In vier großen Schritten zum Ziel! Lexware dakota einrichten, zertifizieren und nutzen Wozu benötige ich dakota? Mit dakota werden Beitragsnachweise und Sozialversicherungsmeldungen verschlüsselt und elektronisch über den e-mail-dienst des internets an die Annahmestellen der gesetzlichen Kassen (incl. Minijobzentrale) versendet. Um dakota zu nutzen, müssen Sie zunächst beim ITSG Trust Center (Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung) einen Antrag stellen, der Sie als offizieller Teilnehmer zertifiziert. Diese Zertifizierung dient der Sicherheit für alle Teilnehmer an diesem Verfahren. Die Vorgehensweise ist nachfolgend beschrieben. Wie wird dakota installiert? Dakota wird nicht automatisch installiert. Die Installation von dakota muss direkt nach der Installation von lohn+gehalt manuell gestartet werden. Haben Sie lohn+gehalt professional in einer Client/Server-Umgebung und dakota installiert, ist es wichtig die hier beschriebene Einrichtung auf einem Client mit Internetzugang ausführen. Zu welchem Zeitpunkt soll ich dakota einrichten? Alle Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise müssen bereits seit 2006 elektronisch abgegeben werden. Die Einrichtung kann jederzeit erfolgen. Die Preise für die Zertifizierung entnehmen Sie bitte dem Internet unter www.itsg.de/tc im Bereich Preise/AGB. Was ist zu beachten, wenn das Zertifikat wegen Zeitablauf ungültig wird bzw. geworden ist? Die folgenden Erläuterungen gelten gleichermaßen, wenn Sie ein neues Zertifikat beantragen müssen, weil Ihr Zertifikat wegen Zeitablauf ungültig wird bzw. geworden ist. Beachten Sie unbedingt unsere Hinweise weiter unten in diesem Dokument, bevor Sie ein neues Zertifikat wegen Zeitablauf beantragen. Ein schriftlicher Antrag und eine Ausweiskopie sind ausschließlich erforderlich, wenn für eine Betriebsnummer erstmalig ein Zertifikat beantragt wird (Erstantrag). Datensicherung von dakota! Insbesondere wenn Sie einen neuen Computer erhalten, ist es wichtig, eine Datensicherung von dakota rücksichern zu können. Damit vermeiden Sie, ein neues kostenpflichtiges Zertifikat beantragen zu müssen. Eine dakota Datensicherung führen Sie direkt in lohn+gehalt auf der Seite dakota einrichten durch (Extras->dakota->dakota einrichten). Mit einer dakota Datensicherung werden die Einstellungen von dakota gesichert, jedoch keine mit dakota gesendeten Daten. Tipp: Bewahren Sie die dakotadatensicherungen getrennt von Ihrem Computer, sicher und jederzeit verfügbar auf. Sichern Sie nach jeder Änderung an den dakota Einstellungen (z.b. Versandart) einen funktionsfähigen Stand von dakota (z.b. nach erfolgreichem Versand von Daten) oder z.b. alle drei Monate, wenn keine Änderungen vorgenommen wurden. Nehmen Sie sich für die Einrichtung und den Zertifizierungsantrag (Schritt 1 bis 3) eine bis zwei Stunden Zeit. -1-
Ein schriftlicher Antrag und eine Ausweiskopie sind ausschließlich erforderlich, wenn für eine Betriebsnummer erstmalig ein Zertifikat beantragt wird (siehe 3. und 4. im obigen Schaubild bei Variante 1). -2-
Nach einem Antrag (Erstantrag oder Folgeantrag) per direkter Onlineverbindung erhalten Sie eine Mitteilung mit einer Auftragsnummer. Nach abschließender Bearbeitung Ihres Antrages erhalten Sie eine Datei mit Ihrem Zertifikat (*.p7c) und die Datei annahme-pkcs.agv (siehe 6. und 7. in obigem Schaubild bei Variante 1). Ist der Antrag per direkter Onlineverbindung nicht möglich, wird er automatisch per e-mail versendet. In diesem Fall erhalten Sie zusätzlich eine Empfangsbestätigung. -3-
