreffenden Verzeichnisses klicken. Sie haben erfolgreich eine Datei gesucht. 50
Arbeiten mit Dateien Anzeigedauer einstellen 1. Navigieren Sie zu der Datei oder dem Ordner, für die/den Sie die Anzeigedauer einstellen möchten. 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben der Datei. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 3. Klicken Sie auf Edit Properties (Eigenschaften bearbeiten). 4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben "Effective Dates" (Anzeigedauer). 5. Wählen Sie mit Hilfe der Kalendersymbole, von wann bis wann die Datei für Benutzer angezeigt werden soll. Sobald das Enddatum erreicht ist, ist die Datei für alle Benutzer mit Viewer/Leser-Rolle nicht mehr sichtbar, während sie für alle anderen Benutzer jedoch sichtbar bleibt. 6. Klicken Sie auf OK. Die Anzeigedauer entspricht der gewünschten Anzahl von Tagen, während der eine Datei für Benutzer mit Leser-Rolle 'aktiv' bleibt. Diese Dauer kann vom Eigentümer der Datei geändert oder deaktiviert werden. Sie haben erfolgreich eine Anzeigedauer eingestellt. 51
Anwenderhandbuch SFX Freigabe eines Entwurfes beantragen Eine Freigabe kann nur für Dateien beantragt werden, die sich im Status draft (Entwurf) befinden. Sperren Sie daher zunächst die betreffende Datei, damit sie in den Status Entwurf kommt. 1. Navigieren Sie zu dem Entwurf, für den Sie eine Freigabe beantragen möchten. 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Dateinamen. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 3. Klicken Sie auf die Workflow-Option Freigabe beantragen. 4. Klicken Sie auf OK. Die Datei wartet jetzt auf ihre Freigabe. Sie werden per email über die Entscheidung zur Freigabe informiert. Sie haben erfolgreich die Freigabe eines Entwurfes beantragt. 52
Arbeiten mit Dateien Freigabeantrag für einen Entwurf widerrufen 1. Navigieren Sie zu dem Entwurf, dessen Freigabeantrag Sie widerrufen möchten. 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Dateinamen. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 3. Klicken Sie auf die Workflow-Option Undo submit for approval (Freigabeantrag widerrufen). 4. Klicken Sie auf OK. Die Datei befindet sich nicht mehr im Wartezustand. Sie haben erfolgreich einen Freigabeantrag widerrufen. 53
Anwenderhandbuch SFX Datei aktualisieren 1. Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem die Datei liegt, die Sie aktualisieren möchten. 2. Klicken Sie im Menü Folder Actions (Ordnerverwaltung) auf Upload File (Datei hochladen). 3. Klicken Sie auf Browse. E inschränkungen für Dateinamen ansehen >>> The following special characters are not allowed in file names: / & : % +? ; * 4. Suchen und wählen Sie die aktualisierte Version der Datei, die Sie von Ihrer Festplatte hochladen möchten. E ins chränkungen für Dateinamen ansehen >>> The following special characters are not allowed in file names: / & : % +? 54
Arbeiten mit Dateien ; * 5. Falls Sie alternativ eine Freigabe, eine Anzeigedauer, eine Beschreibung oder Schlüsselwörter festlegen möchten, siehe Weitere Optionen beim Hochladen einer Datei. 6. Klicken Sie auf OK. Es wird ein Dialogfenster angezeigt. 7. Klicken Sie auf OK. Die Datei wird hochgeladen und eine neue Version wird erstellt. Sie haben erfolgreich eine Datei aktualisiert. Ist eine Datei gesperrt, so sollten Sie diese Datei überprüfen und freigeben. 55
Anwenderhandbuch SFX Hochladen einer neuen Datei 1. Navigieren Sie zu dem Ordner, in den Sie die Datei hochladen möchten. (Oder erstellen Sie einen neuen Ordner) 2. Klicken Sie im Menü Folder Actions (Ordnerverwaltung) auf Upload File (Datei hochladen). Es erscheint der folgende Bildschirm. 3. Folgende Sonderzeichen dürfen für Dateinamen nicht verwendet werden: / & : % +? ; * 3. Klicken Sie auf Browse (Suchen). 4. Suchen und wählen Sie die aktualisierte Version der Datei, die Sie von Ihrer Festplatte hochladen möchten. 5. Alternativ können Sie durch Anklicken von neben Add another file (Weitere Datei hinzufügen) weitere Dateien anwählen und dann Schritt 3-4 wiederholen. 56
Arbeiten mit Dateien 6. Klicken Sie auf OK. Falls keine Genehmigung benötigt wird, ist die hochgeladene Datei sofort sichtbar. Falls eine Genehmigung benötigt wird, wird Ihre Datei als Entwurf hochgeladen und ist zunächst nicht öffentlich sichtbar. Verfahren Sie dann wie im Abschnitt "Freigabegenehmigung beantragen" beschrieben. Sie haben erfolgreich eine Datei hochgeladen. Anschließend können Sie dafür sorgen, dass andere Benutzer auf Ihre Dateien zugreifen können. Weitere Einzelheiten zu Themen wie Genehmigungen, Einstelldauer, Beschreibungen oder Schlüsselwörter finden Sie im Abschnitt Weitere Optionen beim Hochladen einer Datei. 57
