Inhaltsverzeichnis 1. VORSCHRIFTEN... 3 2. GENEHMIGUNG VON DIENSTREISEN UND DIENSTGÄNGEN... 3 3. ABRECHNUNG VON DIENSTREISEN... 7

Merkblatt für Dienstreisen Seite 1 Inhaltsverzeichnis 1. VORSCHRIFTEN... 3 2. GENEHMIGUNG VON DIENSTREISEN UND DIENSTGÄNGEN... 3 2.1 Begriffsbestimmungen... 3 2.1.1 Dienstreisende... 3 2.1.2 Dienstreisen... 4 2.1.3 Auslandsdienstreisen... 4 2.1.4 Dienstgänge... 4 2.2 Zuständigkeit... 4 2.2.1 Genehmigung von Dienstreisen... 4 2.2.2 Genehmigung von Dienstgängen... 5 2.3 Beantragung von Dienstreisen... 5 2.3.1 Vordruck... 5 2.3.2 Genehmigung vor Antritt... 5 2.3.3 Anzahl der Teilnehmer... 5 2.3.4 Dienstgeschäft... 5 2.3.5 Dienstliche Notwendigkeit... 6 2.3.6 Reisen zur Wahrnehmung von Nebentätigkeiten in anderen Fällen... 6 2.3.7 Reiseziel... 7 2.3.8 Finanzierung... 7 3. ABRECHNUNG VON DIENSTREISEN... 7 3.1 Allgemeines... 7 3.2 Reisekostenabschlag... 8 3.3 Reisekostenrechnung... 8 3.4 Reisekostenvergütung... 8 3.4.1 Fahrkostenerstattung ( 5 LRKG)...9 3.4.2 Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung ( 6 LRKG)...9 3.4.3 Reisekostenstufen...10 3.4.4 Tage- und Übernachtungsgeld ( 7, 8 LRKG)...10 3.4.4.1 Tagegeld für Verpflegungsmehraufwendungen......10 3.4.4.2 Übernachtungskostenerstattung...11 3.4.5 Besonderheiten der Berechnung...11 3.4.6 Erstattung von Auslagen bei längerem Aufenthalt am Geschäftsort ( 14 LRKG)...11 3.4.7 Kürzung des Tage- und Übernachtungsgeldes...12 3.4.8 Nebenkosten ( 9 LRKG)...12 3.4.9 Reisekostenvergütung in besonderen Fällen ( 11 LRKG)...12

Merkblatt für Dienstreisen Seite 2 4. AUSLANDSDIENSTREISEN... 13 4.1 Auslandsreisekostenverordnung... 13 4.2 Auslandstagegeld, Auslandsübernachtungsgeld ( 3 ARVO)... 13 4.3 Flugkostenerstattung ( 2 ARVO)... 14 4.4 Grenzübertritt ( 4 ARVO)... 14 4.5 Reisekostenvergütung bei längerem Aufenthalt am Geschäftsort ( 5 ARVO)... 14 4.6 Dienstreisen aus Sachbeihilfen der DFG... 14 5. REISEN AUßENSTEHENDER... 15 6. ABGRENZUNG ZUR REISEBEIHILFE... 15 7. ZUSTÄNDIGKEIT IN DER HOCHSCHULVERWALTUNG... 15 7.1 Genehmigung der Dienstreisen... 15 7.2 Reisekostenabrechnungen... 15 7.3 Genehmigung und Abrechnung von Reisebeihilfen... Fehler! Textmarke nicht definiert. 8. VORDRUCKE 8.1 Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise/Anerkennung des dienstlichen Charakters/Reisebeihilfe 8.2 Reisekostenrechnung (manuell) 8.3 Reisekostenrechnung (EDV-mäßige Abrechnung) mit Hinweisen 8.4 Antrag auf Auszahlung einer Reisebeihilfe 8.5 Grundbogen 8.6 Antrag auf Erstattung von Auslagen bei Dienstgängen

