Personalentwicklung Mit Arbeiter- Befragung Version 2015 Urheberrechtshinweis: Das Urheberrecht liegt bei Franz Ehrl. Jede auch nur auszugsweise nicht widmungsgemäße Verwendung ist untersagt.
Inhalt Urheberrechtshinweis:... 1 Inhalt... 2 Erklärung an die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen... 3 Datenschutz... 4 Teilnahme und Ablauf... 5 Anonymität der Befragten... 5 Der Mitarbeiterbefragungsbogen... 6 1 Genererelle persönliche Arbeitszufriedenheit... 6 2 Arbeitgeber Attraktivität... 6 3 Arbeitsplatz und Arbeitshilfsmittel... 6 4 Arbeitsorganisation... 6 5 Information und Kommunikation... 6 6 Arbeitsinhalt... 6 7 Arbeitsklima... 6 8 Vorgesetztenbeurteilung... 6 9 Unternehmensführung und Identifikation... 6 10 Entwicklungsmöglichkeiten... 6 11 Ihre Meinung zu Projekten... 6 Gesamteinschätzung... 6 Verbesserungsvorschläge:... 6 Auswertungen... 7 Beispiel Gesamtübersicht... 7 Einzelauswertungen... 8 Beispiel Information und Kommunikation... 8 Beispiel Vorgesetzten-Beurteilung... 9 Kommentare... 9 Antworten... 9 Dauer... 10 Präsentation... 10 Leistungsübersicht... 10 Erfahrungen... 11 Kosten... 11 Kontakt:... 11
Erklärung an die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Der folgende Text ist zur Übermittlung an die teilnehmenden MitarbeiterInnen vorgesehen. In diesem sind das Procedere und der Ablauf gut beschrieben. Nötige Ergänzungen für den Auftraggeber sind im Text eingebaut. Es empfiehlt sich, alle MitarbeiterInnen in einer Betriebsversammlung persönlich von der Mitarbeiterbefragung zu informieren (Wird durch Fa. Ehrl gemeinsam mit der Geschäftsleitung durchgeführt). Es empfiehlt sich ebenso eine ev. vorhandene Personalvertretung möglichst frühzeitig von der Mitarbeiterbefragung zu informieren, bzw. auch einzubinden. Mitarbeiterbefragungen dienen der Erfassung und dem Verständnis der Vorstellungen, Wünsche und auch Probleme unserer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Wir wollen damit die Grundlage für die weitere Optimierung des Betriebsklimas schaffen und Entscheidungen im Dialog mit unseren Beschäftigten treffen. Für uns ist das Bild der aktuellen Situation wichtig und so ist die Entscheidung gefallen, diese Mitarbeiterbefragung die übrigens anonym ist durchzuführen und damit auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu erhöhen. Nur wenn wir die Ansatzpunkte erkennen können wir Verbesserungen durchführen. Unterstützen Sie uns beim Erkennen von kritischen Bereichen wir nehmen alle Anregungen ernst! Als Ergebnis der Mitarbeiterbefragung wird unter anderem auch eine Liste von Verbesserungsvorschlägen geliefert, die für den Auftraggeber ein Hinweis auf das Innovations-Potenzial des Unternehmens liefern. Wir haben uns wegen der leichteren Lesbarkeit dafür entschieden in den Fragebögen auf die Verwendung einer durchgängigen geschlechterneutralen Formulierung zu verzichten. Selbstverständlich gelten die Ausführungen sowohl für unsere weiblichen als auch männlichen Beschäftigten. Danke für Ihr Verständnis. In einzelnen Fragen wird auf den Vorgesetzen Bezug genommen. Damit meinen wir in jedem Fall Ihren direkten nächsthöheren Ansprechpartner wie Bauleiter, Projektleiter, Gruppenleiter. Als Geschäftsleitung erwarten wir uns einerseits von allen zur Teilnahme eingeladenen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen die aktive Beteiligung an der Mitarbeiterbefragung um unser Unternehmen weiterzubringen, die offene und ehrliche Beantwortung der Fragen, insbesondere auch solcher, wo es subjektiv um ein Gefühl oder eine persönliche Meinung geht, den aktiven Einsatz der Führungskräfte aller Ebenen für die Mitarbeiterbefragung und die Informationsweitergabe speziell die Abläufe und Spielregeln betreffend, die gründliche Auseinandersetzung mit den Ergebnissen um echte Verbesserungen zu erzielen.
