DOCUMENT FACTORY OFFICE Output-Management für Dokumente und epost

Komponenten zur Büro-Automation Komponenten zur Office-Automation DOCUMENT FACTORY OFFICE Output-Management für Dokumente und epost Einführung Juli 2001 Software- und Organisations-Service GmbH Giesebrechtstr. 15 D-10629 Berlin Telefon (030) 86 47 90-0 Telefax (030) 8 61 33 35

Document Factory Office 2 Impressum Software- und Organisations-Service GmbH Giesebrechtstr. 15 D-10629 Berlin Telefon (030) 86 47 90-0 Telefax (030) 8 61 33 35 Mail Web info@sos-berlin.com www.sos-berlin.com Letzte Aktualisierung: Juli 2001

Document Factory Office 3 Inhaltsverzeichnis 1 Überblick...4 1.1 Funktionen...4 1.2 Komponenten...4 1.3 Schnittstellen zu Textsystemen...5 2 Dokumentationen...6 2.1 Einführung...6 2.2 DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT...6 2.3 DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER...6 2.4 DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVICE...7 2.5 DOCUMENT FACTORY OFFICE MAILING...7 3 Architektur...8 4 Komponente DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT...9 4.1 Dokument-Formate...9 4.2 Schnittstellen...9 4.3 Systemumgebung...9 5 Komponente DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER...10 5.1 Software-Komponenten...10 5.2 Funktionen...10 5.3 Schnittstellen...10 5.4 Systemvoraussetzungen...10 6 Komponente DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVICE...11 6.1 Funktionen...11 6.2 Schnittstellen...11 6.3 Systemvoraussetzungen...11 7 Komponente DOCUMENT FACTORY OFFICE MAILING...12 7.1 Funktionen...12 7.2 Schnittstellen...12 7.3 Systemvoraussetzungen...12

Document Factory Office 4 1 Überblick DOCUMENT FACTORY OFFICE ist eine integrierte Lösung für das Outsourcing der Druckausgaben elektronischer Dokumente. Dokumente werden im Kundensystem mit einer Textverarbeitung, z.b. MS-Word, erzeugt und automatisch an einen Server im Kundennetzwerk übertragen. Am Server werden die Dokumente gesammelt und in einer Datenbank konsolidiert. DOCUMENT FACTORY OFFICE übernimmt zeitgesteuert die Einlieferung der Dokumente an ein Service-Zentrum, z.b. an Partner der Deutschen Post AG und Druckdienstleistungs-Zentren. Die Vertriebspartner für DOCUMENT FACTORY OFFICE beraten bei der Auswahl des Service-Zentrums und garantieren dieselbe Verarbeitungsqualität bei allen Druckdienstleistern. Diese Dokumentation stellt die Funktionen und Komponenten des Verfahrens vor und wird durch technische Beschreibungen der einzelnen DOCUMENT FACTORY OFFICE Komponenten ergänzt. 1.1 Funktionen Im Zentrum des Verfahrens steht die Automation aller Schritte von der Dokumenterstellung bis zum postalischen Versand von Dokumenten: Erzeugung von Individual- und Massendokumenten Einsammeln dezentraler Dokumente Einlieferung an ein Service-Zentrum Kuvertieren, Frankieren, Ausliefern Abrechnungskontrolle DOCUMENT FACTORY OFFICE übernimmt diese Aufgaben in Kooperation mit einer Reihe von Service-Zentren: die Dokumente werden automatisch gesammelt und über das Internet an die Partner übersendet, die die Produktion der Briefe übernehmen. Für die elektronische Einlieferung sind die Kontrolle und der Datenschutz der Dokumente von entscheidender Bedeutung. DOCUMENT FACTORY OFFICE bietet eine lückenlose Protokollierung der Verarbeitung jedes einzelnen Dokuments. Die Einlieferung erfolgt komprimiert und stark verschlüsselt (512 Bit), um geringe Volumina und eine gesicherte, kostengünstige Übertragung über das Internet zu gewährleisten. 1.2 Komponenten Das Verfahren ist komponentenbasiert und unterstützt die Prozesse zur Annahme und Einlieferung von Dokumenten im Kundensystem und die Verarbeitung von Einlieferungen bei den Service-Zentren: DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT (Kundensystem) Übergabe von Dokumenten aus Textsystemen, z.b. MS-Word, an einen zentrale Server DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER (Kundensystem) Sammeln und Konsolidieren der Dokumente aus Individual- und Serienbriefen in einer Datenbank Einlieferung gesammelter Dokumente über das Internet an Service-Zentren zur Druckausgabe, z.b. an die Deutsche Post AG und ihre Lösungspartner bzw. an Druckdienstleistungs-Zentren Administration, Überwachung und Abrechnungskontrolle der Einlieferungen per Web-Server

