Die Bauabzugssteuer Relevant Contracts Tax: Fragen und Probleme beglaubigter Subunternehmer (C2-Besitzer) Im letzten Artikel über das Baubranchenprojekt des Finanzamts haben wir uns mit einigen der häufigsten Fehler, die Hauptauftragnehmern unterlaufen, beschäftigt. Teile des Artikels waren auch für Subunternehmer von Interesse, besonders in Bezug auf die Anmeldung für andere Steuern. In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit den spezifischen Problemen, die für beglaubigte Subunternehmer wie z.b. diejenigen, die eine gültige C2-Karte besitzen (inklusive der Hauptauftragnehmer, die selbst Subunternehmer in einigen Verträgen sind), auftreten. In der nächsten Ausgabe konzentrieren wir uns auf nicht beglaubigte Subunternehmer, d.h. diejenigen, die keine C2-Karte besitzen. RCT 1 Verfahren Wenn ein Subunternehmer, beglaubigt oder nicht, einen entsprechenden Vertrag mit einem Hauptauftragnehmer eingeht, muss er zuerst sicherstellen, dass es sich um einen entsprechenden Vertrag handelt. Falls der Vertrag ein Arbeitsvertrag ist, ist der Subunternehmer ein Angestellter und sein Einkommen unterliegt der Lohnsteuer (PAYE) bzw. der einkommensabhängigen Sozialversicherung (PRSI). Der Hauptauftragnehmer und der Subunternehmer müssen die Kriterien zur Feststellung, ob ein Subunternehmer selbständig oder angestellt ist, sorgfältig überprüfen. Falls beide Parteien sicher sind, dass es sich bei dem Vertrag nicht um einen Arbeitsvertrag handelt, müssen sie gemeinsam das Formular RCT 1 ausfüllen. Die in Frage kommenden Kriterien sind auf der Rückseite des Formulars zu finden. Das RCT 1 wird vom Hauptauftragnehmer aufbewahrt und muss dem Finanzamt auf Verlangen z.b. bei Baustellenkontrollen oder Rechnungsprüfungen zur Kontrolle vorgelegt werden, um sicherzustellen, dass die in dieser Branche verpflichteten Arbeiter richtig eingestuft wurden. Falls ein RCT 1 Formular nicht ausgefüllt wird, sieht die Gesetzgebung Geldstrafen sowohl für den Hauptauftragnehmer als auch den Subunternehmer vor. C2-Beantragungen Eine C2-Karte erlaubt es einem Hauptauftragnehmer, die Berechtigung vom Finanzamt zu erhalten, den Subunternehmer in brutto zu bezahlen. Die C2-Karte
allein erlaubt es dem Hauptauftragnehmer nicht Bruttozahlungen zu leisten, dafür wird auch ein RCT 47 Formular benötigt. Eine C2-Karte ist eine vom Finanzamt an einen Subunternehmer (Einzelperson, Partnerschaft oder Firma) ausgestellte Genehmigung, die letzterer beantragt und für welche er sich qualifiziert. Es ist eine personalisierte Karte, die mit einer Kreditkarte vergleichbar ist. Auf der Karte befinden sich ein Passfoto und die Unterschrift des Subunternehmers oder des benannten Nutzers, d.h. der von der Partnerschaft/Firma bevollmächtigten Person. Die Bedingungen, die erfüllt werden müssen, bevor eine C2-Karte ausgestellt werden kann, sind gesetzlich festgelegt, und das Finanzamt wird eine C2-Karte ausstellen, wenn diese Bedingungen erfüllt sind. Die C2-Karte ist ein wertvolles Dokument. Das Finanzamt ist dazu verpflichtet sicherzustellen, dass eine C2-Karte nicht an Personen ausgestellt wird, die diese missbrauchen bzw. unsachgemäß verwenden könnten. Subunternehmer beantragen eine C2-Karte mit dem Formular RCT 5. Grundlegende Richtlinien für C2-Antragsteller Stellen Sie den Antrag frühzeitig und geben Sie so viele Informationen wie möglich an. Es werden einige Überprüfungen durchgeführt um festzustellen, ob ein Antragsteller Anrecht auf eine C2-Karte hat, und dies kann zeitaufwendig sein. Des Weiteren beinhaltet die C2-Karte ein digital eingraviertes Abbild des Fotos und der Unterschrift, deren Anfertigung Zeit benötigt. Antragsteller sollten bereits für die Einkommens- und Körperschaftssteuer registriert sein, bevor sie eine C2-Karte beantragen. Der Antragsteller sollte auch für die Mehrwertsteuer bzw. als Arbeitgeber registriert sein, falls angebracht. Es wird davon