Anwenderhandbuch SFX Freigabe einer Datei anfordern Der SFX Administrator kann festlegen, dass sämtliche Elemente im Archiv eine Freigabe erfordern. In diesem Fall werden auf Archivebene die genehmigenden Personen für alle Ordner/Dateien innerhalb des Archivs festgelegt. Dieses Genehmigungsverfahren können Sie für Ihre Elemente nicht einfach deaktivieren, und auch die Auswahl der genehmigenden Personen liegt nicht in Ihrer Kontrolle. Falls jedoch das Genehmigungsverfahren auf der obersten Archivebene nicht aktiviert ist und auch vom Eigentümer / Administrator der Datei nicht gefordert ist, dann können Sie Genehmigungen für die Dateien anfordern, deren Eigentümer Sie sind. Gehen Sie dazu wie nachfolgend beschrieben vor. 1. Navigieren Sie zu der Datei, für die Sie eine Freigabe beantragen möchten. 2. Klicken Sie im file Dropdown-Menü File (Datei) auf Edit Properties (Eigenschaften bearbeiten). Wenn für den Ordner, in den die Datei geladen wird, der Workflow eingerichtet ist, so wird er automatisch für diese Datei aktiviert, was durch Deaktivierung des Kontrollkästchens Require Approval angezeigt wird. 58
Arbeiten mit Dateien 3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Require approval (Freigabe anfordern). Die Option "Add Approvers" (Genehmiger hinzufügen) wird aktiviert. 4. Klicken Sie auf neben Add Approvers (Genehmiger hinzufügen). Es wird ein Fenster mit dem Benutzerverzeichnis eingeblendet. 5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei jedem Benutzer, den Sie als genehmigende Person für diese Datei hinzufügen möchten. 6. Klicken Sie auf OK. Das Fenster wird geschlossen. 7. Klicken Sie auf OK. Der Bildschirm wird neu aufgebaut und es erscheint eine Meldung bezüglich der aktualisierten Eigenschaften. Sie haben erfolgreich Freigabe für eine Datei angefordert. 59
A RBEITEN MIT O RDNERN Faxnummer einem neuen Ordner zuweisen Diese Funktion steht nur dem SFX Administrator zur Verfügung. Falls im Dropdown-Menü Faxnummer 'no fax' (kein Fax) angezeigt wird, so hat Ihr Unternehmen entweder diese Funktionalität nicht erworben bzw. noch nicht konfiguriert, oder Ihr Unternehmen hat bereits sämtliche gekauften Faxnummern benutzt. Wenden Sie sich ggf. an Ihre Covisint Vertriebsniederlassung. 1. Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie einen neuen Ordner anlegen möchten (oder klicken Sie im Navigationspfad auf HOME, um einen Ordner direkt in der Hauptebene zu erstellen). 2. Klicken Sie im Menü Folder Actions (Ordnerverwaltung) auf New Folder (Neuer Ordner). Where is the toolbar? The Toolbar is displayed across the screen and includes menus of Folder Actions, Admin, and Help. 3. Geben Sie den Namen des Ordners ein. Es hat sich in der Praxis als sinnvoll erwiesen, die diesem Ordner zugewiesene Faxnummer im Ordnernamenfeld mit aufzunehmen. 4. Wählen Sie im Dropdown-Menü die Faxnummer, die Sie diesem Ordner zuweisen möchten. Sobald diese Nummer zugewiesen ist, wird sie aus dem Dropdown-Menü entfernt. Falls im Dropdown-Menü Faxnummer 'no fax' (kein Fax) angezeigt wird, so hat Ihr Unternehmen entweder diese Funktionalität nicht erworben bzw. noch nicht konfiguriert, oder Ihr Unternehmen hat bereits sämtliche gekauften Faxnummern benutzt. Wenden Sie sich ggf. an Ihre Covisint Vertriebsniederlassung. 5. Geben Sie eine Beschreibung des Ordners ein. 60
Arbeiten mit Ordnern In der Praxis hat es sich als hilfreich erwiesen, die zugewiesene Faxnummer in diesem Beschreibungsfeld einzufügen. 6. Alternativ können Sie Genehmigung für jede Aktualisierung dieses Elementes festlegen, indem Sie das Kontrollkästchen Require approval (Freigabe erforderlich) aktivieren. Soll keine Freigabegenehmigung abgefragt werden, so fahren Sie bei Schritt 9 fort. Durch Aktivieren dieses Kontrollkästchens werden entsprechende Abläufe aktiviert. Bei Aktivierung benötigen alle an diesen Ordner gefaxten Dokumente vor der Veröffentlichung eine Freigabe a. Klicken Sie auf das Symbol neben Add Approvers (Freigebende hinzufügen). b. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei jeder Nutzer/Nutzergruppe, die Sie als Freigebende für dieses Element hinzufügen möchten. (Es können mehrere Freigebende gewählt werden, aber zur Veröffentlichung ist nur eine Genehmigung notwendig). 7. Klicken Sie auf OK. Sie haben erfolgreich eine Faxnummer einem neuen Ordner zugewiesen. An diesen Ordner gefaxte Elemente werden im.pdf-format gespeichert. Falls in diesem Ordner Freigabe benötigt wird, so bleibt das gefaxte Element bis zur Freigabe im Status "Freigabe beantragt". 61
