Wien, am 11.07.2014 Sehr geehrte Damen und Herren, Die 13. Dreiländertagung Minimal Invasive Chirurgie AMIC CAMIC SALTC, die vom 29.-30. Jänner 2015 im Schloß Schönbrunn in Wien stattfinden wird, hat sich zum Ziel gesetzt, die rasante Entwicklung im Bereich der laparoskopischen und Minimal Invasiven Chirurgie sowie die Grenzen des Möglichen und medizinisch Sinnvollen zu beleuchten. Als übergeordnetes Motto der Tagung ist daher Innovationen im Rahmen technischer und medizinischer Grenzen gewählt worden. Neben den medizinischen Entwicklungen im Bereich der Minimal Invasiven Chirurgie kommt ein gewisser Ärztemangel immer mehr zum Tragen, sodass es mir sehr wichtig ist bei diesem Treffen einen großen Akzent auf den sogenannten chirurgischen Nachwuchs zu legen. Dies ist einerseits durch ein interessantes Programm, das Abhalten eines Trainingskurses aber auch durch spezielle Vergünstigungen geplant. Neben unserem persönlichen Einsatz benötigen wir für die Durchführung Ihre Unterstützung. Sie kann wie gewohnt in Form einer Industrieausstellung, direktem Sponsoring oder durch Sponsorpakete, Inserate und Beteiligung am Workshop erfolgen. Die gute Kooperation zwischen Chirurgie und Industrie hat sich in den letzten Jahrzehnten sehr bewährt und ist aus dem Fortschritt der Medizin nicht mehr weg zu denken. Über eine Kontaktaufnahme würde ich mich sehr freuen und noch mehr darüber, Sie auf unserem Kongress begrüßen zu dürfen. Prim.Univ.Prof.Dr.Mag. Alexander Klaus Primarius der Chirurgischen Abteilung des Krankenhauses der Barmherzigen Schwestern, Wien
SPONSORPAKETE Folgenden Sponsorenstatus können Sie mit einem Sponsorpaket erreichen: Platin Sponsor EUR 6.000,- 9m² Ausstellungsstand Inserat im Hauptprogramm Taschenbeilage Sponsoring eines Gastvortragenden Druckkosten Hauptprogramm Kaffeepause Gold Sponsor EUR 4.000,- 6m² Ausstellungsstand Sponsoring eines Gastvortragenden Druckkosten Hauptprogramm Kaffeepause Silber Sponsor EUR 3.000,- 6m² Ausstellungsstand Sponsoring eines Gastvortragenden Taschenbeilage Die Platin, Gold und Silber Sponsoren werden auf der Homepage, sowie im Hauptprogramm gesondert erwähnt. Um Ihr Sponsorpaket zu bestellen, verwenden Sie bitte das beigefügte Anmeldeformular für Sponsoring. 2
EINZELNE SPONSORMÖGLICHKEITEN Sie können eine beliebige Anzahl an Sponsormöglichkeiten zusätzlich zu oder unabhängig von Ihrem Sponsoringpaket wählen: Druckkostenübernahme für das Hauptprogramm Ihr Firmenlogo wird in der Fußzeile wiederholt auf mehreren Seiten der Programmhefte abgedruckt. Sponsorbeitrag: EUR 500,- Firmen- oder Produktinformation im Hauptprogramm (eine Seite) pro Innenseite EUR 800,- pro Umschlagseite innen (U2, U3) EUR 1.000,- pro Umschlagseite außen (U4) EUR 1.500,- Übernahme eines Gastvortrags Ihre Firma wird im Hauptprogramm neben dem Referenten genannt. Sponsorbeitrag innerhalb Europas EUR 1.000,- Sponsorbeitrag außerhalb Europas EUR 2.000,- Kugelschreiber und Blöcke Die von Ihnen zur Verfügung gestellten Kugelschreiber und Blöcke werden in die Kongresstaschen eingelegt. Sponsorbeitrag : EUR 200,- Taschenbeilage Firmenbroschüre bzw. Werbematerial werden in die Kongresstaschen eingelegt. Pro Beilage, max. Größe: A4, 4 Seiten Sponsorbeitrag : EUR 250,- Namensschilder Auf den Namensschildern wird das Firmenlogo gedruckt. Sponsorbeitrag : EUR 1.000,- Pausenfilme Während der Pausen werden in den Vortragssälen von Ihnen bereitgestellte Filme Ihrer Firma gezeigt. Sponsorbeitrag : EUR 1.000,- 3
