NEWS 2.12 Editorial 10 Jahre NEWS: Der LOBOS-Flyer feiert Jubiläum Was Sie hier lesen, hat Tradition. Der erste Newsletter erschien bereits 2003. Seitdem erhalten unsere Kunden und Interessenten regelmässig zwei bis drei Ausgaben pro Jahr. Doch in den letzten 10 Jahren starteten nicht nur unsere NEWS von 0 auf insgesamt über 20 Aussendungen. Auch unser Kundenpark wuchs in dieser Zeit von 200 auf 420 soziale Institutionen und unser Mitarbeiterbestand von 17 auf 46 Festangestellte und Freelancer. Im vergangenen Jahrzehnt haben wir auch den LOBOS-Informationstag als regelmässigen Event lanciert, der sich bei unseren Kunden grosser Beliebtheit erfreut. Im Jahr 2013 wird er am 4. Juni wieder im TRAFO in Baden stattfinden. Ebenfalls Premiere hatte in der letzten Dekade die grundlegende Überarbeitung der Benutzer-Oberfläche von Lobos 3.X. Wir haben die Gestaltung an die aktuellen Windows Styles angelehnt, was hervorragenden Anklang gefunden hat. Auch die NEWS selbst haben im Jubiläumsjahr ein neues Layout bekommen. Wir wünschen Ihnen wieder eine anregende und informative Lektüre sowie eine schöne Weihnachtszeit und einen guten Start ins neue Jahr! Ihr Alex Keusch INHALT Editorial NEWS-Jubiläum 1 Rückblick IFAS 2012 1 Schulungsprogramm 2013 2 Kundenportrait Wohn- und Pflegezentrum Luegenacher 2 Programm-Neuheiten Gleichzeitig offene Rechnungsläufe 3 Tipps & Tricks Jahresabschluss Buchungen kopieren 4 4 LOBOS-Netzwerk Kontakte nutzen 5 Unsere Neukunden 6 Impressum 6 Rückblick Erfolgreich mit neuem Messestand auf der IFAS 2012 Bei der 32. Fachmesse für den Gesundheitsmarkt vom 23.-26. Oktober 2012 im Messezentrum Zürich-Oerlikon präsentierte sich die LOBOS Informatik AG in neuer Optik am bewährten Platz in Halle 7. Viele der 16 500 BesucherInnen fanden auf den 14 200 m 2 Ausstellungsfläche den Weg zu den 4 Demo-Arbeitsplätzen von LOBOS. Publikumsmagnet war wieder der Pflegeund Betreuungsmanager, zu dem wir zahlreiche Weiterentwicklungen und Neuheiten mitgebracht hatten, die viel Beachtung fanden. Aber auch im Rechnungsund Personalwesen gab es für die BesucherInnen interessante Neuerungen. Wir konnten häufig Kunden begrüssen, jedoch auch sehr viele Neukontakte knüpfen. Insofern war die IFAS 2012 für LOBOS ein voller Erfolg und wir werden im Oktober in zwei Jahren bestimmt wieder mit dabei sein, um unsere Neuheiten dem Fachpublikum vorzustellen.
NEWS 2.12 2 Schulungsprogramm 2013 Kurse und Kursinhalte weiter optimiert Unsere Standardkurse waren in diesem Jahr so gut besucht, dass wir gewisse Schulungen sogar doppelt durchgeführt haben. Neues dazulernen und Gelerntes auffrischen ist nach wie vor ein grosses Bedürfnis unserer Kunden. Auf diese Interessenslage haben wir reagiert und das Kursprogramm 2013 entsprechend zusammengestellt. Auch die vielen Anregungen und Inputs der Teilnehmenden haben wir aufgegriffen und die Kurse und deren Inhalte so optimiert, dass unsere Kunden in Zukunft noch stärker von den Schulungen profitieren. Damit Sie jetzt schon planen können, finden Sie ab sofort die Daten für 2013 auf unserer Homepage: http://www.lobos.ch/produkte/lobos-3x/dienstleistungen/schulungen Wir freuen uns schon heute auf Ihre Anmeldung. In unseren Schulungsräumen in Schwerzenbach finden Sie eine optimale Infrastruktur vor. Fern der Daily Business -Hektik können Sie sich voll auf die Inhalte konzentrieren. Unsere KursteilnehmerInnen schätzen den besseren Lerneffekt sehr, der daraus resultiert. Lassen Sie sich auch nächstes Jahr von der LOBOS Informatik AG auf den neuesten Stand im Umgang mit Lobos 3.X bringen. Kundenportrait Das Wohn- und Pflegezentrum Luegenacher in Rothrist Das Wohn- und Pflegezentrum Luegenacher bietet Wohn- und Lebensmöglichkeiten für vorwiegend ältere Menschen mit Pflege und Betreuung nach Bedarf. Das Pflegeheim verfügt über 69 Einzelzimmer für die Pflege von betagten Menschen, davon 14 Plätze für Demenzkranke. Ein Ausbau auf 92 Pflegeplätze ist im Jahr 2015 geplant. Im April 2009 wurde ein Demenzbereich eingeweiht, zu dem neben einer offenen Wohnküche mit Aufenthaltszimmer auch ein Demenzgarten gehört, der gleichermassen als Erlebnisraum und Ruheinsel dient. Hier können sich die an Demenz erkrankten Menschen auch unbegleitet aufhalten und mit allen Sinnen Düfte, Farben und Formenvielfalt wahrnehmen. 