Benutzerhandbuch immonetmanager Version 3.1 Stand: Januar 2016 1
Inhaltsverzeichnis Vorwort 3 Wir sind für Sie da 4 Systemvoraussetzungen für den Einsatz des immonetmanagers 5 Anmeldung für die Web-Applikation und Basiseinstellungen 6 Anmeldung für die ipad App 61 Hinweise zur Bedienung der immonetmanager App 62 Struktureller Aufbau des immonetmanagers 63 Suche nach Kontakten (Personen) und Immobilien (Objekten) 66 Der Exportmanager 72 Aufbau und Funktionen innerhalb der Kontakt-Kartei 78 Aufbau und Funktionen innerhalb der Immobilien-Kartei 103 Präsentationsmodus in der ipad App 125 E-Mail-Management 137 E-Mail-Management in der ipad App 143 Termin- und Aufgaben-Management 145 Auswertungen 150
Vorwort Sehr geehrter Anwender, vielen Dank, dass Sie sich für unsere Software immonetmanager entschieden haben. Mit dem immonetmanager halten Sie eine neue Generation von Immobilien-Software in den Händen, die Sie bei allen maßgeblichen Aufgaben in Ihrem Tagesgeschäft unterstützt. Dazu zählen Kundenberatung, der Versand von Angeboten, der Verkaufsprozess sowie die Bewerbung Ihrer Immobilien in den großen Immobilienportalen. Die Philosophie unseres Produkts lautet: einfach & mobil. Der immonetmanager bietet zwei Anwendungsmöglichkeiten: 1) Eine browserbasierte Web-Anwendung, mit der Sie von jedem internetfähigen Computer aus auf Ihre Geschäftsdaten zugreifen können. 2) Eine Anwendung (App) für das Apple ipad, über die Sie online und standortunabhängig alle geschäftsrelevanten Informationen abrufen und bearbeiten können. Beide Komponenten bleiben bei bestehender Onlineverbindung automatisch auf dem gleichen Datenstand und ermöglichen Ihnen das perfekte Zusammenspiel mit Ihrem BackOffice. Viel Spaß mit dem immonetmanager und lassen Sie uns gerne wissen, wenn wir Ihnen den Arbeitsalltag mit unserer Software ein Stück weit erleichtern konnten. Ihr immonetmanager-team 3
Wir sind für Sie da Fragen zur Technik, zu den Basiseinstellungen im administrativen Programmteil, zur Bedienung der Software oder zum Apple ipad beantwortet Ihnen gern unsere technische Hotline: Telefon: +49 40 3 47 2 89 00 E-Mail: software-support@immonet.de Bei allen Fragen zu Ihrem Vertrag oder Ihrer Rechnung wenden Sie sich bitte an unsere Kundenbetreuung: Telefon: +49 40 3 47 2 89 00 Fax: +49 40 3 47 2 89 99 E-Mail: kundenbetreuung@immonet.de Für eine individuelle Beratung zum Einsatz des immonetmanagers in Ihrem Unternehmen, für Lizenzerweiterungen, Anwenderschulungen oder für Anregungen zu Optimierungen der Software steht Ihnen unser Software-Team gern zur Verfügung: Telefon: +49 40 33 39 16 60 Fax: +49 40 33 39 16 65 E-Mail: software-vertrieb@immonet.de 4
Systemvoraussetzungen für den Einsatz des immonetmanagers Der immonetmanager ist eine reine Online-Lösung und somit unabhängig von spezifischen Hardware-Anforderungen. Für die optimale Nutzung des immonetmanagers empfehlen wir folgende Minimalausstattung an Ihr Computersystem. Hardware (PC & MAC): Arbeitsspeicher mind. 1 GB, Prozessor mind. 1.5 GHz, Bildschirmauflösung mind. 1024 x 768 Browser: Internet Explorer ab Version 11, Firefox ab Version 30 Internetanbindung: DSL mit mind. 1 MBit (z. B.: DSL 1.000) Mobile Anwendung (immonetmanager App): Apple ipad 2 (oder höher), andere Endgeräte werden nicht unterstützt. Allgemeine Informationen / Installationsanleitung: Die Web-Anwendung und die ipad App des immonetmanagers sind eigenständige Programmkomponenten. Das Programm kann auch ausschließlich über die Web-Anwendung auf einem Desktopcomputer oder Notebook genutzt werden, falls kein ipad vorhanden ist. Die immonetmanager App wird ausschließlich über den App Store ausgeliefert und bei Verfügbarkeit von Updates auch über diesen Weg aktualisiert. Die Installation der immonetmanager App und auch aller sonstiger im App Store angebotenen Apps, ist nur mit einer Apple-ID möglich. Wir haben Ihnen für die Erstellung einer Apple-ID und der Installation der App eine ausführliche Schritt für Schritt Anleitung zusammengestellt. Diese können Sie unter dem folgenden Link abrufen: https://info.immonet.de/u/nrd.php?p=$uid$_$llid$_247982_57_18 Updates / neue Funktionen: Alle Informationen rund um neue Funktionen und eine Updateanleitung finden Sie unter: www.immonetmanager.de/update 5
Erste Anmeldung im Programm und Basiseinstellungen Innerhalb weniger Tage nach Ihrer Bestellung erhalten Sie von uns Ihre Zugangsdaten zum ersten Login in den immonet- Manager. Bitte melden Sie sich als erstes in der Web-Anwendung an. Bitte gehen Sie anschließend in den Bereich Administration des immonetmanagers und nehmen Sie dort alle erforderlichen Einstellungen und Eingaben vor. Bei Fragen zu diesem Bereich unterstützt Sie gern unsere technische Hotline: +49 40 3 47 2 89 00 oder per E-Mail unter software-support@immonet.de. 6
Administration Firmendaten Allgemein Bitte hinterlegen Sie hier alle Stammdaten zu Ihrem Unternehmen. Die Eingabefelder sind in Abhängigkeit von der Rechtsform Ihres Unternehmens auszufüllen. Die von Ihnen hinterlegten Angaben werden vom Programm automatisch in die aus dem immonetmanager erzeugten Exposés und Dokumente eingepflegt. Bitte überprüfen Sie die automatische Einbindung Ihrer Daten in Ihren Korrespondenzen. 7
Administration Benutzerverwaltung Wird der ImmonetManager von mehreren Mitarbeitern genutzt, können Sie diese in der Benutzerverwaltung hinterlegen. Der erste Benutzer-Account wird von Immonet als Basis-Account direkt angelegt und trägt den Berechtigungsstatus Chefmakler. Der Chefmakler-Account besitzt gegenüber dem Makler-Account übergeordnete Berechtigungen und kann von Ihnen selbst auch nicht deaktiviert werden. Weitere Benutzer können Sie durch einen Klick auf die verlinkte Überschrift Neuer Benutzer anlegen. 8
