Passen die Löhne und Gehälter Ihres Mandanten? Ein erheblicher Teil der Kosten des betrieblichen Leistungsprozesses sind oft Personalkosten. Für Unternehmen ist es daher von entscheidender Bedeutung, ein aktives Personalkostenmanagement zu betreiben. Durch die Lohnbuchführung haben Sie Einblick in die Lohn- und Gehaltsstruktur Ihrer Mandanten. Vergleichen Sie zum Beispiel den Personalkostenanteil Ihres Mandanten mit dem Branchendurchschnitt. So erkennen Sie sofort, in welchem Personalkostenkorridor sich Ihr Mandant bewegt. Ein zu hoher Personalkostenanteil kann ein Indiz für zu hohe Löhne und Gehälter sein oder ein Hinweis auf einen zu geringen Anteil verrechneter Zeiten. Sind die absoluten Personalkosten je Mitarbeiter zu hoch, sollte Ihr Mandant seine Personalkostenstruktur überdenken. Sind die absoluten Personalkosten in Ordnung, sollten Sie Ihrem Mandanten nahelegen, seinen Anteil an verrechneten Zeiten zu erhöhen. Anhand der Lohnbuchführung haben Sie Einblick in die Lohn- und Gehaltsstruktur Ihrer Mandanten. Sie und Ihr Mandant haben die Vermutung, dass das unzureichende Ergebnis Ihres Mandanten auf zu hohe Löhne und Gehälter zurückzuführen ist. Kanzleientwicklungsdialog, Stand 04 11, DATEV Seite 1 von 6
Kapitel 1: Branchenvergleich der Personalkosten 1.1 Sie prüfen daher in einem ersten Schritt die Personalkosten, indem Sie diese mit dem Branchendurchschnitt vergleichen. Dazu ruft Ihr Mitarbeiter einen kostenpflichtigen Branchenvergleich aus dem DATEV-Rechenzentrum ab. (Auswertungen Branchenauswertungen) 1.2 Im Vergleich zu weiteren Betrieben in dieser Umsatzklasse, liegt Ihr Mandant wie auch die Grafik verdeutlicht mit seinen Personalkosten unter dem Durchschnitt der Branche. Daher prüfen Sie anschließend, ob die schlechte Ergebnissituation auf nicht verrechnete Kosten zurückzuführen ist. 1.3 Sie möchten daher die einzelnen Kosten mit Ihrem Mandanten in einer Beratung besprechen. Dazu sehen Sie sich an, welche Kosten in die Personalkosten einfließen und welche weiteren Kosten Ihr Mandant bei der Preiskalkulation berücksichtigen müsste. Kanzleientwicklungsdialog, Stand 04 11, DATEV Seite 2 von 6
Kapitel 2: Unterlagen für ein Beratungsgespräch vorbereiten 2.1 Ein Assistent führt Sie durch die nötigen Angaben im Programm. (Wirtschaftsberatung Basis Wirtschaftsberatung Schnellberechnung Personalkosten und Stundensatz ) 2.2 Erfassen Sie allgemeine Angaben zum Mandanten auf dem Deckblatt. Informationen zur Erfassung und Berechnung finden Sie unter Info. Öffnen Sie anschließend die Stammdaten. 2.3 Dort sind bereits die Sozialversicherungsgrenzen und die durchschnittlichen Prozentsätze der Sozialversicherung hinterlegt. Diese können Sie im Bedarfsfall ändern. Anschließend wechseln Sie in eine Erfassungsmaske, um dort die Kosten Ihres Mandanten zu erfassen. (Schaltflächen Zurück und Berechnung ) Kanzleientwicklungsdialog, Stand 04 11, DATEV Seite 3 von 6
2.4 Da Sie alle abrechnungsrelevanten Kosten betrachten möchten, behalten Sie die Einstellung mit Gemeinkosten bei. Um die jeweiligen Bruttolöhne Ihrer Mitarbeiter mit den verrechneten Kosten zu vergleichen, gehen Sie schrittweise vor. Sie erfassen zunächst für die Personalkosten den Bruttolohn und die Sozialversicherungsmerkmale des Mitarbeiters mit dem niedrigsten Lohn. Die entsprechenden Arbeitgeberbeiträge dazu berechnet Ihnen das Programm automatisch. Unter Schrittweite erfassen Sie außerdem die Abstände, in denen das Programm weitere, höhere Löhne darstellen soll, d. h. bei diesem Mandanten 100er Schritte. Bei Einmalzahlungen, wie dem Weihnachtsgeld, unterstützt Sie das Programm durch entsprechende Auswahldialoge. Passen Sie ggf. die Arbeitstage pro Monat und die Arbeitsstunden pro Tag an. In diesem Beispiel wird eine Stunde Rüstzeit täglich berücksichtigt. Erfassen Sie Fehltage, wie Urlaub und Schulungen, pro Jahr. Kanzleientwicklungsdialog, Stand 04 11, DATEV Seite 4 von 6
2.5 Als Gemeinkosten erfassen Sie die jährlichen Kosten aus der Buchführung. Zusätzlich zum zukünftig angestrebten Gewinn können Sie optional auch weitere hierauf aufbauende Gewinnaufschläge erfassen. Sie erkennen nun den Gemeinkostensatz und den Gewinnaufschlag je Stunde sowie den Stundensatz, den Ihr Mandant für seine Aufträge verrechnen sollte. 2.6 Neben der laufenden Ergebnisdarstellung zeigen drei Tabellen: 1. Die Personalkosten, ohne Gemeinkosten und Fehlzeiten in Lohnstufen. 2. Die Stundensätze, ohne Gemeinkosten mit und ohne Fehltage, sowie die Kosten der Fehltage für alle Mitarbeiter sowie durchschnittlich je Mitarbeiter. 3. Eine Stundensatzkalkulation, die aufzeigt, welche Stundensätze bei den abgestuften Bruttolöhnen und den angestrebten Gewinnstufen verrechnet werden müssten. Kanzleientwicklungsdialog, Stand 04 11, DATEV Seite 5 von 6
Kapitel 3: Beratung 3.1 Im Beratungsgespräch mit Ihrem Mandanten sehen Sie sich gemeinsam das Ergebnis an. Mögliche Auswirkungen, die sich bei Änderungen in den einzelnen auftragsrelevanten Kosten oder Arbeitszeiten ergeben, können Sie dabei erörtern. (Speichern Sie hierfür einen zweiten Fall als Variante ab.) Nachdem Ihr Mandant sich für eine Variante entschieden hat, drucken Sie das Ergebnis für die besprochenen Maßnahmen aus. So können Sie Ihren Mandanten nicht nur durch die zu verrechnenden Stundensätze bei seiner Preiskalkulation unterstützen, sondern ebenso bei wirksamen Sparansätzen bei seinen Kosten. Kanzleientwicklungsdialog, Stand 04 11, DATEV Seite 6 von 6