Nutzerhandbuch Uni Rostock Box

Nutzerhandbuch Uni Rostock Box IT- & Medienzentrum Fassung vom 24.06.2016

Inhalt 1. Einleitung... 4 2. Einmalige Nutzerregistrierung... 4 3. Installation... 4 4. Konto Einstellungen... 5 4.1. Spracheinstellungen... 5 4.2. Kontingent verwalten... 5 4.3. Archiv/Dateiverlauf einstellen... 6 5. Ordner/Datei verwalten... 7 5.1. Weboberfläche... 7 5.1.1. Download... 7 5.1.2. Upload... 7 5.1.3. Änderungen... 7 5.1.4. Löschen... 7 5.1.5. Wiederherstellen... 8 5.2. Desktop-Client... 8 5.2.1. Download/Upload... 8 5.2.2. Änderungen... 8 5.2.3. Löschen... 8 5.2.4. Wiederherstellen... 8 5.3. Android-Client... 9 5.3.1. Download... 9 5.3.2. Upload... 9 5.3.3. Änderungen... 9 5.3.4. Löschen... 9 5.3.5. Wiederherstellen... 9 6. Ordner anlegen... 10 6.1. Weboberfläche... 10 6.2. Desktop-Client... 10 6.3. Android-Client... 10 7. Einladen/Teilen... 10 7.1. Einladen... 10 7.1.1. Weboberfläche... 10 2

7.1.2. Desktop-Client... 11 7.1.3. Android-Client... 11 7.2. Link versenden... 12 7.2.1. Weboberfläche... 12 7.2.2. Android-Client... 12 7.3. Registrierung des externen Nutzers... 13 8. Nutzungsbedingungen... 16 8.1. Leistung und Nutzerkreis... 16 8.2. Datenschutz... 16 8.3. Speicherplatz... 16 3

1. Einleitung Einrichtungsübergreifend und interdisziplinäre Wissenschaft und Forschung erfordert teamorientiertes Arbeiten. Somit steigt der Bedarf an geeigneten Produkten, welche eine solche Zusammenarbeit unterstützen. Dabei sind das gemeinsame Arbeiten und der einfache flexible Austausch von Dokumenten in diesem Zusammenhang eine wichtige Voraussetzung. Mit Uni Rostock Box stellt die Universität Rostock den Studierenden und Beschäftigten der Universität Rostock einen solchen Dienst zu Verfügung. Mit dem Online-Speicherdienst ist es möglich zwischen den Nutzern, Desktop-Computern und mobilen Endgeräten Daten auszutauschen, zu bearbeiten, zu speichern und zu synchronisieren. Der Datenzugriff erfolgt dabei über den Webbrowser oder über die mobilen Clients. Jedem Nutzer stehen 10 GB Speicherplatz zu Verfügung. Der Dienst wird vom Deutschen Forschungsnetz (DFN) bereitgestellt, wobei das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) die nötige Umgebung, die Clients und Server bereitstellt. 2. Einmalige Nutzerregistrierung Um den Uni Rostock Box Dienst verwenden zu können, müssen sich die Nutzer zunächst für diesen registrieren. Diese Registrierung erfolgt beim Karlsruher Institut für Technologie. Rufen Sie für die Registrierung über eine Webschnittstelle den Webbrowser auf und laden Sie die Webseite https://bwidm.scc.kit.edu. Eine detaillierte Anleitung zur Registrierung finden Sie auf unseren Webseiten unter www.itmz.uni-rostock.de > Service/Support > Uni Rostock Box > Anmeldung 3. Installation Bevor Sie den Client auf Ihrem Desktop-Rechner oder mobilen Endgeräten nutzen können, muss dieser zunächst installiert werden. Auf unseren Webseiten finden Sie Installationsanleitungen für die verschiedenen Betriebssysteme. (www.itmz.uni-rostock.de > Service/Support > Uni Rostock Box > Installationsanleitungen) 4