Anwenderhandbuch SFX Faxnummer einem bestehenden Ordner zuweisen Diese Funktion steht nur dem SFX Administrator zur Verfügung. Falls im Dropdown-Menü Faxnummer 'no fax' (kein Fax) angezeigt wird, so hat Ihr Unternehmen entweder diese Funktionalität nicht erworben bzw. noch nicht konfiguriert, oder Ihr Unternehmen hat bereits sämtliche gekauften Faxnummern benutzt. Wenden Sie sich ggf. an Ihre Covisint Vertriebsniederlassung. 1. Navigieren Sie zu dem Ordner, dem Sie eine Faxnummer zuweisen möchten. 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Ordnernamen. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 3. Klicken Sie auf Edit Properties (Eigenschaften bearbeiten). 4. Wählen Sie im Dropdown-Menü die Faxnummer, die Sie diesem Ordner zuweisen möchten. Sobald diese Nummer zugewiesen ist, wird sie aus dem Dropdown-Menü entfernt. Falls im Dropdown-Menü Faxnummer 'no fax' (kein Fax) angezeigt wird, so hat Ihr Unternehmen entweder diese Funktionalität nicht erworben bzw. noch nicht konfiguriert, oder Ihr Unternehmen hat bereits sämtliche gekauften Faxnummern benutzt. Wenden Sie sich ggf. an Ihre Covisint Vertriebsniederlassung. 5. Alternativ können Sie den Ordnernamen so bearbeiten, dass er die zuwiesene Faxnummer enthält. In der Praxis hat es sich als hilfreich erwiesen, die zugewiesene Faxnummer im Beschreibungsfeld einzufügen. 6. Alternativ können Sie die Beschreibung des Ordners so bearbeiten, dass sie die dem Ordner zugewiesene Faxnummer enthält. In der Praxis hat es sich als hilfreich erwiesen, die zugewiesene Faxnummer in diesem Beschreibungsfeld einzufügen. 62
Arbeiten mit Ordnern 7. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Genehmigungsanforderungen. (Siehe Schritt 6-8 von Anlegen eines neuen Ordners). 8. Einige Benutzer sind in der Lage, den Eigentümer der Datei wie gewünscht zu bearbeiten. (Siehe Schritt 4-7 von Eigentümer von Datei / Ordner ändern). 9. Klicken Sie auf OK. 10. Alternativ können Sie die Zugriffsrechte zur Datei oder zum Ordner gemäß der entsprechenden Schritte im Abschnitt Ändern der Zugriffsrechte ändern. Sie haben erfolgreich eine Faxnummer einem bestehenden Ordner zugewiesen. An diesen Ordner gefaxte Elemente werden im.pdf-format gespeichert. Falls in diesem Ordner Freigabe benötigt wird, so bleibt das gefaxte Element bis zur Freigabe im Status "Freigabe beantragt". 63
Anwenderhandbuch SFX Eigentümer von Datei oder Ordner ändern Diese Funktion steht nur dem SFX Administrator zur Verfügung. 1. Navigieren Sie zu der Datei oder zu dem Ordner, den Sie bearbeiten möchten 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Datei-/Ordnernamen. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 3. Klicken Sie auf Edit Properties (Eigenschaften bearbeiten). Es wird eine Liste der Datei-/Ordnereigenschaften angezeigt. 4. Klicken Sie auf das Symbol neben Change Owner (Eigentümer ändern). 5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei jedem Benutzer, den Sie als Eigentümer dieses Elementes zuweisen möchten. (Nur ein Eigentümer pro Element). 6. Klicken Sie auf OK. Das Fenster wird geschlossen. 7. Klicken Sie auf OK. Der bisherige Eigentümer wird automatisch aus der Eigentümerschaft des Elementes entfernt und der neue Eigentümer wird zugewiesen. Sie haben erfolgreich den Eigentümer einer Datei oder eines Ordner geändert. 64
Arbeiten mit Ordnern Datei oder Ordner an einen neuen Ort kopieren 1. Navigieren Sie zu der Datei oder dem Ordner, die / den Sie kopieren möchten. 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Dateinamen. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 3. Klicken Sie auf Copy (Kopieren). Die Datei wird in die Zwischenablage kopiert. 4. Navigieren Sie zum gewünschten Zielort. 5. Klicken Sie im Menü Folder Actions (Ordnerverwaltung) auf Paste (Einfügen). Wo befindet sich die Menü-/Symbolleiste? Die Menü-/Symbolleiste erscheint am Bildschirm oben und beinhaltet die Menüs Folder Actions, Admin und Help. 65