Hinweise für den Antrag auf ein neues Zertifikat Ihr Zertifikat ist zeitlich befristet. Das Gültigkeitsdatum können Sie in lohn+gehalt unter Extras- >dakota->dakota einrichten auf der Seite Zertifikate einsehen. Lohn+gehalt erinnert Sie beim Versenden von Daten vor Ablauf der Gültigkeit, dass in Kürze das Zertifikat ungültig wird. Wenn Sie weiterhin mit dakota arbeiten wollen, müssen Sie rechtzeitig ein neues Zertifikat beantragen. Mit der Version 4.1 von dakota ist die Möglichkeit gegeben, einen solchen neuen Zertifizierungsantrag ohne Papierantrag und Passkopie zu stellen. Hiermit soll das Antragsverfahren einfacher und rationeller durchgeführt werden. Für erstmalige Zertifizierungsanträge ist jedoch weiterhin (Stand: September 2008) der Papierantrag mit Passkopie erforderlich. Die Preise für die Zertifizierung entnehmen Sie bitte dem Internet unter www.itsg.de/tc im Bereich Preise/AGB. Für den erneuten Zertifizierungsantrag verwenden Sie die Funktion dakota und lohn+gehalt einrichten sowie Zertifizierungsantrag stellen unter Extras->dakota->dakota einrichten auf der gleichnamigen Seite. Folgen Sie einfach den Seiten des dakota Einrichtungsassistenten und prüfen Sie die vorgeschlagenen Angaben auf Aktualität. Nachdem der Zertifizierungsantrag in dakota erfolgreich gestellt wurde, werden die Zertifizierungsdaten in lohn+gehalt automatisch übernommen. Anschließend werden die übernommenen Daten im Assistent von lohn+gehalt angezeigt. Auf der vorletzten Seite geben Sie Ihr Bundesland an, aus dem lohn+gehalt automatisch die AOK- Annahmestelle ermittelt. Bevor Sie den Antrag stellen, beachten Sie bitte unbedingt Folgendes: Stellen Sie vor allem rechtzeitig den Antrag auf das neue Zertifikat. Die Bearbeitungszeit Ihres Antrages beim TrustCenter kann sehr unterschiedlich sein und ist von verschiedenen Gegebenheiten abhängig (z.b. Arbeitsanfall im TrustCenter, Klärungsbedarf bei Bearbeitung des Antrages usw.). Seit der Version 4 von dakota bleibt bei einem Antrag auf ein neues Zertifikat (Rezertifizierung) das ablaufende Zertifikat die gesamte Gültigkeitsdauer gültig. Beispiel: Ein Zertifikat ist bis einschl. 22.11.2008 gültig. Das neue Zertifikat wird am 11.11.2008 beantragt und vom TrustCenter am 16.11.2008 abschließend bearbeitet zugesendet. Das neue Zertifikat hat dann einen Gültigkeitszeitraum vom 11.11.2008 bis 11.11.2011. Das alte Zertifikat bleibt bis 22.11.2008 gültig. -4-
Schritt 1: Die Einrichtung in Lexware lohn+gehalt Wählen Sie auf der Seite dakota einrichten den Aufruf dakota und lohn+gehalt einrichten sowie Zertifizierungsantrag stellen. Die Seite dakota einrichten erreichen Sie mit Extras->dakota->dakota einrichten. Auf der Seite Willkommen empfehlen wir die Checkliste zu drucken bzw. anzuzeigen und die dort aufgeführten Informationen einzuholen, bevor Sie mit der Einrichtung fortfahren. So vermeiden Sie, dass Sie die Einrichtung später abbrechen müssen, weil notwendige Informationen fehlen. Um auf die nächste Seite zu wechseln müssen Sie die Checkliste mindestens einmal aufgerufen haben. Die Checkliste steht Ihnen auch am Ende dieses Dokumentes zur Verfügung. Auf der Seite Zertifizierungsantrag starten Sie den Einrichtungsassistent von dakota. Dieser Assistent führt Sie Schritt-für-Schritt bis zum fertigen Zertifizierungsantrag (incl. einer obligatorischen Datensicherung). Nachdem der Einrichtungsassistent (siehe Schritt 2) mit dem Zertifizierungsantrag abgeschlossen worden ist, werden die aus dakota übernommenen Daten auf der Seite Anschrift des Absenders angezeigt. Diese übernommenen Daten werden in lohn+gehalt als Absenderdaten in den zu übermittelnden Dateien verwendet und sollten daher mit dakota übereinstimmen. Änderungen auf dieser Seite werden nicht nach dakota übernommen. Tipp: Änderungen können z.b. sinnvoll sein, wenn nicht der verantwortliche Ansprechpartner Fragen und Rückläufe von den Kassen aus der Datenübermittlung erhalten soll. -5-