EINZELNE SPONSORMÖGLICHKEITEN Auflage von Informationsmaterial Firmen- und Produktinformationen werden an zentraler Stelle aufgelegt. Sponsorbeitrag: EUR 250,- Kaffeepause Das Sponsoring durch Ihre Firma wird auf Wunsch im Hauptprogramm neben der Ankündigung der Kaffeepause genannt. Sponsorbeitrag: EUR 750,- Alle Sponsoren werden im Hauptprogramm sowie auf der Homepage namentlich genannt. Um Ihre Sponsoreinheiten zu bestellen, verwenden Sie bitte das beigefügte Anmeldeformular für Sponsoring. INDUSTRIEAUSSTELLUNG Pauschalbetrag - 6m² Bodenfläche EUR 2.000,- jeder weitere m² Bodenfläche EUR 320,- Inkludiert in Ausstellungskosten: Zugang zu den Vorträgen (ohne DFP Punkte) 2 Registrierungen für Standmitarbeiter jede weitere Registrierung für Standmitarbeiter ist um EUR 60,- erhältlich. Nennung im Hauptprogramm und auf der Homepage Alle Aussteller werden im Hauptprogramm sowie auf der Homepage namentlich genannt. Um Ihre Ausstellungfläche zu buchen, verwenden Sie bitte das beigefügte Anmeldeformular für die Industrieausstellung. Bitte beachten Sie, dass die Vergabe der Sponsormöglichkeiten nach Einlangen der Anmeldung erfolgt. Wünsche bezüglich des Standplatzes werden nach Einlangen des rechtskräftig unterzeichneten Anmeldeformulars und der erfolgten Zahlung der Ausstellungskosten berücksichtigt. Wir bitten Sie auf den folgenden Seiten Ihre Bestellung auszufüllen und per Mail oder an die angegebene Faxnummer +43 1 407 82 74 zurückzusenden. 4
ANMELDEFORMULAR SPONSORING Bitte senden Sie das ausgefüllte Anmeldeformular für Sponsoring bis spätestens 20.12.2014 per Fax an +43 1 407 82 74 oder per Email an amic2015@medacad.org. Für Ausstellung siehe nächste Seite. SPONSORPAKETE Platin Sponsor EUR 6.000,- Gold Sponsor EUR 4.000,- Silber Sponsor EUR 3.000,- EINZELNE SPONSORMÖGLICHKEITEN Druckkostenübernahme für das Hauptprogramm EUR 500,- Firmen- oder Produktinformation im Hauptprogramm (eine Seite) Innenseite EUR 800,- Umschlagseite innen (U2) EUR 1.000,- Umschlagseite innen (U3) EUR 1.000,- Umschlagseite (U4) EUR 1.500,- Übernahme eines Gastvortrags Innerhalb Europas EUR 1.000,- Außerhalb Europas EUR 2.000,- Kugelschreiber und Blöcke EUR 200,- Taschenbeilage EUR 250,- Namensschilder EUR 1.000,- Pausenfilme EUR 1.000,- Auflage von Informationsmaterial EUR 250,- Kaffeepause EUR 750,- VERTRAGSPARTNER Firmenname: Firmenanschrift: Kontaktperson: Emailadresse: Telefon: Rechnungsadresse: UID Nummer: Datum: Bestellnummer: Rechtskräftige Unterschrift, Firmenstempel: Nach Einreichung Ihres Anmeldeformulars erhalten Sie eine Rechnung und die Sponsorvereinbarung mit allen Informationen. 5
ANMELDEFORMULAR INDUSTRIEAUSSTELLUNG Bitte senden Sie das ausgefüllte Anmeldeformular für die Ausstellung bis spätestens 20.12.2014 per Fax an +43 1 407 82 74 oder per Email an amic2015@medacad.org. Für Sponsoring siehe vorige Seite. Wir melden uns hiermit verbindlich zur Industrieausstellung im Rahmen des Dreiländertreffens Minimal Invasive Chirurgie AMIC-CAMIC-SALTC, 29.