COI-BusinessFlow Web-Client Business White Paper
1 Zusammenfassung ECM-Technologien sind aus dem heutigen Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Sie bündeln Unternehmensinformationen zentral in der ECM-Plattform und die Anwender können, passend zum jeweiligen Unternehmensprozess, aus unterschiedlichen Anwendungen und Umgebungen auf Dokumente, Akten und Ablagen zugreifen. Als zentrale Ablageplattform überbrückt die ECM- Anwendung Medienbrüche und schafft eine durchgängige einheitliche Informationsbasis. Der neue COI-BusinessFlow Web-Client bietet eine moderne und anwenderfreundliche Benutzerführung. Diese unterstützt die Anwender bei der Suche, Organisation, Ablage und Zuordnung von Informationen und erleichtert so die tägliche Arbeit mit Akten und Dokumenten. Die Vorteile für den Anwender auf einen Blick: Einfacher Zugriff auf alle relevanten ECM-Informationen im Unternehmen Nutzung der Daten über die gängigen Standardbrowser Moderne Oberfläche Unterstützung mobiler Geräte Dokumentenvorschau Filterfunktion zur Verfeinerung der Anzeige von Dokumenten in Listen Export von Dokumentenlisten in Excel-Dateien Setzen von Bookmarks ermöglicht schnellen Zugriff auf vorausgefüllte Suchen und Suchergebnisse Benutzer wird direkt mit seinem Windows Active Directory Account angemeldet, dadurch ist weiteres Anmelden nicht erforderlich Schnelles Ordnen/Einakten per Cut, Copy & Paste im Web-Browser Größen und Sichtbarkeit der Baum- und Listenansicht sowie der Dokumentenvorschau durch den Anwender anpassbar Die Dialoge können in der Größe geändert werden, um die Übersicht zu verbessern Automatische Anpassung an verschiedene Fenstergrößen und Displayformate durch modernes, minimalistisches User Interface Download-Links als QR-Code möglich Die Vorteile für den Administrator auf einen Blick: Basiert auf modernster NET Core und Angular Technologien Keine Installation des Clients erforderlich, dadurch Reduzierung der Administrationsaufwände und Wegfall der Software-Verteilung Direkt integrierbar in Portalumgebungen Sichere Datenübertragung durch Nutzung von HTTPS zur Verschlüsselung der Datenübertragung vom Browser zum Web Server per SSL/TLS Benutzerverwaltung zentral im Active Directory COI GmbH COI-BusinessFlow Web-Client Seite 2 von 8
2 COI-BusinessFlow Web-Client 2018 Look & Feel Die übersichtlich gestaltete Menüleiste bietet den gezielten Zugriff auf die Funktionalitäten der ECM-Anwendung. Eine zusätzliche Navigationsleiste mit Schreibtisch, Wiedervorlage, Ausgecheckt-Ordner und Papierkorb schafft Ordnung und optimiert den Überblick. Suchmerkmale lassen sich über die Browserfavoriten ablegen und sind bei Bedarf direkt nutzbar. Ebenso steht eine Schnellsuche als zentraler Einstieg in die ECM-Ablagen zur Verfügung. COI GmbH COI-BusinessFlow Web-Client Seite 3 von 8
Das Anzeigen oder Bearbeiten der Dokumentattribute, das Erzeugen neuer Dokumente oder das Ändern des Status erfolgt direkt über die Funktionsbuttons im Menü, die mit einem Klick einfach zu erreichen sind. Die Preview bietet eine bequeme Vorschau auf die Dokumentinhalte, ohne das Dokument komplett in den Browser zu laden. In Kombination mit den Attributwerten finden die Anwender auf diesem Weg sehr schnell die gesuchten Informationen. COI GmbH COI-BusinessFlow Web-Client Seite 4 von 8
