BENUTZERHANDBUCH www.fewo-tools.de Stand vom 11.04.2008
EINLEITUNG Die Internetplattform www.fewo-tools.de unterstützt Sie als Vermieter in vielerlei Hinsicht. Ohne Programmierkenntnisse sind Sie in der Lage einen Buchungskalender für Ihre Ferienwohnung (oder für ein anderes Mietobjekt Ihrer Wahl) zu erstellen. Ihre Gäste sehen in einem übersichtlichen Jahreskalender die noch verfügbaren Tage und können eine Buchungsanfrage an Sie senden. Mit nur einem Mausklick können Sie eine Buchungsbestätigung erstellen. Die übermittelten Daten aus der Buchungsanfrage werden automatisch in eine Vorlage, die Sie selbst erstellen können, eingetragen. Um mit www.fewo-tools.de arbeiten zu können müssen Sie sich zuerst registrieren. Nachdem Sie den Bestätigungslink, der Ihnen per E-Mail zugeschickt wird, aufgerufen haben, ist Ihr Zugang frei geschaltet. Sie können sich dann mit Ihrer E- Mail-Adresse und Ihrem Kennwort anmelden. Im nächsten Schritt legen Sie für jedes Ihrer Mietobjekte einen Kalender an. Jeden Kalender können Sie 30 Tage lang kostenfrei und unverbindlich testen. Erst wenn Sie von www.fewo-tools.de überzeugt sind aktivieren Sie Ihre Kalender. Erst jetzt fallen für Sie die monatlichen Mietkosten an. Ich wünsche Ihnen bereits jetzt viel Erfolg mit www.fewo-tools.de Marcel Übachs Vision Software Benutzerhandbuch www.fewo-tools.de Seite 2
REGISTRIEREN Wenn Sie die Homepage von www.fewo-tools.de aufrufen, finden Sie im Menü den Punkt registrieren. Sie gelangen so einer Maske, in der Sie Ihre Benutzerdaten eintragen können. Wenn alle Felder vollständig ausgefüllt sind können Sie die Registrierung mit dem Schalter Absenden einleiten. Sie erhalten kurze Zeit später eine E-Mail mit einem Aktivierungslink. Klicken Sie auf diesen Link um Ihren Zugang zu www.fewo-tools.de frei zuschalten. Benutzerhandbuch www.fewo-tools.de Seite 3
ANMELDEN Nach der erfolgreichen Aktivierung Ihres Zuganges können Sie sich anmelden. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Kennwort, die Sie bei der Registrierung angegeben haben, in die dafür vorgesehenen Felder ein. Klicken Sie dann auf den Schalter Anmelden um sich anzumelden. BENUTZERDATEN Klicken Sie im Menü auf Benutzerdaten um die aktuellen Benutzerdaten einzusehen. Benutzerhandbuch www.fewo-tools.de Seite 4
Um die angezeigten Daten zu ändern klicken Sie auf bearbeiten. Sie gelangen zu einer Eingabemaske, in der Sie auch Ihr Kennwort ändern können. Beachten Sie bitte, dass Sie sich später mit der E-Mail-Adresse und dem Kennwort anmelden müssen. Sofern Sie das Kennwort ändern möchten, müssen Sie das Kennwort ein weiteres Mal wiederholen. Nur, wenn Sie in beiden Feldern das gleiche Kennwort eingeben, wird das Kennwort geändert. Benutzerhandbuch www.fewo-tools.de Seite 5
OBJEKTE Klicken Sie im Menü auf Objekte um in die Objektverwaltung zu wechseln. Über den Schalter neues Objekt anlegen gelangen Sie in die Eingabemaske für Ihre Mietobjekte. Tragen Sie die Daten für Ihr Mietobjekt ein. Besonders wichtig ist die Bezeichnung. Später werden Sie an vielen Stellen Ihr Mietobjekt über diese Bezeichnung wieder finden können. Mit dem Schalter Absenden speichern Sie Ihr neues Mietobjekt ab. Sie gelangen automatisch zurück zur Objektübersicht. Neu angelegte Mietobjekte stehen Ihnen 30 Tage lang kostenfrei und unverbindlich zum Test zur Verfügung. Sie erkennen ein solches Mietobjekt an dem Schlüssel. Mit einem Klick auf diesem Schlüssel gelangen Sie zur Aktivierung. Aber dazu später mehr. Jedes Mietobjekt wird durch eine