QUALITÄTSSICHERUNGSVEREINBARUNG Zwischen Rofin-Sinar Laser GmbH, Dieselstraße 15, 85232 Bergkirchen Rofin-Sinar Laser GmbH, Berzeliusstraße 83, 22113 Hamburg Rofin-Baasel Lasertech GmbH & Co.KG, Petersbrunner Str.1b, 82319 Starnberg Dilas Diodenlaser GmbH, Galileo-Galilei-Straße 10, 55129 Mainz-Hechtsheim und allen weiteren Unternehmen im Rofin Verbund nachfolgend rofin genannt, und Firmenstempel des Lieferanten nachfolgend Lieferant genannt. QSV 1.1d Stand: 08.04.2013 1 von 11
Präambel rofin ist ein Hersteller von Lasern und lasergestützten Systemlösungen für die industrielle Materialbearbeitung. rofin wird von dem Lieferanten mit Produkten beliefert, die rofin in von ihr hergestellten Lasern einbaut, bevor rofin die Laser an Kunden verkauft. Diese Qualitätssicherungsvereinbarung (nachfolgend QSV genannt) benennt und regelt die zwischen den Vertragspartnern vorgesehenen qualitätssichernden Maßnahmen bei künftigen Lieferungen mit dem Ziel, die Qualität der Produkte zu sichern. Sie beschreibt die Mindestanforderungen an den Lieferanten und regelt Rechte und Pflichten im Hinblick auf die Qualität der zu liefernden Produkte. Diese QSV dient der vertrauensvollen Zusammenarbeit zwischen Lieferant und rofin. Durch gegenseitige Information soll die Zusammenarbeit gefördert werden, die dem Wohle beider Parteien dient. 1. Geltungsbereich, Vertragsgegenstand Diese QSV findet Anwendung auf Teile und Baugruppen, die an rofin geliefert werden. Die Bestimmungen dieser QSV gelten zusammen mit den Bestellbedingungen von rofin in der jeweils gültigen Fassung für alle zwischen rofin und dem Lieferanten bestehenden und künftigen Einkaufsverträge. Jede Vereinbarung sowie Änderungen und Ergänzungen dieser QSV bedürfen der Schriftform, sie sind in Anlagen zu dieser QSV niederzulegen. QSV 1.1d Stand: 08.04.2013 2 von 11
2. Qualitätsmanagementsystem des Lieferanten Der Lieferant verpflichtet sich, ein Qualitätsmanagementsystem einzurichten und permanent anzuwenden, das den Anforderungen der DIN ISO 9000 ff. in der jeweils gültigen Fassung entspricht. Der Lieferant ist dem Null-Fehler-Ziel verpflichtet und muss seine Leistungen dahingehend kontinuierlich optimieren. Der Lieferant verpflichtet die für die Herstellung oder die Qualitätssicherung seiner Lieferungen an rofin hinzugezogenen Unterlieferanten zur Einhaltung der von ihm übernommenen Pflichten aus dieser QSV. rofin behält sich im Störfall der Lieferbeziehung vor, gemeinsam mit dem Lieferanten Audits bei den Unterlieferanten durchzuführen. 3. Produkt- und Produktionsprozessfreigabe, Gewährleistung Vor der Freigabe eines Serienteils kann der Lieferant verpflichtet werden, eine zu vereinbarende Anzahl von Erstmustern vorzulegen, die vollständig mit serienmäßigen Betriebsmitteln und unter serienmäßigen Bedingungen hergestellt wurden. Sie sind als Zufallsstichprobe aus einer Produktion unter Serienbedingungen zu entnehmen. Mit den Mustern liefert der Lieferant einen schriftlichen Erstmuster-Prüfbericht. Erst nach erfolgreicher Prüfung der Muster durch rofin wird die schriftliche Freigabe zur Serienfertigung erteilt. Die Muster sind nur einmal erforderlich und entfallen bei Nachfolgebestellungen bzw. Lieferungen, soweit keine technischen Änderungen durchgeführt wurden. Ergänzend kann rofin jederzeit ein Produkt-, Prozess- oder Systemaudit durchführen. Im Regelfall soll dieses Audit während der Serienfertigung, aus der die Erstmuster entnommen werden, stattfinden. Über die Notwendigkeit eines Audits entscheidet rofin nach eigenem Ermessen in Abhängigkeit von der Komplexität des Bauteiles/ der Baugruppe. Es kann sowohl geplant mit rechtzeitiger Information des Lieferanten oder spontan beim Auftreten von Fehlern stattfinden. QSV 1.1d Stand: 08.04.2013 3 von 11