4. Konto Einstellungen 4.1. Spracheinstellungen Über die Weboberfläche und den Clients haben Sie die Möglichkeit die Sprache einzustellen. Wählen Sie unter Benutzerkonto bzw. Account die Sprache aus. 4.2. Kontingent verwalten Studierende und Beschäftige der Universität Rostock stehen 10 GB zur Verfügung. Das Kontingent setzt sich aus dem verwendeten Speicher und den Archivdaten zusammen. Bei jeder Änderung einer Datei werden standardmäßig bis zu 5 vorhergehenden Versionen im Datei- Verlauf abgespeichert. Diese Voreinstellung kann jeder Nutzer selbst anpassen. Dabei ist es auch möglich den Status der Daten einzusehen und das Archiv ggf. zu löschen. Externe Nutzer erhalten mit der Einladung Zugriff auf das Kontingent des Einladenden. Somit verfügen externe Nutzer über kein eigenes Kontingent. Eine Einsicht des verwendeten und des freien Speichers, sowie die Auslastung des Datei Verlaufs ist über das Benutzerkonto möglich. Das gesamte Archiv (Datei Verlauf) kann mit Datei Verlauf leeren gelöscht werden. Damit wird der für Daten verfügbare Kontingentanteil erhöht. 5

4.3. Archiv/Dateiverlauf einstellen Auf der Weboberfläche können Sie das Dateiverlauf-Verhalten für jeden Ordner getrennt einstellen. Gehen Sie in die Ordnereinstellungen oben rechts. Anschließend werden die Eigenschaften des Ordners angezeigt. Hier kann der Datei Verlauf eingestellt und gelöscht werden. Im Desktop Client finden Sie dies unter Einstellungen > Archiviere. 6

5. Ordner/Datei verwalten 5.1. Weboberfläche 5.1.1. Download Über die Weboberfläche können Dateien und Ordner vom Server heruntergeladen werden. Bei jedem Ordner bzw. jeder Datei innerhalb der Ordner finden Sie ein Download-Symbol, um einen Ordner mit dem gesamten Inhalt oder einzelne Dateien herunterzuladen. 5.1.2. Upload Über die Weboberfläche können Dateien auf dem Server abgelegt werden. Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem neue Dateien abgespeichert werden sollen. Klicken Sie auf das Feld Drop files here to Upload bzw. Ziehen Sie Dateien in dieses Feld um Diese hochzuladen und wählen Sie die gewünschte Datei vom Computer aus. Oder ziehen Sie per Drag & Drop die Datei in die Weboberfläche. 5.1.3. Änderungen Dateinamen und Ordnernamen können über die Weboberfläche umbenannt werden. Klicken Sie auf das Stift-Symbol ein. und geben Sie einen neuen Namen für den Ordner oder die Datei Änderungen an heruntergeladenen Dokumenten werden beim Speichern nicht automatisch synchronisiert. Diese müssen erneut hochgeladen werden. 5.1.4. Löschen Jeder Ordner mit seinen Inhalten, sowie einzelne Dateien können über die Weboberfläche über das Löschen-Symbol gelöscht werden. Bitte beachten Sie bei der gleichzeitigen Verwendung des Desktop-Clients, dass die Daten, welche Sie über die Weboberfläche löschen, durch die automatische Synchronisation mit den Desktop-Clients auf dem lokalen Rechner ebenfalls gelöscht werden! 7

