Einführung des Abrufs elektronischer Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) in der Bezügeabrechnung des Landesamtes für Steuern und Finanzen Hinweise zum Lohnsteuerabzug in 2013 Mit der Einführung der Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) wird die Lohnsteuerkarte aus Papier ab 2013 durch ein elektronisches Verfahren ersetzt. In der Bezügeabrechnung des Landesamtes für Steuern und Finanzen (LSF) wird das elektronische Verfahren im Laufe des 1. Halbjahres 2013 eingeführt. Über den genauen Zeitpunkt werden Sie gesondert informiert. Für Ihren Lohnsteuerabzug werden ab diesem Zeitpunkt die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten (z.b. Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Freibetrag, Kirchensteuermerkmal) zugrunde gelegt und in Ihrer Bezügemitteilung ausgewiesen. Die elektronische Lohnsteuerkarte ersetzt damit in der Regel vollständig das bislang praktizierte Papierverfahren. Wie erfolgt die Abrechnung in 2013 bis zum Einsatz des elektronischen Verfahrens? Bis zur erstmaligen Anwendung der ELStAM gilt die Lohnsteuerkarte 2010 bzw. die Ersatzbescheinigung 2011/2012/2013 weiter. Sind die dort enthaltenen Eintragungen zum 1. Januar 2013 nicht mehr aktuell (z. B. Änderungen bei Kinderfreibetragszähler oder Religionszugehörigkeit), besteht die Möglichkeit, der Bezügestelle eine aktuelle Bescheinigung des Finanzamtes mit den zutreffenden Lohnsteuerabzugsmerkmalen vorzulegen. Bitte beachten Sie: Haben Sie beim Finanzamt eine Änderung der ELStAM ab 2013 beantragt (z. B. geänderte Steuerklasse, neuer bzw. geänderter Freibetrag), können diese Änderungen in elektronischer Form erst ab dem Einsatz des elektronischen Verfahrens berücksichtigt werden. Damit diese geänderten Merkmale auch schon beim Lohnsteuerabzug ab Jahresbeginn 2013 berücksichtigt werden, können Sie bei Ihrem Finanzamt einen Ausdruck der geänderten ELStAM anfordern und diesen in der Bezügestelle einreichen. Durch die Vorlage werden die Merkmale zum 1. Januar 2013 ggf. rückwirkend zugrunde gelegt. Arbeitnehmer, die zu Jahresbeginn 2013 ein erstes Arbeits- oder Ausbildungsverhältnis neu beginnen, müssen dem Arbeitgeber auch die Lohnsteuerkarte 2010 oder eine Ersatzbescheinigung 2013 vorlegen. Ledige Auszubildende, die im Jahr 2013 erstmals in ein Ausbildungsverhältnis eintreten, brauchen keine Steuerkarte oder Ersatzbescheinigung vorzulegen. In diesen Fällen darf der Arbeitgeber die Steuerklasse 1 anwenden. Dazu benötigt der Arbeitgeber vom Auszubildenden folgende Angaben: Identifikationsnummer des Auszubildenden, Geburtsdatum, Konfession sowie eine Bestätigung, dass das Ausbildungsverhältnis sein erstes Dienstverhältnis darstellt. Hat das Ausbildungsverhältnis bereits 2011 oder 2012 begonnen und liegen die Daten vor, benötigt der Arbeitgeber lediglich die Bestätigung des Auszubildenden, dass es sich weiterhin um das erste Dienstverhältnis handelt. Für die Berücksichtigung einer anderen Steuerklasse (eventuell bei verheirateten Auszubildenden) ist jedoch eine Ersatzbescheinigung des Finanzamts nötig.