Merkblatt für Dienstreisen Seite 3 1. VORSCHRIFTEN Landesreisekostengesetz (LRKG) vom 16.12.1998 in der jeweils geltenden Fassung. Gemäß 42 BAT und 38 MTArb wird Reisekostenvergütung für Angestellte und Arbeiter in entsprechender Anwendung der für die Beamten geltenden Bestimmungen gewährt. Es sind folgende Bestimmungen zu beachten: Landesreisekostengesetz (LRKG), Trennungsentschädigungsverordnung (TEVO), verschiedene Erlasse der obersten Landesbehörden, Auslandsreisekostenverordnung (ARVO). Sämtliche Vorschriften können in der Hochschulverwaltung,, eingesehen werden. 2. GENEHMIGUNG VON DIENSTREISEN UND DIENSTGÄNGEN 2.1 Begriffsbestimmungen 2.1.1 Dienstreisende Dienstreisende sind a) im Landesdienst stehende Professoren sowie Beamtinnen und Beamte, b) im Landesdienst stehende Angestellte sowie Arbeiterinnen und Arbeiter, c) im Landesdienst stehende Hilfskräfte, die eine Dienstreise ausführen ( 2 Abs. 1 LRKG). Keine Dienstreisende im Sinne des 2 LRKG sind zum Beispiel: a) Privatbedienstete eines Professors, b) Studenten, Stipendiaten, Diplomanden, Doktoranden, es sei denn, sie stehen als wissenschaftliche oder studentische Hilfskräfte im Landesdienst, c) sonstige Personen, die nicht an der Universität Dortmund beschäftigt sind. Sofern diese Personen Reisen im dienstlichen Interesse der Universität Dortmund durchführen, handelt es sich nicht um Dienstreisen, sondern um Reisen Außenstehender (s. Nr. 5).

Merkblatt für Dienstreisen Seite 4 2.1.2 Dienstreisen Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb des Dienstortes, die von der jeweils zuständigen Stelle schriftlich angeordnet oder genehmigt worden sind. 2.1.3 Auslandsdienstreisen Auslandsdienstreisen sind Dienstreisen zwischen Inland und Ausland sowie im Ausland ( 16 Abs. 1 LRKG). Bei Auslandsdienstreisen sind neben den Vorschriften des LRKG insbesondere die Regelungen der Auslandsreisekostenverordnung (ARVO) vom 22.12.1998 zu beachten. Das Auswärtige Amt hat bei Auslandsdienstreisen deutscher Wissenschaftler gebeten, die entsprechenden Auslandsvertretungen der Bundesrepublik Deutschland über die Reise zu informieren. Es empfiehlt sich daher, bei Auslandsdienstreisen entsprechend zu verfahren. Die Auslandsvertretungen sind in der Lage, wichtige Kontakte zu vermitteln und in Notfällen Hilfe zu leisten. Erfolgt eine Auslandsdienstreise im Rahmen einer Kooperationsvereinbarung, ist hierauf im Dienstreiseantrag besonders hinzuweisen. 2.1.4 Dienstgänge Dienstgänge sind Gänge oder Fahrten am Dienst- oder Wohnort zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte (= Gebäude, Grundstück oder Areal, an der der Bedienstete in der Regel seinen Dienst zu verrichten hat), die von der zuständigen Stelle angeordnet oder genehmigt worden sind. 2.2 Zuständigkeit 2.2.1 Genehmigung von Dienstreisen Für die Genehmigung von Dienstreisen ist der Dienstvorgesetzte zuständig. Im Auftrage des Dienstvorgesetzten genehmigen a) der Rektor die Dienstreisen der Professoren und der in 64 Satz 3 HG genannten Bediensteten, b) der Kanzler die Dienstreisen der in 64 Satz 4 HG genannten Bediensteten. Dies gilt auch für die Anordnung oder Genehmigung von Auslandsdienstreisen.

Merkblatt für Dienstreisen Seite 5 2.2.2 Genehmigung von Dienstgängen Im Unterschied zu Dienstreisen können Dienstgänge (s. Nr. 2.1.4) auch mündlich von den unmittelbaren Vorgesetzten angeordnet oder genehmigt werden. Eine schriftliche Genehmigung ist nicht erforderlich. 2.3 Beantragung von Dienstreisen 2.3.1 Vordruck Für den Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise ist ein Vordruck entwickelt worden, der zu verwenden ist. Vordrucke können bei der Reisekostenstelle (Tel. 26 45) angefordert werden. 2.3.2 Genehmigung vor Antritt Die Genehmigung der Dienstreise muss vor ihrem Antritt ausgesprochen und daher rechtzeitig vorher beantragt werden. Kann in Ausnahmefällen - z. B. bei unaufschiebbaren dringenden Angelegenheiten - die Genehmigung nicht vor Reiseantritt eingeholt werden, so ist der Genehmigungsantrag unverzüglich unter Angabe der Verzögerungsgründe nachzuholen und die Dienstreise der Verwaltung telefonisch unter der o. a. Telefonnummer oder per E-Mail - oertel@verwaltung.unidortmund.de - vorab anzuzeigen. Inlandsdienstreisen, die der Genehmigung des Rektors oder des Kanzlers bedürfen, sollen spätestens eine Woche vor Antritt der Reise in zweifacher Ausfertigung beantragt werden. Auslandsdienstreiseanträge sind drei Wochen vor Reisebeginn über den jeweiligen Fachbereich vorzulegen; Einladungsschreiben, Programme u. ä. sollten den Anträgen beigefügt werden. 2.3.3 Anzahl der Teilnehmer Dienstreisen und Dienstgänge sind grundsätzlich nur von einer Person durchzuführen. Die Teilnahme weiterer Personen bedarf der Begründung. 2.3.4 Dienstgeschäft Als Dienstreisen können nur solche Reisen angeordnet bzw. genehmigt werden, die zur Erledigung eines im Rahmen der Dienstaufgaben wahrzunehmenden Dienstgeschäftes notwendig sind. Das sind Aufgaben, die Bestandteil des Aufgabenkreises des Bediensteten im Rahmen des Hauptamtes an der Universität Dortmund sind und deren Zweck auf andere Weise nicht erreicht werden kann. Die Reisen sind zeitlich so zu legen, dass die übrigen Dienstaufgaben, insbesondere die Durchführung der vorgesehenen Lehrveranstaltungen nicht beeinträchtigt werden.