Vervollständigen Sie im oberen Bereich der Seite ggf. die Stammdaten. Im unteren Bereich der Seite haben Sie nun die Möglichkeit, einem angelegten Benutzer bestimmte Berechtigungen zuzuweisen, die dieser für Kontakte, Immobilien, sowie geteilte Termine, Aufgaben und Aktivitäten haben soll, an denen er oder ein anderer Benutzer als Bearbeiter oder Vertreter angegeben ist. Die Berechtigungen teilen sich in Anzeigen und Bearbeiten auf, wobei Bearbeiten die Änderung und Löschung von Daten beinhaltet. Beim Bearbeitungsrecht für Immobilien wird außerdem in Eingeschränktes Bearbeiten und Vollständiges Bearbeiten unterschieden. Eingeschränktes Bearbeiten erlaubt eine Bearbeitung nur, wenn sich die betreffende Immobilie nicht im Status Aktive Vermarktung befindet. Um solche Immobilien bearbeiten zu können, muss das Recht Vollständiges Bearbeiten erteilt worden sein. Die Berechtigungen für Geteilte Termine/Aufgaben/Aktivitäten wirken sich nicht aus, wenn der Termin, die Aufgabe bzw. die Aktivität nicht büroweit geteilt wurden. Wenn ein Benutzer kein Anzeige -Recht auf Kontakte und Immobilien eines anderen Benutzers hat, so werden ihm diese Kontakte und Immobilien als gesperrt angezeigt. In folgendem Beispiel kann ein Benutzer einen Termin sehen, hat aber kein Anzeige -Recht für die Immobilien des Bearbeiters der verknüpften Immobilie deshalb wird diese als gesperrt dargestellt. 9
Am gesperrten Element wird immer dessen Bearbeiter angezeigt, an Kontakten und Immobilien auch deren Nummer. Dadurch kann ein Benutzer, dem ein Element nicht angezeigt wird, bei Bedarf beim entsprechenden Bearbeiter nähere Informationen einholen. Fall Sie dies nicht wünschen und jedem Benutzer eine bereinigte Ansicht zur Verfügung stellen wollen, in der ihm nur seine eigenen Elemente angezeigt werden, können Sie unter Globale Einstellungen auch einstellen, dass gesperrte Elemente in Listen nicht angezeigt werden sollen. Unter den Berechtigungen können Sie angeben, ob diesem Benutzer eine Überschreitung von Exportkontingenten gestattet ist. Diese Exportkontingente können Sie unter Immobilienportale pro Portal hinterlegen. Die Anzahl der Benutzerkonten im ImmonetManager ist standardmäßig auf drei Benutzer beschränkt. Wenn Sie weitere Benutzer hinterlegen möchten, so bitten wir um Kontaktaufnahme mit dem Software-Team: Tel. +49 40 33 39-1 66 0 oder per E-Mail unter software-support@immonet.de. 10
Administration Globale Einstellungen Allgemein Unter diesem Menüpunkt nehmen Sie verschiedene Grundeinstellungen in Ihrem immonetmanager vor. Eine Erläuterung zu den einzelnen Menüpunkten finden Sie nachstehend. Gern unterstützen wir Sie bei der Hinterlegung Ihrer individuellen Einstellungen: Software-Support Tel. +49 40 3 47-2 89 00 oder per E-Mail unter software-support@immonet.de. 11
Fortsetzung Screenshot 12
Administration Globale Einstellungen Als Chefmakler können Sie in den globalen Einstellungen festlegen, ob E-Mails, Aktivitäten, Aufgaben und Termine mit Objekt- oder Kontaktbezug im Büro standardmäßig geteilt werden oder vertraulich sind. Liegt kein Objekt- oder Kontaktbezug vor, sind E-Mails in jedem Fall vertraulich. Wir empfehlen Ihnen die Einstellung Ja, da Sie so im Büro auf alle relevanten Informationen Zugriff haben. Weiterhin bestimmen Sie, welche Eingabefelder in der Kontaktkartei Pflichtfelder sind (Straße, PLZ, Ort, Vorname). Zudem können Sie die globale Berechtigung der Anwender zur gegenseitigen Einsicht in die persönlichen Terminkalender festlegen. Unabhängig von der globalen Einstellung im Büro teilen oder nicht im Büro teilen, sind alle Vertriebsaktivitäten künftig in der Historie sichtbar. Sind sie geteilt, können Sie vollständig eingesehen werden. Sind sie vertraulich, werden sie in verkürzter Form dargestellt. Um eine einheitliche Kommunikation nach außen zu gewährleisten haben Sie unter E-Mail Außendarstellung die Möglichkeit, eine E-Mail-Adresse anzugeben, die dann immer in allen Anschreiben und Exposés (statt der Adresse des Chefmaklers/Maklers) verwendet wird. Diese E-Mail- Adresse muss sich bei Ihnen auch in Verwendung befinden, damit Portalanfragen auch weiterhin korrekt eingelesen werden können. Darüber hinaus können Sie festlegen, ob Termine grundsätzlich immer für alle Benutzer des Systems sichtbar sein sollen oder nur für den Chefmakler. Um überfällige Aufgaben im Blick zu behalten, können Sie deren Fälligkeitsdatum außerdem automatisch auf den aktuellen Tag legen. Portalanfragen können beim Eingang automatisch mit einem Standardtext beantwortet werden. Voraussetzung für die automatische Beantwortung einer Portalanfrage ist das Ausfüllen der Vorlage für automatische Beantwortung von Portalanfragen. Hiermit können Sie vom Absender z. B. automatisch eine Einwilligung zur sofortigen Tätigkeit einholen und ihm zusätzlich die Widerrufsbelehrung für Verbraucher und ein Muster-Widerrufsformular zusenden. Achtung: Bitte beachten Sie, dass Sie im Anbieterbereich von Immonet unter Meine Daten das Häkchen am Feld Ich möchte keine Kontaktanfragen als Kopie per E-Mail erhalten setzen können. Dadurch erhält Ihr Büro eine Portalanfrage lediglich ein Mal und es wird auch immer nur eine automatische Beantwortung an den Interessenten gesendet. Ist das Häkchen nicht gesetzt, so erhält Ihr Büro bei folgender Konstellation eine Portalanfrage immer zwei Mal: Die in Meine Daten eingetragene E-Mail-Adresse ist eine andere, als die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners bei der angefragten Immobilie. Dadurch würden vom immonetmanager auch zwei automatische Beantwortungen an den Interessenten geschickt! Zu guter Letzt können Sie hinterlegen, ob künftig entsprechende Gesuche auf Basis von Portalanfragen vom immonetmanager vorgeschlagen werden sollen. Hinweis! Die Eingabefelder Vorname und Nachname sind standardmäßig als Pflichteingabefelder im immonetmanager hinterlegt. Bitte berücksichtigen Sie bei Ihrer Entscheidung, dass eine Deaktivierung der Pflichtfelder unter Umständen zu einer Vielzahl unvollständiger Datensätze führen kann. Sie können standardmäßig Grußmails am Geburtstag eines Kontakts versenden. Diese Funktion können Sie entweder für alle Kontakte aktivieren und dann bei bestimmten Kontakten individuell ausschließen oder alternativ pro Kontakt eine individuelle Entscheidung treffen (Einzelaktivierung). Kontakte, für die die Zustimmung zur Kontaktaufnahme nicht vorliegt, bekommen generell keine Geburtstags-Mail. Voraussetzung für die Versendung einer Geburtstags-Mail ist außerdem das Ausfüllen der Vorlage für Geburtstags- Mail und die Angabe des Geburtstags sowie der E-Mail- Adresse am Kontakt. 13
Administration Die Pflichteingabefelder in der Kontaktkartei sind an der hellblauen Unterlegung der Eingabefelder erkennbar. 14
Administration Globale Einstellungen Logo Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihr Firmenlogo als Datei in den immonetmanager einzubinden. Durch diese Hinterlegung wird es automatisch in das vom Programm erzeugte Exposé sowie Ihre Anschreiben eingefügt. Beispiel: Anschreiben 15