ausgegangen, dass die meisten C2-Antragsteller einen Umsatz haben, der im Rahmen der Mehrwertsteuer, d.h. über 27.500, liegt. Der Antragsteller muss ein Subunternehmer gemäß einem entsprechenden Vertrag sein, bzw. im Begriff sein, einer zu werden. Eine Kopie des laufenden, entsprechenden Vertrags sollte mit eingesendet werden. Falls kein schriftlicher Vertrag besteht, muss der Hauptauftragnehmer einen Brief mit den Vertragsbedingungen bereitstellen. Solch ein Brief sollte auf Papier mit Briefkopf geschrieben sein und die Steuernummer des Hauptauftragnehmers beinhalten. Fälle, in denen weder ein schriftlicher Vertrag noch ein Brief vorgelegt werden kann, werden gesondert behandelt. Die Verantwortung liegt beim Antragsteller, das Finanzamt davon zu überzeugen, dass er im Begriff ist, ein Subunternehmer gemäß einem entsprechenden Vertrag zu werden. Das Ausmaß an Überprüfungen ist von Fall zu Fall unterschiedlich. Der Antragsteller muss seine Handelstätigkeiten von einem festgesetzten Geschäftsort aus betreiben. Dieser Ort muss entsrechende Ausstattung,
Material und anderes Zubehör aufweisen. Legen Sie so viel Beweise wie möglich vor, dass Sie in der Lage sind, den Auftrag auszuführen. Der Antragsteller muss ordnungsgemäß und ausreichend Aufzeichnungen führen. Falls es in der Vergangenheit in dieser Beziehung Probleme gegeben hat, muss er diese hervorheben und beschreiben, wie damit umgegangen wurde. Der Antragsteller muss während des Qualifikationszeitraums, d.h. der letzten drei Steuerjahre und der Zeit vom 1. Januar bis zum Zeitpunkt der Antragstellung, eine zufriedenstellende Steuerbilanz gehabt haben. Falls es sich beim Antragsteller um eine Partnerschaft handelt, wird die Steuerbilanz der Partnerschaft und jedes einzelnen Partners überprüft; bei einem Unternehmen beinhaltet dies die Überprüfung jedes Geschäftsführers/Teilhabers der Firma. Der Antragsteller, sowie alle involvierten Personen müssen all Ihren Verpflichtungen während des Qualifikationszeitraums nachgekommen sein und dürfen nicht nur zum Zeitpunkt der Antragstellung alle Steuervorgaben befolgt haben. Der Antragsteller muss zumindest sicherstellen, dass alle gegenwärtigen Verpflichtungen erfüllt werden, und Erklärungen vorbringen, falls es während des Qualifikationszeitraums Probleme gegeben hat. Bevollmächtigte oder Kunden, die beim Online-Service des Finanzamts (ROS) angemeldet sind, können Ihren gegenwärtigen Antragsstatus im Internet checken. Falls der Antragsteller die benanntes Bankkonto -Regelung wählt, muss er einen Beleg für das benannte Bankkonto in Form von originalen, aktuellen Bankauszügen beilegen. Fotokarte und Unterschrift Eine Fotokarte muss zusammen mit dem Formular RCT 5 ausgefüllt und eingesendet werden. Der Fotokarte (PC5) muss ein Foto beigefügt sein und sie muss an den dafür vorgesehen Stellen vom Subunternehmer/benannten Nutzer unterschrieben sein. Antragsteller versäumen es oft, das Formular zu unterschreiben oder ein Foto, das den Anforderungen des Finanzamts entspricht, beizufügen. Das Finanzamt ist sehr darum bemüht, die Anträge so schnell wie möglich zu bearbeiten, doch kommt es vor, dass nochmals Kontakt mit dem Bevollmächtigten bzw. Steuerzahler aufgenommen werden muss. Benannte Nutzer Unternehmen und Partnerschaften können Einzelpersonen benennen, die Verträge in deren Namen abschließen können. Im Falle eines Unternehmens, muss die benannte Person ein Geschäftsführer oder Teilhaber der Firma sein und im Fall einer Partnerschaft ein Partner in dieser Partnerschaft. Falls es nach Meinung des Finanzamts dem Antragsteller nicht möglich ist, die C2-Karte jedem Hauptauftragnehmer persönlich vorzuzeigen, kann der Antragsteller einen vollzeitbeschäftigten Mitarbeiter benennen. Die C2-Karte wird dann mit dem Foto und der Unterschrift der benannten Person ausgestellt, doch wird die C2-Nummer für das jeweilige Unternehmen verwendet.