Merkblatt für Dienstreisen Seite 6 Reisen von emeritierten Professoren dürfen nur dann als Dienstreisen genehmigt werden, soweit sie zur Erledigung von Dienstgeschäften einer Hochschuleinrichtung erforderlich sind. Der Begriff "Dienstgeschäft" im Sinne von 2 Abs. 1 LRKG - auch im Zusammenhang mit Auslandsdienstreisen - knüpft an das konkrete Amt im funktionellen Sinne an. Als Dienstgeschäfte sind demnach die im konkreten Amt zur unmittelbaren Erledigung übertragenen Dienstaufgaben anzusehen. Es können mit Zustimmung auch Tätigkeiten als Dienstaufgaben übertragen werden, die der Erfüllung von Partnerschaftsverträgen mit ausländischen Hochschulen dienen oder die aufgrund von Abkommen zwischen Bund oder dem Land mit anderen Staaten wahrgenommen werden. Eine Lehrtätigkeit, die an einer anderen Hochschule ausgeübt wird, gehört grundsätzlich nicht zu den Dienstaufgaben. Forschungsvorhaben, die an einer ausländischen Hochschule erledigt werden sollen, gehören zu den Dienstaufgaben, wenn sie sachlich dem Aufgabenbereich der Hochschuleinrichtung, der der Bedienstete angehört, zuzurechnen sind. Sollten Zweifel bestehen, ob ein Dienstgeschäft im vorstehenden Sinne vorliegt oder ob die dienstliche Notwendigkeit gegeben ist, sollte vor Antragstellung fernmündlich mit dem zuständigen Sachbearbeiter, Herrn Oertel (Tel. 26 45), Kontakt aufgenommen werden. 2.3.5 Dienstliche Notwendigkeit Vor jeder Dienstreise ist unter Anlegung eines strengen Maßstabes zu prüfen, ob sie notwendig ist oder ob der mit der Reise verbundene Zweck nicht auf andere Weise erreicht werden kann. Die dienstliche Notwendigkeit darf nicht lediglich erklärt werden, sondern ist inhaltlich ausführlich darzulegen. Anträge, die nicht schlüssig begründet sind, dürfen bzw. können nicht genehmigt werden. Liegen nicht ausschließlich zwingende dienstliche Gründe vor, die die Durchführung einer Reise erfordern oder kann der mit der Reise verfolgte Zweck auf andere Weise erreicht werden, so kann Sonderurlaub unter Fortzahlung der Besoldung gewährt werden, wenn die Durchführung einer Reise für die dienstliche Tätigkeit von Nutzen ist. Der Nutzen muss allerdings erheblich sein, weil sonst lediglich eine Beurlaubung ohne Fortzahlung der Besoldung in Betracht kommt. Dienstreiseanträge von Bediensteten einer Hochschuleinrichtung sind vom Leiter dieser Einrichtung besonders hinsichtlich ihrer Notwendigkeit zu überprüfen und zu bestätigen. 2.3.6 Reisen zur Wahrnehmung von Nebentätigkeiten in anderen Fällen Für die Durchführung von Reisen zur Wahrnehmung von Nebentätigkeiten und in anderen Fällen, die nicht der Erledigung von Dienstgeschäften dienen, ist Urlaub o- der Sonderurlaub zu beantragen.