Document Factory Office 5 DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVICE (Service-Zentrum) Ausgabesteuerung von Einlieferungen und Abrechnungskontrolle in den Service-Zentren DOCUMENT FACTORY OFFICE MAILING (Kundensystem oder Service-Zentrum) Serienbrieffunktion zur Generierung hoher Auflagen und automatisierte Verarbeitung von Datenbeständen aus Windows-, Unix- und Mainframe-Systemen 1.3 Schnittstellen zu Textsystemen Zur Verarbeitung von Individualbriefen ist DOCUMENT FACTORY OFFICE mit Schnittstellen für den Betrieb mit folgenden Textsystemen ausgestattet: winefw von GERMO GmbH wird ready-to-run von DOCUMENT FACTORY OFFICE unterstützt DOCUMENT FACTORY von SOS GmbH verfügt über eine DOCUMENT FACTORY OFFICE Schnittstelle MS-Word wird über eine Makro-Schnittstelle unterstützt Die Erzeugung von Massenbriefen kann mit der Komponente DOCUMENT FACTORY OFFICE MAILING im Kundensystem oder im Service-Zentrum erfolgen.

Document Factory Office 6 2 Dokumentationen Die Dokumentationen sind nach Komponenten gegliedert und orientieren sich am Kenntnisstand und den Rollen der Mitarbeiter im Unternehmen. Anwendungshandbücher richten sich an Administratoren und Anwender des Systems und setzen keine Programmier-Kenntnisse voraus. Beschreibungen der Programmschnittstellen richten sich an Entwickler mit Erfahrung in der objektorientierten Programmierung. 2.1 Einführung Einführung Dokument: document_factory_office_introduction.doc beschreibt die Module, Komponenten und Dokumentationen des Verfahrens. Consulting Checklist Dokument: document_factory_office_consulting_checklist.doc Checkliste zur Klärung der Einsatzvoraussetzungen für den Betrieb des Verfahrens 2.2 DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT Anwendungshandbuch Dokument: document_factory_office_client.doc bietet einen Überblick über das Verfahren zur Übergabe von Dokumenten an DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT sowie zur Installation und Konfiguration der Komponente. Programmschnittstelle Dokument: document_factory_office_client_api.doc beschreibt die Eigenschaften und Methoden der COM-Schnittstelle zur Dokument-Übergabe. Programmschnittstelle für Internet-Zugriff Dokument: document_factory_office_client_api_ftp.doc beschreibt die FTP-Schnittstelle im DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT. 2.3 DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER Anwendungshandbuch Dokument: document_factory_office_server.doc dokumentiert die Funktionen zur Annahme und Konsolidierung von Dokumenten sowie zur Einlieferung über das Internet. Online-Hilfe Dokumente: document_factory_office_doku_admin.htm für den vereinfachten Zugriff ist die Dokumentation im HTML-Format über die Web-Oberfläche von DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER verfügbar. Job-Steuerung Dokument: document_factory_job_scheduler.doc beschreibt die Funktionsweise, Installation und Konfiguration des DOCUMENT FACTORY JOB SCHEDULERS zur Job-Automation. Job-Steuerung Online-Hilfe Dokumente: spooler_doku.htm für den vereinfachten Zugriff ist die Dokumentation im HTML-Format über die Web-Oberfläche des DOCUMENT FACTORY JOB SCHEDULERS verfügbar Installationsanleitung Dokument: document_factory_office_server_installation.doc beschreibt die Installation und Inbetriebnahme der Komponenten.