Wie erfahren Sie, welche Angaben über Sie gespeichert und ob diese richtig erfasst sind? Im Rahmen der Einführung des neuen Verfahrens kann es zu Änderungen der bisher maßgeblichen Lohnsteuerabzugsmerkmale kommen. Betroffen hiervon sind insbesondere: Steuerklassen für Ehegatten Bescheinigung der Konfession Anzahl der Kinderfreibeträge Insbesondere Freibeträge für Werbungskosten (z. B. Fahrtkosten für Pendler), Hinzurechnungsbetrag und Quotienten für das Faktorverfahren im Jahr 2013. Um die Anwendung veralteter oder fehlerhafter ELStAM bei der Bezügeabrechnung zu vermeiden, ist es ratsam, die gespeicherten ELStAM schon vor der Anwendung in der Bezügeabrechnung zu überprüfen und ggf. beim Finanzamt korrigieren zu lassen. Bereits ab November 2012 können Sie Ihre aktuellen ELStAM online im ElsterOnline-Portal (www.elsteronline.de/eportal) einsehen. Dieser Service wird von der Finanzverwaltung erstmals für die zum 1. Januar 2013 gültigen ELStAM angeboten. Dazu ist aus Gründen des Datenschutzes eine einmalige, kostenfreie Registrierung mit der steuerlichen Identifikationsnummer erforderlich. Des Weiteren können Sie Ihre gespeicherten ELStAM auch bei Ihrem Wohnsitzfinanzamt erfragen. Nach Einstieg des LSF in das Verfahren sind die dem Lohnsteuerabzug zu Grunde liegenden Merkmale auch auf Ihrer Bezügemitteilung ersichtlich. Was ist bei fehlerhaften ELSTAM-Daten zu tun? Sollten die zum Abzug der Lohnsteuer gespeicherten Daten nicht richtig sein, muss ein Antrag auf Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) beim jeweils zuständigen Finanzamt eingereicht werden. Hinweis: Um lange Wartezeiten zu vermeiden, empfehlen die Finanzämter, Anträge zur Änderung der persönlichen ELStAM oder zur Eintragung von Freibeträgen schriftlich beim Finanzamt einzureichen. Antragsformulare dafür sind in den Finanzämtern erhältlich, können aber auch über das Internet (https://www.formulare-bfinv.de/ffw/action/invoke.do?id=lst) abgerufen werden. Beantragen Sie Ihre Freibeträge rechtzeitig neu Die bisher auf der Lohnsteuerkarte eingetragene Frei- und Hinzurechnungsbeträge, die in der Übergangszeit 2011/2012 und über den Jahreswechsel nach 2013 automatisch weiter gelten, verlieren mit der Umstellung auf das elektronische Verfahren ihre Gültigkeit. Möchten Sie, dass Ihre momentan vorhandenen Freibeträge auch nach der Verfahrensumstellung weiter berücksichtigt werden, müssen Sie diese vor der Umstellung auf das elektronische Verfahren für das Jahr 2013 wieder neu beim Finanzamt beantragen, damit diese in Ihren ELStAM gespeichert werden. Ansonsten kann dies negative Auswirkungen auf Ihren Nettolohn haben. Anträge zur Berücksichtigung eines Freibetrages, beispielsweise für Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte oder von volljährigen Kindern, können Sie bereits jetzt bei Ihrem zuständigen Finanzamt stellen.
Ausnahme: Pauschbeträge für behinderte Menschen und Hinterbliebene, die bereits über das Jahr 2012 hinaus gewährt wurden, behalten weiterhin ihre Gültigkeit. Dies gilt auch für Kinderfreibeträge, wenn bereits ein Antrag zur mehrjährigen Berücksichtigung gestellt worden ist. Wer ist von dem neuen Verfahren nicht betroffen? Minijobs / Arbeitnehmer mit pauschalem Lohnsteuerabzug sind vom elektronischen Verfahren zunächst nicht betroffen, außerdem Beschäftigte, die nur beschränkt steuerpflichtig sind oder keinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland haben. Diese Personen müssen auch für 2013 weiterhin eine aktuelle Bescheinigung des Betriebsstättenfinanzamtes für den Lohnsteuerabzug vorlegen. Wo finden Sie weitere Informationen? Umfangreiche Informationen für Arbeitnehmer zur elektronischen Lohnsteuerkarte finden Sie unter https://www.elster.de/arbeitn_elstam.php sowie unter www.steuer.sachsen.de. Ihnen steht unter der Telefonnummer 0800 52 35 099 eine Hotline zur Verfügung, die Sie von Montag bis Freitag in der Zeit von 7.00 bis 22.00 Uhr sowie Sonnabend, an Sonn- und Feiertagen von 10.00 bis 18.00 Uhr erreichen. Sie können auch per elektronischer Post an elstam-hotline@elster.de Kontakt aufnehmen.
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Was ist eine elektronische Lohnsteuerkarte? Um Ihre individuelle Lohnsteuer berechnen und an das Finanzamt abführen zu können, benötigt Ihr Arbeitgeber von Ihnen bestimmte Informationen, die sogenannten Lohnsteuerabzugsmerkmale (Steuerklasse, Zahl der Kinder- freibeträge, Freibeträge und Kirchensteuermerkmal). Diese Informationen, die als Elektronische LohnSteuerAb- zugs-merkmale (ELStAM) bezeichnet werden, sind in einer Datenbank der Finanzverwaltung gespeichert und werden den Arbeitgebern ab dem Jahr 2013 elektronisch für den Lohnsteuerabzug bereitgestellt.
Warum wird die elektronische Lohnsteuerkarte eingeführt? Durch die elektronische Lohnsteuerkarte wird die Kom- munikation im gesamten Lohnsteuerabzugsverfahren zwischen Arbeitnehmer, Arbeitgeber, Finanzamt und den Meldebehörden erheblich vereinfacht und modernisiert. So wird beispielsweise der Kinderfreibetrag nach Geburt eines Kindes oder bei einer Heirat die Änderung der Lohnsteuerklassen auf IV/IV automatisch beim Lohn- steuerabzug berücksichtigt. Wie funktioniert das neue Verfahren? Mit Beginn einer neuen Beschäftigung müssen Sie Ihrem Arbeitgeber nur noch einmalig Ihr Geburtsdatum und Ihre steuerliche Identifikationsnummer (IdNr.) angeben und ihm mitteilen, ob es sich um das Haupt- oder um ein Nebenarbeitsverhältnis handelt. Mit Hilfe dieser Informa- tionen kann Ihr Arbeitgeber die benötigten ELStAM für den Lohnsteuerabzug elektronisch bei der Finanzverwal- tung abrufen. Hat das Arbeitsverhältnis bereits im Jahr 2012 bestanden, liegen Ihrem Arbeitgeber diese Informationen in der Regel bereits vor. Für Ihre Lohnsteuerabzugsmerkmale ist ausschließlich das Finanzamt zuständig (z. B. Berücksichtigung von Kinderfreibeträgen, Steuerklassenwechsel und anderen Freibeträgen). Die Gemeinden bleiben weiterhin für die melderechtlichen Daten wie z. B. Heirat Geburt eines Kindes Kirchenein- oder Kirchenaustritt zuständig und übermitteln diese direkt an die Finanzverwaltung.