Merkblatt für Dienstreisen Seite 7 Sofern die Reisen nicht auch dienstlichen Interessen dienen, kann Sonderurlaub nur unter Wegfall der Bezüge gewährt werden. Im übrigen wird auf die für die Erteilung von Sonderurlaub geltenden Vorschriften verwiesen. Die Gewährung von Unfallfürsorge richtet sich nach 31 Abs. 5 BeamtVG. Hiernach ist Voraussetzung, dass die Reise in vollem Umfang öffentlichen Belangen oder dienstlichen Interessen dient und der Beamte zur Durchführung der Reise beurlaubt worden ist. Der Leiter der Hochschuleinrichtung hat hierzu eine entsprechende Stellungnahme im Antrag auf Sonderurlaub abzugeben. Sonderurlaub ist stets bei der Hochschulverwaltung zu beantragen. 2.3.7 Reiseziel Das Reiseziel, der Reiseweg und das Beförderungsmittel sind genau anzugeben, insbesondere bei Zwischenstation oder Umwegen. Wird die Dienstreise mit einer privaten Reise verbunden, so ist unbedingt die Zeit anzugeben, die sich auf die Erledigung des Dienstgeschäftes erstreckt. 2.3.8 Finanzierung Die Finanzierung einer Dienstreise muss vor ihrem Antritt gesichert sein. Durch Bezeichnung des entsprechenden Haushaltstitels auf dem Antragsformular wird gleichzeitig erklärt, dass ausreichende Mittel zur Verfügung stehen. Haushalts- bzw. Landesmittel sind - entsprechend dem Antragsformular - u. a. auch Zuschüsse Dritter, DFG-Mittel, Bundesmittel, Mittel aus Aufträgen Dritter (Kapitel 06 160, Titelgruppe 99). 3. ABRECHNUNG VON DIENSTREISEN 3.1 Allgemeines Jede/r Dienstreisende hat Anspruch auf Reisekostenvergütung zur Abgeltung der dienstlich veranlassten Mehraufwendungen im Rahmen der erteilten Genehmigung, soweit nicht ausdrücklich - ganz oder teilweise - verzichtet oder eine Eigenbeteiligung des Dienstreisenden ausbedungen wird. Zuwendungen von dritter Seite sind nachzuweisen. Art und Umfang der Reisekostenvergütung sind durch das Landesreisekostengesetz sowie die dazu ergangenen und noch ergehenden Verordnungen und Bestimmungen geregelt. Nach 42 BAT und 38 MTArb gelten diese Bestimmungen auch für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer des Landes.