5.1.5. Wiederherstellen Dateien die versehentlich gelöscht wurden, können über die Webseite wiederhergestellt werden. So ist es Ihnen auch möglich auf vorherige Versionen der Dateien zuzugreifen (siehe 4.2. Kontingent verwalten). Zur Wiederherstellung von Dateien navigieren Sie zu dem Ordner, der die gelöschte Datei enthielt. Klicken Sie auf das Symbol, um die gelöschten Dateien sichtbar zu machen. Suchen Sie nach der gelöschten Datei und klicken Sie auf das Wiederherstellungssymbol, um die gelöschte Datei wiederherzustellen. 5.2. Desktop-Client Der Desktop-Client synchronisiert standardmäßig automatisch alle Änderungen zeitgleich mit dem Uni Rostock Box Server. 5.2.1. Download/Upload Wird der Client zum ersten Mal gestartet, erstellt das Programm einen neuen Ordner mit dem Name Uni-Rostock BOX direkt unterhalb des Benutzerprofils (Standard-Datenpfad). Es ist ein Ordner wie auch jeder andere auf der Festplatte. Hier erkennt der Client aber automatisch, wenn neue Dateien abgelegt oder vorhandene Dateien geändert werden und synchronisiert diese. 5.2.2. Änderungen Jede Änderung (neue Datei/Ordner, Änderungen an der Datei, Löschen von Dateien/Ordnern) wird direkt von der Festplatte zu Uni Rostock Box synchronisiert. Die Synchronisation kann gestoppt werden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner klicken und die Synchronisation stoppen. 5.2.3. Löschen Im Einsteigermodus (empfohlen) können Sie die Dateien über den Datei-Explorer anzeigen lassen und dort löschen. Klicken Sie auf Folder Anzeigen um die Synchronisationsordner zu sehen. Hier haben Sie die Möglichkeit den Datei-Explorer über das Statussymbol des Ordners oder mit dem Rechtsmausklick zu öffnen. 5.2.4. Wiederherstellen Im Einsteigermodus können gelöschte Dateien, je nach Einstellung des Desktops aus dem lokalen Papierkorb wiederhergestellt werden. 8

5.3. Android-Client Nach der Anmeldung wird der Android-Client mit dem Server verbunden. Die Ordner und Dateien können/müssen heruntergeladen werden. Um einen Ordner zu öffnen, tippen Sie auf den Ordnernamen. Mit dem Pfeil-Symbol Datei aufrufen. können Sie die Optionen für den Ordner oder die 5.3.1. Download Mit einem Klick auf den Ordner- oder Dateinamen oder mit der Auswahl der Option Download startet dieser. Mit dem Download wird eine lokale Kopie auf dem Gerät gespeichert. 5.3.2. Upload Jede Datei muss in einem Ordner abgelegt werden. Zum Erstellen eines neuen Ordners wählen Sie auf der Ordnerebene im Auswahlmenü (drei Punkte ) Neues Verzeichnis. Zum Hochladen von Dateien wählen Sie im Auswahlmenü des Ordners Hier heraufladen. 5.3.3. Änderungen Änderungen werden beim Speichern der Datei mit dem Server synchronisiert. 5.3.4. Löschen Auf dem Smartphone lokal gespeicherte Dateien können gelöscht werden. Diese werden aber auf dem Server nicht gelöscht. Wenn die Datei auch weiterhin nicht zur Verfügung stehen soll, muss dies über die Weboberfläche erfolgen. Eine auf dem Smartphone gelöschte Datei kann jederzeit wieder vom Server heruntergeladen werden. 5.3.5. Wiederherstellen Diese Funktion kann nur über den entsprechenden Desktop-Client oder der Weboberfläche genutzt werden. 9