Auf der Seite AOK-Annahmestelle wählen Sie den Eintrag aus der Liste, der das Bundesland des Absenders enthält. Lohn+gehalt berücksichtigt dann automatisch die richtige AOK-Annahmestelle. Lesen Sie bitte aufmerksam die Hinweise auf dieser Seite. Die anderen Annahmestellen (BKK, IKK, Ersatzkassen, Minijobzentrale usw.) sind in lohn+gehalt integriert und erfordern von Ihrer Seite keinerlei Angaben. Die Einstellungen zu den Annahmestellen können Sie nicht einsehen, weil diese von lohn+gehalt intern verwaltet werden. Auf der letzten Seite Zusammenfassung erhalten Sie einen kurzen Überblick und schließen den Vorgang der Antragstellung ab (weiter mit Schritt 3). -6-
Schritt 2: Die Einrichtung und Zertifizierung in dakota Hinweis: dakota hilft Ihnen bei der Einrichtung auf den Seiten des Konfigurationsassistenten mit vielen nützlichen Hinweisen und Voreinstellungen, die auf den bisherigen Erfahrungen basieren. Bitte nutzen Sie diese Hilfen konsequent, damit die Einrichtung und später das Senden der Daten reibungslos funktioniert. Auf der Seite Versandart wählen Sie den technischen Übertragungsweg. Lesen Sie bitte aufmerksam die Hinweise auf dieser Seite. Wir empfehlen aus bisherigen Erfahrungen die Versandart dakota-e-mail. Die Daten werden dabei direkt über das Internet versendet, ohne ein separates e-mail-programm. Für die Konfiguration der E-Mail- Versandart benötigen Sie ggf. die Hilfe Ihres Systemadministrators. -7-
Das obige Bild weist AOL als InternetProvider aus. Dies ist nur ein Beispiel. Tragen Sie bei Ihrer Einrichtung Ihren eigenen InternetProvider ein. Auch die Angaben zur Authentifizierung sind beispielhaft. Tragen Sie auch hier, wenn erforderlich, Ihre eigenen Angaben ein. Wenn Sie Outlook oder Outlook express verwenden wollen, wählen Sie E-mailstandardprogramm. Sie müssen unbedingt in Outlook bzw. Outlook express das e-mailformat nur Text einstellen. Die Annahmestellen können Ihre e-mails nur mit diesem Format annehmen. Ferner sollten Sie dort die Option automatisch senden einstellen, damit die e-mails automatisch versendet werden. -8-
Die Versandart Verzeichnisausgabe empfehlen wir nur einzustellen, wenn beide anderen Wege nicht funktionieren. Verzeichnisausgabe bedeutet, dakota verarbeitet und legt die Dateien in dem von Ihnen angegebenen Ordner zusammen mit einer Textdatei ab. Sie müssen dann manuell für jede Annahmestelle eine e-mail erzeugen, die genau das Format haben muss, das in der Textdatei angegeben ist. Die Nutzdatendatei (EDUAxxx, EBNAxxx) und die Auftragsdatei (EDUAxxx.AUF, EBNAxxx.AUF) müssen als Anlage manuell beigefügt werden. Auf der Seite Betriebsnummer tragen Sie die von der örtlichen Agentur für Arbeit bzw. der neuen Betriebsnummernservicestelle in Saarbrücken vergebene 8-stellige Betriebsnummer des Absenders ein. Wechseln Sie mit Weiter auf die nächste Seite. Auf der Seite Anschrift tragen Sie die persönlichen Daten des Absenders ein. Wechseln Sie mit Weiter auf die nächste Seite. -9-
Auf der Seite Ansprechpartner tragen Sie den Namen des verantwortlichen Ansprechpartners ein. Wechseln Sie mit Weiter auf die nächste Seite. Auf der Seite Kennwort geben Sie bitte ein Kennwort Ihrer Wahl ein. Beachten Sie die minimale und maximale Länge des Kennwortes und die zulässigen Zeichen. Wechseln Sie mit Weiter auf die nächste Seite. Drucken Sie bitte die eingegebenen Zertifizierungsdaten für Ihre eigenen Unterlagen. -10-
Dakota erzeugt Ihren Schlüssel und versendet den Zertifizierungsantrag. -11-
