6 Informationen zum Thema email

6 Informationen zum Thema email 6.1 Allgemeines zur email-versorgung Mit der Immatrikulation wird für Sie automatisch ein Account eingerichtet. Dazu gehört auch eine email-adresse. Sie werden sich jetzt vielleicht die Frage stellen: Warum? Ich habe doch bereits meine private email-adresse bei einem anderen Provider. Die Antwort ist ganz einfach: Die Hochschule nutzt zur Kommunikation mit Ihnen ausschließlich die email-adresse Ihres Accounts. Dafür gibt es mehrere wichtige Gründe: Mit der automatischen Einrichtung Ihres Accounts, den Sie für Ihr Studium und zum Zugang zur IT-Infrastruktur benötigen, werden alle IT-Anwendungen entsprechend eingestellt und für Sie parametrisiert. Dazu gehört insbesondere auch die Einstellung Ihrer email-adresse, z.b. im Lern-Management-System Stud.IP. Wir stellen Ihnen unbegrenzten Speicherplatz für Ihre emails zur Verfügung. Es ist damit sichergestellt, dass Ihnen wichtige emails (z.b. Terminänderungen, Informationen Ihrer Fachkommission und Ihrer Dozentinnen und Dozenten, Einladungen zu Pflichtveranstaltungen, wichtige Mitteilungen in Studienangelegenheiten, Informationen und Mahnbriefe der Bibliothek, Informationen der ZKI und Informationen des AStA) immer zugestellt werden können. Der email-verkehr wird innerhalb des Hochschulnetzes abgewickelt. Damit ist die Sicherheit für die Übermittlung der Inhalte wesentlich höher. Wir können Ihnen Ihre email-adresse direkt zuordnen. Für Ihre von extern eingehenden emails haben wir einen SPAM-Filter und einen Virenschutz implementiert, der die Arbeit bereits auf dem Server erledigt und Sie von lästigen Werbe-Mails weitgehend befreit. Wir müssen Ihre private email-adresse nicht pflegen. Das bedeutet für ca. 1.500 Studierende einen enormen personellen Aufwand und ist zudem noch sehr unzuverlässig, da Änderungen der privaten email-adressen i.d.r. nicht weitergegeben werden. Wir haben keinen Einfluss darauf, dass für Ihre emails bei anderen Providern genügend Speicherplatz zur Verfügung steht. Wir haben keinen Einfluss darauf, dass der email-server bei Ihrem Provider läuft oder ausgefallen ist. Wir haben keinen Einfluss darauf, wenn Sie Arbeitsplatzrechner in einem Firmennetz benutzen, die über besondere Einstellungen zur Netzsicherheit verfügen und aus diesem Grund grundsätzlich keine emails von der Hochschule durchstellen oder gar die Nutzung eines Browsers zur Bearbeitung Ihres email-kontos verhindern. Rufen Sie Ihr email-konto regelmäßig ab. emails werden an Ihre email- Adresse der Hochschule adressiert. Zur Bearbeitung Ihres email-kontos gibt es prinzipiell verschiedene Möglichkeiten: Einrichtung eines email-clients auf Ihrem Arbeitsplatzrechner, damit Sie Ihre emails auch Offline bearbeiten können und diese immer im Zugriff haben. Als email-client empfehlen wir das Programm Thunderbird. Dafür haben wir die Konfiguration beschrieben und bieten Ihnen bei Bedarf auch Unterstützung an. 31

32 6.2. Mit Web-Mail sofort loslegen Nutzung eines Browsers zur Bearbeitung Ihres email-kontos, damit Sie Ihre emails an jedem Ort der Welt bearbeiten können. Sie haben damit Ihre emails nur im Zugriff, wenn Sie mit dem Internet verbunden sind, müssen aber keinen email-client installieren und konfigurieren. Diese Möglichkeit wird auch allgemein als WebMail bezeichnet. Weiterleitung Ihrer eingehenden emails zu einem anderen Provider. Darin sehen wir die oben beschriebenen Nachteile und würden Ihnen diese Möglichkeit nicht empfehlen. Wir erwähnen Sie jedoch der Vollständigkeit halber an dieser Stelle, müssen aber darauf hinweisen, dass Sie für die Weiterleitung eingehender emails selbst verantwortlich sind, insbesondere auch für die Richtigkeit Ihrer privaten email-adresse. Wir verfolgen keine emails, die als unzustellbar von anderen Providern zurückkommen. Hinweis Die entsprechenden Angaben Ihres persönlichen Accounts finden Sie auf der Account-Bescheinigung. 6.2 Mit Web-Mail sofort loslegen Sie müssen Cookies und Javascript für Ihren Browser zulassen. Damit Sie sofort Ihre emails bearbeiten können, haben wir einen Web-Mail Zugang eingerichtet. Über den Persönlichen Web Assistenten (PWA) können Sie Ihr email-konto mit einem Browser sofort bearbeiten. Benutzen Sie zur Authentifizierung Ihre Zugangskennung und das gültige Passwort. Die notwendigen Angaben finden Sie auf der Account- Bescheinigung, die Ihnen zum Beginn des Studiums ausgehändigt wurde. Ansicht der Bedienoberfläche von Web-Mail. 6.3 Thunderbird Wir empfehlen als email-client das Programm Thunderbird, wenn Sie Ihr email-konto nicht ausschließlich mit Web-Mail bearbeiten wollen. Für die Empfehlung sprechen nach unserer Erfahrung insbesondere folgende Gründe: Thunderbird hat sich als zuverlässiger und robuster email-client im täglichen Praxiseinsatz auch bei ganz großen email-konten bewährt.