Persönliche Abholung Antragsteller müssen die C2-Karte persönlich abholen und bei Erhalt eine Quittung unterschreiben. Nicht-ansässige Subunternehmer Die Anspruchsvoraussetzungen für eine C2-Karte gelten sowohl für ansässige als auch für nicht-ansässige Subunternehmer. Antragsteller, die während des Qualifikationszeitraums für eine gewisse Zeit außerhalb von Irland wohnhaft waren, müssen allen vergleichbaren Verpflichtungen nachgekommen sein, die auf den Gesetzen des Landes, in dem sie gelebt haben, beruhen. Nicht-ansässige Subunternehmer senden Ihren Antrag bitte an die Finanzbeamten in der, RCT/VAT Section, City Centre District, 9/10 Upper O Connell Street, Dublin 1. Tel.: 01-865 5000 Ein zusätzlicher Fragebogen muss von allen nicht-ansässigen C2-Antragstellern ausgefüllt werden. Dieser ist bei oben genannter Adresse und unter www.revenue.ie/revguide/const_non_res.htm erhältlich. Regelungen im Falle eines Einspruchs Wenn das Finanzamt die Ausstellung einer C2-Karte verweigert, wird der Antragsteller schriftlich benachrichtigt. Der Subunternehmer kann gegen diese Entscheidung innerhalb von 30 Tagen nach Benachrichtigung Einspruch erheben. Im Verlauf der Rechnungsprüfungen, Baustellenkontrollen und Sicherheitschecks prüft das Finanzamt die Anwendung der RCT in Hinsicht auf C2-Besitzer um sicherzustellen, dass Hauptauftragnehmer korrekt vorgehen und dass Subunternehmer ihre C2-Karte nicht missbrauchen bzw. unsachgemäß verwenden. Die Gesetzgebung sieht eine Geldstrafe von 1.265 oder eine Haftstrafe von 6 Monaten oder beides vor, für den Fall, dass o bei einer C2-Antragstellung falsche Angaben gemacht oder gefälschte Unterlagen oder Materialien vorgelegt wurden o eine Person mittels falscher Angaben den Erhalt einer C2-Karte begünstigt hat o eine Person eine auf eine andere Person ausgestellte C2-Karte verwendet hat o eine Person einem Hauptauftragnehmer eine gefälschte C2-Karte vorgelegt hat Belange, die C2-Besitzer betreffen Nachdem eine C2-Karte genehmigt wurde, wird das Finanzamt Kontrollen durchführen, um sicher zu stellen, dass der Besitzer auch weiterhin seinen Verpflichtungen nachkommt. Dies kann z.b. Kontakt zum Hauptauftragnehmer oder eine Baustellenkontrolle beinhalten, in den meisten Fällen aber handelt es sich um eine interne Überprüfung der Einhaltung seitens des Subunternehmers. Ein C2-Besitzer sollte die C2-Karte sicher aufbewahren und sie nie eine andere Person benutzen lassen.