-30. Jänner 2015 an und sind mit den Teilnahmebedingungen einverstanden. Tagungsort: Schloss Schönbrunn Tagungszentrum, Apothekertrakt, Zugang Grünbergstraße Meidlinger Tor, 1130 Wien Pauschalbetrag - 6m² Bodenfläche EUR 2.000,- jeder weitere m² Bodenfläche EUR 320,- Inkludiert in Ausstellungskosten: Zugang zu den Vorträgen (ohne DFP Punkte) 2 Registrierungen für Standmitarbeiter jede weitere Registrierung für Standmitarbeiter ist um EUR 60,- erhältlich. Nennung im Hauptprogramm und auf der Homepage Alle Aussteller werden im Hauptprogramm sowie auf der Homepage namentlich genannt. Um Ihre Ausstellungfläche zu buchen, verwenden Sie bitte das beigefügte Anmeldeformular für die Industrieausstellung. Wir bestellen folgende Standfläche: Bodenfläche: m² Breite: m Tiefe: m Wir werden einen Faltstand mitbringen. Wir werden einen Eigenstand bauen. Wir benötigen Hilfe bei der Organisation eines Mietstandsystems. Die Rechnung des Mietpreises der Bodenfläche, sowie weitere Informationen (Bestellformular für Zusatzausstattung, Auf- und Abbauzeiten), werden Ihnen nach Anmeldungseingang zugesandt. Die Kosten für Elektroinstallationen, Reinigung und eventuell angemietetes Mobiliar werden nach Bestellung in Rechnung gestellt. Stornobedingungen: 50% des gesamten Mietentgeltes der Bodenfläche bei Storno bis zwei Monate vor Kongressbeginn (20. November 2014), 100% bei Stornierung danach. VERTRAGSPARTNER Firmenname: Firmenanschrift: Kontaktperson: Emailadresse: Telefon: Rechnungsadresse: UID Nummer: Datum: Bestellnummer: Rechtskräftige Unterschrift, Firmenstempel: Nach Einreichung Ihres Anmeldeformulars erhalten Sie eine Rechnung und die Sponsorvereinbarung mit allen Informationen. 6
Teilnahmebedingungen 1. Anmeldung Die Anmeldung muss ordnungsgemäß ausgefüllt, rechtsgültig unterschrieben und zeitgerecht an die Ausstellungsleitung zurückgefaxt werden. Erst dann ist eine Zulassung zur Ausstellung rechtskräftig. Platzwünsche werden nach Möglichkeit berücksichtigt, werden aber nicht als Teilnahmevoraussetzung angesehen. Zu Änderungen der Dauer oder des Termins der Ausstellung, sowie zu einer Absage, ist die Ausstellungsleitung berechtigt. Solche Änderungen berechtigen den Aussteller nicht zu einem Teilnahmerücktritt, einer Schadenersatzforderung oder einer Minderung des Entgeltes. Bei Ausstellungsabsage werden dem Aussteller die erhaltene Anzahlung abzüglich der, der Ausstellungsleitung entstandenen Kosten refundiert. 2. Verwendung des Ausstellungsortes Die Ausstellungsräume dürfen nur während der Öffnungszeit der Ausstellung benützt werden. Werbung außerhalb der Standfläche bedarf einer zusätzlichen Genehmigung. Nicht ausstellenden Firmen ist jede Werbung am und um den Ausstellungsort untersagt. 3. Auf- und Abbau der Stände Instandhaltung des Ausstellungsortes Vor der Errichtung eines Standes verpflichtet sich der Aussteller sich über den genauen Standort, sowie besondere Einrichtungsanordnungen bei der Ausstellungsleitung zu informieren. Falls erforderlich, ist die Ausstellungsleitung berechtigt trotz erfolgter Bestätigung des Standplatzes dem Aussteller einen anderen Platz in einer anderen Lage zuzuweisen und Ein- und Ausgänge zu verändern. Die Aufbauhöhe beträgt 2,5 Meter. Abhänger über dem eigenen Stand sind nicht möglich. Die zugewiesene Standfläche, darf in keiner Weise verändert werden. Der Standbau muss den österreichischen Normen und den Vorschreibungen des Apothekertrakts Schönbrunn, entsprechen. Sollten diese nicht bekannt sein, ist eine Rücksprache mit der Ausstellungsleitung unbedingt erforderlich. Die Ausstellungsleitung stellt dem Aussteller die beantragte und bezahlte Ausstellungsfläche zur Verfügung. Eventuelle nachträgliche Veränderungen in der Standgröße werden unverzüglich in Rechnung gestellt. Der Auf- und Abbau muss in der von der Ausstellungsleitung vorgegebenen Zeit erfolgen. Werden die vorgeschriebenen Auf- und Abbauzeiten nicht eingehalten, werden alle durch die Zeitüberschreitung entstehenden Kosten an den Aussteller