4U GaLaSoft das maßgeschneiderte Branchenpaket für den Garten-, Landschafts- und Sportplatzbau von der Angebotskalkulation über die Auftragsabwicklung bis zur Rechnung und Zahlungsüberwachung 4U Software GmbH HRB 19916 Amtsgericht Stuttgart (07152) 706 3641 Hauffstr. 7 Geschäftsführer: B. Kuchar (07152) 706 3642 71229 Leonberg Internet: www.4usoftware.de E- info@4usoftware.de
Seite - 1 Um im Markt erfolgreich bestehen zu können spielt die Informations- und Datenbasis eine entscheidende Rolle. Mit 4U-GaLaSoft haben Sie ein Softwarepaket, das in und für die Praxis entstanden ist. Die Aktualität der Daten bei Kalkulationen, die Reaktionszeit bei Angeboten, die Planung von Unternehmenszielen und die zielgerichtete Bearbeitung des Marktes wird durch dieses leistungsfähiges Paket wirkungsvoll unterstützt. Mit 4U-GaLaSoft lassen sich die Anforderungen durch den Einsatz moderner Kommunikationsmedien, einer ständig wachsenden Datenflut und der sich rasch ändernde Markt besser und sicherer bewältigen. Allgemeine Produkteigenschaften Mehrbenutzerfähigkeit Datenbankunabhängigkeit Schnelle Sicherungs- und Wiederherstellungsmöglichkeit Integration zu 4U-Finanzbuchhaltung, 4U-Kostenrechnung, 4U-Lohn und Gehalt Passwortschutz auf Mandanten- und Funktionsebene durchgängige feldbezogene Desktop-Hilfe, zuschaltbare feldbezogene Große Hilfe, Volltext-Stichwortsuche, Direktzugriff auf das Benutzerhandbuch vielfältige Such- und Selektions- und Auswertungsmöglichkeiten Schutz durch umfangreiche Plausibilitätsprüfungen und Überwachungsmechanismen keine zeitliche Einschränkungen Leistungsumfang jederzeit erweiterbar durch Inbetriebnahme weiterer zur Verfügung stehender Programmbausteine (Module) Auswertungen und Listen - auf Drucker - auf dem Bildschirm als Druckvorschau mit anschließendem Druck - als Datei im EXCEL-Format mit sofortiger Bearbeitungsmöglichkeit in EXCEL Im Lieferumfang enthalten Handbuch im PDF-Format zum Ausdrucken oder zuschaltbar während des Arbeitens Alle Module zur schnellen Freischaltung und zum sofortigen Einsatz 4U-Dienstprogramme zur Datensicherung / Rücksicherung, individuelle Einstellungen von Arbeitsplätzen und Benutzerfunktionen, Datenkonsistenzprüfung mit Prüfprotokoll, Datenpflege und Optimierung des Datenbestands.
Seite - 2 Systemanforderungen läuft unter Windows (32-Bit Systeme: NT / 2000 / 2003 / 98 / ME / XP / Vista / 7 /..) auf Einzel-PC und in Netzwerken mindestens 128 MB Arbeitsspeicher mindestens 45 MB Festplattenkapazität Leistungsumfang ohne Stammdaten schnell und sicher zum Angebot Angebotspositionen jederzeit in Stammdaten übernehmen aus Kostenarten vorkalkulierte Stammleistungen (Hauptpositionen) schnelle und einfache Preisänderungen in den Stammdaten Kopieren von Angeboten/Aufträgen, einzelnen Positionen, Positionen von / bis Zum Angebot/Auftrag: Massenauszug, Pflanzen-, Kalkulations-, 80%-Liste Nachtragsangebote chronologisch Eventual- und Bedarfspositionen Losbildung (Titel) mit Überschriften und Zusammenstellung Positionskalkulation aus Teilleistungen Kalkulation mit sieben verschiedenen Zu- und Abschlagskalkulationssätzen Aufgliederung der Einheitspreise in die Kostenarten (Material, Lohn, Geräte, Pflanzen, Fremdleistungen, sonstige Kosten) Kalkulation mit Fixpreisen und Zuschlägen auf Basis Grenzkosten, Vollkosten und Marktpreis, zwischen denen jederzeit gewechselt werden kann Mitlaufende Berechnung der Angebotssumme Schnelle Änderungsmöglichkeiten für Preisspielräume in der Angebotsphase Messurkunde mit Formeln lt. REB 23003 und freier Formeleingabe, Bezugspositionen und Bezugszeilen, Abschlagsmengen und -beträge Kleinfakturierung (Rechnung auf Basis Auftragskalkulation) Rechnungsstellung als Abschlags-, Teil- oder Schlussrechnung auf Basis von Messurkunde, Rapporten und Tagesberichten mit Rechnungszusammenstellung Auslagern von Aufträgen mit Wiedereinlesemöglichkeit Umfangreiche Pflegefunktionen Dauerpflege, Terminüberwachung, Arbeitsplan, Pflegedurchgänge, Pflegebericht BRUNS-Pflanzen