Administration Globale Einstellungen Toleranzwerte für Abgleiche und Gesuchsvorschläge Der immonetmanager gleicht die Gesuchswünsche Ihrer Immobilien-Interessenten automatisch mit Ihrem Immobilienangebot ab. Um möglichst viele passende Immobilien als auch Kontakte aus Ihrem Bestand zu finden, haben Sie in diesem Bereich eine globale Einstellmöglichkeit, Toleranzwerte für die im Programm hinterlegten Gesuchswünsche festzulegen. Auf diese Weise können Sie die Gesuchswünsche über ein gröberes Suchraster in Ihrer Datenbank abprüfen lassen. Wir empfehlen Ihnen, die Toleranzwerte in einer geeigneten Relation zu Ihrem Immobilienangebot und Ihrer Kundenstruktur voreinzustellen. Es bedarf bei Ihren Einstellungen ggf. eines anfänglichen Experimentierens mit den Toleranzwerten sowie einer gelegentlichen Nachjustierung der Einstellungen z. B. bei Veränderung Ihres Immobilienangebots bzw. Ihrer Kundenstruktur. Eine allgemeingültige Empfehlung für die richtigen Einstellungen der Toleranzwerte kann von uns daher nicht gegeben werden. 16
Administration Globale Einstellungen E-Mail-Einstellungen Zentrale + Abwesenheitsbenachrichtigung Unter diesem Menüpunkt haben Sie die Möglichkeit, diverse Einstellungen für den E-Mail-Verkehr mit dem immonetmanager vorzunehmen. Hierzu gehört neben der Einrichtung der zentralen E-Mail-Adresse zum Senden und Empfangen von E-Mails auch die Zuordnung der Adresse zu einem Benutzer. Desweiteren können Sie die Sichtbarkeit der Zentral-E-Mails steuern und eine Abwesenheitsnotiz festlegen sowie bei Bedarf aktivieren. Screenshot Fortsetzung auf der nächsten Seite 17
Wenn Sie sich bei den im Programm zu hinterlegenden Angaben zu Ihrem IMAP-Server unsicher sind, dann bitten wir Sie, sich an Ihren E-Mail-Provider bzw. an Ihren EDV-Betreuer zu wenden. Erfahrungsgemäß können Ihnen diese die benötigten Angaben problemlos zur Verfügung stellen. Sollten Sie bei der Hinterlegung der für Ihr Unternehmen erforderlichen Einstellungen Hilfe benötigen, so steht Ihnen unser Software- Support unter Tel: +49 40 3 47 2 89 00 oder per E-Mail unter software-support@immonet.de gern beratend zur Seite. Bitte denken Sie daran, alle von Ihnen vorgenommenen Einstellungen abschließend mit einem Klick auf den Button Einstellungen speichern zu sichern. 18
Administration Globale Einstellungen Zeitraum für ipad-synchronisation In diesem Bereich legen Sie fest, für welchen Zeitraum Aktivitäten, Termine, Aufgaben und E-Mails mit dem ipad synchronisiert werden sollen. Standardmäßig werden auf das ipad die Daten der letzten 3 Monate übertragen. Eine Änderung der Einstellung wird erst wirksam, wenn Sie das ipad zurücksetzen (unter dem Punkt Synchronisierung ). Globale Einstellungen Primärsystem Unter diesem Menüpunkt können Sie festlegen, ob Sie den immonetmanager als Primärsystem verwenden möchten. Damit Sie alle Funktionen des immonetmanagers nutzen können, empfehlen wir Ihnen dringend den immonetmanager als Primärsystem zu nutzen. 19
Administration E-Mail-Vorlagen Allgemein In diesem Bereich finden Sie zahlreiche Vorlagen für unterschiedliche Funktionen, die sich auf E-Mails stützen. Bei diesen Funktionen handelt es sich um den Angebotsprozess, die Kontaktvervollständigung, die automatische Beantwortung von Portalanfragen sowie die automatische Versendung von Geburtstags-Mails. 20
Administration E-Mail-Vorlagen Vorlage für Angebote Hier haben Sie die Möglichkeit, eine Vorlage für Angebote im immonetmanager zu hinterlegen. Diese wird vom Programm automatisch bei der Angebotserstellung (Immobilie anbieten) in Ihr Begleitschreiben (E-Mail, Brief, Fax) eingefügt. Vor Ausdruck bzw. Versendung Ihres Angebots können Sie den Text gemäß Ihren individuellen Wünschen ändern. 21
Administration E-Mail-Vorlagen Vorlage für Angebote und Kontaktvervollständigung Beim Eingang einer Portalanfrage erkennt der immonetmanager automatisch, welche Kontaktdaten der Interessent hinterlegt hat. Wenn bestimmte Kontaktdaten (Nachname, ggf. Firma und/oder Telefonnummer) fehlen, stellt Ihnen der immonetmanager bei der Speicherung des Kontakts folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung: 1. dem Anfragenden die Immobilie ganz regulär anbieten. 2. dem Anfragenden die Immobilie anbieten und zusätzlich die Kontaktdaten erbitten. 3. dem Anfragenden die Immobilie nicht anbieten und stattdessen um Vervollständigung der Kontaktdaten bitten. 4. Nur den Kontakt speichern und keinen der obigen Schritte durchführen Möglichkeit 1 wird über die Vorlage für Angebote auf der vorigen Seite abgedeckt. Möglichkeit 2 wird über das unten abgebildete Formular behandelt. Hiermit schicken Sie dem Interessenten das Angebot und bitten diesen außerdem, über ein verlinktes Kontaktformular seine Kontaktdaten zu vervollständigen. Vor dem Versenden dieser Mail haben Sie auch hier die Möglichkeit, den Text der Vorlage nach Ihren individuellen Wünschen zu verändern. 22
Administration E-Mail-Vorlagen Vorlage für Kontaktvervollständigung statt Angebotsversand Diese Vorlage behandelt die Möglichkeit 3 aus dem auf der vorigen Seite beschriebenen Ablauf beim Eingang einer Portalanfrage. In dieser Vorlage steht somit der Text, den Sie einem Interessenten schicken können, wenn Sie ihn um die Vervollständigung seiner Kontaktdaten bitten wollen, anstatt ihm das Angebot zu übersenden. 23
Administration E-Mail-Vorlagen Vorlage für Kontaktvervollständigung bei Bestandskunden Sie können eine Bitte um Kontaktdatenvervollständigung nicht nur im Rahmen des Angebotsprozesses an neue Kontakte senden, sondern auch an bereits bestehende. Sie haben hierfür im Bereich Stammdaten die Möglichkeit, eine Bitte um Datenvervollständigung zu versenden. Diese wird dann mit unten stehender Vorlage vorbelegt. 24
Administration E-Mail-Vorlagen Vorlage für automatische Beantwortung von Portalanfragen Im Bereich Globale Einstellungen können Sie die Funktion Portalanfragen automatisch beantworten aktivieren. Ist diese Funktion aktiv, so wird bei Eingang einer Portalanfrage automatisch vom immonetmanager eine E-Mail mit dem unten stehenden Text versendet. Sie haben also vor der Versendung keine Möglichkeit mehr, den Text anzupassen. Die E-Mail-Vorlage ist standardmäßig mit einer Bitte um Einwilligung zur sofortigen Maklertätigkeit vor Ablauf der Widerrufsfrist, der Widerrufsbelehrung und einem Muster-Widerrufsformular vorbelegt. Sie können diesen Text natürlich auf Ihre eigenen Wünsche hin anpassen. 25
