FAQ eams-konto für Unternehmen Inhaltsverzeichnis Fragen zu Geschäftsfällen und Nachrichten... 2 Benachrichtigung bei Vorhandensein von unglesenen Nachrichten...2 Welcher User bekommt eine Benachrichtigung per email über Vorhandensein einer ungelesenen Nachricht?...3 Es werden nicht alle Nachrichten bzw. Geschäftsfälle in Ihrem eams-konto angezeigt?...3 Bei einem Geschäftsfall zu einer 'Allgemeinen Anfrage an das AMS' sind die Schaltflächen Geschäftsfall löschen und Geschäftsfall abschließen inaktiv?...3 Fragen zur Personalsuche... 4 Stellenvermittlung...4 Sie können Ihre Stellenprofile nicht aktivieren?...4 Wo erfolgt die Anzeige der BewerberInnenliste im eams-konto?...4 Wie können Sie mit dem eams-konto das AMS mit der Stellenbesetzung beauftragen?...4 Können bereits aktivierte Stellenprofile geändert werden?...4 Darstellung der Gruppe der Führerscheine...4 Wo werden die Angaben zum Mindestentgelt angezeigt?...5 Was sind kennzeichnungspflichtige Stellen?...5 Was sind nicht kennzeichnungspflichtige Stellen?...5 ejob-room...5 Wie können Sie aus dem eams-konto heraus den ejob-room nutzen?...5 Fragen zu Userverwaltung und Berechtigungen... 5 Wozu gibt es die Struktur Superuser/Poweruser/User?...5 Was ist bei Änderung des Superusers zu beachten?...6 Änderungen innerhalb der Userverwaltung?...6 Sonstige Fragen... 7 Passwort und Erinnerungsfrage...7 Passwort vergessen?...7 Sie sind Poweruser?...7 Sie sind User?...7 Kann die Erinnerungsfrage nachträglich geändert werden?...7 System wechselt zwischen Standorten...7 System wechselt zwischen den Standorten?...7 FAQ_eAMS_NutzerInnen_SfU_V01.05.doc amsbg Seite 1/8
Änderung der Rechtsdaten...7 Ihre Unternehmensdaten bzw. Rechtsdaten haben sich geändert?...7 FRAGEN ZU GESCHÄFTSFÄLLEN UND NACHRICHTEN Benachrichtigung bei Vorhandensein von unglesenen Nachrichten Über den Link Einstellungen haben Sie die Möglichkeit einen Mail-Agent zu aktivieren. Nach Aktivierung des Mail-Agents erhalten Sie per E-Mail Bescheid, dass sich im eams-konto eine neue ungelesene Nachricht für Sie befindet. Beispiel 1: Sie haben den Mail-Agent aktiviert. Es befindet sich eine neue ungelesene Nachricht "A" für Sie in Ihrem eams-konto. Eine Benachrichtigung an Ihre E-Mail-Adresse wird versendet. Wenn Sie allerdings NICHT in Ihr eams-konto einsteigen, hat die Nachricht "A" zwar weiterhin den Status ungelesen es wird aber keine neuerliche Benachrichtigung an Ihre E-Mail- Adresse versendet (weil sich keine neue, ungelesene Nachricht in Ihrem Konto für Sie befindet). Beispiel 2: Sie haben den Mail-Agent aktiviert. Es befindet sich eine neue ungelesene Nachricht "A für Sie, in Ihrem eams-konto. Eine Benachrichtigung an Ihre E-Mail-Adresse wird versendet. In der Zwischenzeit generieren sich drei weitere Nachrichten, Ihren User betreffend, im eams- Konto. Sie öffnen Ihren eams-account und sehen 4 ungelesene Nachrichten. Sie lesen aber nur die Nachricht "A" - und zwei von den neuen Nachrichten. Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail, über das Vorhandensein von neuen ungelesenen Nachrichten. Begründung: Seit dem letzten Versendejob erkennt das System eine neue ungelesene Nachricht. Beispiel 3: Sie haben den Mail-Agent aktiviert. Es befindet sich eine neue ungelesene Nachricht "A für Sie im eams-konto. Eine Benachrichtigung an Ihre E-Mail-Adresse wird versendet. In der Zwischenzeit generieren sich drei weitere Nachrichten, Ihren User betreffend, im eams- Konto. Sie öffnen Ihr eams-konto und lesen alle 3 neuen (Nachricht "A" bleibt ungelesen) Sie erhalten keine Benachrichtigung per E-Mail. Begründung: Das System erkennt keine neue ungelesene Nachricht, da eine Benachrichtigung über das Vorhandensein dieser ungelesenen Nachricht "A" per E-Mail an Sie bereits erfolgte. FAQ_eAMS_NutzerInnen_SfU_V01.05.doc amsbg Seite 2/8
Inhalt der Mail-Agent Benachrichtigung: Sehr geehrte/r < >, wir haben eine neue Nachricht für Sie. Bitte steigen Sie in Ihr eams-konto <Name bzw. Bezeichnung> ein und rufen Sie Ihre neue Nachricht ab. Welcher User bekommt eine Benachrichtigung per email über Vorhandensein einer ungelesenen Nachricht? Beantwortung einer Nachricht durch die AMS Beraterin, den AMS Berater Eine Nachricht vom Mail-Agent würde jener User erhalten, welcher die ursprüngliche Anfrage (Allgemeine Nachricht an das AMS bzw. Allgemeine Anfrage an das AMS) im eams-konto abgeschickt hat. Nachrichten zu einem Geschäftsfall Eine Nachricht vom Mail-Agent würde jener User erhalten, welcher den Geschäftsfall ausgelöst hat (Name in der Spalte User). Nachrichten zu einem Geschäftsfall, welcher vom AMS ausgelöst wurde Eine Nachricht vom Mailagent würde in diesem Fall der Superuser erhalten (gilt auch für Dach eams-konten). Diese Geschäftsfälle sind in der Spalte User mit dem Eintrag AMS gekennzeichnet. Es werden nicht alle Nachrichten bzw. Geschäftsfälle in Ihrem eams-konto angezeigt? Die Darstellung der Ansicht "Geschäftsfälle" entspricht den vergebenen Berechtigungen. Die Sichten der einzelnen User werden daher unterschiedlich sein. Beispiel: Verfügt der angemeldete User bzw. Poweruser über keine Berechtigungen im Bereich Arbeitsmarktförderungen, so werden in der Ansicht "Geschäftsfälle" auch keine Nachrichten bzw. Geschäftsfälle dieses Typs angezeigt. Bei einem Geschäftsfall zu einer 'Allgemeinen Anfrage an das AMS' sind die Schaltflächen Geschäftsfall löschen und Geschäftsfall abschließen inaktiv? Diese Schaltflächen sind nur dann aktiv, wenn es zu diesem Geschäftsfall KEINE ungelesene Nachricht mehr gibt. Ein Super-User darf ALLE allgemeinen Nachrichten löschen bzw. abschließen, unabhängig vom Erfasser bzw. von der Erfasserin. Power-User bzw. Standard-User dürfen nur jene Geschäftsfälle löschen bzw. abschließen, die sie selbst erfasst haben. Hier besteht per Gesetz keine Verpflichtung Angaben zum Entgelt zu machen. Angaben sind aber möglich. FAQ_eAMS_NutzerInnen_SfU_V01.05.doc amsbg Seite 3/8