6. Ordner anlegen Ordner können genutzt werden, um die Daten zu strukturieren. Für jeden Ordner können eigene Einstellungen (z.b. Einladungen, Archiveinstellungen) angegeben werden. Somit kann die Zugriffsberechtigung für weitere Personen auf bestimmte Bereiche beschränkt werden. 6.1. Weboberfläche Neue Ordner können auf der obersten Ebene Home und als Unterordner in bestehenden Ordnern angelegt werden. Einladungen und Berechtigungen können nur für Ordner der obersten Ebene vergeben werden. 6.2. Desktop-Client Mit Folder anzeigen werden die Ordner eingeblendet. Über Folder erstellen können neue Ordner erstellt werden. Weiterhin besteht die Möglichkeit neue Ordner über den Datei-Explorer im Synchronisationsordner anzulegen. 6.3. Android-Client Wählen Sie im Auswahlmenü Hier erstellen. Der Ordner wird mit dem Server synchronisiert und optional können weitere Nutzer eingeladen werden. 7. Einladen/Teilen Mit Uni Rostock Box können nicht nur Daten auf verschiedenen Geräten synchron gehalten werden, es besteht auch die Möglichkeit weiteren Nutzern Zugriff auf diese Daten zu geben (Einladen). Ordner und Dateien können auch zum Download bereitgestellt werden, nutzen Sie dafür die Option Link versenden. In diesem Fall ist eine Registrierung des Empfängers nicht notwendig. Weitere Nutzer werden über ihre E-Mail Adresse eingeladen und können sowohl Studierende und Beschäftige der Universität Rostock, als auch externe Nutzer sein. 7.1. Einladen Um einen Ordner zu teilen, muss ein anderer Benutzer zu diesem Ordner eingeladen werden. Der eingeladene Nutzer hat dann entweder über die Weboberfläche oder den Clients Zugriff auf den geteilten Ordner. Die Daten bleiben im Uni Rostock Box Speicherplatz und zählen zu Ihrem Kontingent. Weiterhin besteht als Besitzer des Ordners jederzeit die Möglichkeit den Nutzern die Zugriffsrechte zu entziehen. Bei der Freigabe des Ordners mit Schreibrechten, kann der Nutzer die Dateien im freigegebenen Ordner verändern oder löschen, sowie selbst Daten ablegen. Das Recht Admin berechtigt den Eingeladenen, weitere Nutzer zu dem Ordner hinzuzufügen bzw. Zugriffsrechte zu löschen. Dies empfiehlt sich, wenn eine Gruppe den Ordner gleichberechtigt nutzt. Der Teilnehmerkreis kann damit auch unabhängig vom Besitzer des Ordners administriert werden. Der Besitzer kann vom Administrator nicht als Mitglied gelöscht werden. 7.1.1. Weboberfläche Navigieren Sie zu dem zu teilenden Ordner und klicken auf das Einladungssymbol. Geben Sie die E-Mail Adresse des einzuladenden Nutzers ein und wählen Sie die Berechtigung für diesen Nutzer aus. Fügen Sie ihn anschließend hinzu. An dieser Stelle ist es auch möglich, bereits existierende Berechtigungen zu ändern bzw. zu löschen. 10

7.1.2. Desktop-Client Mit der rechten Maustaste auf den Ordner können weitere Nutzer zu diesem eingeladen werden. Geben Sie die E-Mail Adresse des einzuladenden Nutzers ein und legen Sie unter Folder Berechtigungen dessen Zugriffsrechte fest. Sollen mehrere Nutzer eingeladen werden ist dies über das + -Zeichen neben der E-Mail Adresse möglich. 7.1.3. Android-Client Über das Pfeil-Symbol ist es möglich Nutzer zu einem Ordner einzuladen. Geben Sie dafür die E-Mail Adresse des einzuladenden Nutzers ein und legen Sie unter Berechtigungen die Zugriffsrechte fest. 11

7.2. Link versenden Es besteht die Möglichkeit Download-Links zu versenden, um schnell und unkompliziert Dateien oder Ordner anderen Nutzer zugänglich zu machen. Der Vorteil dabei ist, dass die Ordner und Dateien ohne Registrierung zur Verfügung gestellt werden können. Beachten Sie aber bitte dabei, dass der Link weitergegeben werden kann und nicht nachvollziehbar ist, wer die Daten herunterlädt. 7.2.1. Weboberfläche Navigieren Sie zu dem zu teilenden Ordner und wählen das Teilen-Symbol aus. Hier besteht die Möglichkeit den Link in die Zwischenablage zu kopieren, um diesen in einer anderen Anwendung einzufügen oder den Link direkt per Mail zu versenden. Unter Mehr Optionen können Sie ein Ablauf- Datum für den Link eingeben, sowie die maximale Anzahl von Downloads. Links können zeitweise deaktiviert oder endgültig gelöscht werden. Zudem besteht die Möglichkeit jederzeit deaktivierte Links erneut zu aktivieren. Mit Link entfernen können Sie unterbinden, dass der Empfänger des Links dieses ausführen kann, der Link wird dabei aber nicht gelöscht. Sollen Links endgültig gelöscht werden, klicken Sie im Menü auf Verlinkungen. Löschen Sie hier den Link endgültig. 7.2.2. Android-Client Auch über das Smartphone besteht die Möglichkeit Nutzern direkt Zugriff auf Ordner oder Dateien einzuräumen. Erzeugen Sie dafür mit Link teilen einen QR-Code bzw. einen Link, den Sie mit Hilfe einer App Ihres Smartphones versenden können. Öffnen Sie die Optionen über das Pfeil-Symbol und wählen Sie die Option Link. 12