eindeutige ID gekennzeichnet. Diese finden Sie in der ersten Spalte der Übersicht. Gleich dahinter wird die Bezeichnung des Mietobjektes angezeigt. In der dritten Spalte sehen Sie, bis wann Ihr Mietobjekt aktiv ist. Nach Überschreiten dieses Datums wird der Kalender Ihres Mietobjektes nicht mehr funktionieren. Aktivieren Sie es also rechtzeitig. Ein einmal aktiviertes Mietobjekt verlängert seine Aktivierung automatisch, falls Sie nicht einen Monat vor Ablauf schriftlich kündigen. Benutzerhandbuch www.fewo-tools.de Seite 6
Über die Lupe gelangen Sie zur Anzeige der Objektdaten. Hier sehen Sie zum ersten Mal viel flexibel Sie Ihren Kalender konfigurieren können. Über den Schalter bearbeiten gelangen Sie in die Eingabemaske für die Objektdaten. Dort können Sie alle Einstellungen vornehmen. Sie können auch auf den Stift in der Objektübersicht klicken um sofort von dort in die Änderungsmaske zu gelangen. In unserem Beispiel sehen wir: Der Kalender bis zum 01.02.2009 aktiv sein wird. Die minimale Buchungsdauer beträgt einen Tag. Der Abreisetag ist für die darauf folgenden Gast buchbar. Es ist nicht erforderlich eine ganze Woche zu buchen. Alle Wochentage sind als Anreisetage freigegeben. Zum Schluss wird Ihnen noch der HTML-Code, den Sie in Ihre Homepage übernehmen müssen, angezeigt. Benutzerhandbuch www.fewo-tools.de Seite 7
Konfigurationsbeispiele Ihre Gäste können nur Samstag anreisen und müssen immer ganze Wochen buchen. Die Anzahl der minimal zu buchenden Tage ist daher unwichtig. Dadurch, dass der Abreisetag buchbar ist, können die Wochen lückenlos belegt werden. Ihre Gäste können samstags und sonntags anreisen. Es müssen mindestens sechs Tage gebucht werden. Der nächste Gast kann erst am Tag nach der Abreise des Vorgängers anreisen. Somit haben Sie ausreichend Zeit zum Reinigen des Mietobjektes. Ihre Gäste können an allen Wochentagen anreisen. Es müssen allerdings mindesten sieben Tage gebucht werden. Der nächste Gast kann erst am Tag nach der Abreise des Vorgängers anreisen. Somit haben Sie ausreichend Zeit zum Reinigen des Mietobjektes. Benutzerhandbuch www.fewo-tools.de Seite 8
Über das Transfersymbol gelangen Sie in die Uploadmaske. Geben Sie hier eine Vorlage für Ihre Buchungsbestätigung an und klicken Sie auf upload um diese auf unseren Server zu übertragen. Näheres zum Aufbau der Vorlagen finden Sie im Kapitel Vorlagen für Buchungsbestätigungen. Sofern Sie Ihr Mietobjekt zu bestimmten Zeiten nicht vermieten möchten (z.b. wegen Umbauarbeiten, Renovierungen oder saisonbedingt) können Sie die Funktion der Sperrzeiten nutzen. Klicken Sie auf das Sperrsymbol um in die Übersicht der Sperrzeiten zu gelangen. Näheres hierzu finden Sie im Kapitel Sperrzeiten. Klicken Sie auf das Kalendersymbol, um den Kalender für Ihr Mietobjekt in der Vorschau zu sehen. In der Vorschau sehen Sie den Kalender so, wie er auch auf Ihrer Homepage erscheinen wird. Sie sehen nicht nur das Erscheinungsbild sondern auch die aktuellen Belegungsdaten. Mit einem Klick auf Briefsymbol rufen Sie die Übersicht der Buchungsanfragen auf. Hinter dem Symbol wird ihren angezeigt, wie viele offene Buchungsanfragen Sie haben und wie viele bereits bestätigt wurden. Näheres hierzu finden Sie im Kapitel Buchungsanfragen. Benutzerhandbuch www.fewo-tools.de Seite 9