Anwenderhandbuch SFX Bei diesem Vorgang wird eine Kopie des Elementes angelegt. Änderungen, die Sie an dieser Datei oder an diesem Ordner an einem Speicherort durchführen, werden nicht auf die kopierte Datei bzw. Ordner an anderen Speicherorten angewendet. Sie haben erfolgreich eine Datei/einen Ordner an einen neuen Ort kopiert. 66
Arbeiten mit Ordnern Neuen Ordner anlegen 1. Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie einen neuen Ordner anlegen möchten (Oder klicken Sie im Navigatonspfad auf HOME, um in der Hauptebene einen neuen Ordner zu erstellen). 2. Klicken Sie im Menü Folder Actions (Ordnerverwaltung) auf New Folder (Neuer Ordner). Where is the toolbar? The Toolbar is displayed across the screen and includes menus of Folder Actions, Admin, and Help. 3. Geben Sie den Namen des Ordners ein. 4. Geben Sie eine Beschreibung des Ordners ein. 5. Klicken Sie auf OK. Sie haben erfolgreich einen neuen Ordner angelegt. Anschließend können Sie bei Bedarf: - dem Ordner eine Datei hinzufügen - Freigabe für den Ordner beantragen (sofern verfügbar) - Zugriffsrechte an diesem Ordner ändern 67
Anwenderhandbuch SFX Ordner löschen Um einen Ordner löschen zu können, müssen Sie Eigentümer des Ordners sein (oder einer entsprechenden Rolle in SFX zugeordnet sein). Gelöschte Dateien / Ordner landen im Papierkorb der SFX Repository. Auf diesen Papierkorb hat nur der SFX Administrator Zugriff. 1. Navigieren Sie zu dem Ordner, den Sie im SFX löschen möchten. 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Ordnernamen. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 3. Klicken Sie auf Delete (Löschen). 4. Bestätigen Sie den Löschvorgang durch Anklicken von Yes (Ja). Sie haben erfolgreich eine Datei gelöscht. 68
Arbeiten mit Ordnern Alle Inhalte eines Ordners herunter laden Es ist möglich, den gesamten Inhalt eines Ordners als zip-datei herunter zu laden. 1. Navigieren Sie zu dem Ordner, den Sie herunterladen möchten. 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Dateinamen. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 3. Klicken Sie auf Download Zip File (Zip-Datei herunterladen). 4. Klicken Sie auf Save (Speichern). Sie haben erfolgreich einen Ordner und seinen Inhalt herunter geladen. 69
Anwenderhandbuch SFX Datei- bzw. Ordnereigenschaften bearbeiten 1. Navigieren Sie zu der Datei oder dem Ordner, den Sie bearbeiten möchten. 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Datei-/Ordnernamen. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 3. Klicken Sie auf Edit Properties (Eigenschaften bearbeiten). 4. Bearbeiten Sie die Eigenschaften wie gewünscht. Folgende Sonderzeichen sind für Dateinamen nicht zulässig: / & : % +? ; * 5. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Freigabeanforderungen. (Siehe Abschnitt Freigabeanforderungen einer Datei entfernen) 6. Einige Benutzer können den Eigentümer der Datei bearbeiten. (Siehe Schritt 4-7 des Abschnitts Eigentümer von Datei oder Ordner ändern ). 7. Klicken Sie auf OK. 8. Alternativ können Sie Zugriffsrechte auf die Datei oder den Ordner mit Hilfe der im Abschnitt Zugriffsrechte beschriebenen Schritte ändern. 70
Arbeiten mit Ordnern Sie haben erfolgreich die Eigenschaften einer Datei oder eines Ordners bearbeitet. 71
Anwenderhandbuch SFX Zugriffsrechte an einer Datei oder einem Ordner ändern Dateien und Ordner übernehmen die Zugriffsrechte von dem Ordner, in dem sie sich befinden. Benutzer mit entsprechenden Rechten können die übernommenen Zugriffsrechte ändern, indem sie diese Rechte einschränken oder zusätzliche Rechte hinzufügen. Die nachfolgend beschriebenen Schritte beziehen sich nur auf das Element, das Sie gerade bearbeiten, und beeinflussen nicht die Zugriffsrechte auf andere Elemente. 1. Navigieren Sie zu der Datei oder dem Ordner, dessen Rechte Sie ändern möchten. 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Datei-/Ordnernamen. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 3. Klicken Sie auf Edit Properties (Eigenschaften bearbeiten). 4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben 'remove inherited access controls from the folder above' (vom höheren Ordner übernommene Zugriffsrechte entfernen). 5. Klicken Sie auf Yes (Ja). 6. Klicken Sie auf das Symbol neben Add Members (Mitglieder hinzufügen) bei dem Rollentyp, bei dem Sie Benutzer hinzufügen möchten. Ein neues Fenster wird geöffnet. 7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei jedem Benutzer/jeder Benutzergruppe, die Sie als Mitglied zur betreffenden Rolle hinzufügen möchten. 8. Wiederholen Sie Schritt 7-8 für alle Rollen, bei denen Sie Benutzer hinzufügen möchten. 9. Klicken Sie auf OK. Das Fenster wird geschlossen. 10. Alternativ können Sie auf das Symbol neben einem bestehenden Mitglied/Benutzergruppe klicken, um deren Zugriffsrecht für dieses Element zu entfernen. 72