Wenn ein C2-Besitzer einen entsprechenden Vertrag eingeht, muss er: die C2-Karte dem Hauptauftragnehmer persönlich vorzeigen. Dies ist nicht nötig, wenn der C2-Besitzer das Finanzamt über ein benanntes Bankkonto informiert hat und der Hauptauftragnehmer zustimmt, alle gemäß dem entsprechenden Vertrag fälligen Zahlungen auf dieses Konto zu überweisen. In einem solchen Fall muss der Subunternehmer dem Hauptauftragnehmer nur die Bankdetails und seine C2-Nummer mitteilen, die in das Formular RCT 46 eingetragen werden (siehe unten); gemeinsam mit dem Hauptauftragnehmer das Formular RCT 1 ausfüllen. Dem RCT 1 Verfahren muss unter allen Umständen gefolgt werden. Achten Sie darauf, dass ein C2-Besitzer je nach den Bedingungen des jeweiligen Vertrags auch als angestellt gelten kann; und gemeinsam mit dem Hauptauftragnehmer das Formular RCT 46 ausfüllen. Dies berechtigt den Hauptauftragnehmer dazu, den C2-Besitzer in brutto zu zahlen. Ggf. werden die Details für das benannte Bankkonto im Formular RCT 46 eingetragen. Es ist wichtig, dass dieses Formular lange vor dem ersten, durch den Vertrag festgesetzten Zahlungstermin an das Finanzamt gesendet wird. Während der Bearbeitung des Formulars führt das Finanzamt interne Checks durch und vielleicht wird überprüft, ob sich der Subunternehmer and die Bestimmungen hält. Ggf. wird ein RCT 47 Formular an den Hauptauftragnehmer ausgestellt. Es sollte nicht vorausgesetzt werden, dass die Bevollmächtigung, Bruttozahlungen zu leisten (Formular RCT 47) in allen Fällen ausgestellt wird. Falls kein Formular RCT47 ausgestellt wird, ist der Hauptauftragnehmer dazu verpflichtet, eine Steuer von 35% von allen Zahlungen an den Subunternehmer abzuziehen. [Mehr dazu in der nächsten Ausgabe im Artikel über das RCT Steuerabzugskartensystem.] Als Teil des Kontrollverfahrens kann das Finanzamt für die an den Hauptauftragnehmer ausgestellte Zahlungskarte eine vertragsgebundene Geldgrenze setzen. Bei jeder Zahlung, die über dieser Geldgrenze liegt, muss der Hauptauftragnehmer Steuern abziehen. Die Grenze gilt für jeden Vertrag getrennt. Bei der Feststellung, ob eine Grenze nötig ist, berücksichtigt das Finanzamt das Ausmaß des übernommenen Auftrags und das Vermögen des Subunternehmers, diesen zu erfüllen, es gewährt dabei aber auch den Geschäftsausbau des Subunternehmers. Falls ein Subunternehmer das Gefühl hat, dass die Grenze für sein Geschäft nicht hoch genug ist, kann er beim Finanzamt beantragen, diese zu erhöhen bzw. aufzuheben. Ein Subunternehmer kann gegen jede Entscheidung des Finanzamts, die Grenze nicht zu erhöhen oder aufzuheben, Einspruch erheben. Wenn das Formular RCT 1 nicht ausgefüllt wird, sieht die Gesetzgebung Geldstrafen vor. Wenn ein Hauptauftragnehmer Zahlungen ohne Steuerabzug und ohne das Formular RTC47 leistet, ist er haftbar für die Steuer, die für das Finanzamt hätte abgezogen werden sollen.