Merkblatt für Dienstreisen Seite 8 Die Reisekostenvergütung muss innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Beendigung der jeweiligen Dienstreise bei der Beschäftigungsbehörde schriftlich beantragt werden. Nach Ablauf dieser Frist ist ein bis dahin nicht schriftlich geltend gemachter Anspruch auf Reisekostenvergütung unwiderruflich verfallen ( 3 Abs. 6 LRKG). Die Frist beginnt mit dem Tage nach Beendigung der jeweiligen Dienstreise oder dem jeweiligen Dienstgang. 3.2 Reisekostenabschlag - Auf eine zu erwartende Aufwendung für eine schriftlich angeordnete oder genehmigte, unmittelbar bevorstehende Dienstreise kann auf formlosem Antrag eine angemessene Abschlagszahlung gewährt werden. Der Abschlag kann nur in Betracht kommen, wenn die Höhe der voraussichtlichen Aufwendungen eine finanziell außergewöhnliche Belastung darstellen würde. - Abschlagszahlungen sind unverzüglich nach Beendigung der Dienstreise abzurechnen. Wird die Abschlagszahlung nicht innerhalb von sechs Monaten abgerechnet, ist der ausgezahlte Betrag zurückzuzahlen. 3.3 Reisekostenrechnung Die Reisekostenvergütung wird aufgrund einer Reisekostenrechnung gewährt. Vordrucke können bei der Reisekostenstelle (Tel. 22 34 und 47 50) angefordert werden. Der Vordruck steht auch im Intranet der Hochschule unter dem Link Formulare der Verwaltung zur Verfügung. Der vollständig ausgefüllten und unterschriebenen Reisekostenrechnung sind in der Regel im Original beizufügen: a) die Dienstreisegenehmigung, b) die Fahrkarten und sonstigen Fahrkostenbelege, z. B. Belege für Zu- und Abgänge außerhalb des Dienstortes, c) die quittierten Rechnungsbelege, soweit Nebenkosten geltend gemacht werden. Die Inanspruchnahme von Taxen muss begründet werden. Nach der Verwaltungsvorschrift Nr. 11.2 zu 70 LHO dürfen Feststellungsbescheinigungen - Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit - in Angelegenheiten, die die eigene Person betreffen, nicht abgegeben werden. 3.4 Reisekostenvergütung Die wichtigsten Bestimmungen über die Berechnung der Reisekostenvergütung sind nachstehend in Kürze zusammengefasst, um die Handhabung zu erleichtern. Sie erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Merkblatt für Dienstreisen Seite 9 3.4.1 Fahrkostenerstattung ( 5 LRKG) Für Strecken, die mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln zurückgelegt worden sind, werden die entstandenen notwendigen Fahrkosten erstattet, und zwar: Land- oder Wasserfahrzeuge Luftfahrzeuge Schlafwagen Notwendige Kosten der niedrigsten Klasse bei einer Entfernung von mindestens 150 Tarifkilometern 1. Klasse - ausgenommen Hochgeschwindigkeitszug, z. B. ICE, Thalys nur 2. Klasse - Kosten der niedrigsten buchbaren Klasse. Bei Auslandsdienstreisen in außereuropäische Länder sowie in den asiatischen Teil der Russischen Föderation Business- oder vergleichbare Klasse. Niedrigste Kosten eines buchbaren Einbettabteils. Kosten für einen Liegewagen werden erstattet. Fahrpreisermäßigungen sind zu berücksichtigen. Die Kundennummer der Universität Dortmund 420 156 4 bei der Deutschen ist unbedingt anzugeben. Z. Z. wird ein Rabatt von 9 v. H. gewährt. Dies gilt auch bei dem Einsatz der Bahncard und Mitfahrerpreisen. Wird der Großkundenrabatt nicht in Anspruch genommen, werden die Fahrkosten für die Deutsche Bahn um 9 v. H. gekürzt. Fahrkosten werden nicht erstattet, wenn das Beförderungsmittel unentgeltlich benutzt werden konnte. 3.4.2 Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung ( 6 LRKG) Für Strecken, die der /die Dienstreisende mit einem eigenen Kraftfahrzeug unter Anerkennung triftiger Gründe zurückgelegt hat (hierfür ist eine ausdrückliche Genehmigung erforderlich), wird als Auslagenersatz eine Wegstreckenentschädigung von z. Z. 0,30 für jeden zurückgelegten Kilometer gezahlt. Dienstreisende, die in ihrem Kraftfahrzeug andere Personen mitgenommen haben, erhalten eine Mitnahmeentschädigung in Höhe von 0,02 je Person und Kilometer. Dafür ist es erforderlich, in der Reisekostenrechnung jeweils die Namen der Mitgenommenen anzugeben. Für die Beförderung von Dienstgut von mehr als 40 kg wird auch eine Entschädigung von 0,02 je Kilometer gewährt. Dienstliche Gründe für die Benutzung des privaten Kraftfahrzeugs liegen u. a. vor, wenn die Benutzung regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel im Nahbereich mit einem zeitlichen Mehraufwand verbunden wäre (im Fernbereich - mehr als 100 km je Strecke - ist in der Regel davon auszugehen, dass regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel ohne größeren zeitlichen Mehraufwand benutzt werden können), oder auf der Hin- und Rückreise eine oder mehrere Personen aus dienstlichen Gründen auf mehr als der Hälfte der Gesamtfahrstrecke mitgenommen werden,

Merkblatt für Dienstreisen Seite 10 oder schweres (mindestens 15 kg) und/oder sperriges Dienstgepäck mitzuführen ist, das auch bei Anlegen eines strengen Maßstabes die Benutzung eines regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels als unzumutbar erscheinen lässt, oder die Benutzung des Kraftfahrzeuges es ermöglicht, an einem Tag an verschiedenen Stellen Dienstgeschäfte wahrzunehmen. Zwingende persönliche Gründe liegen u. a. dann vor, wenn Dienstreisenden die Benutzung regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel nicht zugemutet werden kann (z. B. bei einer Schwerbehinderung mit den Merkzeichen - ag -, - B1 - u. - G -, bei Gepäcktrageverbot nach Operation). Bei der sogenannten "kleinen" Wegstreckenentschädigung - triftige Gründe für die Benutzung des privateigenen Kraftfahrzeuges liegen nicht vor - wird eine Entschädigung von 0,30 bis zu 30 Kilometern, über 30 Kilometer eine Entschädigung von 0,20 je Kilometer gezahlt. 3.4.3 Reisekostenstufen Das ab dem 01.01.1999 geltende Reisekostenrecht sieht Reisekostenstufen nicht mehr vor. 3.4.4 Tage- und Übernachtungsgeld ( 7, 8 LRKG) 3.4.4.1 Tagegeld für Verpflegungsmehraufwendungen: Die Höhe des Tagegeldes für Mehraufwendungen für Verpflegung richtet sich nach dem Einkommensteuergesetz. Danach ergibt sich folgendes Tagegeld: Bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden ein Pauschbetrag von 24,00, weniger als 24 Stunden, aber mindestens 14 Stunden, ein Pauschbetrag von 12,00, weniger als 14 Stunden, aber mindestens acht Stunden, ein Pauschbetrag von 6,00. Wird den Dienstreisenden ihres Amtes wegen unentgeltlich Verpflegung zur Verfügung gestellt, sind von dem Tagegeld für das Frühstück ein Betrag in Höhe des maßgebenden Sachbezugswertes nach der Sachbezugsverordnung - das sind z. Z. 1,44 -, für das Mittag- und Abendessen je 35 vom Hundert des o. a. Tagegeldes - mindestens jedoch ein Betrag von z. Z. 2,58 - zu kürzen.