Der Lieferant gewährt rofin auf Verlangen Einblick in die Produktions- und Prüfungsunterlagen und sonstige mit der Herstellung des Liefergegenstandes in Zusammenhang stehende Dokumente und Unterlagen. Das Ergebnis des Audits und der Erstmuster wird dem Lieferanten mitgeteilt und Korrekturmaßnahmen besprochen. Die Gewährleistung des Lieferanten für die gelieferten Produkte endet 24 Monaten nach Inbetriebnahme unserer Anlage durch den Endkunden, spätestens 30 Monate nach Lieferung der Teile des Lieferanten. 4. Wareneingangsprüfung bei rofin Die Vertragspartner stimmen darin überein, dass die Qualität und die Zuverlässigkeit von Waren und dem Materialfluss nur dann optimiert und verbessert werden kann, wenn Prozessbeherrschung und/oder eine gewissenhafte Warenausgangskontrolle beim Lieferanten die Grundlage zukünftiger Geschäftsbeziehungen ist. Hauptziel ist, dass eine fehlerfreie und geschlossene Lieferung, d. h. termingerechte Lieferung, Lieferung der geforderten Menge in der vereinbarten Qualität, sichergestellt und damit ein weitestgehender Fortfall der Wareneingangsprüfungen bei rofin gewährleistet wird. Weitestgehend bedeutet, dass sich die Wareneingangsprüfungen bei rofin auf die nachfolgend aufgeführten Prüfungen reduzieren: a) Transportschäden: rofin untersucht alle Warensendungen auf offensichtliche Transportschäden. Offensichtliche Transportschäden sind Schäden, die äußerlich an der Verpackung erkennbar sind und den Rückschluss auf eine Beschädigung des Verpackungsinhalts zulassen. QSV 1.1d Stand: 08.04.2013 4 von 11
b) Identitätsprüfung: rofin nimmt eine Identitätsprüfung vor, d. h. rofin vergleicht die Angaben auf dem Lieferschein mit dem Inhalt der Verpackung darauf, ob eine Falschlieferung oder ein Mengenfehler vorliegt. Lieferschein und Packzettel müssen den Anforderungen der Bestellbedingungen von rofin in der jeweils gültigen Fassung entsprechen. c) Qualitätsstichproben: rofin unternimmt in unregelmäßigen Abständen Qualitätsstichproben an den Warensendungen des Lieferanten; tritt innerhalb von 6 Monaten nach Aufnahme der Teilelieferung keine Reklamation auf, wird rofin die Prüfung auf Transportschaden nach a) und Identität nach b) reduzieren, auftretende Mängel in der Fertigung gelten dann als versteckte Mängel. Der Lieferant verzichtet dann insoweit auf den Einwand der verspäteten Mängelrüge nach 377 HGB. rofin behält sich vor, den Aufwand für Mängel gemäß a) bis c) dem Lieferanten in angemessenem Umfang in Rechnung zu stellen. Die in dieser Ziffer getroffene Regelung zur Wareneingangskontrolle geht den Regelungen zu Mängelrügen in den Bestellbedingungen von rofin (zur Zeit Ziffer 8.5 der Bestellbedingungen, Stand: 02/2006) in der jeweils gültigen Fassung vor. 5. Dokumentation / Informationspflicht / Reklamation / Änderungen 5.1. Dokumentation rofin behält sich vor, für einzelne Bauteile erweiterte Qualitätsunterlagen zu erstellen. Dies können sein z.b. Qualitätsvorausplanung (QVP), Lastenheft, Schnittstellenvereinbarung. Der Lieferant wird dann darauf hingewiesen, dass dies zum Produkt gehörende, erweiterte Dokumentation ist. Der Lieferant hat seine Warenausgangskontrolle zu dokumentieren und alle Unterlagen hinsichtlich seiner von dieser QSV getroffenen Prüfungen bzw. Prüfergebnisse (insbesondere produkt- und prozessrelevante Dokumente, Daten, Aufzeichnungen) für die Dauer von wenigsten 10 Jahren, bei ausdrücklicher Vereinbarung auch länger, nach Ablieferung aufzubewahren. Sind zwischen rofin und dem Lieferanten Merkmale als sicherheitsrelevant definiert worden, so sind diese Unterlagen wenigstens 15 Jahre, bei entsprechender QSV 1.1d Stand: 08.04.2013 5 von 11