Document Factory Office 7 2.4 DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVICE Anwendungshandbuch Dokument: document_factory_office_service.doc beschreibt die Ausgabesteuerung von Einlieferungen und Abrechnungskontrolle für Service-Zentren. Job-Steuerung Dokument: document_factory_job_scheduler.doc beschreibt die Funktionsweise, Installation und Konfiguration des DOCUMENT FACTORY JOB SCHEDULER zur Job-Automation. 2.5 DOCUMENT FACTORY OFFICE MAILING Anwendungshandbuch Massenformatierung Dokument: document_factory_office_mailing.doc beschreibt die Funktionen zur Generierung und Ausgabesteuerung von Massenbriefen. Programmschnittstelle Massenformatierung Dokument: document_factory_office_mailing _api.doc beschreibt die Methoden und Eigenschaften der Programmschnittstelle zur Massenformatierung. Diese Schnittstelle kann verwendet werden, um eigene Serienbriefanwendungen zu entwickeln. Job-Steuerung Dokument: document_factory_job_scheduler.doc beschreibt die Funktionsweise, Installation und Konfiguration des DOCUMENT FACTORY JOB SCHEDULER zur Job-Automation.

Document Factory Office 8 3 Architektur An der Erstellung und Auslieferung von Dokumenten mit DOCUMENT FACTORY OFFICE sind folgende Partner- Systeme beteiligt: Kunden-System MS-Word, winefw DOCUMENT FACTORY Übergabe des Dokuments DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT Intranet DOCUMENT FACTORY OFFICE MAILING DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER - Generieren von Massenbriefen - Sammeln der Dokumente - Zusammenstellen der Einlieferung E-POST-LIEFERUNG Internet Service-Zentren - Annahme der Einlieferung - Konvertierung - Druckausgabe - Falzen - Kuvertieren - Frankieren - Einlieferung an Zusteller DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVICE Produktion Ortsnetz Post AG & Zusteller Zustellung

Document Factory Office 9 4 Komponente DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT ist die lokale Komponente, mit der Dokumente aus einem Textsystem an DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER übergeben werden. Die Client-Komponente wird am Arbeitsplatzrechner bzw. mit Terminal-Servern betrieben. 4.1 Dokument-Formate Mit DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT können prinzipiell Dokumente beliebigen Formats eingeliefert werden. Die Dokumente bleiben während der Einlieferung unverändert. Von DOCUMENT FACTORY OFFICE Service- Zentren werden folgende Formate unterstützt: doc - Dokument-Format MS-Word 97, 2000, XP rtf - Rich Text Format pdf - Portable Document Format Weitere Dokument-Formate werden mit den Service-Zentren vereinbart. 4.2 Schnittstellen DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT ist als COM-Server (OLE) realisiert und implementiert eine FTP- Schnittstelle zum DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER (siehe Technische Dokumentation DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT). Alle Funktionen des DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENTS sind als Methoden und Eigenschaften des COM-Servers verfügbar. Für den Einsatz von DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENTSmit MS-Word werden die Dokumente zunächst unter MS-Word erstellt und mittels der DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT Schnittstelle an den DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER übergeben: Für Word-Dokumente kann die DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT Schnittstelle per Makro (VBA) verwendet werden. Für winefw-dokumente wird die MS-Word-Vorlage epost.dot als Add-In geladen und übernimmt die Versorgung der DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT Schnittstelle. Die DOCUMENT FACTORY realisiert optional die Übergabe von Dokumenten mit DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT. Zur Integration in individuelle Anwendungen kann die DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT Schnittstelle mit nahezu allen Programmiersprachen unter Windows verwendet werden 4.3 Systemumgebung Der DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT ist unter den Betriebssystemen Windows 95, 98, Windows NT 4.0 und Windows 2000 sowie mit dem Microsoft-Terminalserver und Citrix Metaframe für Windows NT und Windows 2000 ablauffähig. Die Installation erfolgt per Setup-Programm und unterstützt den zentralen roll-out durch die Möglichkeit zur Batch-Installation und die Verwendung zentraler Einstellungsdateien der Software. Besondere Systemvoraussetzungen sind nicht gegeben, die Software kann ohne den Austausch von Systemdateien (DLLs) und den Neustart des Rechner-Systems installiert werden.