Kapitel 6. Informationen zum Thema email 33 Thunderbird lässt sich einfach und sicher installieren und konfigurieren. Sicherheits- Zertifikate können problemlos eingestellt werden und die Übertragung mit dem Mail-Server erfolgt verschlüsselt. Thunderbird ist ausschließlich ein email-client und somit nicht mit anderen Funktionen überfrachtet. Thunderbird verfügt über ausgereifte Filterfunktionen und kann Junk-Mails kennzeichnen. Thunderbird kann so eingestellt werden, dass eine Softwareaktualisierung (z.b. dann dringend erforderlich, wenn Sicherheitslücken entdeckt wurden) über das Netz erfolgt. Thunderbird hat keine Probleme mit unterschiedlichen Zeichenkodierungen. Thunderbird kann problemlos mit mehreren verschiedenen email-konten umgehen. Thunderbird ist OpenSource und steht für alle gängigen Betriebssysteme kostenfrei zur Verfügung. Als einzigen Nachteil sehen wir, dass Sie sich ggfs. einen neuen email-client installieren und konfigurieren müssen. Wir wollen aber mit unserer Empfehlung erreichen, dass Sie einen sicheren und zuverlässigen email-service erhalten und die Kommunikation zwischen Ihnen und der Hochschule reibungslos verlaufen kann. Das unterstützt Sie in Ihrem Studium. 6.3.1 Thunderbird herunterladen und installieren Das Programm Thunderbird können Sie über das Internet in der jeweils aktuellsten Version unter www.mozilla.com/thunderbird herunterladen. Sollte Ihre Internetanbindung zu langsam sein, laden Sie sich Thunderbird an einem der PCs oder Macs in den Poolräumen herunter und kopieren Thunderbird anschließend auf einen USB-Stick oder brennen sich Thunderbird auf eine CD. Die Installation ist sehr einfach. Starten Sie die heruntergeladene Anwendung und folgen Sie den Installationsanweisungen. 6.3.2 Thunderbird einrichten Sie benötigen Ihre Account-Bescheinigung mit Zugangskennung und das derzeit gültige Passwort. Die allgemeinen Angaben zur Konfiguration eines email-clients (Adresse des Mail-Servers, Port, etc.) haben wir im Abschnitt Konfigurationsdaten in Kurzform auf Seite 39 zusammengestellt. Starten Sie nach der Installation Thunderbird. Sie erhalten einen Konfigurationsdialog, der nachfolgend beschrieben wird.

34 6.3. Thunderbird Wählen Sie unter Einstellungen «Nichts importieren» und anschließend Wählen Sie «E-Mail- Konto» und anschließend Geben Sie im Feld «Ihr Name» Ihren Vor- und Nachnamen ein, im Feld «E-Mail-Adresse» die email-adresse, die Sie auf der Account- Bescheinigung finden und anschließend

Kapitel 6. Informationen zum Thema email 35 Wählen Sie IMAP und tragen Sie in den beiden eingerahmten Feldern mail.hbk-bs.de ein und anschließend Geben Sie Ihre Zugangskennung, die Sie auf der Account- Bescheinigung finden, im Feld «Posteingang- Server Benutzername» ein und anschließend Geben Sie im Feld «Konten-Bezeichnung» eine Bezeichnung für das email-konto ein und anschließend Wir empfehlen die email-adresse als Bezeichnung für das email-konto zu verwenden.

36 6.3. Thunderbird Abschließend erhalten Sie eine Übersicht Ihrer Einstellungen. Wählen Sie anschließend Hinweis Wir setzen ein sicheres Übertragungsprotokoll zwischen email-client und Server ein. Aus diesem Grund erhalten Sie beim Aufruf von Thunderbird nachfolgende Fehlermeldung. Bestätigen Sie mit «OK». Wählen Sie unter «Extras Konten» im Menü aus.