Administration E-Mail-Vorlagen Vorlage für automatische Geburtstags-Mails Im Bereich Globale Einstellungen können Sie die Funktion Automatische Geburtstags-Mails aktivieren. Ist diese Funktion aktiv, so wird einem Kontakt an seinem Geburtstag automatisch vom immonetmanager eine E-Mail mit dem unten stehenden Text geschickt. Sie haben also vor der Versendung keine Möglichkeit mehr, den Text anzupassen. 26
Administration E-Mail-Vorlagen Vorlage für Terminbestätigung Sie können nach der Erstellung eines Termins eine Terminbestätigung per E-Mail an den Terminteilnehmer versenden. Diese E-Mail wird dann mit dem Text der Vorlage für Terminbestätigung vorbelegt. 27
Administration Textbausteine In diesem Bereich können Sie Textbausteine anlegen, die dann später mit wenigen Klicks für Objektbeschreibungen, E-Mails und Anschreiben verwendet werden können. Die Textbausteine sind in Kategorien aufgeteilt. Wenn Sie sehr viele Textbausteine erstellt haben, können Sie diese über die Kategorien schnell und einfach auffinden. Unter Globale Einstellungen finden Sie im Bereich Einstellungen eine Möglichkeit festzulegen, ob Textbausteine nur vom Chefmakler oder auch von Maklern erstellt werden können. Als Chefmakler haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, erstellte Textbausteine auch für andere Makler sichtbar zu schalten. Ein neuer Textbaustein kann durch Aufklappen des Bereichs Neuen Textbaustein erstellen angelegt werden. 28
Administration Textbausteine Neben dem Text selbst legen Sie hier die Kategorie und die Sichtbarkeit für Makler fest. Außerdem geben Sie hier einen Titel an, unter dem der Textbaustein dann (unterhalb der Kategorie) im Texteditor auffindbar ist. Erstellte Textbausteine werden unter dem Bereich Neuen Textbaustein erstellen in einem eigenen Bereich zusammengefasst, der mit dem Namen der Kategorie versehen ist. Dort können die Textbausteine auch nachträglich geändert werden. 29
Administration Textbausteine Verwendung Um Textbausteine zu verwenden (z.b. beim Anlegen einer Immobilie) finden Sie im Texteditor einen Button mit der Beschriftung Textbausteine. Dort sind die Textbausteine nach Kategorie hierarchisch sortiert. Für das ipad gilt dies analog: Sie finden hier über dem Texteditor den Button Textbausteine. 30
Administration Büroweite Dokumente Allgemein In diesem Bereich können Sie Dokumente hochladen, die Sie zur büroweiten Verwendung benötigen. Sie können diese Dokumente an Angebote oder normale E-Mails anhängen oder sie an Terminen, Aufgaben und Aktivitäten hinterlegen. Außerdem können Sie diese Dokumente sofern es sich um PDFs handelt an einer Immobilie in den Bereich Öffentliche Dokumente übernehmen, um diese in die Portale zu übertragen. 31
Administration PDF-Exposé Allgemein Unter diesem Menüpunkt nehmen Sie verschiedene Grundeinstellungen für die automatisierte PDF-Exposé-Erstellung vor. Die Einstellungen werden automatisch für alle PDF-Exposés übernommen und können größtenteils vor dem Versand des PDF-Exposés geändert werden. Eine Erläuterung zu den einzelnen Menüpunkten finden Sie auf den folgenden Seiten. Über den einzelnen Menüpunkten finden Sie außerdem den Punkt Exposé-Erstellung, in dem Sie festlegen können, ob Sie das automatisch vom immonetmanager generierte PDF-Exposé verwenden wollen oder stattdessen ein selbst erstelltes PDF-Exposé verwenden. In diesem Fall wird dann vom immonetmanager weiterhin sichergestellt, dass der Exposé-Versand auch als Aktivität verbucht wird. 32
Administration PDF Exposé Inhalt Im Bereich Inhalt geben Sie an, welche Informationen im PDF-Exposé erscheinen. Zentral ist hier die Einstellung Umfang, die die möglichen Einstellungen Kurz-Exposé, Lang-Exposé und Vollständiges Exposé enthält. Je nach Einstellung werden dann unterschiedliche Informationen der Immobilie im PDF-Exposé angezeigt. Eine Aufstellung darüber, welche Information in welcher Einstellung angezeigt wird finden Sie auf der übernächsten Seite. Eine weitere wichtige Einstellung verbirgt sich hinter Abschlusstext. Je nachdem, ob Sie ein PDF-Exposé an einen privaten Kontakt oder eine geschäftlichen Kontakt versenden wollen können Sie auswählen, welcher Abschlusstext verwendet werden soll. Neben dem Umfang und den Abschlusstexten können Sie noch zahlreiche weitere Inhalte konfigurieren, deren Funktionsweise jeweils direkt an der Einstellung erläutert ist. 33
Cluster Kurz Lang Vollständig Datenfelder Grunddaten Ansprechpartner Preisangaben Courtage Basis Basis Basis Basis Objekt-, Nutzungs-, Vertragsart, Objektzustand, Baujahr, Zimmer, Wohnfläche, Grundstücksfläche, Nutzfläche, Büro-/ Praxisfläche, Verkaufsfläche, Gastraumfläche, Gesamtfläche, Exposé-Überschrift, Eigene Objekt-nummer, Immonet-Nr. Titel, Zusatz, Vorname, Nachname, Tel-Geschäft, E-Mail, Firmenname, Straße, Nr., PLZ, Ort, URL Kaufpreis, Miete zzgl. NK, Pauschalmiete i.d.r. inkl. Nebenkosten, Pacht, Erbpacht, Garagen-/Stellplatz-Kaufpreis, Betriebskosten, Heizkosten, Miete inkl. NK, Kaution /Genossenschaftsanteile, Nebenkosten, Garagen-/Stellplatzmiete, Abstand Außencourtage, Außencourtage Art, Courtage-Text, Courtage- Abbinder Exposé-Bild(er) Basis Erstes Bild mit Bildunterschrift, ggf. weitere Bilder Objektbeschreibung Basis Objektbeschreibungstext Lagebeschreibung Basis Lagebeschreibungstext Alle Texte Nein Ja Ja Ausstattung, Sonst., Bebaubarkeit, Erschließungstext Wichtige Details Basis Küche, Balkon Energieausweis Basis Energieausweistyp, Endenergiebedarf, Energieverbrauchskennwert, Energieverbrauch für Warmwasser enthalten, Energiepass gültig bis Alle Bilder & Grundrisse Nein Ja Ja Alle Preise Nein Nein Ja Alle Flächen Nein Nein Ja Alle Zimmerangaben Nein Nein Ja Alle weiteren Details Nein Nein Ja Kaufpreis/m², Hausgeld pro Monat, Nettorendite, Kaufpreisfaktor, Mieteinnahmen pro Jahr, Monatsmiete, Mietpreis/m², Mietzuschläge, Preis pro Tag, Preis pro Woche, Erbbaurecht, Erbbauzins, Preis/Zeiteinheit Grundstücksfront, Kellerfläche, Balkon /Terrasse, Dachbodenfläche, Fläche teilbar ab, Gartenfläche, Schaufensterfront, Ladenfläche, Lagerfläche, Verwaltungsfläche, Beheizbare Fläche, Freifläche Anzahl Schlafzimmer, Anzahl Badezimmer, Anzahl Balkone/ Terrassen, Büro-/Praxiseinheiten, Ladeneinheiten, Anzahl Betten, Wohneinheiten, Gewerbeeinheiten, Anzahl Parkflächen, Anzahl Tagungsräume Bad, Etage, Heizung, Stellplatz, Garage, Tiefgarage, Anzahl Etagen, Dachform, Ausblick, Ausrichtung, Fußboden, Energiehaus, Deckenhöhe, Deckenbelastung, Lastenaufzug, Erschließung, WG-geeignet, Haustiere Alle Ausstattungsinfos Nein Nein Ja Features Besichtigungstermine Basis Eigentümer Basis Vorname, Name, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort Verfügbarkeit Nein Nein Ja 34
