Anlage 1 Leistungsbeschreibung Vertrag über die Gestaltung des Veranstaltungsdesigns der Jahrestagung im Rahmen des BMBF-Programms Förderung der Berufsorientierung in überbetrieblichen und vergleichbaren Berufsbildungsstätten (BOP) beim Bundesinstitut für Berufsbildung. Das BOP wird aus Mitteln des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF) gefördert und vom Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) durchgeführt. Das Berufsorientierungsprogramm wird eine Jahreskonferenz und Auszeichnung der besten Umsetzungen des Programms mit Preisverleihung und anschließender Festveranstaltung am 26. und 27. November 2012 in Berlin im Berliner Congress Center (bcc) durchführen. Die Veranstaltung soll Entwicklungen und Erfahrungen in den Bereichen Berufsorientierung und Potenzialanalyse aufzeigen. Im Rahmen eines bundesweiten Wettbewerbs (www.bop-meine-idee) erhalten die in das BMBF-Programm involvierten Projekte die Chance, ihre Projektaktivitäten und erfolge rund um das Thema Berufsorientierung miteinander zu vergleichen. Ausgezeichnet werden diejenigen Projekte, die sich in besonderer Weise bei der Förderung der Berufsorientierung in überbetrieblichen und vergleichbaren Berufsbildungsstätten hervorgehoben haben. Der zweite Tag dient der Fortbildung der Ausbilderinnen und Ausbilder. Gegenstand der Ausschreibung ist die Gestaltung des Veranstaltungsdesigns der BOP-Jahrestagung im Berliner Congress Center. Hierbei soll der Auftragnehmer auf der Grundlage von verbindlichen Corporate Design-Vorgaben folgende Designelemente für die Jahrestagung grafisch gestalten, den Druck beauftragen und qualitativ überwachen. Der Veranstaltungsort bietet die Bedruckung und Produktion verschiedener Elemente für ein Veranstaltungsbranding, für die vom Auftragnehmer entsprechende Designvorlagen zugeliefert werden müssen: Dorothea Werner-Busse Seite 1 von 5 1
1. Bühnengestaltung (Rundbogenwand) Der Veranstaltungsort bietet die Bedruckung einer Rundbogenwand an. Hierbei soll der Auftagnehmer entsprechend der CD-Vorgaben ein Bühnenbild für die Rundbogenwand (20,89 m x 3,44 m (B x H)) gestalten und beauftragen. 2. Präsentationsleinwand Gestaltung von Hintergrundcharts (PowerPoint), Maße werden vom Veranstalter vorgegeben. 3. Rednerpult Der Auftragnehmer liefert die Gestaltung des Bühnenrednerpultes sowie für 4 weitere Rednerpulte der Forenreihen. 4. Raumplan im A0-Format Gestaltung eines Raumplans zur Ausschilderung der Veranstaltungsräume. 5. Raumausschilderung Leitsystem vor Ort zur Ausschilderung der Veranstaltungsräume. 6. Tresenaußenblenden Gestaltung von 6 Empfangstresen im Corporate-Design der Veranstaltung. 7. Dekoration von 80 Tischen mit jahreszeitlich abgestimmten Blumen sowie die Dekoration des Bühnenbereichs. 8. Fensterfotos (optional). Dienstleistungen, technische Umsetzung und sonstige Leistungen Alle notwendigen Maßnahmen durch den Auftragnehmer finden in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber statt. Vorgesehen ist ein Planungstreffen beim Auftraggeber. Die gewünschten Leistungen müssen termingerecht erfüllt werden: Der Auftragnehmer (im folgenden AN ) muss die grafischen Arbeiten er- und bearbeiten, einer Schlusskorrektur unterziehen, auf der Grundlage von verbindlichen Dorothea Werner-Busse Seite 2 von 5 2
Corporate Design-Vorgaben gestalten, den Druck beauftragen und qualitativ überwachen. Der AN gestaltet das Design der Veranstaltung auf der Grundlage der jeweils geltenden Corporate Design-Vorgaben: Styleguide der Bundesregierung Corporate Design-Regelungen des BMBF/BIBB/BO Corporate Design Manual für das Berufsorientierungs-Programm. Zur Abstimmung der Entwürfe erstellt der AN eine Datei im PDF-Format und sendet diese an den AG. Der AG übermittelt seine Änderungswünsche an den AN zur weiteren Bearbeitung und ggf. weiteren Abstimmung. Es ist von einem erhöhten internen Abstimmungsbedarf auszugehen. Abrechnung dieser Dienstleistung: nach Zeitaufwand. Besprechungen Abstimmungsgespräche finden je nach Bedarf und in Bonn statt. Abrechnung für diese Dienstleistung: o Reisekosten: Erstattung nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG), o Besprechungszeiten vor Ort: nach Zeitaufwand. Rechte Der AG erhält von allen erstellten Produkten umfassende Nutzungsreche für alle Medien jetzt und zukünftig auf unbefristete Zeit. Öffnungsklausel Sollten im Preiskatalog nicht alle Arbeiten erfasst sein, kann der AG an den AN nach Absprache und Angebot weitere Leistungen vergeben. 3 Dorothea Werner-Busse Seite 3 von 5
Anforderungen an den Bieter Alle Bieter müssen die nachfolgend aufgeführten Voraussetzungen erfüllen: Fachliche Qualifikationen des Bieters: Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern, insbesondere mit Bundesbehörden Breit gefächertes Leistungsspektrum bzgl. Grafischer Leistungen für unterschiedliche Zielgruppen Erfahrungen in der kreativen Umsetzung von Corporate Design Vorgaben. Leistungsfähigkeit des Bieters Darstellung des Organisations- bzw. Firmenprofils und der Kompetenzschwerpunkte Einreichung von einschlägigen Arbeitsproben/Referenzprodukten zum Nachweis der erforderlichen Erfahrungen aus dem Bereich Veranstaltungen wie beschrieben. Zuverlässigkeit nach 6 EG Die Bieter sind geeignet, wenn sie die o.g. Voraussetzungen erfüllen. Zuschlagskriterien - Konzept (40 %) - Nachweis erfolgreich durchgeführter Veranstaltungen (15 %) - Preis (45 %) Der Auftragnehmer muss in der Lage sein, auch kurzfristig für einen reibungslosen und termingerechten Ablauf seiner Leistungen in der Vorbereitungszeit und während der Veranstaltung zu sorgen. Besonderer Wert wird auf die Erfahrungen im Umgang mit Personen und Institutionen aus der beruflichen Bildung gelegt. Der Auftragnehmer beginnt mit seinen Arbeiten zeitgemäß nach Auftragserteilung. Dorothea Werner-Busse Seite 4 von 5 4
Der AG hat in einem Preiskatalog alle relevanten Einzelleistungen aufgeführt. Für die vom AN erbrachten Dienstleistungen erfolgt die Rechnungslegung nach erbrachter Leistung. Die Abrechnung ist durch detaillierte Nachweise zu belegen. Alle Unteraufträge (Druckereikosten, Speditionskosten, Bildnutzungsgebühren etc.) sind gesondert aufzuführen und durch Einreichung der Rechnungen zu belegen. Alle Fremdkosten werden ohne Aufschlag an den AG weitergereicht. 5 Dorothea Werner-Busse Seite 5 von 5