Document Factory Office 10 5 Komponente DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER nimmt im Kunden-System Dokumente entgegen, die von DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENTS übertragen wurden. Die Dokumente werden in einer Datenbank konsolidiert und zu vorgegebenen Zeiten in einem komprimierten und verschlüsselten Format an ein Service-Zentrum zur Druckausgabe über das Internet eingeliefert. 5.1 Software-Komponenten Am Server-System kommen folgende Komponenten zum Einsatz: DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVICE ist als Dienst unter Windows NT und Windows 2000 Server implementiert und verarbeitet die eingehenden Dokumente automatisch aus einem Verzeichnis. Zur Dekomprimierung und Entschlüsselung der Dokumente wird die Software FLAM von limes GmbH eingesetzt, die Annahme und Weiterverarbeitung der Dokumente erfolgen automatisch. Zur Statusabfrage der eingelieferten Dokumente und Kontrolle des Annahmevorgangs steht eine Web- Anwendung (PHP) zur Verfügung. 5.2 Funktionen Annahme und Konsolidierung von Dokumenten in einer Datenbank (Oracle, SQL-Server etc.) Komprimierung und Verschlüsselung von Dokumenten Zeitgesteuerte Einlieferung von Dokumenten an Service-Zentren über das Internet Statuskontrolle von Einlieferungen Abrechnungskontrolle für Leistungen der Service-Zentren Auswertung von Einlieferungen nach Zeiträumen, Kostenstellen etc. 5.3 Schnittstellen Die Annahme von Dokumenten erfolgt über eine Dateischnittstelle. Die Einlieferung zum Service-Zentrum erfolgt per FTP über das Internet. 5.4 Systemvoraussetzungen Zur Entgegennahme von Dokumenten aus Windows-Clients kann ein beliebiger FTP-Server eingesetzt werden wie er im Lieferumfang von Windows NT und Windows 2000 enthalten ist. Die Verarbeitung der Dokumente erfolgt innerhalb des DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVERS mit dem Interpreter Perl, für den eine kostenfreie Implementierung verfügbar ist. Für den Betrieb der Web-Seiten können der Web-Server IIS (Internet Information Server ab Version 4.0) oder Apache ab Version 1.3.12 eingesetzt werden. Beide Komponenten sind kostenfrei verfügbar. Zur Einlieferung muss ein Internet-Zugang für DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER verfügbar sein.

Document Factory Office 11 6 Komponente DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVICE Die Komponente kommt in Service-Zentren zum Einsatz und nimmt die Einlieferungen komprimierter und verschlüsselter Dokumente entgegen. Service-Zentren sind Lösungspartner der Deutschen Post AG und Druckdienstleister, die das Verfahren DOCUMENT FACTORY OFFICE unterstützen. 6.1 Funktionen Im Service-Zentrum übernimmt DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVICE folgende Funktionen: DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVICE ist als Dienst unter Windows NT und Windows 2000 Server implementiert und verarbeitet eingehende Dokumente automatisch aus den komprimierten und verschlüsselten Einlieferungsdateien. Die Dateien werden entschlüsselt und dekomprimiert und zur Weiterverarbeitung bereitgestellt. Optional kann eine Konvertierung zum Einsatz kommen, z.b. um die Dokumente in das PostScript-Format zu wandeln. DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVICE übernimmt die Steuerung aller Verarbeitungsschritte, kontrolliert und protokolliert den Prozess und stellt die Dokumente für das Druckausgabesystem zur Verfügung. Zur Kontrolle des Annahmevorgangs von Einlieferungen und der Verarbeitung steht eine Web-Anwendung (PHP) zur Verfügung. 6.2 Schnittstellen Die Annahme von Einlieferungsdateien erfolgt durch direkten Zugriff auf den FTP-Server des Service- Zentrums bzw. Bereitstellung der Dateien durch das Service-Zentrum in einem Netzwerklaufwerk. Die Übergabe der Dokumente an das Druckausgabesystem erfolgt über eine Dateischnittstelle. Die Dateien können per FTP oder durch Netzwerkzugriff auf Freigaben anderer Rechner übertragen werden. 6.3 Systemvoraussetzungen Betriebssystem Windows NT 4.0 oder Windows 2000. Die Verarbeitung der Dokumente erfolgt innerhalb von DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVICE mit Script- Sprachen, für die Scripting Engines ausgeliefert werden (JScript, VBScript). Für den Betrieb der Web-Seiten zur Kontrolle von DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVICE können der Web- Server IIS (Internet Information Server ab Version 4.0) oder Apache ab Version 1.3.12 eingesetzt werden. Beide Komponenten sind kostenfrei verfügbar.