ausdrücklicher Vereinbarung auch länger, aufzubewahren. Der Lieferant hat rofin auf Verlangen Einsicht in diese Unterlagen zu gewähren. 5.2. Informationspflicht Wird erkennbar, dass getroffene Vereinbarungen (z.b. Termin, Menge) nicht eingehalten werden können, so ist der Lieferant verpflichtet, hierüber rofin umgehend zu informieren. Für vom Lieferanten bestätigte Lieferungen, die vom Termin (+/- 2 Arbeitstage) oder von der Menge (+/-10%) abweichen, behält sich rofin Abzüge vor. 5.3. Reklamation Treten an den gelieferten Produkten Mängel auf, wird rofin den Lieferanten umgehend im Rahmen einer Reklamation hierüber informieren und soweit bekannt die betroffene Menge und einen Reklamationsgrund angeben. Der Lieferant ist mit Eingang aufgefordert: a) die betroffene Menge schnellstmöglich auszutauschen oder dort, wo dies nicht möglich ist, das Produkt instandzusetzen. Die Nachbesserung ist zu dokumentieren und darf sich nicht nachteilig auf Funktion, Sicherheit und Optik der Teile auswirken. b) rofin innerhalb von 5 Arbeitstagen nach Zugang eine Stellungnahme in Form eines 8D-Reports zuzusenden. Kommt der Lieferanten seinen Pflichten nicht nach, behält sich rofin im Einzelfall vor, Maßnahmen zur Schadensminimierung zu ergreifen und die Kosten dem Lieferanten in Rechnung zu stellen. Dies gilt ebenso für Aufwand, Stillstand und Lieferausfall von rofin. QSV 1.1d Stand: 08.04.2013 6 von 11
5.4. Änderungen Wichtige Änderungen im Fertigungsverfahren, an Materialien oder Zulieferteilen für die Produkte, hinsichtlich der Verlagerung von Fertigungsstandorten oder auf andere Maschinen einschließlich der Prüfverfahren oder hinsichtlich sonstiger Qualitätssicherungsmaßnahmen, werden rofin durch den Lieferanten so rechtzeitig mitgeteilt, dass eine Nichtzustimmung in keinem Fall den Liefertermin beeinträchtigt. Je nach Art und Umfang der Änderung entscheidet rofin, ob eine neue Erstbemusterung notwendig ist. Ändert der Lieferant ohne Information an rofin, übernimmt er die volle Verantwortung im Schadensfall. Der Lieferant erhält mit jeder neuen Bestellung bzw. Rahmenvertrag die notwendigen Zeichnungen und Spezifikationen oder einen in der Bestellung angedruckten Hinweis auf diese. Alle technischen Unterlagen müssen nach Erhalt vom Lieferanten auf Vollständigkeit und Widerspruchsfreiheit im allgemeinen und für den Verwendungszweck geprüft werden; über dabei erkannte Mängel muss rofin informiert werden. Daneben verpflichtet der Lieferant sich zur Installation eines Änderungsdienstes, der gewährleistet, dass nur die gültigen technischen Unterlagen (die von rofin zur Verfügung gestellten und notwendige lieferanteneigene Unterlagen) beim Lieferanten genutzt werden. QSV 1.1d Stand: 08.04.2013 7 von 11
6. Transport und Kennzeichnung Der Lieferant stellt sicher, dass die Produkte in geeigneten, mit rofin abgestimmten und freigegebenen Transportmitteln angeliefert werden, um Qualitätsminderungen und Beschädigungen bei Transport, Lagerung und Handling zu vermeiden. Die Kennzeichnung der Produkte und der Verpackung ist mit rofin zu vereinbaren und einzuhalten. Es ist sicherzustellen, dass die Kennzeichnung der verpackten Produkte auch während des Transportes und der Lagerung ohne logistische Maßnahmen (z.b. Auspacken von Einzelteilen) erkennbar ist. Abweichungen von den Kennzeichnungspflichten bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung. Die an den jeweiligen rofin Standorten gültigen Vorschriften und Werksnormen sind zu berücksichtigen. 7. Arbeitssicherheit und Umweltschutz rofin hat sich zu Aufrechterhaltung und kontinuierlicher Verbesserung eines hohen Niveaus von Arbeitssicherheit und Umweltschutz verpflichtet. Der Lieferant unterwirft sich den gleichen Kriterien. Die Einhaltung von Arbeitsschutz- und Umweltschutzvorschriften ist selbstverständlich. Der Lieferant verbessert permanent Sicherheit und Gesundheitsschutz seiner Mitarbeiter und minimiert Beeinträchtigungen. Arbeitssicherheit hat für ihn im Zweifelsfall immer Vorrang. Die Schonung der Umwelt ist Ausdruck seiner unternehmerischen Verantwortung. Er setzt Energie und Rohstoffe so sparsam wie möglich ein und reduziert Umweltbelastungen, soweit es sinnvoll ist. Der Lieferant lässt die Überprüfung der Einhaltung dieser Regelungen im Zug von Lieferanten-Audits durch rofin zu. QSV 1.1d Stand: 08.04.2013 8 von 11