BUCHUNGSANFRAGEN Nachdem Ihre Gäste einen freien Buchungszeitraum gefunden haben können sie sofort eine Buchungsanfrage ausfüllen. Diese wird Ihnen dann in der Übersicht der Buchungsanfragen angezeigt. Es wird unterschieden zwischen offen Anfragen und bereits bestätigten Anfragen. Ein Klick auf den grünen Haken verschiebt eine offene Anfrage in den Bereich der bestätigten Anfragen. Ein Klick auf den grünen, gebogenen Pfeil verschiebt eine bereits bestätigte Anfrage wieder zurück in den Bereich der offnen Anfragen. Mit einem Klick auf das Briefsymbol diese an Ihren Computer. erstellt eine Buchungsbestätigung und sendet Sie können diese dann direkt öffnen oder auf Ihrem Computer speichern. Im nächsten Kapitel erfahren sie, wie Sie eigene Vorlagen für Ihre Buchungsbestätigungen erstellen können. Benutzerhandbuch www.fewo-tools.de Seite 10
VORLAGEN FÜR BUCHUNGSBESTÄTIGUNGEN Eine Vorlage für Ihre Buchungsbestätigungen ist mit einem Serienbrief zu vergleichen. Zuerst erstellen Sie in einem Textverarbeitungsprogramm Ihre Buchungsbestätigung. An den Stellen, an denen die Daten der Buchungsanfrage eingetragen werden soll, setzen Sie Platzhalter ein. Hier ein Beispiel: Familie Gastgeber, Albert-Schweitzer-Str. 4, 52525 Heinsberg #VORNAME #NACHNAME #STRASSE #PLZ #ORT Ihre Anfrage vom #ANFRAGEDATUM Heinsberg, den #DATUM Sehr geehrte#ansprache #NACHNAME, hiermit bestätigen wir Ihnen die Buchung für unsere Ferienwohnung #OBJEKTNAME für den Zeitraum vom #VONDATUM bis zum #BISDATUM. Anzahl Erwachsene Anzahl Kinder Gesamtanzahl Personen #ANZAHLERWACHSENE #ANZAHLKINDER #ANZAHLPERSONEN Senden Sie uns bitte ein unterzeichnetes Exemplar dieser Buchungsbestätigung zurück. Freundliche Grüße aus Heinsberg Familie Gastgeber Benutzerhandbuch www.fewo-tools.de Seite 11
Ein Platzhalter beginnt immer mit einem #-Zeichen und muss vollständig in Großbuchstaben geschrieben werden. Mögliche Platzhalter sind: #ANREDE Anrede des Gastes #ANSPRACHE Anrede des Gastes mit vorgestelltem r bei Herr #VORNAME Vorname des Gastes #NACHNAME Nachname des Gastes #STRASSE Anschrift des Gastes #PLZ Postleitzahl des Gastes #ORT Wohnort des Gastes #VONDATUM Anreisetag #BISDATUM Abreisetag #OBJEKTNAME Der Name des Mietobjektes #ANFRAGEDATUM Das Datum, an dem die Anfrage gestellt wurde #DATUM Das aktuelle Datum #ANZAHLPERSONEN Gesamtzahl der Personen #ANZAHLKINDER Anzahl der Kinder #ANZAHLERWACHSENE Anzahl der Erwachsenen #ANZAHLHAUSTIERE Anzahl der Haustiere Beachten Sie beim Abspeichern Ihrer Vorlage, dass sie diese im RTF-Format sichern. Die Dateierweiterung muss.doc lauten. Eine Mustervorlage können Sie sich auch von herunter laden. Sie finden sie in der Upload-Maske für die Vorlage. Benutzerhandbuch www.fewo-tools.de Seite 12
SPERRZEITEN Sicher wird es Zeiten geben, an denen Sie Ihr Mietobjekt nicht für eine Buchung zur Verfügung stellen möchten. Solche Zeiträume können Sie als Sperrzeit eintragen. Klicken Sie einfach auf den Schalter weiteren Zeitraum sperren und tragen Sie das Anfangsdatum und das Enddatum in die Maske ein und klicken Sie auf Absenden. Um eine Sperrzeit wieder freizugeben klicken Sie einfach auf das Löschsymbol. Der gesperrte Zeitraum wird wieder freigegeben. Benutzerhandbuch www.fewo-tools.de Seite 13
BELEGUNGSLISTE Um Ihnen zu jeder Zeit einen komfortablen Überblick über Daten der kommenden Gäste zu geben, gibt es die Funktion Belegungsliste erstellen. Wenn Sie auf das Tabellensymbol klicken, werden Sie nach dem gewünschten Zeitraum für die Erstellung der Liste gefragt. Als Standard wird Ihnen hier das aktuelle Datum als Starttermin und der 31.12. des jeweiligen Jahres als Endtermin vorgeschlagen. Mit einem Klick auf den Schalter Liste erstellen wird eine PDF-Datei erzeugt, die Sie sich bequem ausdrucken oder auch per E-Mail weiterleiten können. Benutzerhandbuch www.fewo-tools.de Seite 14