FRAGEN ZUR PERSONALSUCHE Stellenvermittlung Sie können Ihre Stellenprofile nicht aktivieren? Bitte wechseln Sie in die Ansicht Personalsuche/Personalvermittlung und aktivieren Sie den Link Stellenprofile Kurzanzeige. Werden keine Stellenprofile angezeigt, wenden Sie sich bitte an Ihre AMS-Beraterin, Ihren AMS Berater. In diesem Fall müssen die entsprechenden Jobprofile aus der Fachapplikation, die das AMS verwendet, für Ihr eams-konto freigeschaltet werden. Eventuell handelt es sich um ein Dach eams-konto und als Standort ist Ihre Zentrale ausgewählt. Das Aktivieren von einem Stellenprofil ist jedoch nur von einem "Filial-Standort" aus möglich Bitte wechseln Sie zum entsprechenden Filial- Datensatz und aktivieren Sie den Link Standort wechseln. Wo erfolgt die Anzeige der BewerberInnenliste im eams-konto? Wechseln Sie in die Ansicht "Aktive Geschäftsfälle" und öffnen Sie den entsprechenden Geschäftsfall. Es wird die Ansicht Aktives Stellenprofil angezeigt. Die Anzeige der aktualisierten BewerberInnenliste erfolgt im unteren Teil des aktiven Stellenprofils im Block " BewerberInnenliste" (ev. runterscrollen erforderlich). Wie können Sie mit dem eams-konto das AMS mit der Stellenbesetzung beauftragen? Über Personalsuche / Personalvermittlung können Sie dem AMS online Ihren Personalbedarf melden. Durch Aktivierung der jeweiligen Stellenprofile können Sie das AMS über Ihren konkreten Personalbedarf informieren und somit Ihrer AMS-Beraterin, Ihrem AMS-Berater den Auftrag zur Veröffentlichung der freien Stelle und zur Personalsuche erteilen. Können bereits aktivierte Stellenprofile geändert werden? Um ein aktiviertes Stellenprofil zu ändern, informieren Sie das AMS aus dem entsprechenden Geschäftsfall heraus (Geschäftsfall Vollanzeige) über Ihre Änderungswünsche (Schaltfläche Nachricht an das AMS). Nach erfolgter Bearbeitung durch Ihre AMS-Beraterin, Ihren AMS- Berater generiert sich eine neue Nachricht in Ihrem eams-konto. Darstellung der Gruppe der Führerscheine Die Führerscheine FSA, FSB, FSC, FSD, FSE, FSF und FSG werden im eams-konto mit den bekannten Buchstabenkürzeln angezeigt. Die übrigen Führerscheine werden derzeit folgendermaßen angezeigt: FSHUB = H FSTAXI = I FSGEFAHR = J FSAUTOKRAN und/oder FSKRAN = K FAQ_eAMS_NutzerInnen_SfU_V01.05.doc amsbg Seite 4/8
Wo werden die Angaben zum Mindestentgelt angezeigt? Die Angaben zum Mindestentgelt werden beim Aktivieren eines (Lehr-)Stellenprofils angezeigt. Was sind kennzeichnungspflichtige Stellen? Das sind Stellen, deren Entgelt auf Basis von Kollektivverträgen, Mindestlohntarifen, gesetzlichen Bestimmungen, Satzungen und Lehrlingsentschädigungen geregelt ist Was sind nicht kennzeichnungspflichtige Stellen? Es ist kein Kollektivvertrag oder eine andere lohngestaltende Vorschrift anzuwenden. Freie Stellen des öffentlichen Dienstes (Bund, Länder, Gemeinden, Körperschaften des öffentlichen Rechts) Atypische Dienstverträge (Neue Selbständige, Werkverträge, freie Dienstverträge). ejob-room Wie können Sie aus dem eams-konto heraus den ejob-room nutzen? Durch Aktivierung des Links ejob-room werden alle bereits bestehenden ejob-room Accounts zu Ihrem Unternehmen angezeigt und Sie können diese mit einem Klick auf den bestehenden Account bearbeiten. Zudem können Sie über die Schaltfläche neuer ejob-room- Account neue Accounts anlegen. Über die Personalsuche / ejob-room stehen Ihnen alle Funktionalitäten des ejob-rooms in gewohnter Weise zur Verfügung (ausschließlich Stellensuche auf Basis Selbstbedienung oder Beauftragung des AMS zur Unterstützung. FRAGEN ZU USERVERWALTUNG UND BERECHTIGUNGEN Wozu gibt es die Struktur