Document Factory Office 12 7 Komponente DOCUMENT FACTORY OFFICE MAILING Die Komponente kommt optional im Kunden-System oder in Service-Zentren zum Einsatz und generiert Massendokumente bzw. automatisiert die Verarbeitung von Serienbriefen. 7.1 Funktionen Im Kunden-System oder im Service-Zentrum übernimmt DOCUMENT FACTORY OFFICE MAILING folgende Funktionen: DOCUMENT FACTORY OFFICE MAILING ist als Dienst unter Windows NT und Windows 2000 Server implementiert und verarbeitet eingehende Auftragsdateien (Steuerdateien) automatisch, um für jeden Satz der Auftragsdatei ein Dokument zu erzeugen. Der Verarbeitungsstart kann programm-, ereignis. oder zeitgesteuert erfolgen. Verarbeitung einer Vielzahl strukturierter Auftragsdaten (CSV, ODBC-Datenbanken, XML, Host-Dateien) Bedingte Verarbeitung von Text und Variablen mittels Script-Sprachen (VBScript, JScript, PerlScript) in den Dokumentvorlagen Paketbildung für generierte Dokumente Wiederanlauffähigkeit nach Fehlerzuständen Hohe Verarbeitungsgeschwindigkeit (ca. 1000 Dokument pro Minute auf einem 1 GhZ-Rechner) Programmschnittstellen COM (OLE), C++, PHP zur Steuerung aller Verarbeitungsfunktionen Konvertierung von Ausgabedokumenten in andere Formate wie PostScript, PDF und PCL Batch-Fähigkeit aller Verarbeitungsschritte 7.2 Schnittstellen Für die Annahme von Auftragsdateien ist eine Dateischnittstelle vorhanden. Alternativ kann die Programmschnittstelle Massenformatierung verwendet werden, um das Serienbriefverfahren in individuelle Anwendungen zu integrieren. Die Übergabe der Dokumente an DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER kann automatisiert über eine vorkonfigurierte Job-Kette erfolgen. Alternativ kann die lokale Druckausgabe oder Konvertierung mittels Job-Ketten veranlasst werden. 7.3 Systemvoraussetzungen Betriebssystem Windows NT 4.0 oder Windows 2000. Die Verarbeitung der Dokumente erfolgt innerhalb von DOCUMENT FACTORY OFFICE MAILING mit Script- Sprachen, für die Scripting Engines ausgeliefert werden (JScript, VBScript). Für die Konvertierung von Dokumenten in PostScript oder PCL muss MS-Word 2000 installiert sein. Für die Konvertierung in PDF muss zusätzlich GhostScript ab Version 7 installiert sein. Für den Betrieb der Web-Seiten zur Kontrolle von DOCUMENT FACTORY OFFICE MAILING können der Web- Server IIS (Internet Information Server ab Version 4.0) oder Apache ab Version 1.3.12 eingesetzt werden. Beide Komponenten sind kostenfrei verfügbar.