Administration PDF Exposé Vorlage Im immonetmanager können Sie generell zwei Arten von Vorlagen für die automatische Erstellung eines PDF-Exposés verwenden: Eine von drei unterschiedlich gestalteten immonetmanager-vorlagen. Eine eigene Vorlage, die Sie im Menüpunkt PDF-Vorlagen hochladen können. Diese Vorlagen sind außerdem noch in Hoch- und Querformatvorlagen aufgeteilt. Bei eigenen Vorlagen geben Sie den Kopf- und Fußteil für das PDF-Exposé vor. Das Layout des Deckblatts Ihrer eigener PDF-Vorlagen wird analog der immonetmanager-vorlage Zeitlos gesetzt. Für immonetmanager-vorlagen können Sie ein Farbschema festlegen, um bestimmte Layoutelemente z. B. in Ihren Unternehmensfarben darstellen zu können. 35
Administration PDF Exposé Bilder und Texte In diesem Bereich können Sie die Schriftart und farbe vorgeben sowie das Layout des Textes (ein- oder zweispaltig) vorgeben. Darüber hinaus können Sie angeben, wie viele Bilder im PDF-Exposé pro Seite angezeigt werden sollen. 36
Administration PDF-Exposé Texte (AGB, Kontakthinweis etc.) Unter diesem Menüpunkt haben Sie die Möglichkeit, das automatisch vom immonetmanager erzeugte Exposé um eigene Texte-Passagen zu erweitern. Somit können Sie das Exposé noch weiter auf Ihr Unternehmen individualisieren. Die Erweiterungsmöglichkeiten beziehen sich auf die a) Widerrufsbelehrung für Verbraucher b) AGB für Privatkunden c) AGB für Geschäftskunden d Abschlusstext oder Abschlusshinweis für Mietimmobilien e) Abschlusstext oder Abschlusshinweis für Kaufimmobilien f) Kontakthinweis 37
Administration PDF-Exposé Standard für den Dateinamen beim Versand Legen Sie hier fest, mit welchem Dateinamen Ihre PDF-Exposés standardmäßig versendet werden sollen. Der Platzhalter #IMMONETNR# wird bei der Erstellung der Datei gegen die Immonetnummer der Immobilie ausgetauscht. 38
Administration PDF-Exposé Vorschau Hier können Sie am Beispiel einer eigenen Immobilie jederzeit überprüfen, ob die von Ihnen vorgenommenen Layout- Einstellungen Ihren Vorstellungen entsprechen. Wählen Sie über das Eingabefeld Tippen Sie einfach los... Ihre gewünschte Immobilie aus und klicken auf den Button Exposé-Vorschau. 39
Administration PDF-Vorlagen Allgemein Unter PDF-Vorlagen können Sie bis zu 25 eigene Vorlagen für die Erstellung von PDF-Exposés hochladen. In diesen Vorlagen können Sie den Kopf- und den Fußbereich selbst festlegen. Am oberen Ende der Seite finden Sie zwei Mustervorlagen im Hoch- und Querformat, in denen die notwendigen Abstände angegeben sind. 40
Administration Immobilienaushang Allgemein In diesem Bereich können Sie Einstellungen für DIN A4-Immobilienaushänge vornehmen, die Sie bei einer Immobilie unter Weitere Aktionen erstellen können. Screenshot Fortsetzung auf der nächsten Seite 41
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Administration Immobilienportale Export-Benachrichtigungen Bitte hinterlegen Sie hier die E-Mail-Adresse, unter der Ihnen Immonet die Export-Benachrichtigungen zu Ihren Objektübertragungen zusenden kann. Immobilienportale Anlegen von Exportportalen Sie haben die Möglichkeit, die Basiseinstellungen (FTP-Zugangsdaten) für die elektronische Übertragung Ihrer Immobilien zu Immowelt.de und Immobilienscout24.de vorzunehmen. Außerdem stehen Ihnen folgende weitere Exportportale zur Verfügung: SONSTIGE IMMOBILIENPORTALE 1a-immobilienmarkt.de freeimmo.de grundstück.de homeoundjulia.de immobilien.de kalaydo.de myimmo.de my-next-home.de toplage.de wunschgrundstück.de ZEITUNGSPORTALE Allgemeine Zeitung Sächsische Zeitung Süddeutsche Zeitung Wichtiger Hinweis: Um Ihre Objekte in die zusätzlich auswählbaren Portale einstellen zu können, benötigen Sie einen entsprechenden Insertionsvertrag und Ihre individuellen FTP-Zugangsdaten für den Datentransfer. Diese Zugangsdaten erhalten Sie i. d. R. über die Service-Hotline des jeweiligen Portals. Eigene Homepage und freie Schnittstellen Zusätzlich zu den definierten Portalen können Sie bei der Auswahl von Eigene Homepage oder Freie Schnittstelle (fünf zur Auswahl) einen eigenen FTP-Server angeben. Dort wird dann ein Objekt-Export im Openimmo-Format erstellt. Benötigt wird ein FTP-Login, ein Protokoll, eine Ziel-URL und eine Server-Adresse für die zip-datei. Diese enthält das Openimmo-XML sowie die Bilder & Dokumente. 43
Ihre hinterlegten Zugangsdaten bleiben vorausgefüllt und stehen Ihnen beim nächsten Aufruf des immonetmanagers wieder zur Verfügung. Bitte wählen Sie zu den auswählbaren Portalen auch die für Sie passende Option hinsichtlich der Art des Exports aus. Der immonetmanager unterscheidet zwischen einem Voll- und einem Teilexport. Die auswählbaren Exportarten unterscheiden sich wie folgt: 44
Vollexport Bei dieser Option werden automatisch a) bei jeder Neuanlage einer Immobilie im immonetmanager und deren aktiver Freischaltung zu einer Portal-Übertragung, b) bei der Aktivierung der Portal-Übertragung an einer bereits erfassten Immobilie im immonetmanager c) bei einer Änderung an den Stammdaten einer im immonetmanager erfassten und bereits veröffentlichten Immobilie sowie auch bei einer Änderung an einer Immobilie direkt im Portal Immonet.de unter Mein Immonet die folgenden aufeinander aufgebauten Aktionen ausgeführt: d) Löschen aller eingestellten Objekte, bei den von Ihnen unter den Einstellungen freigeschalteten Zielportalen e) Neuübertragung aller im immonetmanager zur Übertragung aktivierten Immobilien zu den freigeschalteten Zielportalen Teilexport Bei dieser Option werden ausschließlich nur diejenigen Immobilien übertragen, die Sie gemäß vorstehender Auflistung neu erfasst oder verändert haben. Alle sonstigen in den Zielportalen bereits befindlichen Objekte bleiben unverändert. Hinweis! Durchgeführte Änderungen an bereits veröffentlichten Objekten direkt in den hinterlegten Portalen werden durch eine Neuübertragung (Teil- und Vollexport) überschrieben. Kontingentierung Sie können für jedes Portal das Kontingent angeben, das Sie mit dem Betreiber des jeweiligen Portals vereinbart haben. Wenn Sie im immonetmanager dann für eine Immobilie eine Freigabe für ein Exportportal setzen und diese Freigabe das angegebene Kontingent überschreitet, wird Ihnen ein Warnhinweis ausgegeben. Es besteht dann die Möglichkeit, die Immobilie auch trotz Kontingentüberschreitung freizugeben. Standardmäßig ist diese Übersteuerung nur dem Chefmakler gestattet. Sie können diese Berechtigung aber unter Globale Einstellungen ändern. 45