Andererseits wird die Geschäftsleitung sichtbar die Verantwortung für die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung übernehmen, die Ergebnisse ernst nehmen, offen, ehrlich, zeitnah über die Ergebnisse informieren und Nutzen für das Unternehmen aus den Ergebnissen ziehen. Datenschutz Die Geschäftsleitung verpflichtet sich auch zur Sicherstellung der datenschutzrechtlichen Regelungen und Verfahren, die personenbezogene und potenziell sensible Daten (Antworten im Fragebogen, Information über die Teilnahme oder Nichtteilnahme) vor Missbrauch schützen. Dies bedeutet insbesondere, dass diese Daten für keinen anderen als den angegebenen Zweck verwendet werden. Dies liegt auch in unserem Interesse als Geschäftsleitung, da wir nur an arbeitsbezogenen, nachvollziehbaren Erkenntnissen interessiert sind und keinesfalls die Persönlichkeitsrechte unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verletzen werden. Es ist daher sichergestellt und nachvollziehbar, dass die Daten nur so verarbeitet werden, dass sie nur den definierten Zwecken dienen können. Angaben über die Abteilung und die Einordnung in das hierarchische Gefüge des Unternehmens dienen nur der statistischen Zuordnung der Daten und der summarischen Zusammenfassung. Die Mitarbeiterbefragung 2013 läuft unter Mithilfe eines externen Partners (Ehrl Unternehmensberatung) und es gelten folgende Abläufe und Regelungen als vereinbart: Es werden nur arbeitsbezogene, keine persönlichen Fragen gestellt. Die Originalfragebögen werden nach Datenerfassung vernichtet. Die Daten werden verschlüsselt beim externen Partner archiviert Die Geschäftsleitung hat keinen Zugriff auf die Rohdaten (= Daten einzelner Personen); sie bekommt nur Datenauswertungen mit zusammenfassenden Statistiken, Bei der Datenerhebung werden technische und organisatorische Regelungen gefunden, die sicherstellen, dass hinreichender Datenschutz gilt und gleichzeitig o eine Mehrfachteilnahme verhindert wird (Nummernsystem), o der zahlenmäßige Rücklauf verfolgt werden kann und o Nachfassaktionen möglich werden (bspw. die gezielte Behebung von Mängelzuständen), Aufwärtsbeurteilungen werden nur statistisch erfasst und führen zu keinen Konsequenzen
Teilnahme und Ablauf Teilnahmeberechtigt sind alle am Stichtag nicht beurlaubten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit einem festen Arbeitsverhältnis. Es erfolgt nur eine quantitative Erfassung der Rückläufe, d.h. die Zahl der ausgegebenen Fragebögen, werden der Anzahl der abgegebenen gegenübergestellt. Die Fragebögen werden nach dem Ausfüllen vom Mitarbeiter in einen neutralen Umschlag gesteckt und zugeklebt und dann in die bereitstehenden versiegelten Boxen geworfen. Der Standort der Boxen wird bekannt gegeben. Diese Boxen werden am vereinbarten Tag mit allen darin befindlichen Fragebögen vom externen Institut abgeholt. Der Versand und der Rücklauf kann auch auf dem Postweg erfolgen. Ein gemischtes Verfahren ist mit mehr Aufwand verbunden, daher sollte die Entscheidung darüber bereits in der Planungsphase erfolgen. Das externe Institut erfasst die Fragebogendaten elektronisch und vernichtet dann die Fragebögen qualifiziert. Die Daten werden nur beim externen Institut gespeichert, die Geschäftsleitung erhält nur die komprimierten Auswertungen. Optional: Die Mitarbeiter-Befragung kann auch On-Line erfolgen. Aus der Erfahrung werden hier aber mehr Einwände hinsichtlich Anonymität und Nachverfolgbarkeit gemacht. Wir empfehlen daher immer die Off-Line -Variante. Anonymität der Befragten Besonders betont wird, dass die Anonymität der einzelnen Befragten sichergestellt wird und dazu werden folgende Regelungen getroffen: Die Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung ist freiwillig. Der Name des / der Befragten wird nicht erhoben. Jede Frage sollte, muss aber nicht beantwortet werden; Auslassungen sind möglich. Zu jeder Frage ist ein handschriftlicher Kommentar möglich Die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung werden in Form zusammenfassender Statistiken berichtet (z.b. Durchschnittswerte). Nur Gruppen von mehr als 8 Teilnehmern könnten gesondert ausgewertet werden.