Merkblatt für Dienstreisen Seite 11 3.4.4.2 Übernachtungskostenerstattung Eine Übernachtung ist notwendig, wenn Dienstreisende andernfalls erst nach 22.00 Uhr z. B. an ihren Wohnort zurückkehren würden. Ohne Nachweis der entstandenen Kosten wird eine Übernachtungskostenpauschale von 20,00 gezahlt. Sind die nachgewiesenen Übernachtungskosten höher als 20,00, kann bei Übernachtungen in Großstädten (mehr als 100.000 Einwohner) ein Betrag von bis zu 80,00, in anderen Orten ein Betrag von bis zu 50,00 als unvermeidbar angesehen werden. Darüber hinausgehende Übernachtungskosten bedürfen einer eingehenden Begründung. Auf die Seitens des Finanzministeriums herausgegebene Hotelpreisliste wird hingewiesen. Die Liste kann im Internet unter der Adresse: http://www.iuk-nrw.de/nrw/versch/hotelliste/start.htm Login: Passwort: hotel holifi abgerufen werden. Übernachtungskosten, die die Frühstückskosten enthalten, sind um den Sachbezugswert von z. Z. 1,44 zu kürzen. 3.4.5 Besonderheiten der Berechnung Der Beginn und die Beendigung einer Dienstreise richtet sich nach der Abreise und Ankunft an der Wohnung. Wird die Dienstreise an der Dienststelle angetreten oder beendet, so tritt diese an die Stelle der Wohnung. 3.4.6 Erstattung von Auslagen bei längerem Aufenthalt am Geschäftsort ( 14 LRKG) Dauert der Aufenthalt an demselben auswärtigen Geschäftsort länger als 14 Tage, so wird vom 15. Tag eine Vergütung in Höhe des Trennungsgeldes wie bei Abordnungen gewährt. Zu den Aufenthaltstagen rechnen alle Tage zwischen dem Hinreisetag und dem Rückreisetag. Das Trennungsgeld beträgt, wenn die/der Dienstreisende a) mit seinem Ehegatten in häuslicher Gemeinschaft lebt oder

Merkblatt für Dienstreisen Seite 12 b) mit einem Verwandten bis zum vierten Grade, einem Verschwägerten bis zum zweiten Grade, einem Pflegekind in häuslicher Gemeinschaft lebt und ihnen aus gesetzlicher oder sittlicher Verpflichtung - nicht nur vorübergehend - Unterkunft und Unterhalt ganz oder überwiegend gewährt oder c) mit einer Person in häuslicher Gemeinschaft lebt, deren Hilfe er aus beruflichen oder nach amtsärztlichem Zeugnis aus gesundheitlichen Gründen - nicht nur vorübergehend - bedarf, und die Wohnung beibehält und getrennten Haushalt führt, 14,00. Erfüllt die/der Reisende die vorstehend bezeichneten Voraussetzungen nicht, hat sie/er aber als Hauptmieter oder Eigentümer einer Wohnung einen Hausstand ( 10 Abs. 3 des Bundesumzugskostengesetzes), so beträgt das Trennungsgeld 9,00. Werden die in den Sätzen 2 und 3 bezeichneten Voraussetzungen nicht erfüllt, so beträgt das Trennungsgeld 7,00. 3.4.7 Kürzung des Tage- und Übernachtungsgeldes Wird bei einer Dienstreise von Amts wegen unentgeltlich Verpflegung gewährt, so wird das Tagegeld für das Frühstück um den Sachbezugswert - z. Z. 1,44 -, für das Mittag- und Abendessen um je 35 % - mindestens jedoch von z. Z. 2,58 - gekürzt. Wird bei einer Dienstreise von Amts wegen unentgeltlich Unterkunft gewährt oder werden die Auslagen für die Benutzung von Schlafwagen oder Schiffskabinen erstattet, so wird Übernachtungsgeld nicht gewährt. Das gleiche gilt, wenn von dritter Seite Unterkunft bereitgestellt wird und das Entgelt in den zu erstattenden Nebenkosten enthalten ist. 3.4.8 Nebenkosten ( 9 LRKG) Zur Erledigung des Dienstgeschäftes notwendige Auslagen, die nicht als Fahrkosten, Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung oder Tage- und Übernachtungsgeld zu erstatten sind, werden bei Nachweis als Nebenkosten erstattet. Hierunter fallen u. a. die Auslagen für Gepäckkosten und Teilnehmergebühr. S. hierzu im Einzelnen Verwaltungsvorschrift Nr. 1 ff zu 9 LRKG. 3.4.9 Reisekostenvergütung in besonderen Fällen ( 11 LRKG) a) Dienstreisen aus Anlass einer Einstellung, Versetzung oder Abordnung Bei Dienstreisen aus Anlass der Einstellung, Versetzung, Abordnung oder Aufhebung einer Abordnung wird das Tagegeld für die Zeit bis zur Ankunft am neuen Dienstort gewährt. Es wird für die Zeit bis zum Ablauf des Tages der Ankunft gewährt, wenn vom nächsten Tage an Trennungsreise- oder Trennungstagegeld gezahlt wird; daneben wird Übernachtungsgeld gewährt.

