Digitale Papierakte (Justizakte)

Transkript

1 Digitale Papierakte (Justizakte) Xinnovations 2009 Stefan Beierer BGS Systemplanung AG Bereichsleiter

2 Kernkompetenzen Entwicklung von Fachverfahren der Justiz seit 1996 Zahlreiche Einführungen von strategischen ECM-Systemen seit über 10 Jahren Betreuung der Kunden über alle Phasen der Systemeinführung: Analyse/Konzeption/Realisierung/Customizing/Einführung/Support/Betrieb Unterstützung der Arbeitsweise in der Justiz durch die digitale Papierakte Stefan Beierer 2009 BGS Systemplanung AG Seite 2

3 Besonderheiten der Justiz Arbeiten mit und in der Akte (komplexe Einzelakten) Massenbearbeitung Sehr umfangreiche Akten Komplexe Strukturen (Beiakten) Erstellung umfangreicher Schreiben Verfügungswesen Sonderfunktionen (z.b. Folierung) Abbildung der Geschäftsverteilung Sicher (Vertrauliche / geheime Dokumente) Revisionsfähigkeit Dauerhaft (z. T. >70 Jahre bis unendlich ) Stefan Beierer 2009 BGS Systemplanung AG Seite 3

4 Rollenkonzept modulare Übersicht neworkplace neworkplace Module für Fachlösungen nedata Bridge Vertreterregelung Aktendarstellung Suchen/ Recherchen Postkörbe necapture Formbrief- Engine Viewing Lastverteilung Prozess- Masken ECM Plattform IBM FileNet P8 geeignete Basis zur Realisierung der Justizakte Stefan Beierer 2009 BGS Systemplanung AG Seite 4

5 Ziele der digitalen Papierakte Abbildung der Funktionalität der Papierakte Aktenorientierte Arbeitsweise (Aktensicht statt Dokumentensicht) Einheitliche Dokumentansicht (Viewer) Seitenorientiertes Arbeiten in der Akte (Annotationen, Lesezeichen, individuelle Sichten, Folierung) Ergonomisch und intuitiv bedienbar Dokumenterstellung direkt aus der Akte Flexible Aktenstrukturen (Thema Beiakten) Heimarbeitsplatz durch - Aktenexport mit hoher Funktionalität (ins PDF-Format) - Browserzugang zur Akte Generische Individuallösung für die Justiz Anpassung durch Konfiguration Fachmodule werden individuell integriert Stefan Beierer 2009 BGS Systemplanung AG Seite 5

6 Übersicht neposteingang Vertreter- Regelung Vorlagen- Designer Benutzer Rollen Zentraler Posteingang Dokumenten Trefferliste Postkorb Übersicht Fachbereichs- und persönliche Postkörbe manuelle und automatisierte Postverteilung über ein konfigurierbares Regelwerk Vorgangs und Fristensteuerung mit Urlaubs- und Vertreterregelung Hinterlegte Basis Workflows (Prüfung, Freigabe, Weiterleitung) Stefan Beierer 2009 BGS Systemplanung AG Seite 6

7 Funktionsübersicht Akte Ergonomische Arbeitsweise Prozessunterstützung Post Ein- und Ausgang Automatische Geschäftsverteilung Dokumentübergreifendes Viewing Direkt annotierbare Dokumente Frei benennbare Lesezeichen Dynamische konfigurierbare Aktensicht und flexible Aktenstrukturen Erstellung von Verfügungen / Schriftstücken direkt aus der Akte (alternativ zur vorhandenen Office-Anbindung) Akten- und Vorgangsrecherche, Vordefinierbare Attribut Suche, Volltext Aktenexport (PDF) mit Inhaltsverzeichnis, Lesezeichen, Trefferliste Lesezeichen als schnelle Einsprungmarken 100% browserbasierend Widget-Technologie Aktenspiegel Konfigurierbare Trefferliste Schneller Viewer Übergreifendes Blättern Lesezeichen integrierte Aktenhistorie (Protokollierung der Zugriffe, Änderungen) Stefan Beierer 2009 BGS Systemplanung AG Seite 7

8 Akten Hauptansicht Stefan Beierer 2009 BGS Systemplanung AG Seite 8

9 Funktionale Übersicht Funktionsübersicht Arbeits- und Vieweransicht Weitere Funktionen Aktenkopf Aktenstruktur Dokument Attribute Trefferliste Suche RM, : Anmerkung zu dieser Seite Vorschau Akten- Historie Lesezeichen Dokumenten- Viewer Annotationen Kommentare Arbeitsweise in der Akte Stefan Beierer 2009 BGS Systemplanung AG Seite 9

10 Zusammenfassung ne Aktenlösungen sind vielfach bei Großkunden im produktiven Einsatz. Diese modularen Lösungen sind schnell und individuell konfigurierbar sowie um weitere Anwendungen und Schnittstellen erweiterbar. (Beispiel: Exchange, SAP, Kassen, Fachverfahren, andere DMS). Die Justizakte ist die Fachlösung für die ergonomische und vorgangsorientierte Arbeitsweise in der Justiz - integriert verschiedenste Funktionen unter einer Oberfläche (Akten- Viewer, Postein- und Ausgang, PDF- Export, ) Die digitale Papierakte übernimmt die Funktion und Nachhaltigkeit der konventionellen Akte und erweitert diese um die digitalen Möglichkeiten Stefan Beierer 2009 BGS Systemplanung AG Seite 10