Der Mitarbeiterbefragungsbogen Nachfolgende Schwerpunkte (hinterlegt mit etwa 5 bis 10 Fragen) werden in der Mitarbeiterbefragung abgefragt: 1 Genererelle persönliche Arbeitszufriedenheit 2 Arbeitgeber Attraktivität 3 Arbeitsplatz und Arbeitshilfsmittel 4 Arbeitsorganisation 5 Information und Kommunikation 6 Arbeitsinhalt 7 Arbeitsklima 8 Vorgesetztenbeurteilung 9 Unternehmensführung und Identifikation 10 Entwicklungsmöglichkeiten 11 Ihre Meinung zu Projekten Gesamteinschätzung Sie werden eingeladen noch persönliche Einschätzungen und Bemerkungen anbringen, die nicht zur Sprache gekommen sind, aber für Sie wichtige Aspekte aufgreifen. Verbesserungsvorschläge: Ich möchte gleich direkt folgende Verbesserungen anregen:
Auswertungen Die folgenden Erklärungen sind nur für den Auftraggeber bestimmt. Die Auswertungen erfolgen in grafischen Übersichten: Beispiel Gesamtübersicht In der Gesamtübersicht ist die in erster Linie die Zustimmung zu den Fragethemen ersichtlich und zeigt übersichtlich die Notwendigkeit von Interventionen und Massnahmen auf.
Einzelauswertungen Alle Themen können auch hinsichtlich der Einzelfragen ausgewertet werden, hier am Beispiel Information und Kommunikation: Beispiel Information und Kommunikation In diesem Beispiel ist in erster Linie erkennbar, dass im Fragenblock Information und Kommunikation das Thema Schnelligkeit, Klarheit und Aktualität der Informationen bei knapp 60% Zustimmung liegt. Damit steht schon ein eindeutiger Handlungsbedarf fest und es geht darum hier die nötigen Maßnahmen zu setzen. Die Auswertungen können selbstverständlich auch bis in die einzelnen Antworten (1 bis 6) vorgenommen werden.
