CHECKLISTE KUNDENEVENT Kundenevents sind eine gute Möglichkeit, mit (Neu-)Kunden in den persönlichen Kontakt zu treten. Natürlich ist ein Event mit organisatorischem Aufwand verbunden, mit Vor- und Nachbereitung. Mit einer professionellen Organisation und Durchführung werden sie jedoch auch zu einem unvergesslichen Erlebnis für Gäste und Mitarbeiter und tragen so erheblich zum Vertriebserfolg eines Unternehmens bei. Die nachfolgende Checkliste hilft Ihnen dabei, im Rahmen der Planung kein Detail zu vergessen. SCHRITT 1: KONZEPTION Veranstaltungsziel Themendefinition Agenda & Rahmenprogramm Zielgruppen Termin/ Dauer Ort/ Region Budgetplanung & (Re-)Finanzierungsmöglichkeiten Zusammenstellung des Organisationsteams und Aufgabenverteilung 01
SCHRITT 2: VORBEREITUNG Anforderungen an die Location definieren Technische Raumausstattung festlegen Location auswählen/buchen Tagungsequipment bereitstellen Unterbringung, Parkmöglichkeiten und Anfahrt (Hotel- und Flughafenshuttle) regeln Verpflegung/ Catering bestellen Termin bei relevanten Mitarbeitern blocken Unternehmens-/ Eigenpräsentation nebst Handouts vorbereiten Themen optionaler Vorträge/ Präsentationen definieren Externe Redner buchen 02
SCHRITT 2: VORBEREITUNG Fotos, Informationen und Präsentationen/ Handouts zu Rednern bereitstellen Präsente/ Blumen für Redner & Ehrengäste Moderation buchen (optional) Rahmenprogramm festlegen Dekoration/ Beschilderung vorbereiten Versicherungsschutz anpassen, Ersthelfer/ Sicherheitspersonal benennen Finale Personalplanung nebst Terminblocker versenden Kundenfeedbackbogen erstellen Visitenkarten, Namensschilder und Badges vorbereiten Printmaterialien (Flyer, Kataloge) und Werbeartikel bereitstellen 03
SCHRITT 3: KOMMUNIKATION Event inkl. Anmeldung auf Homepage stellen E-Mail-Signatur erstellen/ einbinden Veranstaltungspromotion auf externen Websites Event ankündigen (z.b. Newsletter) Bewerbung in Fachmedien organisieren Einladung erstellen/ versenden Anmeldebestätigung an Teilnehmer versenden Pressemeldung/ Pressemappe vorbereiten/ verteilen Pressevertreter einladen Fotograf buchen 04
SCHRITT 4: DURCHFÜHRUNG Transport der Materialien und Aufbau Briefing der Mitarbeiter Generalprobe Teilnehmerregistrierung Kundenbetreuung sicherstellen Ansprechpartner (Presse, Teilnehmer) festlegen Betreuung der Redner/ Referenten festlegen Abbau/ Rücktransport 05
SCHRITT 5: NACHBEARBEITUNG Versand von Dankesschreiben an Teilnehmer Bilder und Präsentationen zur Verfügung stellen Event-Feedback evaluieren Kundengespräche nachbereiten Budget-Check durchführen Auswertung der Veranstaltung & Dokumentation Abschlusspressemeldung verteilen Bildrechte: Wegweiser Sommerfest Marco2811 - Fotolia.com 06