Merkblatt für Dienstreisen Seite 13 b) Reisekostenvergütung bei Vorstellungsreisen und zu Berufungsgesprächen Bewerberinnen und Bewerber, die zur Vorstellung aufgefordert sind, erhalten die entstandenen notwendigen Fahrkosten, wenn ein besonderes dienstliches Interesse an ihrer Vorstellung besteht. Fahrkosten, die am Wohnort oder am auswärtigen Vorstellungsort entstehen, werden nicht berücksichtigt. Notwendige Fahrkosten im Sinne dieser Bestimmung sind die billigste Fahrkarte der allgemein niedrigsten Klasse eines regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels für den kürzesten Reiseweg. Zuschläge im Eisenbahnverkehr werden nicht erstattet. Bei Benutzung eines eigenen Kraftfahrzeuges wird als Auslagenersatz eine Wegstreckenentschädigung gewährt. Höchstens werden jedoch die Fahrkosten erstattet, die bei Benutzung eines regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels angefallen wären. Flugkosten werden bis zur Höhe des Betrages erstattet, der bei einer Landreise erstattungsfähig wäre. Auf den in Kopie beigefügten Runderlass vom 22.12.1998 wird verwiesen. c) Reisekostenvergütung an Bewerberinnen und Bewerber um C2-, C3- und C4- Stellen Die Kosten für die Reise, die Obengenannte nach Ruferteilung zum Zwecke der Information über die Bedingungen der Lehr- und Forschungstätigkeit an der Universität oder zum Zwecke der Führung von Berufungsverhandlungen sowie zum Zwecke der Vorbereitung der künftigen Tätigkeit durchführen, werden wie Dienstreisen abgerechnet. d) Reisekostenerstattung für Studierende Das Ministerium für Wissenschaft und Forschung des Landes Nordrhein- Westfalen hat sich damit einverstanden erklärt, dass den in Selbstverwaltungsorganen der Hochschulen tätigen Studenten, die eine zur Durchführung der satzungsgemäßen Aufgaben dieser Organe notwendige Reise aufgrund eines entsprechenden Beschlusses der zuständigen Hochschulorgane unternehmen, die Kosten dieser Reise nach den Vorschriften des LRKG erstattet werden. 4. AUSLANDSDIENSTREISEN 4.1 Auslandsreisekostenverordnung Bei Auslandsdienstreisen ist ergänzend zum Landesreisekostengesetz die Auslandsreisekostenverordnung (ARVO) zu beachten. 4.2 Auslandstagegeld, Auslandsübernachtungsgeld ( 3 ARVO) Die Höhe der Tage- und Übernachtungsgelder bei Auslandsdienstreisen ergibt sich aus der Anlage zu 3 Abs. 1 ARVO (ist beigefügt).