Superuser/Poweruser/User? Durch eine, an die Organisationsform Ihres Unternehmens angepasste Vergabe von Berechtigungen, bestimmen Sie selbst die Struktur Ihres eams-kontos für Unternehmen. Wenn Sie bereits in Ihrem eams-konto angemeldet sind, haben Sie als Super-User die Möglichkeit, sogenannte Power-User anzulegen. HINWEIS: Ein Power-User ist selbst berechtigt, im eams-konto für Unternehmen weitere Standard-User anzulegen und Ihnen maximal jene Berechtigungen zuzuweisen, die er/sie selbst besitzt. Klicken Sie dazu in der Ansicht Mein eams oben in der Navigationsleiste auf die Registerkarte Berechtigungen. In der darauf folgenden Seite werden Ihnen im Bereich 'User verwalten' die bereits zu Ihrem Konto vorhandenen User mit Nachname, Vorname, zugewiesenem Standort, zugeteilten Services und Usertyp angezeigt. FAQ_eAMS_NutzerInnen_SfU_V01.05.doc amsbg Seite 5/8
Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche User anlegen, geben Sie im 'Schritt 1 von 6' zumindest Anrede, Vorname und Nachname des Power-User ein, aktivieren Sie das Kontrollkästchen 'Poweruser' durch Anklicken und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Schaltfläche Weiter. Im 'Schritt 2 von 6' haben Sie die Möglichkeit, über eine Auswahl im Listenfeld 'User' dem Power-User die gleichen Standorte / ejob-room Accounts zuzuweisen für welche Sie selbst berechtigt sind. Die Bestätigung erfolgt wiederum über die Schaltfläche Weiter. Im 'Schritt 3 von 6' haben Sie die Möglichkeit, die Zuweisung von Standorten / ejob-room Accounts durchzuführen (sofern dies nicht im Schritt 2 bereits erfolgt ist) oder zu ändern. Nach neuerlicher Bestätigung über die Schaltfläche Weiter wählen Sie für den Power-User im 'Schritt 4 von 6' durch Anklicken der entsprechenden Kontrollkästchen jene Services aus, welche sie/er verwalten soll und klicken danach auf die Schaltfläche Weiter. Im 'Schritt 5 von 6' werden Ihnen die zugewiesenen Standorte und Services für den Power- User zur Kontrolle in einer Gesamtübersicht angezeigt. Nach Anklicken der Schaltfläche Weiter gelangen Sie zum 'Schritt 6 von 6', wo Sie über die Schaltfläche Bestätigen den Anlegevorgang abschließen. Sie erhalten eine Hinweismeldung über das erfolgreiche Anlegen, zudem werden der generierte Benutzername und das Passwort des Power-Users für den Ersteinstieg angezeigt. Über den Link 'PDF-Datei herunterladen' oder über die Schaltfläche PDF Ansicht können Sie ein Informationsschreiben aufrufen, in welchem unter anderem der Benutzername und das Passwort angeführt sind. Bitte drucken Sie dieses Informationsschreiben aus und übergeben Sie es der/dem neuen Benutzerin/Benutzer (Power-User). Was ist bei Änderung des Superusers zu beachten? Bei Änderung des Superusers besteht Meldepflicht beim AMS. Ihre AMS-Beraterin, Ihr AMS- Berater vergibt neue Zugangsdaten. Dadurch verliert der bisherige Superuser den Zugriff auf das eams-konto und es wird entweder ein "neuer" Superuser angelegt oder der bisherige Superuser geändert (z.b. Namensänderung). Die angelegte Berechtigungsstruktur des eams-kontos bleibt bei einem Wechsel des Superusers erhalten und damit behalten die Poweruser und User ihre Berechtigungen. Alle