Ihr Begleiter zur Inbetriebnahme - Zeiterfassung - Workflow Stand: 1. April 2008 (3.20B140)
Inhaltsverzeichnis 1 Vorgesetzte in den Firmendaten einrichten...3 2 Modulgruppe erstellen/ändern...4 3 Workflow- Hierarchie erstellen...4 4 Buchungsberechtigungsgruppe erstellen...5 5 Systembenutzer Mitarbeiter und Vorgesetzter...6 5.1 Mitarbeiter...6 5.2 Vorgesetzter...7 6 Vorgesetzten- Vertreter in den Firmendaten...7 7 Platz für eigene Notizen...9
1 Vorgesetzte in den Firmendaten einrichten In Visual Time/Personaldaten/Firmendaten wechseln Das Häkchen bei Mitarbeiter ist Vorgesetzter setzen Mit der Schaltfläche die Änderungen speichern Vor dem Speichern Nach dem Speichern Mit dieser Schaltfläche kann sich der Vorgesetzte einen Vertreter für einen gewissen Zeitraum bestimmen (siehe auch Vorgesetzten- Vertreter in den Firmendaten weiter unten)
2 Modulgruppe erstellen/ändern In Visual Management/Systemorganisation/Modulgruppen wechseln Module wie unten angezeigt für MA bzw. VG frei schalten. Mitarbeiter (Die Zeilen Vorgesetzter und Anträge bearbeiten müssen nur frei geschaltet werden, wenn für Fehlzeiten die Vertreterregelung aktiviert ist. Vorgesetzter 3 Workflow- Hierarchie erstellen In Visual Management/Systemorganisation/Workflow-Hierarchien wechseln Mit der Schaltfläche einen neuen Datensatz anlegen. Bearbeitungsgruppe auswählen und einen Namen vergeben. Mit der Schaltfläche den Datensatz in der Datenbank anlegen. Vorgesetzten auswählen, als Berechtigung Endgenehmigen auswählen, auf klicken ev. weitere Vorgesetzte mit Vorgenehmigungsrechten einstellen. Sollen Vorgesetzte eingestellt werden, die nur informativ die Anträge bekommen sollen, müssen diese als Recht Lesen bekommen und auf die selbe Berechtigungsebene wie der gleichrangige Vorgenehmiger gesetzt werden ev. können noch Personen definiert werden, die bei Annahme oder Ablehnung eines Antrages per E-Mail informiert werden. Die Änderungen mit der Schaltfläche in der Datenbank speichern
Soll bei Antragstellung der Vorgesetzte bzw. bei Antragsbearbeitung der Mitarbeiter eine E-Mail erhalten, ist dieses Häkchen zu setzen. 4 Buchungsberechtigungsgruppe erstellen In Visual Management/Systemorganisation/Buchungsberechtigung wechseln Mit der Schaltfläche einen neuen Datensatz anlegen. Mandant, Bearbeitungsgruppe auswählen und einen Namen vergeben. Mit der Schaltfläche den Datensatz in der Datenbank anlegen. Jetzt die gewünschte Buchungsart auswählen, bei einigen Buchungsarten noch eine Gruppen angeben (DG-Buchungen), danach festlegen, ob ein Antrag gestellt werden soll, festlegen, wie lange diese Buchungsart rückwirkend bzw. in die Zukunft gebucht werden darf und die richtigen Workflow- Hierarchie einstellen. Auf klicken Das ganze für alle gewünschten Buchungsarten bzw. Gruppen wiederholen Die Einträge werden nach der Buchungsart sortiert. Gesetzt, Fehlzeitantrag muss vom Vertreter bestätigt werden. Nicht gesetzt, Buchung wird sofort zum Vorgesetzten weiter geleitet. Gesetzt, Buchung geht zum Vorgesetzten zur Genehmigung Nicht gesetzt, Buchung wird sofort verarbeitet Wie lange darf eine Buchung rückwirkend bzw. in die Zukunft beantragt werden. Ist der Zeitraum überschritten, erhält der Mitarbeiter eine Meldung.
5 Systembenutzer Mitarbeiter und Vorgesetzter 5.1 Mitarbeiter In Visual Management/Systemorganisation/Systembenutzer wechseln Mitarbeiter suchen ODER In VisualTime/Personendaten/Firmendaten auf die Schaltfläche klicken bei Neuanlage auf der Registerkarte Modulrechte die Modulgruppe einstellen bei Neuanlage auf der Registerkarte Rechte die Berechtigungsgruppe (Berecht.Grp.) einstellen Buchungsberechtigungsgruppe (Buch. Grp.) einstellen bei Neuanlage auf der Registerkarte Passwort ein Initialpasswort für die erstmalige Anmeldung am System einstellen Änderungen mit der Schaltfläche in der Datenbank speichern Verknüpfung zur Personalnummer muss unbedingt vorhanden sein
5.2 Vorgesetzter Zusätzlich Vertreterberechtigungsgruppe einstellen (für Auswahl des Vertreters in den Firmendaten) sowie eine andere Buchungsberechtigungsgruppe (andere Workflow- Hierarchie) den Haken bei Workflow-Vorgesetzter setzen Änderungen mit der Schalfläche in der Datenbank speichern Ist dieses Häkchen gesetzt, sieht der Vorgesetzte auch die Daten seiner Mitarbeiter gemäß seiner Bearbeitungsgruppe 6 Vorgesetzten- Vertreter in den Firmendaten In Visual Time/Personaldaten/Firmendaten wechseln Auf die Schaltfläche klicken Jetzt kann eingestellt werden, wer vertreten soll, in welchem Zeitraum sowie welche Workflow- Hierarchie vertreten werden soll Mit der Schaltfläche werden die Änderungen gespeichert. Im festgelegten Zeitraum sieht dann der Vertreter die an den Vorgesetzten gestellten Anträge
Soll der Vertreter per E-Mail benachrichtigt werden, ist jetzt das Häkchen bei E-Mail zu setzen und mit der Schaltfläche die Änderungen zu sichern, der Vertreter erhält die E-Mail, das Häkchen wird automatisch wieder gelöscht.
7 Platz für eigene Notizen