7.3. Registrierung des externen Nutzers Als extern eingeladener Nutzer erhält dieser zwei E-Mails. Eine Einladungs-E-Mail, welche lediglich der Benachrichtigung, dass ein Ordner freigegeben wurde, dient. Und eine Willkommens-E-Mail enthält den Link zum Setzen des Passworts für die Registrierung des Nutzers, denn jeder externe Nutzer muss sich am Dienst registrieren und sich dabei Zugangsdaten anlegen. Einladungsmail 13

In der Willkommens-E-Mail muss der Link Setzen Sie jetzt Ihr Passwort ausgewählt werden. 14

Daraufhin erhält der Nutzer eine weitere E-Mail. Sie ist technisch dasselbe wie ein Passwort- Reset. Klickt man in dieser Mail auf Setzen Sie Ihr Passwort hier neu, öffnet sich der Browser und man wird zu der Seite des Passwort-Reset geleitet und kann dort das Passwort setzen. Nach erfolgreichem Setzen des Passworts kann der Nutzer sich unter box.uni-rostock.de über die Schaltfläche Anmeldung für Externe einloggen und auf die freigegebenen Ordner zugreifen. 15

8. Nutzungsbedingungen 8.1. Leistung und Nutzerkreis Der Dienst Uni Rostock Box ist ein Online-Speicherdienst, der Beschäftigten und Studierenden der Universität Rostock zur Verfügung steht. Dieser ermöglicht autorisierten Nutzern ihre Daten zwischen den Desktop-Rechnern, mobilen Endgeräten und den Speichersystem des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT) zu synchronisieren. Die Übermittlung erfolgt verschlüsselt. Weiterhin hat der Nutzer die Möglichkeit abgespeicherte Daten durch die Vergabe der entsprechenden Zugriffsrechte anderen Nutzern zugänglich zu machen. Zum Synchronisieren der Daten zwischen Nutzerendgeräten und den Speichersystem des KIT, stellt dieses in Kooperation mit Powerfolder für verschiedene Betriebssystem Klienten-Software kostenlos zum Download bereit. Der Zugriff auf die Daten kann auch plattformübergreifend per Webbrowser erfolgen. Der Dienst ist nicht geeignet zur Speicherung personenbezogener Daten. 8.2. Datenschutz Bei der Registrierung für den Uni Rostock Box Dienst werden die folgenden Nutzerinformationen von der Universität Rostock an den Dienstbetreiber KIT verschlüsselt übermittelt und dort gespeichert: Vor- und Nachname E-Mailadresse Heimateinrichtung Eindeutige Nutzerkennung Status des Nutzers (Student, Mitarbeiter, Gast) Wenn Sie nicht am Dienst teilnehmen, werden diese Daten nicht an das KIT übertragen. Weiterhin gelten die allgemeinen Datenschutz- & Nutzungsbestimmungen der Universität Rostock, welche Sie auf unseren Webseiten einsehen können. 8.3. Speicherplatz Die Größe des Speicherplatzes, über den ein Nutzer verfügen kann, ist auf 10 GB beschränkt. 16