Arbeiten mit Ordnern 11. Klicken Sie auf OK. Sie haben erfolgreich die Zugriffsrechte an einem Element geändert. 73
Anwenderhandbuch SFX Datei oder Ordner durch Ausschneiden verschieben Sie können eine Datei oder einen Ordner nur dann durch Ausschneiden verschieben, wenn Sie Eigentümer der Datei oder des Ordners sind (bzw. entsprechende Rechte im SFX-Rollensystem besitzen). Rollendefinitionen >>> 1. Navigieren Sie zu der Datei oder dem Ordner, die / den Sie verschieben möchten. 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Dateinamen. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 3. Klicken Sie auf Cut (Ausschneiden). 4. Navigieren Sie zu dem Speicherort, an den die Datei/der Ordner verschoben werden soll. 5. Klicken Sie im Menü Folder Actions (Ordnerverwaltung) auf Paste (Einfügen). Wo befindet sich die Menü-/Symbolleiste? Die Menü-/Symbolleiste erscheint am Bildschirm oben und beinhaltet die Menüs Folder Actions, Admin und Help. 74
Arbeiten mit Ordnern Sie haben erfolgreich eine Datei / einen Ordner ausgeschnitten und eingefügt. 75
Anwenderhandbuch SFX Freigabe für einen Ordner beantragen Ihr SFX-Administrator kann festlegen, dass alle Elemente im Archiv eine Freigabe benötigen. In diesem Fall werden die Freigebenden auf Archivebene für alle Ordner / Dateien des Archivs festgelegt. Ihnen ist es nicht möglich, die Freigabe für Ihre Elemente abzuschalten oder Ihre Freigebenden selbst zu wählen. Falls jedoch keine Freigabe auf Archivebene aktiviert ist, so können Sie diese Freigabe für Ihre Ordner beantragen. Gehen Sie dazu wie nachfolgend beschrieben vor 1. Navigieren Sie zu dem Ordner, für den Sie Freigabe beantragen möchten. 2. Klicken Sie im Dropdown-Menü des Ordners auf Edit Properties (Eigenschaften bearbeiten). 76
Arbeiten mit Ordnern 3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Require approval (Freigabe benötigt). Die Option "Add Approvers" (Freigebende hinzufügen) wird aktiviert. 4. Klicken Sie auf das Symbol neben Add Approvers. Es wird ein Fenster geöffnet. 5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei allen Benutzern, die Sie als Freigebende für diesen Ordner hinzufügen möchten. 6. Klicken Sie auf OK. Das Fenster wird geschlossen. 7. Klicken Sie auf OK. Der Bildschirm wird neu aufgebaut und eine Meldung bestätigt die geänderten Eigenschaften. Sie haben erfolgreich die Freigabe für einen Ordner beantragt. 77
Anwenderhandbuch SFX Freigabeanforderung für einen Ordner oder eine Datei entfernen Ihr SFX-Administrator kann festlegen, dass alle Elemente im Archiv eine Freigabe benötigen. In diesem Fall werden die Freigebenden auf Archivebene für alle Ordner / Dateien des Archivs festgelegt. Ihnen ist es nicht möglich, die Freigabe für Ihre Elemente abzuschalten oder Ihre Freigebenden selbst zu wählen. Falls jedoch keine Freigabe auf Archivebene aktiviert ist, so kann diese Freigabe durch den Eigentümer / Administrator des Ordners bzw. der Datei aktiviert werden. Sofern Sie der Eigentümer oder Administrator sind, können Sie die Freigabeanforderungen für Ihre Ordner und Dateien entfernen. Gehen Sie dazu wie nachfolgend beschrieben vor. 1. Navigieren Sie zu dem Ordner oder zu der Datei, deren Freigabeanforderungen Sie entfernen möchten. 2. Klicken Sie im Dropdown-Menü des E lementes auf Edit Properties (Eigenschaften bearbeiten). 3. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Require approval (Freigabe benötigt). 78
Arbeiten mit Ordnern 4. Klicken Sie auf OK. Der Bildschirm wird neu aufgebaut und die geänderten Eigenschaften werden durch eine entsprechende Meldung bestätigt. Sie haben erfolgreich die Freigabeanforderung für einen Ordner oder eine Datei entfernt. 79