Administration Ogulo Als Kunde von Ogulo können Sie direkt aus dem immonetmanager heraus Zugänge zu virtuellen Ogulo-Rundgängen per E-Mail versenden. Damit Sie einen Zugang zu einem Ogulo-Rundgang versenden können, müssen Sie die Ogulo-ID, die im geschützten Bereich auf www.ogulo.de an Ihrem Rundgang angegeben ist, an der zugehörigen Immobilie im immonet- Manager hinterlegen. Hierfür finden Sie im immonetmanager an der Immobilie im Reiter Stammdaten das Eingabefeld Ogulo-ID, direkt unter dem Feld Eigene Objektnummer. Der Reiter Stammdaten wird in diesem Handbuch im Kapitel Aufbau und Funktionen innerhalb der Immobilien-Kartei erläutert. Vor der Angabe der Ogulo-ID an den betreffenden Immobilien und dem Versand der Rundgänge muss die Ogulo-Anbindung jedoch aktiviert werden. Die Aktivierung nehmen Sie im immonetmanager in der Administration unter Ogulo vor. Geben Sie anschließend Ihre Ogulo-Kundennummer an. Diese finden Sie in Ihrem geschützten Bereich auf www.ogulo.de bei Ihren Kundendaten. Darüber hinaus finden Sie im immonetmanager eine separate E-Mail-Vorlage, die bei der Versendung eines Ogulo-Angebots verwendet wird. Diese beinhaltet auch den Platzhalter #Ogulo_Zugang#, der beim Versenden der E-Mail durch den Zugang zum Rundgang (bzw. die Rundgänge, wenn mehrere versendet werden) ersetzt wird. Sie können diese Vorlage als Standardvorlage für Angebote definieren. In diesem Fall wird dann also nicht wie sonst üblich die Vorlage für Angebote verwendet, die Sie in der Administration unter E-Mail-Vorlagen finden. Diese Einstellung können Sie vor dem Absenden der E-Mail natürlich noch ändern. 46
Administration Chefmakler-Tools Unter den Chefmakler-Tools finden Sie einige Funktionen, die rein dem Chefmakler vorbehalten sind, wie z. B. dem Vertriebsreport. Mit diesem können Sie sich einen Überblick über alle vertriebsrelevanten Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter verschaffen. Neben der Erstellung des Vertriebsreports haben Sie außerdem unter dem Punkt Nachträgliche Portalzuordnung die Möglichkeit, die Interessentenanfragen von Immobilienportalen in Ihrem Posteingang zuzuordnen, die initial nicht korrekt zugeordnet wurden. 47
Administration Auswertungen Allgemein In diesem Bereich können Sie Einstellungen vornehmen, die sich auf die beiden Auswertungen Vermarktungspotenzial von Immobilien und den Kunden-Lebenszyklus auswirken. Bitte beachten Sie: Die generelle Funktionsweise dieser beiden Auswertungen wird ganz am Ende des Handbuchs beschrieben, bitte schauen Sie dort zuerst, falls das Thema Auswertungen im immonetmanager für Sie noch neu ist. Im Folgenden werden nur die Auswirkungen der Einstellungen für die Auswertungen beschrieben, nicht aber die generelle Funktionsweise der Auswertungen selbst. Auswertungen Kunden-Lebenszyklus Unter den Einstellungen für den Kunden-Lebenszyklus finden Sie eine Auflistung aller Meilensteine, die ein Kunde innerhalb des Kunden-Lebenszyklus erreichen kann. Außerdem ist an den Meilensteinen in grauer, kursiver Schrift angegeben, welche Kriterien erfüllt sein müssen, damit ein Kunde einen Meilenstein erreicht. Sie können die Namen der Meilensteine individuell anpassen und außerdem Meilensteine inaktiv setzen. Das hat dann zur Folge, dass diese Meilensteine in den Auswertungen nicht angezeigt werden. Werden für einen Kunden Aktivitäten oder Termine für einen inaktiven Meilenstein verbucht, so wird der Kunde in der Ergebnisliste des nächsten vorherigen, aktiven Meilensteins aufgeführt, sofern er diesen erreicht hat. Beispiel: Sie setzen den Meilenstein Reservierung inaktiv. Für einen Kunden wurden sowohl eine durchgeführte Besichtigung, als auch eine Reservierung verbucht. Da der Meilenstein Reservierung aber inaktiv gesetzt wurde, wird der Kunde im Kunden-Lebenszyklus unter Besichtigung durchgeführt aufgelistet. Der Meilenstein Abschluss kann nicht inaktiv gesetzt werden. Des Weiteren können Sie die Schrittlänge des Ampelsystems im Kunden-Lebenszyklus einstellen. Geben Sie hier pro Meilenstein an, nach wie vielen Tagen eine Ampel von Grün auf Gelb und von Gelb auf Rot wechseln soll. Sie können Ihre individuellen Einstellungen für den Kunden-Lebenszyklus über den Link Kunden-Lebenszyklus auf Standard zurücksetzen wieder zurücknehmen. Alle Meilensteine werden dann wieder aktiv und auf ihren ursprünglichen Namen gesetzt. Außerdem wird die Schrittweite der Ampeln wieder auf den Standardwert geändert. 48
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Administration Auswertungen Vermarktungspotenzial von Immobilien Für das Vermarktungspotenzial von Immobilien können Sie die Schrittlänge des Ampelsystems einstellen. Geben Sie hier pro Meilenstein an, nach wie vielen Tagen eine Ampel von Grün auf Gelb und von Gelb auf Rot wechseln soll. Sie können diese Einstellungen über den Link Ampeln für Vermarktungspotenzial von Immobilien auf Standard zurücksetzen wieder zurücknehmen. 50
Administration Mein Profil Passwort ändern Im Register Mein Profil hinterlegen Sie für Ihren Chefmakler-Account Ihr ganz persönliches Zugangs-Passwort sowie die Einstellungen für Ihren ganz persönlichen E-Mail-Account. Bitte wenden Sie sich bei Fragen an unseren Software-Support: +49 40 347-2 89 00 oder per E-Mail unter software-support@immonet.de. 51
Administration Mein Profil Persönliche E-Mail-Einstellungen + Abwesenheitsbenachrichtigung Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihren ganz persönlichen E-Mail-Account zu hinterlegen sowie eine Abwesenheitsbenachrichtigung zu definieren. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, im Bereich globale Einstellungen einen zentralen E-Mail- Account für das gesamte Büro einzurichten. Screenshot Fortsetzung auf der nächsten Seite 52