weiter verrechnet. Während des Auf- und Abbaus sind die Anweisungen der Ausstellungsleitung uneingeschränkt zu befolgen, sowie auf alle polizeilichen oder sonstigen behördlichen Vorschriften zu achten. Beim Auf- und Abbau ist darauf zu achten, dass es zu keiner Beschädigung am Ausstellungsort kommt. Eventuell auftretende Schäden müssen vom Aussteller ersetzt werden. Das Beschädigen und Verändern des von der Ausstellungsleitung zur Verfügung gestellten Materials ist auf keinen Fall gestattet. Eventuelle Mängel des von der Ausstellungsleitung zur Verfügung gestellten Materials müssen schriftlich vor dem Ausstellungsbeginn reklamiert werden. Die vom Aussteller verwendeten Materialen müssen feuerhemmend sein. Der Stand ist so zu gestalten, dass die gemietete Standfläche weder in der Höhe, noch in der Grundfläche überschritten wird. Bei der Standgestaltung muss berücksichtigt werden, dass andere Aussteller oder Besucher durch Licht oder Ton nicht belästigt werden. Die Ausstellungsfläche muss in ordnungsgemäßen Zustand hinterlassen werden. Gelagerte Waren, Leergut und Verpackungsmaterial sind auf Kosten des Ausstellers zu entfernen. 4. Stromanschlüsse - Stromverbrauch Von der Ausstellungsleitung wird bei Bestellung eine Stromversorgung mit 230 Volt Wechselstrom auf Kosten der Aussteller zu den einzelnen Ständen zur Verfügung gestellt. Der Aussteller verpflichtet sich, die seiner Standgestaltung entsprechende KWh-Leistung anzufordern. (Separates Formular!) Die Ausstellungsleitung haftet nicht für Schäden, die durch unsachgemäße Handhabung entstandenen sind. 5. Gastronomie Speisen dürfen nur über den Caterer der Veranstaltung, den Grünen Kreis gebucht werden. Bitte kontaktieren Sie Herrn Klaus Tockner klaus.tockner@pool7.at, +431 523 86 54-12 für ein Angebot. Wenn eigene Getränke zur Ausschank kommen, muss dies vor der Veranstaltung mit dem Caterer abgesprochen werden. 6. Haftung Die Ausstellungsleitung übernimmt für sämtliche Schäden, wie Personen- und Sachschäden, Diebstahl oder Verlust während der Aufbau-, Kongressund Abbauzeit KEINE Haftung. Daher ist es empfehlenswert, vom Aussteller eine entsprechende Versicherung abzuschließen. 7. Teilnahmerücktrittsbestimmungen - Abgaben Bei einer Stornierung bis inkl. 20. November 2014 werden 50% des gesamten Mietentgelts der Bodenfläche als Strornogebühr einbehalten. Erfolgt eine Stornierung nach dem 20. November 2014 werden 100% einbehalten. Die auf das Mietentgelt entfallenden Steuern, Gebühren und öffentlichen Abgaben sind vom Aussteller zu tragen. 8. Teilnahmebedingung - Schlussbestimmung Die Anweisungen der Ausstellungsleitung sind uneingeschränkt zu befolgen. Zuwiderhandeln kann zu einem Ausschluss aus der Ausstellung führen. Die dadurch entstandenen Kosten gehen zur Gänze zu Lasten des Ausstellers. Den zuständigen amtlichen Organen, Behördenvertretern, Vertretern der Ausstellungsleitung und Ausstellungsortes ist der Zutritt zu den vertragsgegenständlichen Räumen und Flächen jederzeit zu ermöglichen. Das Betreten der Ausstellungs- und Kongressräumlichkeiten mit Hunden oder anderen Haustieren ist ausnahmslos verboten! Abweichungen oder Veränderungen dieser Teilnahmebedingungen gelten erst nach schriftlicher Bestätigung. Diese Teilnahmebedingungen unterliegen dem österreichischen Recht. Gerichtsstand: Wien 9. Abrechnung: AMIC c/o WMA Kongress GmbH, Alser Straße 4, 1090 Wien, Österreich Kristina Libova od. Mag. Anja Rosenkranz, +43/1/4051383-11 od. -27, amic2015@medacad.org 7