A DMINIS TR ATION Zuweisen von Benutzern zu bestimmten Rollen in der SFX- Datenbank Diese Funktion steht nur dem SFX Administrator zur Verfügung. Alle an den Einstellungen der SFX-Datenbank vorgenommenen Änderungen wirken sich angefangen von der höchsten Ebene (Home) nach unten hin durchgehend aus. Wenn Sie z.b. einen Benutzer / eine Benutzergruppe zur Administrator-Rolle hinzufügen, so wird dieser Benutzer / diese Benutzergruppe in der gesamten SFX-Instanz zum Administrator. 1. Klicken Sie im Admin Menü auf Repository Settings (Repository-Einstellungen). Wo befindet sich die Menüleiste? Die Menüleiste befindet sich im oberen Teil des Bildschirms und beinhaltet die Menüs Folder Actions, Admin und Help. 2. Klicken Sie auf das Symbol neben Add Members (Mitglieder hinzufügen) bei der Rolle, zu der Sie Benutzer hinzufügen möchten. 3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei jedem Benutzer / jeder Benutzergruppe, die Sie einer bestimmten Rolle als Mitglied hinzufügen möchten. 4. Wiederholen Sie Schritt 2-3 für jede weitere Rolle, der Sie Benutzer hinzufügen möchten. 5. Klicken Sie auf OK. Sie haben erfolgreich Benutzer einer Rolle im SFX hinzugefügt. 80
Administration Leeren des Papierkorbs Diese Funktion steht nur dem SFX Administrator zur Verfügung. 1. Klicken Sie im Dropdown-Menü View auf Recycle Bin (Papierkorb). Where is the View drop-down menu? The View drop-down menu is displayed in the upper right corner of the toolbar: 2. 3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei jeder Datei, die Sie endgültig löschen möchten. a. Alternativ können Sie durch Anklicken von Alle löschen sämtliche Dokumente im Papierkorb löschen. 4. Klicken Sie auf delete (löschen). Eine Datei aus dem Papierkorb gelöschte Datei kann nicht wieder hergestellt werden. 4. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit Yes (Ja). Sie haben erfolgreich den Papierkorb geleert. 81
Anwenderhandbuch SFX Funktionen der Registerkarte Admin Das Menü Admin bietet folgende Möglichkeiten: Wo befindet sich die Menüleiste? Die Menüleiste befindet sich im oberen Teil des Bildschirms und beinhaltet die Menüs Folder Actions, Admin und Help. Repository Settings (Repository Einstellungen) - Benutzer / Benutzergruppen aus der SFX R epository(als R epository werden s ämtliche Inhalte des S FX Portlet, von der Home/R oot E bene abwärts, bezeichnet.) hinzufügen oder löschen Overview (Übersicht) - Berichte über den genutzten Speicherplatz, Anzahl der Ordner und Anzahl der Dateien User Disk Space (Speicherplatz pro Benutzer) - Übersicht der 50 Benutzer mit dem größten Speicherplatz Largest Files (Größte Dateien) - Übersicht der 50 größten Dateien Most Accessed Files (Dateien mit dem häufigsten Zugriff) - Übersicht der 50 Dateien mit dem häufigs ten Zugriff(Für die am häufigsten zugegriffenen Dateien wird die Anzahl der Downloads zugrunde gelegt, nicht die Zahl der Aufrufe.) (Auto-Loader Funktionalität, sofern Ihr Unternehmen diese Option vertraglich bestellt hat) 82
Administration Entfernen von Genehmigern bei Dateien oder Ordnern Siehe Ändern der Zugriffsrechte 83
Anwenderhandbuch SFX Entfernen von Benutzern / Benutzergruppen von Rollen im SFX Diese Funktion steht nur dem SFX Administrator zur Verfügung. Durch das Entfernen von Benutzern / Benutzergruppen über die Repository-Einstellungen wird die Funktionalität des Benutzers / der Benutzergruppe in Bezug auf die Zugriffsmöglichkeiten angefangen von der obersten Ebene abwärts eingeschränkt. Um Benutzer/Benutzergruppen aus einer bestimmten Datei oder einem Ordner zu entfernen, müssen Sie die Zugriffsrechte auf dieses Element ändern. 1. Klicken Sie im Admin Menü auf Repository Settings (Repository-Einstellungen). Wo befindet sich die Menüleiste? Die Menüleiste befindet sich im oberen Teil des Bildschirms und beinhaltet die Menüs Folder Actions, Admin und Help. 2. Klicken Sie auf das Symbol neben dem Namen des Mitgliedes jedem Rollentyp, um den entsprechenden Benutzer von dieser Rolle zu entfernen. 3. Klicken Sie auf OK. Sie haben erfolgreich Benutzer von Rollen im SFX entfernt. 84
Administration Freigabe für alle Dateien und Ordner im SFX anfordern Diese Funktion steht nur dem SFX Administrator zur Verfügung. 1. Klicken Sie im Admin Menü auf Repository Settings (Repository Einstellungen).. Wo befindet sich die Menüleiste? Die Menüleiste befindet sich im oberen Teil des Bildschirms und beinhaltet die Menüs Folder Actions, Admin und Help. 2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Require approval (Freigabe anfordern). 3. Klicken Sie auf das Symbol neben Add Approvers (Genehmiger hinzufügen). Ein Fenster mit dem Benutzerverzeichnis wird eingeblendet. 4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei jedem Benutzer, den Sie als Genehmiger für alle Elemente im SFX hinzufügen möchten. 5. Klicken Sie auf OK. Das Fenster mit dem Benutzerverzeichnis wird geschlossen. 6. Klicken Sie auf OK. Der Bildschirm wird neu aufgebaut und es erscheint eine Meldung bezüglich der aktualisierten Eigenschaften. Sie haben erfolgreich Freigaben für alle Dateien/Ordner im SFX angefordert. 85