Den Zertifizierungsantrag drucken Beim erstmaligen Zertifizierungsantrag prüfen Sie bitte ob Sie freiwillige Angaben unter den Gliederungspunkten 3 bis 9 manuell eintragen wollen. Der Antrag muss rechtsverbindlich von der als " Ansprechpartner" eingetragenen Person unterschrieben werden. Senden Sie den Antrag zusammen mit der Kopie des Personalausweises, Reisepasses oder Führerscheins des Ansprechpartners per Post oder Fax an das ITSG Trust Center. Sie erhalten nach erfolgtem vollständigen Antrag eine Empfangsbestätigung und in einer separaten Nachricht eine Auftragsnummer. Die Absenderadresse dieser Empfangsbestätigung lautet: itsg-crq@atosorigin.com. Die Auftragsnummer ermöglicht Ihnen, den Bearbeitungsstatus Ihres Zertifizierungsantrages im Internet zu verfolgen. Rufen Sie dazu in lohn+gehalt auf der Seite dakota einrichten die Funktion Bearbeitungsstatus des Zertifizierungsantrages abfragen (online) auf. Warten Sie nun auf die offizielle Zertifizierungsantwort des Trustcenter, die Sie zur Anwendung von dakota legitimiert. Das Zertifikat erhalten Sie in der Regel vor Bezahlung der Zertifikatsgebühren. Bei der Bearbeitung Ihres Zertifizierungsantrags beim Trust Center muss unter Umständen mit einigen Tagen Bearbeitungszeit gerechnet werden. -12-
Wenn Sie bereits ein Zertifikat hatten und wegen Zeitablauf ein neues Zertifikat beantragen müssen (Rezertifizierung), können Sie dies erstmalig mit der Version 4.1 von dakota vollständig automatisiert durchführen, das heißt ohne einen Papierantrag und ohne eine Kopie eines Legitimationsdokumentes (Reisepass, Personalausweis, Führerschein o.ä.). In diesem Fall sehen die Assistentenseiten in dakota wie folgt aus: -13-
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Schritt 3: Die Zertifzierungsantwort vom TrustCenter Sie erhalten die Zertifizierungsantwort von dakota per E-Mail. Die Zertifzierungsantwort enthält zwei wichtige Dateien eine Datei mit der Betriebsnummer des Absenders und der Endung.p7c und eine Datei Annahme-pkcs.agv. Empfehlung: Speichern Sie die Dateien unter C:\Programme\Lexware\dakotaag. Bestätigen Sie eine evtl. Sicherheitsabfrage und überschreiben Sie ggf. eine vorhandene Datei annahme-pkcs.agv. Rufen Sie in lohn+gehalt den Bereich dakota einrichten auf. Auf der gleichnamigen Seite starten Sie den Assistent unter 2. Einlesen der Zertifizierungsantwort. Diese Funktion führt Sie sofort an die Stelle in dakota, von der Sie die Zertifizierungsantwort einlesen können. Folgen Sie einfach den Hinweisen auf dieser Seite. Beim Einlesevorgang der Antwort vom TrustCenter wird Ihre Auftragsnummer, die Sie durch den Antrag erhalten haben, automatisch im Dialog angezeigt. Mit der Schaltfläche Abholen kann die Antwort eingelesen werden. Alternativ können Sie auch über die Schaltfläche Einlesen durch Auswahl der Datei *.p7c die Zertifizierungsantwort einlesen. Dazu müssen die oben genannten Dateien auf Ihrem Computer gespeichert werden. Nachdem Sie die Zertifizierungsantwort eingelesen haben, ist die Zertifzierung abgeschlossen und dakota kann zur maschinellen Datenübermittlung verwendet werden. -15-
Schritt 4: dakota nutzen Dakota verarbeitet Dateien, in denen Beitragsnachweise (Dateiname EBNA) und Sozialversicherungsmeldungen (Dateiname EDUA) enthalten sind, die aus Ihren Abrechnungen erzeugt werden. Um Beitragsnachweise zu versenden benötigen Sie die Funktionen Beitragsnachweise versenden. Kontrollieren Sie unbedingt vor dem Versenden die zu sendenden Beitragsnachweise mit dem Aufruf Prüfliste für die aktuelle Firma. Im Menü Extras->dakota stehen Ihnen diese Funktion ebenfalls zur Verfügung. Um Sozialversicherungsmeldungen zu versenden benötigen Sie die Funktion Sozialversicherungsmeldungen versenden. Kontrollieren Sie unbedingt vor dem Versenden mit dem Aufruf Prüfliste für die aktuelle Firma die zu sendenden Meldungen. Im Menü Extras->dakota stehen Ihnen diese Funktion ebenfalls zur Verfügung. In den Funktionen Beitragsnachweise versenden und Sozialversicherungsmeldungen versenden ist das Verschlüsseln und Senden der Dateien durch dakota integriert. -16-