8. Sonderfreigabe von Lieferungen Abweichungen von den Zeichnungen / Spezifikationen und Bestellungen sind nur nach vorheriger schriftlicher Vereinbarung mit dem zuständigen Einkäufer von rofin zulässig. Bei von rofin genehmigten Abweichungen in Maßen, Qualität und Eigenschaften hat der Lieferant die Abweichungsart sowie die an der Genehmigung gemäß Satz 1 dieser Ziffer beteiligten Personen und das Datum der Genehmigung auf dem Lieferschein zu vermerken und die Teile deutlich zu kennzeichnen. Soweit Vereinbarungen gemäß Satz 1 dieser Ziffer zu Stande kommen, entbindet dies den Lieferanten nicht von seinen Verpflichtungen zur Lieferung fehlerfreier Produkte und stellt keinen Verzicht seitens des Auftraggebers auf Gewährleistungsrechte und Haftungsfreistellungsansprüche im Hinblick auf die Auslieferung der fehlerhaften Produkte dar. 9. Produkthaftung und Versicherungen Wird rofin wegen Verletzung behördlicher Sicherheitsvorschriften oder auf Grund inoder ausländischer Produkthaftungsregelungen, aufgrund gesetzlicher Normen oder vertraglicher Vereinbarungen wegen der Fehlerhaftigkeit von rofin-produkten in Anspruch genommen, die durch eine Lieferung des Lieferanten hervorgerufen ist, ist rofin berechtigt, vom Lieferanten Ersatz dieses Schadens zu verlangen, insoweit, als er durch die von ihm gelieferten Produkte verursacht wurde. Dies gilt auch für die Kosten einer vorsorglichen Austausch- und Rückrufaktion. Der Lieferant hat eine angemessene Produkthaftpflichtversicherung abzuschließen und rofin den Abschluss auf Verlangen nachzuweisen. QSV 1.1d Stand: 08.04.2013 9 von 11
Der Lieferant wird durch Vereinbarung mit seinem Versicherer ggf. sicherstellen, dass ein Deckungsausschluss gemäß 4 Abs. 1 Nr. 1 und/ oder 4 Abs. 1 Nr. 3 der Allgemeinen Bedingungen für die Haftpflichtversicherung (AHB) nicht besteht. 10. Geheimhaltung Die vertraulichen Angelegenheiten, Vorgänge und finanziellen Verhältnisse des jeweiligen anderen Vertragspartners sind geheimzuhalten. Der Geheimhaltung unterliegen auch Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse, finanzielle Verhältnisse, Preise und Kundschaft sowie alle Erkenntnisse, die bei Audits und sonstigen Prüfungen nach diesem Vertrag anfallen. Die Partner stehen dafür ein, dass Mitarbeiter, Zulieferer und sonstige Dritte, die Zugang zu vertraulichen Informationen haben, einer Geheimhaltungsverpflichtung entsprechend dieser Nr.10 unterliegen, die auch nach Beendigung des Anstellungs- oder sonstigen Vertragsverhältnisses fortwirkt. Die Geheimhaltungspflicht gilt nicht für Informationen, die nachweislich zur Zeit der Überlassung öffentlich oder dem Empfänger bekannt werden, ohne dass letzteres auf eine vom Empfänger zu vertretende Verletzung dieser Geheimhaltungsverpflichtung zurückzuführen wäre. Die Geheimhaltungspflicht gilt auch nach Beendigung dieser QSV fort. 11. Laufzeit Diese Vereinbarung hat zunächst eine Laufzeit von einem Jahr und gilt bis zur vollständigen Erfüllung aller während der Laufzeit geschlossener Verträge über Lieferungen gemäß Ziffer 1 Satz 1 dieser QSV fort. Sie verlängert sich um jeweils ein Jahr, wenn sie nicht drei Monate vor ihrem Ablauf von einer Vertragspartei schriftlich gekündigt wird. QSV 1.1d Stand: 08.04.2013 10 von 11
12. Teilnichtigkeit Erweist sich eine Bestimmung dieser QSV ganz oder teilweise als unwirksam, so lässt dies die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt zwischen den Parteien eine solche rechtswirksame Bestimmung als vereinbart, die in rechtlich zulässiger Weise wirtschaftlich dem am nächsten kommt, was die Parteien mit der unwirksamen Bestimmung bezweckt haben. Die Parteien sind einander verpflichtet, auf Verlangen des anderen Teils den Inhalt einer solchen Ersatzbestimmung zu bestätigen. 13. Ergänzendes Recht Ergänzend gelten ausschließlich die Bestellbedingungen von rofin und abgeschlossene Lieferverträge. Für rofin:...... Datum / Unterschrift 1 Datum / Unterschrift 2...... Position im Unternehmen Position im Unternehmen Für den Lieferanten:... Datum / Unterschrift... Position im Unternehmen QSV 1.1d Stand: 08.04.2013 11 von 11