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Wichtige Hinweise zum E-Mail-Management mit dem immonetmanager Für den Empfang und die Darstellung Ihrer E-Mail-Nachrichten im immonetmanager benötigen Sie wie bereits auf den vorausgehenden Seiten beschrieben ein IMAP-fähiges E-Mail-Konto. Die Abkürzung IMAP steht für Internet Message Access Protocol. Nähere Informationen zu IMAP finden Sie auf einer Vielzahl von Webseiten im Internet. Warum ist für den immonetmanager ein normaler POP3-Mail-Client nicht ausreichend? Erfahrungsgemäß werden insbesondere im Businessbereich für den Empfang und die Bearbeitung von E-Mail-Nachrichten spezielle E-Mail-Programme (z. B. Microsoft Outlook, Thunderbird etc.) und zusätzlich auch noch mobile Endgeräte (z. B. Apple iphone/ipad, Blackberry etc.) genutzt. Mit der Hinterlegung eines ganz normalen POP3-Mail-Kontos im immonetmanager würden alle für Sie eingehenden E-Mails ausschließlich nur noch in den Posteingang des immonetmanagers geladen und von Ihnen auch nur von dort aus weiter zu bearbeiten sein. Bei Fragen zu diesem Thema steht Ihnen der Software-Support gern zur Verfügung: Tel. +49 40 347-2 89 00 oder software-support@immonet.de Welche Nutzungsvorteile bietet Ihnen die Hinterlegung eines IMAP-fähigen E-Mail-Kontos in Ihrem immonetmanager? E-Mail-Nachrichten können von Ihnen nicht nur über den Posteingangsordner des immonetmanagers, sondern über eine beliebige Anzahl anderer E-Mail-Programme und mobiler Endgeräte abgerufen, gelesen, bearbeitet und ggf. archiviert werden. Die ggf. bisher bereits von Ihnen praktizierte Archivierung aller bei Ihnen eingehenden E-Mail-Nachrichten, z. B. über Microsoft Outlook, kann von Ihnen unverändert fortgeführt werden. Zusätzlich werden/können E-Mail-Nachrichten im Posteingang des immonetmanagers, welche ausschließlich Ihre geschäftlichen Kontakte betreffen, künftig im immonet- Manager sowohl objekt- als auch kontaktbezogen eine primäre Archivierung erfahren. E-Mail-Nachrichten, die auf einer Kontakt-/Objektkartei im immonetmanager archiviert wurden, lassen sich von Ihnen auch deutlich schneller wieder auffinden. Je nach der von Ihnen auf dem IMAP-Server eingerichteten Posteingangs- und Weiterleitungsstruktur, lassen sich gezielt nur die tatsächlich geschäftsrelevanten E-Mails in den immonetmanager downloaden. Dadurch sparen Sie u. a. auch Speicherplatz auf Ihrem immonetmanager-account und reduzieren die Zeit für die E-Mail-Übertragung von dem IMAP-Server und Ihrem immonetmanager. 54
Welche Besonderheiten müssen Sie bei der Nutzung eines IMAP-Kontos allgemein und insbesondere bei zusätzlicher Nutzung des immonetmanagers beachten? Wenn Sie Ihre E-Mail-Nachrichten generell neben dem immonetmanager auch über ein E-Mail-Programm (z. B. MS Outlook) abrufen, dann achten Sie bitte unbedingt darauf, dass Sie ein IMAP-fähiges E-Mail-Konto benutzen, bzw. beantragen Sie bei Ihrem E-Mail-Provider die IMAP-Fähigkeit für Ihr evtl. schon bestehendes POP3-E-Mail-Konto. Unter Umständen erhebt Ihr E-Mail-Provider für diese neue komfortable Art der E-Mail-Verwaltung/Übertragung und dem damit verbundenen Mehrwert von Ihnen zusätzliche Gebühren. Wenn Sie Ihre E-Mails jedoch besonders einfach über mehrere Wege abrufen möchten und auf allen E-Mail-Programmen und mobilen Endgeräten eine möglichst weitreichende E-Mail-Mobilität erreichen möchten, dann zahlt sich eine solche Investition sehr schnell für Sie aus. Eine Übersicht über kostenfrei erhältliche IMAP-E-Mail-Konten finden Sie im Internet. Bitte achten Sie in dem von Ihnen verwendeten E-Mail-Programm unbedingt auf die richtige Konfiguration Ihres IMAP- Kontos. Nachfolgender Screenshot zeigt Ihnen beispielhaft die E-Mail-Konfiguration unter MS Outlook 2010: 55
Hinweis! Klicken Sie nach der Hinterlegung Ihrer E-Mail-Zugangsdaten auf den Button Weitere Einstellungen. Anschließend auf die Registerkarte Erweitert, und aktivieren Sie unter Übermittlung das Kontrollkästchen Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen. Achtung! Haben Sie diese sehr wichtige Option nicht gesetzt, werden alle E-Mail-Nachrichten durch MS Outlook direkt von dem Server abgerufen und in MS Outlook abgespeichert. Dort können Ihre E-Mails nicht mehr durch den immonetmanager abgerufen werden. In diesem Einstellungsbereich können Sie u.a. auch auswählen, ob Nachrichten nach einer angegebenen Anzahl von Tagen bzw. beim Löschen des Elements auf Ihrem Computer oder beim Leeren des Ordners Gelöschte Objekte automatisch vom E-Mail-Server gelöscht werden sollen. Diese Einstellungen helfen zu verhindern, dass die vom Internetdienst-Anbieter festgelegte Größenbeschränkung des Postfachs überschritten wird. Bitte beantragen Sie bei Ihrem E-Mail-Provider eine für Ihr Unternehmen passende Postfachgröße. Achtung! Die von Ihnen hinterlegten Postfach-Einstellungen in z. B. Microsoft Outlook als auch direkt auf dem IMAP-Server haben eine nachhaltige Auswirkung auf das gesamte E-Mail-Management in Ihrem immonetmanager. Führen Sie Löschungen oder Verschiebungen von E-Mail-Ordnern, -Nachrichten oder Weiterleitungsregeln bitte stets gewissenhaft und bedacht durch, damit Sie Ihre E-Mail-Nachrichten auch vollständig und ggf. nachweisrelevant im immonetmanager speichern können. Wenn Sie sich bezüglich der richtigen Einstellungen nicht sicher sind, so empfehlen wir Ihnen, sich bei Ihrem EDV-Betreuer zu erkundigen und durch diesen die korrekten Einstellungen nach Ihren Vorgaben durchführen zu lassen. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie auch im Internet auf einschlägigen Websites von Microsoft: http://office.microsoft.com/de-de/outlook-help/arbeiten-mit-pop3-nachrichten-auf-mehreren-computern-hp001043062.aspx http://office.microsoft.com/de-de/outlook-help/permanentes-loschen-von-zum-loschen-markierten-imap-elementen- HP010080420.aspx 56
Administration Mein Profil Persönliche Systemeinstellungen Hier haben Sie die Möglichkeit, die Flash-Technologie für den Datei-Upload zu aktivieren bzw. deaktivieren. Bitte beachten Sie, dass die Flash-Technologie nicht durch alle Internet-Browser unterstützt wird. Beispiel für den Nutzen der Flash-Technologie: Durch Aktivierung der Flash-Technologie ist es möglich, mehrere zum Upload anstehende Dateien zu markieren und diese dann zeitsparend im Block in den immonetmanager hochzuladen. 57