Checkliste Checkliste dakota und lohn+gehalt einrichten Hinweis: In diesem Dokument sind wichtige Angaben aufgeführt, zu welchen Sie im Vorfeld der Einrichtung eventuell Informationen einholen müssen bzw. Entscheidungen zu treffen sind. Damit soll gewährleistet werden, dass die Einrichtung in einem Arbeitsgang durchgeführt werden kann. Zum Versenden von Beitragsnachweisen und Sozialversicherungsmeldungen mit dakota, muss lohn+gehalt und dakota eingerichtet (konfiguriert) werden. Am Ende der Einrichtung steht der Zertifizierungsantrag, den Sie als Absender stellen müssen. erledigt Daten können Sie erst versenden, wenn Sie eine positive Antwort vom TrustCenter (zertifizierende Stelle) erhalten und erfolgreich eingelesen haben. Die Informationen zum Absender/Antragsteller für den Zertifizierungsantrag werden im Zertifizierungsassistent von dakota eingegeben und stehen automatisch in lohn+gehalt zur Verfügung. Die Erläuterungen in diesem Dokument gelten grundsätzlich gleichermaßen, wenn Sie wegen Zeitablauf Ihres Zertifikates ein neues Zertifikat beantragen müssen. Für die Einrichtung benötigen Sie folgende wichtige Informationen und Unterlagen: Absender/Antragsteller: Wer ist Absender/Antragsteller? Absender/Antragsteller ist in aller Regel derjenige, der die Entgeltabrechnungen durchführt und damit auch die Pflicht zur Abgabe der Beitragsnachweise und Sozialversicherungsmeldungen hat. Für Dienstleister im Personalbereich (Steuerberater, Lohnbüros etc.) gilt der Dienstleister als Absender/Antragsteller, nicht die einzelnen Mandanten. Der Absender muss daher grundsätzlich nur einmalig eingegeben werden. Betriebsnummer des Absenders/Antragstellers Die Betriebsnummer des Absenders/Antragstellers liegt in aller Regel bereits vor und ist identisch mit der Firmenbetriebsnummer des Absenders. Haben Sie z. B. als Dienstleister noch keine eigene Betriebsnummer, beantragen Sie diese bei der Betriebsnummern- Servicestelle der Bundesagentur für Arbeit in Saarbrücken mit einem Hinweis auf die Online-Meldepflicht in der Sozialversicherung. Verantwortlicher Ansprechpartner (Vor- und Zuname) Sie müssen eine natürliche Person (z.b. Sachbearbeiter, Personalleiter, Geschäftsführer usw.) als verantwortlichen Ansprechpartner angeben, der sich beim erstmaligen Antrag mit einem amtlichen Dokument (Reisepass, Führerschein, Personalausweis) gegenüber dem TrustCenter ausweisen muss. Wer verantwortlicher Ansprechpartner ist, legen Sie in eigener Verantwortung fest. Halten Sie eine Kopie eines der amtlichen Dokumente bereit. Technische Angaben (Versandart) In dakota müssen Sie den technischen Weg des Datenversandes (=Versandart) angeben. Wir empfehlen Ihnen dakota E-mail (smtp) zu verwenden. Dazu benötigen Sie mindestens den Namen Ihres Internet-Providers, Ihre e-mail-adresse und erforderliche Authentifizierungskennungen am Server des Providers. Bitte holen Sie diese Informationen vor Beginn der Einrichtung ein und folgen Sie den Hinweisen im Einrichtungsassistent. Kennwort Zum Verarbeiten benötigt dakota ein Kennwort, welches Sie bei der Einrichtung (Zertifizierungsantrag) einmalig eingeben müssen. Beim Senden der Daten ist die Eingabe des Kennwortes nicht mehr notwendig. Das Kennwort darf zwischen 6-9 Zeichen lang sein; es darf keine Sonderzeichen und Umlaute enthalten. Merken Sie sich bitte dieses Kennwort. -17-