Merkblatt für Dienstreisen Seite 14 4.3 Flugkostenerstattung ( 2 ARVO) Abweichend von 5 Abs. 1 LRKG werden bei Flugreisen in außereuropäische Länder sowie in dem asiatischen Teil der russischen Föderation die Kosten für das Benutzen der Business- oder einer vergleichbaren Klasse erstattet. 4.4 Grenzübertritt ( 4 ARVO) Für den Tag des Grenzübertritts wird Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgeld oder Inlandstage- und Inlandsübernachtungsgeld für das Land gezahlt, das der Auslandsdienstreisende vor Mitternacht zuletzt erreicht. Bei Flugreisen gilt ein Land in dem Zeitpunkt als erreicht, in dem das Flugzeug dort landet; Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt, es sei denn, dass durch sie Übernachtungen notwendig werden. Bei einer mehrtägigen Auslandsdienstreise wird abweichend von der vorstehenden Regelung für den Tag des Grenzübertritts zum Inland Auslandstagegeld nach dem Land des letzten Geschäftsortes, Dienstortes oder des dem vorübergehenden Aufenthalt dienenden Ortes im Ausland gewährt, wenn nach 16.00 Uhr der Grenzübertritt stattfindet oder der erste Flughafen im Inland erreicht wird. 4.5 Reisekostenvergütung bei längerem Aufenthalt am Geschäftsort ( 5 ARVO) Dauert der Aufenthalt an demselben ausländischen Geschäftsort ohne Hin- und Rückreisetag länger als 14 Tage, ist das Auslandstagegeld nach 3 Abs. 1 und 2 ARVO vom 15. Tage an um 10 % zu kürzen. An- und Abreisetage bleiben unberücksichtigt. 4.6 Dienstreisen aus Sachbeihilfen der DFG Reisekosten können abgerechnet werden, soweit die Reise für die Durchführung des Vorhabens notwendig war. Reisekosten können auch abgerechnet werden, wenn die Reise dazu diente, die Forschungsergebnisse in der wissenschaftlichen Öffentlichkeit zur Diskussion zu stellen. Es sind die Bestimmungen des Reisekostengesetzes anzuwenden, das für den Institutsträger gilt, ansonsten das Bundesreisekostengesetz. Soweit in der Bewilligung niedrige Sätze festgelegt sind, können nur diese berücksichtigt werden. Benutzt der Dienstreisende sein eigenes Kraftfahrzeug, wird als Auslagenersatz eine Wegstreckenentschädigung gewährt, die sich nach den Bestimmunen des LRKG richtet.

Merkblatt für Dienstreisen Seite 15 Flugkosten können nur nach Maßgabe des anzuwendenden Reisekostengesetzes erstattet werden, wenn die Flugzeugbenutzung zwingend geboten und notwendig war. Die Gründe sind in der Reisekostenrechnung anzugeben. 5. REISEN AUßENSTEHENDER Für Reisen Außenstehender, die im dienstlichen Interesse der Universität Dortmund durchgeführt werden, können die tatsächlich entstandenen und nachgewiesenen notwendigen Reisekosten in angemessener Höhe erstattet werden, maximal bis zur Höhe der bei einer vergleichbaren Dienstreise zu gewährenden Reisekostenvergütung. Die Bereitstellung der erforderlichen Haushaltsmittel ist unter Darlegung des Sachverhaltes vor Durchführung der Reise bei der Hochschulverwaltung, Dezernat 3, Abteilung 4, zu beantragen. 6. ABGRENZUNG ZUR REISEBEIHILFE Für Reisen, die durchgeführt werden, ohne dass ein unmittelbarer dienstlicher Anlass besteht, kann lediglich eine Reisebeihilfe gewährt werden. Dies ist u. a. zu folgenden Anlässen der Fall: Reisen zu Tagungen, Kongressen, Seminaren, Kolloquien, Forschungszwecken, Sitzungen von Fachausschüssen und Fachverbänden, Veranstaltungen bestimmter Disziplinen (z. B. Soziologen-, Geographen- oder Juristentag). Reisebeihilfen sind bestimmt für Universitätsprofessoren, Dozenten, Hochschulassistenten, wissenschaftliche Assistenten, Oberassistenten, Oberingenieure, wissenschaftliche Mitarbeiter und Lehrkräfte für besondere Aufgaben. 7. ZUSTÄNDIGKEIT IN DER HOCHSCHULVERWALTUNG 7.1 Genehmigung der Dienstreisen Herr Oertel, Tel. 26 45 7.2 Reisekostenabrechnungen Frau Surholt, Tel. 47 50 Fakultäten/Fachbereiche 4, 6, 8, 10, 12, 14, Institut für Umweltschutz.

Merkblatt für Dienstreisen Seite 16 g Frau Lütkemeyer, Tel. 22 34 Fakultäten/Fachbereiche 1, 2, 3, 5, 7, 9, 11, 13, 15. Heikamp, Tel. 6049 Fachbereich 16, IRF. HRZ. MZ, Universitätsverwaltung, Universitätsbibliothek; Zentrum für Lehrerbildung, Zentrum für Weiterbildung. Das Merkblatt enthält einen Überblick über das Reisekostenrecht. Rechtsansprüche können aus dem Merkblatt nicht hergeleitet werden.