Kapitel 6. Informationen zum Thema email 37 Wählen Sie «Server- Einstellungen» aus und tragen Sie in die umrandeten Felder die Werte ein bzw. wählen SSL aus. Bestätigen Sie noch nicht mit «OK» sondern führen Sie erst nachfolgenden Schritt aus. Wählen Sie «Postausgang-Server» und anschließend «Bearbeiten» aus. Wählen Sie das umrandete Feld und anschließend «OK». Im vorherigen Dialogfeld wählen Sie «OK».

38 6.3. Thunderbird Wenn Thunderbird die Verbindung zum Server aufbaut, müssen Sie Ihr gültiges Passwort eingeben. Bestätigen Sie mit «OK». Wenn Sie alle Einstellungen richtig vorgenommen haben, werden die emails in den Posteingang gelesen und Sie erhalten nebenstehende Anzeige. Der Posteingang wird zu Beginn der Nutzung voraussichtlich keine emails enthalten.

Kapitel 6. Informationen zum Thema email 39 6.3.3 Thunderbird Online-Hilfe Für Thunderbird stellen wir keine Bedienungsanleitung zur Verfügung. Sehr viele nützliche Informationen finden Sie im Internet unter www.thunderbird-mail.de/ 6.4 Konfigurationsdaten in Kurzform Es existiert eine große Anzahl von Programmen, um Ihre email an der Hochschule zu bearbeiten. Es wird immer das Protokoll IMAP verwendet. Wir unterstützen dieses Protokoll grundsätzlich nur mit Verschlüsselung. Der Postausgangsserver (SMTP-Server) kann nur mit einer gültigen Zugangskennung zum Hochschulnetz genutzt werden. Für die Konfiguration Ihres Mailprogramms benötigen Sie folgende Angaben: IMAP Server, auch Eingangsmail oder Incoming Mailserver genannt SMTP-Server, auch Postausgangsserver genannt Login oder Loginname für den IMAP und SMTP-Server Passwort für den IMAP und SMTP-Server mail.hbk-bs.de Port: 993 SSL mail.hbk-bs.de Port: 25 TLS Ihre Zugangskennung, die Ihnen mit der «Account-Bescheinigung» übergeben wurde Ihr derzeit gültiges Passwort

40 6.5. Weiterleitung eingehender emails Wo diese Angaben einzutragen sind, ist in der Onlinehilfe oder im Handbuch Ihres email- Programms beschrieben. 6.5 Weiterleitung eingehender emails Über den PWA bieten wir Ihnen die Möglichkeit zur Weiterleitung von eingehenden emails an andere email-adressen. Alle emails verbleiben zusätzlich im Posteingang. Rufen Sie den PWA im Browser mit https://pwa.hbk-bs.de auf und wählen Sie «E-Mail Weiterleitung». Wählen Sie das umrandete Feld um die Weiterleitung zu aktivieren. Geben Sie die gewünschten email- Adressen in die Felder ein. Wählen Sie «Änderungen speichern». Die Weiterleitung ist sofort aktiv. Soll die Weiterleitung aufgehoben werden, entfernen Sie den Haken bei «Weiterleitung aktivieren». Hinweis Wir weisen Sie darauf hin, dass bei der Einrichtung einer Weiterleitung die eingetragene email-adresse im Fehlerfall (wenn die email z.b. dem Mail-Server Ihres Providers nicht zugestellt werden kann) u.u. als Absendeadresse vom Mail-Server eingetragen wird und somit der bzw. dem Sendenden dadurch bekannt wird. 6.6 Probleme mit email Der Netzdienst für email ist im allgemeinen sehr komplex und vielschichtig. Es sind viele technische IT-Infrastrukturen mit z.t. sehr unterschiedlichen Einsatzbedingungen beteiligt. Obwohl Sie alles richtig installiert und konfiguriert haben, kann es vorkommen, dass Thunderbird nicht einwandfrei funktioniert. Nachfolgend haben wir einige Probleme zusammengestellt, die auftreten können. Es können keine emails über den Mail-Server der Hochschule verschickt werden Das kann daran liegen, dass Ihr Provider das Senden von emails über einen anderen Mail-Server technisch nicht zulässt. In diesem Fall müssen Sie zum Senden den Mail-Server Ihres Providers einstellen. Damit trotzdem Ihre email-adresse als Absenderadresse beim Empfänger erscheint, müssen Sie bei der Konto-Einstellung als Rückantwortadresse die email-adresse Ihres Accounts eintragen. Aber auch diese Einstellung kann von Ihrem Provider unterdrückt werden. Ihr email-konto kann nicht mit dem Browser aufgerufen werden Das tritt häufiger in Firmennetzen auf und kann daran liegen, dass der Netzbetreiber aus Gründen der IT-Sicherheit Zugriffe mit https auf externe Web-Seiten blockt. Daran können Sie nichts ändern.