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Administration Mein Profil Ihre Berechtigungen In diesem Bereich können Sie sehen, welche Berechtigungen Ihnen vom Chefmakler erteilt wurden für Ihre eigenen Kontakte, Immobilien, geteilte Termine, Aufgaben und Aktivitäten und für die anderer Benutzer. Wenn Sie selbst Chefmakler sind haben Sie grundsätzlich immer alle Rechte für alle Elemente aller Benutzer Ihres Büros. 59
Administration Mein Profil Berechtigungen der anderen Makler In diesem Bereich können Sie sehen, welche Berechtigungen andere Benutzer an Ihren Kontakten, Immobilien, geteilten Termine, Aufgaben und Aktivitäten haben. 60
Anmeldung für die ipad App Der Benutzername und das Passwort für ipad- und Web-Anwendung sind identisch. In der ipad App benötigen Sie keine weiteren Einstellungen. Nach der Einwahl können Sie sofort mit Ihrer Arbeit beginnen. 61
Hinweise zur Bedienung der immonetmanager App In der ipad App finden Sie auf jeder Programmseite eine Kurzanleitung mit Hinweisen zur Bedienung. Um diese aufzurufen, tippen Sie einfach auf das kleine i (Info-Symbol) unten links auf der Funktionsleiste. Daraufhin verdunkelt sich der Bildschirm des ipads und die Anleitung wird eingeblendet. Um diese wieder auszublenden, tippen Sie einfach an eine beliebige Stelle auf den Bildschirm. 62
Struktureller Aufbau des immonetmanagers Der strukturelle Aufbau der beiden Programm-Komponenten (ipad App & Web-Anwendung) ist nahezu identisch. Die Funktionsbereiche des Immonet-Managers sind: Startseite Kontakte Immobilien E-Mails Termine & Aufgaben Auswertungen (nur in der Web-Anwendung) Präsentation & Diashow sowie die Darstellung der Immobilien auf einer Karte (nur in der ipad App) Synchronisierung (nur in der ipad App) Administration (nur in der Web-Anwendung) In beiden Programm-Komponenten gelangen Sie nach der Einwahl auf eine Startseite. Dort sehen Sie alle geschäftsrelevanten Informationen auf einen Blick und können aus diesem Bereich auch direkte Aktionen ausführen. 63
Erläuterung zur Startseite Die Startseite bietet einen Kurzüberblick über die einzelnen Hauptbereiche. Klicken oder tippen Sie auf eine der Schaltflächen, um den jeweiligen Menüpunkt auszuwählen. Startseite in der Web-Applikation 64
Startseite der ipad App 65
Suche nach Kontakten & Immobilien Globale und erweiterte Suche nach Kontakten und Immobilien (Objekten) Zum Suchen eines Objekts (einer Immobilie) oder eines Kontakts können Sie Ihre Suchkriterien direkt in die weiß unterlegten Suchfelder auf der Startseite eintragen. Selbstverständlich finden Sie eine entsprechende Suchfunktion auch in den jeweiligen Hauptregistern Kontakte und Immobilien. Klicken oder tippen Sie auf die jeweiligen Funktionsbuttons und probieren Sie die beiden verschiedenen Suchwege einfach mal aus. Bei der Suche nach einem Kontakt können Sie in das Eingabefeld beispielsweise den Vornamen, den Nachnamen oder auch den Straßennamen eingeben der immonetmanager liefert Ihnen als Suchergebnis eine Liste aller Kontakte, bei denen die von Ihnen eingegebenen Kriterien zutreffen. Auch bei der Suche nach Objekten hilft Ihnen diese praktische Funktion dabei, eine Immobilie schnell zu finden. Suche nach Kontakten in der Web-Applikation 66
Erweiterte Suche nach Kontakten in der Web-Applikation In der Web-Applikation haben Sie neben dem Schnellsuchfeld auch die Möglichkeit zu einer Erweiterten Suche. Nach einem Klick auf Erweiterte Suche öffnet sich eine Maske mit differenzierten Suchmöglichkeiten: Suche über Stammdaten Hier können Sie einen Kontakt über die hinterlegten Stammdaten (Name, Firma, Tel. etc.) suchen. Suche über Aktivitäten Über diese Suche haben Sie die Möglichkeit, einen Kontakt über eine zurückliegende oder auch zukünftige Aktivität in Ihrer Datenbank zu finden. Dabei können Sie zusätzlich zwischen einer positiven (ausgeführten) oder auch negativen (nicht ausgeführten) Dokumentation auswählen. Über diesen Weg haben Sie demnach nicht nur die globale Möglichkeit zur Recherche von Kontakten, sondern auch diverse Möglichkeiten für ein Controlling der Vertriebs-Aktivitäten. Suche über Gesuche (Immobilien-Gesuchswünsche) Hier haben Sie die Möglichkeit, einen Kontakt über seinen aktiven bzw. auch bereits deaktivierten Immobilien-Gesuchswunsch in der Datenbank zu finden. Gutes Tool zur Schnellrecherche: Prüfen Sie bei einem neuen Immobilienangebot, ob Sie evtl. schon einen Interessenten für das Objekt haben. Wichtiger Hinweis! Alle Suchanfragen erfolgen standardmäßig über die als aktiv klassifizierten Kontakte. Soll Ihre Suche über alle oder gezielt über die inaktiv klassifizierten Kontakte ausgeführt werden, so können Sie über ein Auswahlfeld oben rechts den Kontakt-Status verändern. Zur Auswahl stehen Ihnen: Alle Inaktiv Aktiv (Standard). Und noch ein Tipp: Über den blauen Schalter mit den Pfeilen neben Gesuche können Sie weitere Spalten des Suchergebnisses einblenden. 67
Export von Kontakten In der Web-Applikation können Sie sich die Kontakte eines Suchergebnisses in eine Excel-Datei exportieren lassen. Klicken Sie hierfür auf den Link Aktuelles Suchergebnis als Microsoft Excel-Datei unterhalb des Suchergebnisses. Auf der Folgeseite können Sie wählen, welche Daten der gewählten Kontakte Sie exportieren wollen. Außerdem können Sie den Export auf die Kontakte beschränken, an denen die Einwilligung zur Kontaktaufnahme auf Ja gesetzt ist. Wenn Sie die Exporteinstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf den Button Exportdatei herunterladen und öffnen Sie die Excel-Datei auf Ihrem PC. 68
Suche nach Kontakten in der ipad App Die ipad App beschränkt sich auf eine Suche mit Schnellsuch-Eingabefeld, über welches automatisch mehrere Eingabefelder (z. B. Vorname, Straße, Telefon-Nummer etc.) Ihrer in dem Status aktiv klassifizierten Kontakte durchsucht werden. Eine Erweiterte Suche wie in der Web-Applikation ist in der ipad App nicht möglich. In der ipad App sind ausschließlich die aktiven Kontakte hinterlegt, um die Datenmengen möglichst gering zu halten und eine hohe Geschwindigkeit zu gewährleisten. Wenn Sie dennoch von unterwegs auf einen inaktiven Kontakt zugreifen müssen, haben Sie auch mobil die Möglichkeit, einen inaktiven Kontakt zu aktivieren und in die ipad App zu übernehmen. Öffnen Sie dazu die Web-Applikation des immonetmanagers über den Safari-Browser auf Ihrem ipad, loggen Sie sich ein und ändern den Status des gewünschten Kontakts von Inaktiv auf Aktiv. Wenn Sie anschließend die ipad App synchronisieren, ist der gewünschte Kontakt auch in der ipad App zu finden 69