2.1 Funktionalität Ansichten Schreibtisch Wiedervorlage Ausgecheckt Papierkorb Suche/Schnellsuche Anzeige/Bearbeiten von Dokumentenattributen Preview ohne Installation von zusätzlichen Komponenten am Client 2.2 Benutzerfreundlichkeit Single Page Design Single Sign-On Für den Web-Einsatz optimierte Bearbeitungsmasken/Ansichten Direkter Zugriff auf Eigenschaften 2.3 Design Anpassbares Layout Benutzerspezifisch konfigurierbare Oberfläche Arbeiten in mehreren Fenstern 2.4 Erweiterbarkeit Erweiterbarkeit von Menüs, Anzeigebereichen, Funktionalität Per Konfiguration oder Programmierung 2.5 Kompatibilität Das Basis-Customizing für Dokumentfamilien wird genutzt und kann für die Darstellung im Web erweitert werden. Upgrade-Aufwand wird minimiert Standardkonformität (HTTPS/SSL, NTLM, REST, ) 2.6 Integration Integration in Intranetportale COI GmbH COI-BusinessFlow Web-Client Seite 5 von 8
3 COI-BusinessFlow Web-Client - Funktionsübersicht 3.1 Oberfläche Persönliche, benutzerindividuell einstellbare Systemoberfläche ( Schreibtisch ) Neugestalteter Rich Web-Client Erweiterter Viewer Zusätzliche Navigationsleiste mit Schreibtisch-, Wiedervorlage-, Ausgecheckt-, Papierkorb-, und Suchzugriffsfunktion Erweiterte und speicherbare Suchsteuerung Dokumentenupload Filtern der Ansichten 3.2 Basisfunktionen Upload und Neuanlage verschiedenster Dokumentarten Klassifizierung der importierten Dokumente Statusverwaltung zu Dokumenten und Ordnern Historienverwaltung Dokument exportieren 3.3 Dokumentanzeige Performance-optimierte Anzeige von Dokumenten 3.4 Suchfunktion Weitreichende Suchmöglichkeiten unter Verwendung von Attributen Volltext Übersichtliche Trefferliste für die gefundenen Suchergebnisse sowie direkter Dokumentzugriff aus der Trefferliste Schnellsuche 3.5 Wiedervorlage Dokumente und Ordner können mit einer Wiedervorlage versehen werden Benachrichtigungsfunktion Wiedervorlagen für Benutzer selbst und andere Benutzer möglich COI GmbH COI-BusinessFlow Web-Client Seite 6 von 8
4 Resümee Der neue COI-BusinessFlow Web-Client unterstützt den Anwender bei allen Aufgaben, die im Umfeld der Dokumentnutzung und -verwaltung anfallen. Vor allem die moderne und anwenderfreundliche Benutzerführung bietet dem Anwender bei der Suche, Organisation, Ablage und Zuordnung von Informationen höchsten Komfort und erleichtert so die tägliche Arbeit mit Akten und Dokumenten. COI GmbH COI-BusinessFlow Web-Client Seite 7 von 8
COI-BusinessFlow - die moderne ECM-Plattform aus dem Hause COI. Ihr Vorteil: Einzigartige Integrationsfähigkeit, umfassende Prozessoptimierung und übergreifendes Informationsmanagement. Mit diesen innovativen Lösungen werden Visionen von morgen schon heute Realität. COI Consulting für Office und Information Management GmbH Am Weichselgarten 23 91058 Erlangen Telefon: +49 (0)9131 / 9399 0 - Telefax: +49 (0)9131 / 9399 4959 E-Mail: info@coi.de Web: www.coi.de Copyright COI GmbH V L18: Die Weitergabe und/oder Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch die COI GmbH nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. COI, COI- BusinessFlow, COI-BusinessArchive, BusinessFlow sowie das COI-Logo sind eingetragene Marken der Consulting für Office und Information Management GmbH. Andere Produktnamen und Logos werden nur zur Identifikation der Produkte und Hersteller verwendet und können eingetragene Marken der entsprechenden Hersteller sein. Alle Angaben ohne Gewähr. COI GmbH COI-BusinessFlow Web-Client Seite 8 von 8