Das neue Verfahren ab dem Jahr 2013 Wie erhalte ich Informationen über meine ELStAM? Die ELStAM werden in den Lohnabrechnungen Ihres Arbeitgebers ausgewiesen. Diese Informationen können Sie auch über das Elster- Online-Portal unter www.elsteronline.de (Rubrik Arbeit- nehmer) einsehen. Dort finden Sie auch Informationen darüber, welcher Arbeitgeber Ihre Daten in den letzten zwei Jahren abgerufen hat. Zur Nutzung des ElsterOnline- Portals ist eine Authentifizierung unter Verwendung Ihrer IdNr. notwendig. Darüber hinaus ist das für Sie zuständige Finanzamt Ansprechpartner für Auskünfte zu Ihren gespeicherten ELStAM.
Wo finde ich meine steuerliche Identifikationsnummer? Die IdNr. gibt es seit 2008 und wurde allen Bundesbürgern schriftlich mitgeteilt. Haben Sie Ihre IdNr. nicht vorliegen, teilt Ihnen das Bundeszentralamt für Steuern diese auf Anfrage schriftlich mit. Sie finden diese Nummer auch in Schreiben und Steuerbescheiden der Finanzverwaltung. Weitere Informationen zur IdNr. finden Sie im Internet unter: www.identifikationsmerkmal.de Was muss ich als Arbeitnehmer beachten? Das elektronische Verfahren startet zum 1. Januar 2013. Die Lohnsteuerkarte 2010 oder eine Ersatzbescheinigung behält bis zum erstmaligen Abruf der ELStAM durch Ihren Arbeitgeber ihre Gültigkeit. Wird noch für das Jahr 2012 oder 2013 erstmalig eine Bescheinigung der Lohnsteuer- abzugsmerkmale oder ein Ersatz für eine verlorene Lohn- steuerkarte benötigt, stellt das zuständige Finanzamt eine Ersatzbescheinigung aus. Sie müssen sämtliche antragsgebundenen Eintragungen und Freibeträge (z. B. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) für das Jahr 2013 neu bei Ihrem zuständigen Finanzamt beantragen. Nur wenn dies erfolgt, kann Ihr Arbeitgeber die Freibeträge nach dem Einstieg in das elek- tronische Verfahren berücksichtigen. Ein Pauschbetrag für behinderte Menschen und Hinterbliebene muss nur dann neu beantragt werden, wenn er nicht bereits über das Jahr 2012 hinaus gewährt wurde.
Wie sicher sind meine Daten? Die Übermittlung und Speicherung der Lohnsteuerdaten erfolgt auf gesetzlicher Grundlage und unter Wahrung des Datenschutzes. Nur Ihr aktueller Arbeitgeber ist zum Abruf der ELStAM berechtigt. Hierfür ist Ihre ausdrückliche Zustimmung nicht erforderlich. Ein Abruf ist nur mit den nötigen Iden- tifikationsdaten möglich und wird entsprechend proto- kolliert. Mit Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses entfällt diese Berechtigung. Sie können bei Ihrem zuständigen Finanzamt beantragen, für bestimmte Arbeitgeber den Abruf Ihrer ELStAM zu sperren. Dabei können Sie einzelne Arbeitgeber sperren, einzelne Arbeitgeber von der Sperre ausnehmen oder den Abruf grundsätzlich für alle Arbeitgeber sperren. Hierbei ist zu beachten: Bekommt Ihr Arbeitgeber auf- grund der vorgenannten Abrufbeschränkungen keine ELStAM bereitgestellt, ist er verpflichtet, den Arbeitslohn nach Steuerklasse VI zu besteuern. Mehr Informationen zur elektronischen Lohnsteuerkarte finden Sie auch im Internet unter: www.elster.de Hinweis: Bei der Verwendung der Begriffe Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind grundsätzlich beide Geschlechter angesprochen. Zur besseren Lesbar- keit wurde auf die jeweilige Nennung beider Geschlechter verzichtet. Impressum Herausgeber Bundesministerium der Finanzen Referat Öffentlichkeitsarbeit Wilhelmstraße 97 10117 Berlin Stand Hannover, August 2012 Druck Variograph Druck- & Vertriebs GmbH, Bad Liebenwerda Gestaltung B&B. Werbeagentur GmbH, Hannover