Anwenderhandbuch SFX Wiederherstellen von Dateien aus dem Papierkorb Diese Funktion steht nur dem SFX-Administrator zur Verfügung. 1. Klicken Sie im View Dropdown-Menü auf Recycle Bin (Papierkorb). <<< Needs Image >>> Wo befindet sich das Dropdown- Menü View (Ansicht)? Sie finden das Dropdown-Menü View (Ansicht) rechts oben in der Menü- /Symbolleiste: 2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei allen Elementen, die Sie wiederherstellen möchten. a. Alternativ können Sie das Symbol anklicken, um alle Dokumente im Papierkorb anzuwählen. 3. Klicken Sie auf Restore (Wiederherstellen). Das gewählte Element wird wiederhergestellt und befindet sich wieder in dem Verzeichnis, aus dem es gelöscht worden ist. 4. Klicken Sie im Dropdown-Menü View (Ansicht) auf All Files (Alle Dateien), um zurück in die Ordnerstruktur zu gelangen. Sie haben erfolgreich ein Element aus dem Papierkorb wiederhergestellt. 86
W ORKFLOW Zugriffsrechte an einer Datei oder einem Ordner ändern Dateien und Ordner übernehmen die Zugriffsrechte von dem Ordner, in dem sie sich befinden. Benutzer mit entsprechenden Rechten können die übernommenen Zugriffsrechte ändern, indem sie diese Rechte einschränken oder zusätzliche Rechte hinzufügen. Die nachfolgend beschriebenen Schritte beziehen sich nur auf das Element, das Sie gerade bearbeiten, und beeinflussen nicht die Zugriffsrechte auf andere Elemente. 1. Navigieren Sie zu der Datei oder dem Ordner, dessen Rechte Sie ändern möchten. 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Datei-/Ordnernamen. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 3. Klicken Sie auf Edit Properties (Eigenschaften bearbeiten). 4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben 'remove inherited access controls from the folder above' (vom höheren Ordner übernommene Zugriffsrechte entfernen). 5. Klicken Sie auf Yes (Ja). 6. Klicken Sie auf das Symbol neben Add Members (Mitglieder hinzufügen) bei dem Rollentyp, bei dem Sie Benutzer hinzufügen möchten. Ein neues Fenster wird geöffnet. 7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei jedem Benutzer/jeder Benutzergruppe, die Sie als Mitglied zur betreffenden Rolle hinzufügen möchten. 8. Wiederholen Sie Schritt 7-8 für alle Rollen, bei denen Sie Benutzer hinzufügen möchten. 9. Klicken Sie auf OK. Das Fenster wird geschlossen. 87
Anwenderhandbuch SFX 10. Alternativ können Sie auf das Symbol neben einem bestehenden Mitglied/Benutzergruppe klicken, um deren Zugriffsrecht für dieses Element zu entfernen. 11. Klicken Sie auf OK. Sie haben erfolgreich die Zugriffsrechte an einem Element geändert. 88
Workflow Freigabe einer Datei ablehnen 1. Klicken Sie im Dropdown-Menü Ansicht auf My Approvals (Meine Freigaben). Wo befindet sich das Dropdown- Menü View (Ansicht)? Es befindet sich rechts oben in der Menüleiste: 2. Navigieren Sie zu der Datei, deren Freigabe Sie ablehnen möchten. 3. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Dateinamen. Wo befindet sich der Pfeil des Dropdown-Menüs? Der Pfeil des Dropdown-Menüs wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Element ziehen. Nach Anklicken des Pfeils wird ein Aufklappmenü geöffnet. 4. Klicken Sie auf die Workflow-Option Reject (Ablehnen). 5. Geben Sie optional den Grund der Ablehnung an. 89
Anwenderhandbuch SFX 6. Klicken Sie auf OK. Der Bildschirm wird neu aufgebaut und die Freigabe der Datei ist abgelehnt. Sie haben erfolgreich die Freigabe einer Datei abgelehnt. 90
Workflow Entfernen von Genehmigern bei Dateien oder Ordnern Siehe Ändern der Zugriffsrechte 91