Seite - 3 GAEB-Schnittstelle (90 und 2000) DATANORM-Schnittstelle Standardleistungsbücher Tagesberichte/Nachkalkulation mit Soll/Ist-Vergleich (Mengen und Bewertung) Rapporte, separat mit eigener Rechnung oder bezogen auf Aufträge und Positionen Bestellwesen Kurzfristige Übersicht über alle Vorgänge Spezialitäten Bauarbeitsschlüssel BAS-Schlüssel bei der Kalkulation schnell und sicher aus mehreren vorkalkulierten Positionen und Angabe von Umrechnungsfaktoren ein Arbeitsverzeichnis nach Bedarf aufbauen Beispiel Positionsaufbau mit BAS-Schlüssel
Seite - 4 Permanenter Massenauszug während der Kalkulation Massen prüfen, Lieferanten angeben, Preise anpassen während der Auftragsabwicklung Soll/Ist-Vergleich pro Leistung Beispiel Massenauszug während der Auftragsabwicklung Bei Integration von 4U-LoGe (Lohn und Gehalt) Lohntagesberichte und Rapporte auf Basis der Personaldaten der Mitarbeiter (Personalnummer, Name und Stundensätze) Übergabe der Lohntagesberichte und Rapporte an 4U-LoGe (komplett/monat oder nur neue) zur Abrechnung der Mitarbeiter
Seite - 5 Bei Integration zu 4U-Finanzbuchhaltung Durchgriff auf Kunden (Adressen, Zahlungsüberwachung, Mahnwesen) und Lieferanten Automatische Übergabe von Rechnungen und Zahlungseingang Automatische Umbuchung von Abschlagsrechnungen bei Schlussrechnung Bei Integration zur 4U-Kostenrechnung Automatische Übernahme von Tagesberichten und Rapporten Zugriff auf Leistungskostenarten und Leistungssätze Module Pflege zur effizienten Abwicklung Ihrer Pflegeaufträge Dauerpflege-Aufträge mit Pflegeterminen und Erinnerungsfunktion Terminübersicht Pflege mit Lohn-Sollstunden und bereits eingeteilten Mitarbeitern zur Disposition von Terminen und Arbeitskräften Arbeitsplan mit allen durchzuführenden Leistungen und Soll-Vorgaben Rechnungsstellung aufgrund Tagesberichte oder Aufmaß unter Einbeziehung von Rapporten oder per Kleinfakturierung Nachkalkulation - eines einzelnen Pflegedurchgangs - eines beliebigen Zeitraums (z.b. laufendes Jahr) - des gesamten Pflegeauftrags Pflegeprotokoll - die Historie Ihrer Pflegeaufträge Bestellwesen Preisanfragen Bestellungen an Lieferanten direkt aus Angeboten/Aufträgen Eingangsrechnungsprüfung (Modul Tagesberichte erforderlich)
Seite - 6 Tagesberichte / Nachkalkulation Tagesberichtserfassung mit/ohne Positionen entsprechend den gängigen Vordrucken. SOLL / IST-Vergleich mit %- Abweichung, Vorschlagswerte für Zeit- und Aufwandswerte Bewertung der einzelnen Baustellen, differenziert nach allen Kostenarten Summarische Bewertung von Aufträgen und Kostenarten Erfassung von Lohn mit Angabe von Wegezeiten, Saison-KUG; Materiallieferungen mit den Lieferanteninformationen und Pflanzenlieferungen Tagesabschluss mit Erfassungsprotokoll Übergabe der Lohntagesberichte an 4U-LoGe Beispiel Tagesbericht und Lohnerfassung
Seite - 7 Rapporte Erfassen des Taglohns mit Rapportzettel täglich, wahlweise mit zusätzlicher Für alle Kostenarten mit Kleinfakturierung und Stundenlohnabrechnung Zusätzliches Zugreifen auf alle Stammdaten wie Lohn, Material, Geräte mit Eingabe von freien Texten und Pauschalleistungen Rapportzusammenstellung nach Datum und Leistung Rapportfakturierung für Separate Rapporte Beispiel Rapport zu einer Auftragsposition