DER FORMULAR-MAILER Damit Ihre Gäste bequem und zuverlässig Anfragen an Sie stellen können, bietet Ihnen www.fewo-tools.de einen einfach zu konfigurierenden Formular-Mailer. Was macht denn so ein Formular-Mailer? Ganz einfach. Sie erstellen ein Formular mit den benötigten Formularfeldern mit einem Programm Ihrer Wahl. Ohne einen Formular-Mailer können Sie die eingegebenen Daten allerdings nur per E-Mail- Programm, das auf dem Rechner Ihres Gastes installiert sein muss, versenden lassen. Dies funktioniert leider nicht immer problemlos. Ein Formular-Mailer hingegen benötigt kein E-Mail-Programm. Der Formular-Mailer nimmt die eingegebenen Daten für Sie entgegen, formatiert diese in übersichtlicher Form und sendet diese dann per E-Mail an Sie. Die einzigen Änderungen, die Sie an Ihrem Formular machen müssen, sind in den folgenden Zeilen beschrieben. Aufruf des Formular-Mailers: Die erste Zeile in einem Formular definiert, welche Aktion durch die Betätigung des Absendeschalters ausgeführt wird. Hier muss action=http://www.fewo-tools.de/formmailer.php stehen. Beispiel: <form method="post" action="http://www.fewo-tools.de/formmailer.php" name="registerform"> Ihr Schlüssel zur Nutzung: In einem Formular können versteckte Felder definiert werden. Hierdurch kann der Formular-Mailer zusätzlich gesteuert werden. Damit das System prüfen kann, ob ein aktiviertes Mietobjekt für die Nutzung vorliegt, geben Sie bitte in der Zeile mit dem Feld _ac hinter value= den AC (Access Code) Ihres Mietobjektes an. Dieser ist immer 16-stellig. Sie finden Ihn in der Verwaltung Ihrer Mietobjekte, wo Ihnen auch der Link zum Einbinden des Belegungskalenders angezeigt wird. Beispiel: <input type="hidden" name="_ac"value="1ibd2kbgiexa6sdn"> Layout der Bestätigungsseite: Nachdem das Formular ausgefüllt und abgeschickt wurde, werden zur Bestätigung noch einmal die übermittelten Daten angezeigt. Damit diese an das Design Ihrer Homepage angepasst werden kann, haben Sie die Möglichkeit den Link zu einem Style-Sheet anzugeben. Nutzen Sie hierzu das Feld _css Beispiel: <input type="hidden" name="_css"value="http://www.fewotools.de/fwt.css"> Layout der Bestätigungsseite: Falls Sie lieber eine eigene Bestätigungsseite anzeigen lassen möchten, so können Sie den Link zu dieser Seite im Feld _url_ok angeben. Beispiel: <input type="hidden" name="_url_ok"value="http://www.fewotools.de/form_ok.htm"> Benutzerhandbuch www.fewo-tools.de Seite 15
RECHNUNGEN Die Jahresrechnung für die Nutzung von www.fewo-tools.de erhalten Sie automatisch per E-Mail. Unter dem Menüpunkt Rechnungen können Sie jederzeit bereits erhaltene Rechnungen erneut ansehen und ausdrucken. In der Übersicht sehen Sie auch wann der Zahlungseingang zur jeweiligen Rechnung von uns verbucht wurde. Durch ein farbiges -Zeichen wird Ihnen zudem der Status der Rechnung angezeigt. Kein Symbol bedeutet, die Rechnung wurde noch nicht beglichen. Ein grünes -Symbol zeigt an, dass die Rechnung beglichen wurde. Ein rotes -Symbol signalisiert Ihnen, dass die Rechnung noch nicht beglichen wurde und das Zahlungsziel überschritten wurde. In diesem Fall werden Sie automatisch an die fällige Zahlung per E-Mail erinnert. NOCH FRAGEN? Sollten Sie noch Fragen haben, die durch diese Anleitung nicht beantwortet wurde, so bitten wir Sie diese per E-Mail unter info@fewo-tools.de an uns zu schicken. Benutzerhandbuch www.fewo-tools.de Seite 16