Anwenderhandbuch SFX Freigabeanforderung für einen Ordner oder eine Datei entfernen Ihr SFX-Administrator kann festlegen, dass alle Elemente im Archiv eine Freigabe benötigen. In diesem Fall werden die Freigebenden auf Archivebene für alle Ordner / Dateien des Archivs festgelegt. Ihnen ist es nicht möglich, die Freigabe für Ihre Elemente abzuschalten oder Ihre Freigebenden selbst zu wählen. Falls jedoch keine Freigabe auf Archivebene aktiviert ist, so kann diese Freigabe durch den Eigentümer / Administrator des Ordners bzw. der Datei aktiviert werden. Sofern Sie der Eigentümer oder Administrator sind, können Sie die Freigabeanforderungen für Ihre Ordner und Dateien entfernen. Gehen Sie dazu wie nachfolgend beschrieben vor. 1. Navigieren Sie zu dem Ordner oder zu der Datei, deren Freigabeanforderungen Sie entfernen möchten. 2. Klicken Sie im Dropdown-Menü des E lementes auf Edit Properties (Eigenschaften bearbeiten). 3. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Require approval (Freigabe benötigt). 92
Workflow 4. Klicken Sie auf OK. Der Bildschirm wird neu aufgebaut und die geänderten Eigenschaften werden durch eine entsprechende Meldung bestätigt. Sie haben erfolgreich die Freigabeanforderung für einen Ordner oder eine Datei entfernt. 93
Anwenderhandbuch SFX Freigabe für alle Dateien und Ordner im SFX anfordern Diese Funktion steht nur dem SFX Administrator zur Verfügung. 1. Klicken Sie im Admin Menü auf Repository Settings (Repository Einstellungen).. Wo befindet sich die Menüleiste? Die Menüleiste befindet sich im oberen Teil des Bildschirms und beinhaltet die Menüs Folder Actions, Admin und Help. 2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Require approval (Freigabe anfordern). 3. Klicken Sie auf das Symbol neben Add Approvers (Genehmiger hinzufügen). Ein Fenster mit dem Benutzerverzeichnis wird eingeblendet. 4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei jedem Benutzer, den Sie als Genehmiger für alle Elemente im SFX hinzufügen möchten. 5. Klicken Sie auf OK. Das Fenster mit dem Benutzerverzeichnis wird geschlossen. 6. Klicken Sie auf OK. Der Bildschirm wird neu aufgebaut und es erscheint eine Meldung bezüglich der aktualisierten Eigenschaften. Sie haben erfolgreich Freigaben für alle Dateien/Ordner im SFX angefordert. 94
Workflow Freigabe einer Datei anfordern Der SFX Administrator kann festlegen, dass sämtliche Elemente im Archiv eine Freigabe erfordern. In diesem Fall werden auf Archivebene die genehmigenden Personen für alle Ordner/Dateien innerhalb des Archivs festgelegt. Dieses Genehmigungsverfahren können Sie für Ihre Elemente nicht einfach deaktivieren, und auch die Auswahl der genehmigenden Personen liegt nicht in Ihrer Kontrolle. Falls jedoch das Genehmigungsverfahren auf der obersten Archivebene nicht aktiviert ist und auch vom Eigentümer / Administrator der Datei nicht gefordert ist, dann können Sie Genehmigungen für die Dateien anfordern, deren Eigentümer Sie sind. Gehen Sie dazu wie nachfolgend beschrieben vor. 1. Navigieren Sie zu der Datei, für die Sie eine Freigabe beantragen möchten. 2. Klicken Sie im file Dropdown-Menü File (Datei) auf Edit Properties (Eigenschaften bearbeiten). Wenn für den Ordner, in den die Datei geladen wird, der Workflow eingerichtet ist, so wird er automatisch für diese Datei aktiviert, was durch Deaktivierung des Kontrollkästchens Require Approval angezeigt wird. 95
Anwenderhandbuch SFX 3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Require approval (Freigabe anfordern). Die Option "Add Approvers" (Genehmiger hinzufügen) wird aktiviert. 4. Klicken Sie auf neben Add Approvers (Genehmiger hinzufügen). Es wird ein Fenster mit dem Benutzerverzeichnis eingeblendet. 5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei jedem Benutzer, den Sie als genehmigende Person für diese Datei hinzufügen möchten. 6. Klicken Sie auf OK. Das Fenster wird geschlossen. 7. Klicken Sie auf OK. Der Bildschirm wird neu aufgebaut und es erscheint eine Meldung bezüglich der aktualisierten Eigenschaften. Sie haben erfolgreich Freigabe für eine Datei angefordert. 96
Workflow Freigabe für einen Ordner beantragen Ihr SFX-Administrator kann festlegen, dass alle Elemente im Archiv eine Freigabe benötigen. In diesem Fall werden die Freigebenden auf Archivebene für alle Ordner / Dateien des Archivs festgelegt. Ihnen ist es nicht möglich, die Freigabe für Ihre Elemente abzuschalten oder Ihre Freigebenden selbst zu wählen. Falls jedoch keine Freigabe auf Archivebene aktiviert ist, so können Sie diese Freigabe für Ihre Ordner beantragen. Gehen Sie dazu wie nachfolgend beschrieben vor 1. Navigieren Sie zu dem Ordner, für den Sie Freigabe beantragen möchten. 2. Klicken Sie im Dropdown-Menü des Ordners auf Edit Properties (Eigenschaften bearbeiten). 97