Beispiel Vorgesetzten-Beurteilung Sehr wertvolle Hinweise für die Personalentwicklung gibt auch der Fragenblock Vorgesetztenbeurteilung. Kommentare Der Fragebogen umfasst ca. 75 Fragen. Diese Fragen werden vor der Befragung inhaltlich mit dem Auftraggeber abgestimmt. Zu jeder Frage kann der Teilnehmer / die Teilnehmerin noch einen kurzen schriftlichen Kommentar abgeben, falls er / sie es für nötig findet, die Antwort noch zu erklären. Diese Kommentare geben noch sehr viele wertvolle detailreiche Auskunft und werden den einzelnen Fragen zugeordnet. Antworten Folgende Antworten (die dann noch in Zustimmung, keine Antwort und Ablehnung geclustert werden) zur Auswahl:
Dauer Die Mitarbeiterbefragung läuft abhängig von der Teilnehmeranzahl bis zu einem Monat, das heißt die Teilnehmer haben rund einen Monat Zeit den Fragebogen auszufüllen und abzugeben. Präsentation Nach Vorliegen der Auswertung (ca. 1 Monat nach Abgabeschluss) erfolgt die erste Präsentation der Ergebnisse an die Geschäftsleitung und es wird ein abgestimmter Maßnahmenplan erarbeitet. Dieser Maßnahmenplan wird dann hinterlegt mit Prioritäten und Terminen in einer Betriebsversammlung den MitarbeiterInnen präsentiert und mglw. auch Verantwortliche für einzelne Maßnahmen bekanntgegeben. Es empfiehlt sich für die Umsetzung die Strategie aus Betroffenen Beteiligte machen zu wählen, da dies die Motivation in erheblichem Ausmaß steigert. Leistungsübersicht Das Management der Mitarbeiter-Befragung durch Ehrl Unternehmensberatung umfasst folgende Leistungen: Abstimmung der Fragen und Inhalte Erstellung der Teilnehmerliste Aufbau der Datenbank (Pauschalverrechnung abhängig von Mitarbeiteranzahl und Fragen) Druck der Fragebögen und Vorbereitung der Kuverts (abhängig von gewählter Übermittlungsart) Ausgabe der Fragebogen o Persönliches Kuvert an jeden Teilnehmer / Teilnehmerin mit dem nicht gekennzeichneten Fragebogen (bis auf die Nummerierung um die Rückverfolgung zu überprüfen) o Leerkuvert zur Rücksendung des Fragebogens o Der Versand kann über den Postweg erfolgen oder durch Verteilung im Unternehmen o Der Rücklauf kann auf dem Postweg erfolgen (an Ehrl Unternehmensberatung) oder mittels vorbereiteter versiegelter Boxen (analog Wahlurne ) in den einzelnen Standorten des Unternehmens. Auswertung der Fragebögen o Erstellung der Übersichten (siehe Beispiele) o Die Übersichten können On-Line oder / und in Papierform erstellt werden) Präsentationen o An Geschäftsleitung und Erstellung des Maßnahmen Plans o An die Belegschaft mit abgestimmter Umsetzungs- und Maßnahmenliste Optional: o Begleitendes Controlling der Umsetzung
Erfahrungen Diese Form der Mitarbeiter-Befragung wurde in den letzten Jahren bereist an die 40-mal in Unternehmen von Größenordnung ab 20 bis über 1000 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen durchgeführt. Fast alle Unternehmen führen diese Befragung im Zeitraum von ein bis drei Jahren immer wieder durch um Vergleichswerte über die Entwicklung zu bekommen. Die Befragung kann mittlerweile in Deutsch, Englisch, Tschechisch und Slowakisch durchgeführt werden. Kosten Die Kosten hängen von der Anzahl der Teilnehmer und der gewählten Übermittlungsvariante ab. Als erster Kalkulationshintergrund kann ein Preis von ca. EUR 15,-- für jeden Fragebogen veranschlagt werden. Damit sind die Inhalte der Leistungsübersicht abgedeckt. Dieser Preis wurde auf der Grundlage von 100 Teilnehmern erstellt und gilt in der Form nicht als bindend. Eine konkrete Kostenübersicht kann nach den Vorgesprächen mit dem Auftraggeber erstellt werden. Kontakt: Franz Ehrl, MBA CMC Akad. geprüfter Unternehmensberater Post: 3100 St. Pölten, Dr. Ofnergasse 7 Telefon: 02742-39000 Mobil: 0663 533 65 07 Fax: 01 804 805 32031 Mail: franz@ehrl.com Web: http://www.ehrl.com