Seite - 8 GAEB-Schnittstelle (GAEB 90+2000) Angebotsanforderungen einlesen Angebote auslesen Aufträge einlesen DATANORM-Schnittstelle Stammdaten und Preise pflegen Einlesen Artikelstammdaten von Lieferanten Standardleistungsbücher Einlesen Standardleistungsbücher vom Beuth-Verlag oder Stuttgarter-Leistungsbuch Aufbau von Langtexten aus Standardleistungstexten Beispiel Aufbau Langtext aus Standardleistungsbuch
Seite - 9 Bestandteile des Softwarepakets Stammdaten Kostenarten: Lohn, Material, Geräte, Pflanzen, Fremdleistungen, sonstige Kosten Hauptpositionen - Anlage von eigenen Standardleistungskatalogen (bereits vorkalkulierte Positionen) Kundeninformationen mit Umsätzen Lieferanteninformationen und Adressetiketten Geräteinformationen und Preise Musterzeitwerte BRUNS-Pflanzenkatalog Textbausteine Voreinstellungen Angebots- und Auftragsverwaltung Anlegen und verwalten der Angebote mit 7 verschiedenen Zu- und Abschlags Kalkulationssätzen Terminüberwachung und Auskunft Aufgliederung der Einheitspreise in - Lohn - Material - Geräte - Pflanzen - Fremdleistungen - Sonstige Kosten Mitlaufende Berechnung der Angebotssumme und Lohnkosten für private Auftraggeber Zusammenstellung einer Position aus Kostenarten (Arbeitsverzeichnis) Abrufen vorkalkulierter Positionen aus den Stammdaten Zusammenbauen von Positionen aus den BAS-Schlüsseln Einfache und schnelle Erfassung bzw. Änderung durch - Vorgabe GAEB-Positionsmasken - Verschieben - Kopieren - Nummerieren der Positionen - Löschen
Seite - 10 Kopieren von - Aufträgen - einzelnen Positionen aus anderen Aufträgen - Gruppe von Positionen aus anderen Aufträgen Fixpreispositionen und fixieren kalkulierter Positionen zur Fixpreisposition Textpositionen Losbildung (Titel) inkl. Titelzusammenstellung einfache Zuschlagskalkulation pro Auftrag/Position (Zu-/Abschlag) Differenzierung nach Grenzkosten, Vollkosten und Marktpreis und schnelle Wechselmöglichkeit Zuschläge für - Allgemeine Geschäftskosten - Wagnis - Gewinn Mitlaufende Anzeige der Angebotspreise und der Angebotssumme Direkter Druck von Blankett, Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung (Kleinfakturierung) Permanenter Massenauszug für alle Kostenarten und Bestellvorschlag Pflanzenliste Kalkulationsliste 80% - Liste
Seite - 11 Auftragskopf und Position mit Arbeitsverzeichnis
Seite - 12 Messurkunde Erfassung und Änderung von Aufmaßen einfacher Abstich alle wichtigen Formeln nach REB 23003 Freie Formeln mit Bezug auf eigene Aufmaßzeilen Positionsbezug für gesamte Aufmaßmenge einer Position, Textzeilen Mit Einbeziehen von Abschlagsmengen, Abschlagswerten und Abschlagsrechnungen Aufmaßbezugszeilen mit jeweils eigenen Faktor Automatische Berechnung von: Dreiecksflächen, Prismen, Rauminhalt mit Dreiecksseiten und Dreieckshöhen, Rechteck oder Quader, Trapez und Trapez-Prisma, Masse zwischen den Flächen, Kreisbogen, Zylindermantel, Kreissektor, Zylindersektor, Kreisringsektor, Hohlzylindersektor, Parabelsegment, Parabelsegmentkörper Ausdruck der Messurkunde als Rechnungsbestandteil Beispiel Erfassung Aufmaß
Seite - 13 Rechnungsstellung und Zahlungsverwaltung Kleinfakturierung auf Basis Angebot/Auftrag ohne Aufmaß, Tagesberichte, Rapporte Rechnung auf Basis Aufmaß, Tagesberichte und Rapporte Abschlags-, Teil- und Schlussrechnung mit Rechnungszusammenstellung Rechnungsausgangsbuch Liste offener Posten Verwaltung der Zahlungen / Abschlagszahlungen Beispiel Erfassung Zahlung in Abschlagszahlungsverwaltung