bisher im eams-konto durchgeführten Aktivitäten im eams-konto werden weiterhin angezeigt. Änderungen innerhalb der Userverwaltung? Kann nachträglich ein User zu einem Power-User bzw. ein Power-User zu einem User geändert werden? Nein die Entscheidung, ob ein User ein Power-User bzw. ein User sein soll, kann nur beim Anlegen getroffen werden. Wurde ein User bereits falsch angelegt, so können Sie den User aber wieder entfernen und neuerlich anlegen. Hinweis: Es wird empfohlen, zu Beginn der Berechtigungsvergaben zumindest einen Power- User anzulegen, wenn die Nutzung des Kontos für mehrere Standard-User vorgesehen ist. Dadurch können die Rechte des Super-Users einem Power-User überantwortet werden. Andernfalls müsste sich der Super-User um das Anlegen der User und die Vergabe der Berechtigungen selbst kümmern. FAQ_eAMS_NutzerInnen_SfU_V01.05.doc amsbg Seite 6/8
SONSTIGE FRAGEN Passwort und Erinnerungsfrage Passwort vergessen? Sie haben die Möglichkeit im Falle des Vergessens Ihres Passwortes, über die Beantwortung einer vorher definierten Erinnerungsfrage, ein neues Passwort per E-Mail zu erhalten. Im Zuge des Ersteinstiegs ins eams-konto und der Änderung des Passwortes müssen Sie eine der folgenden Erinnerungsfragen auswählen: o Wie lautet der Mädchenname Ihrer Mutter? o Wie lautet der Name Ihres Haustieres? o Wie lautet Ihr Geburtsort o Wie lautet der Name Ihres/r ersten Lehrers/in? o Wie lautet der Name Ihres/r besten Freundes/in aus Ihrer Kindheit? o Welchen Beruf übte Ihr Großvater aus? Sie sind Poweruser? Ihr Passwort kann auch vom Superuser geändert/neu vergeben werden. Sie sind User? Ihr Passwort kann auch vom Superuser bzw. vom Poweruser geändert/neu vergeben werden. Kann die Erinnerungsfrage nachträglich geändert werden? Ja - aktivieren Sie hierfür den Link Einstellungen. In dieser Ansicht sehen Sie nicht nur die momentan gültige Erinnerungsfrage, sondern können diese auch jederzeit ändern. System wechselt zwischen Standorten System wechselt zwischen den Standorten? Beim Einstieg ins Dach-Konto wird Ihnen automatisch der Standort Dach-Standort präsentiert. Öffnen Sie allerdings einen Geschäftsfall, wechselt das System automatisch in den dadurch ausgewählten Standort. Ab diesem Moment befinden Sie sich auf der Ebene des ausgewählten Standortes, bis Sie händisch wieder den Standort wechseln. Änderung der Rechtsdaten Ihre Unternehmensdaten bzw. Rechtsdaten haben sich geändert? Die Unternehmensdaten können von Ihnen im eams-konto nicht direkt geändert werden. In der Ansicht eservices im Block Kontoverwaltung werden die Unternehmensdaten angezeigt. Sind Änderungen erwünscht bzw. erforderlich, können diese über die Funktion allgemeine Nachricht an das AMS bekanntgegeben werden. FAQ_eAMS_NutzerInnen_SfU_V01.05.doc amsbg Seite 7/8
Verfügen Sie über die entsprechende Berechtigung, können Sie aber Ihre Rechtsdaten ändern. Aktivieren Sie hierfür das Service Rechtsdaten ändern. Mit dieser Aktion lösen Sie eine Benachrichtigung an das AMS aus, nach Bearbeitung der Nachricht Ihrer AMS Beraterin bzw. Ihres AMS Beraters werden Ihre neue Rechtsdaten im eams-konto angezeigt. FAQ_eAMS_NutzerInnen_SfU_V01.05.doc amsbg Seite 8/8