Annullierung von C2-Karten: Wenn dem Finanzamt bekannt wird, dass: o Informationen, wären sie zum Zeitpunkt der Ausstellung einsichtbar gewesen, zur Ablehnung einer C2-Antragstellung geführt hätten; oder, o eine C2-Karte auf Grund von falschen oder irreführenden Informationen ausgestellt wurde; oder, o ein C2-Besitzer erlaubt hat, dass seine C2-Karte missbraucht wird; oder, o im Falle einer Firma ein Wechsel in der Geschäftsführung der Firma stattgefunden hat; oder, o ein C2-Besitzer seinen Einhaltungsverpflichtungen nicht nachgekommen ist; oder, o ein C2-Besitzer seiner Geschäftstätigkeit nicht mehr nachgeht, wird es die C2-Karte annullieren und alle Hauptauftragnehmer, die ein RCT 47 für diesen Subunternehmer besitzen, darüber informieren. Der Subunternehmer wird auch benachrichtigt und dazu aufgefordert, die C2-Karte zurückzusenden. Gegen die Entscheidung kann der Subunternehmer innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Benachrichtigung Einspruch einlegen. Solange die Entscheidung über den Einspruch seitens der Berufungsbeauftragten (Appeal Commissioners) aussteht, bleibt die C2- Karte ungültig. Falls die C2-Karte nicht zurückgesendet wird oder nach deren Annullierung weiterhin benutzt wird, kann bei Verurteilung eine Geldstrafe von 1.265 oder 6 Monate Gefängnisstrafe oder beides folgen.
Checkliste für den Subunternehmer Haben Sie sich für alle entsprechenden Steuern wie z.b. der Einkommenssteuer, Körperschaftssteuer, Mehrwertsteuer bzw. für das PAYE/PRSI-System für Arbeitgeber angemeldet? Bevor Sie einen Vertrag mit einem Hauptauftragnehmer eingehen, haben Sie die Richtlinien auf der Rückseite des RCT 1 Formulars gelesen und ihren Status als Angestellter bzw. selbständiger Subunternehmer korrekt bestimmt? Falls Sie kein Angestellter sind, haben Sie gemeinsam mit dem Hauptauftragnehmer das Formular RCT 1 ausgefüllt? Falls Sie ein nicht-beglaubigter Subunternehmer sind, haben sie für jede erhaltene Zahlung ein RCTDC Formular erhalten? Falls Sie ein nicht-beglaubigter Subunternehmer sind, berechnen Sie Ihr Bruttoeinkommen in Ihre Berechnungen für die Einkommenssteuer/Körperschaftssteuer mit ein? Falls Sie ein nicht-beglaubigter Subunternnehmer sind, haben Sie Ihre RCTDC Formulare fristgerecht an das Finanzamt gesendet? Falls Sie ein nicht-beglaubigter, nicht-ansässiger Subunternehmer sind, haben Sie das Formular IC 1/IC 3 und den jeweiligen Fragebogen ausgefüllt und eingesendet? Falls Sie sich um eine C2-Karte bewerben, haben Sie das Formular RCT 5 ausgefüllt und alle notwendigen Unterlagen rechtzeitig eingesendet? Vor allem, sind Ihre Steuerangelegenheiten auf dem neuesten Stand? Falls Sie sich um eine C2-Karte bewerben, haben Sie ein Foto und eine Unterschrift im vorgeschriebenen Format bereitgestellt? Falls Sie sich um eine C2-Karte bewerben und beantragen, ein benanntes Bankkonto zu verwenden, haben Sie dem Finanzamt den Beleg für dieses benannte Bankkonto vorgelegt? Als C2-Besitzer, sind Sie dem RCT 1-Verfahren gefolgt, bevor der Auftrag begonnen hat? Als C2-Besitzer, der kein Angestellter ist, haben Sie das Formular RCT 46 rechtzeitig vor der ersten Zahlung ausgefüllt? Als ein C2-Besitzer, haben Sie Ihre Steuerangelegenheiten auf dem neuesten Stand gehalten? Als Arbeitnehmer, wenden Sie bei allen Zahlungen an Ihre Angestellten das PAYE/PRSI-System an, ausgenommen der als Country Money genehmigten Vereinbarungen? Als Arbeitnehmer, wenden Sie das genehmigte Country Money Programm korrekt an?