72 Mietwohnungen stehen für das Wohnen im Alter zur Verfügung, davon 66 1- bis 4,5-Zimmer- und 6 Attika-Wohnungen. Das Wohn- und Pflegezentrum Luegenacher liegt mitten im Dorfkern und bietet eine hohe Qualität für das betreute Wohnen im Alter an. Sowohl die Gebäude als auch die schöne Gartenanlage sind rollstuhlgängig. Mit dem Neubau des Pflegezentrums im Jahr 1999 musste das bestehende EDV- System erneuert werden. Bei der Bewertung einer umfassenden Evaluation hat das System von LOBOS am besten abgeschnitten. Seit über 12 Jahren arbeitet das Wohn- und Pflegezentrum Luegenacher nun mit der LOBOS-Software. Rückblickend betrachtet war es der richtige Entscheid, sagt Zentrumsleiter Urs Zemp. Das Lobos-System zeichnet sich durch hohe Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit sowie Vielfalt aus. Ein wichtiger Punkt für uns war auch der Support. Da dürfen wir dem Supportteam ein grosses Lob aussprechen. Es unterstützt uns kompetent und bietet innerhalb kurzer Zeit Lösungen an. Diese Kompetenzen schätzen wir an unserem Partner. http://www.luegenacher.ch
NEWS 2.12 3 Programm-Neuheiten Mehrere gleichzeitig offene Rechnungsläufe Auf vielseitigen Kundenwunsch haben wir das Führen von mehreren gleichzeitig offenen Rechnungsläufen im Modul Leistungsfakturierung vorgezogen: Statt im nächsten offiziellen Release 3.3, der für Mai/Juni 2013 geplant ist, steht diese Funktionalität ab sofort zur Verfügung. Im Zusammenhang mit parallel offenen Läufen ist im Detail Folgendes zu beachten: - Ein Bewohner kann in mehreren Läufen vorkommen. - Eine erfasste Leistung kommt in genau einem Lauf vor. Hier gilt das Prinzip first come, first served, d. h. der Lauf, der zuerst berechnet wird, beinhaltet die Leistung. - Die verschiedenen offenen Läufe unterscheiden sich durch die Selektion: Entweder grenzen Sie nach Bewohner ein (z.b. nach der Bewohnerart Dauerbewohner ) oder nach der Fakturalaufgruppe (z. B. nach dem Lauf Externe Rechnungen ). Ausserdem haben Sie nun die Möglichkeit, aus dem Programm Zentrale Leistungserfassung eine Einzelrechnung auszulösen, z. B. eine Ad-hoc-Rechnung definitiv oder provisorisch zu Kontrollzwecken. Klicken Sie hierfür auf das Icon Faktura drucken. Sie brauchen dazu keinen eigenen Rechnungslauf manuell zu eröffnen, denn das passiert automatisch im Hintergrund. Bei einer Programmauslieferung nach dem 12. November 2012 haben Sie diese Programm-Neuheit automatisch erhalten (das Lieferdatum sehen Sie auf dem Login-Bild). Wenn Sie eine aktuelle Einspielung wünschen, wenden Sie sich bitte an unseren Support, telefonisch unter der Nummer 044 825 77 77 oder per E-Mail an hotline@lobos.ch.
NEWS 2.12 4 Tipps & Tricks Jahresabschluss leicht gemacht Schon wieder ist ein Jahr fast vorbei. Und schon wieder stehen die Arbeiten an, die nun einmal jedes Jahr gemacht werden müssen. Auch die Buchhaltung will bald abgeschlossen werden und für ein neues Jahr bereit sein. Eigentlich beginnt das neue Jahr schon viel früher als das Kalenderjahr. Nämlich dann, wenn die Daten für das Budget des neuen Jahres eingegeben werden sollen. Dies ist der Zeitpunkt, an dem die Buchungsperioden einzufügen sind. Sie können diese automatisch generieren, und zwar im Modul Hauptbuch unter Stammdaten, Buchungsperioden. Verwenden Sie dazu aus der Symbolleiste die Funktion Buchungsperiode erstellen : Nachdem Sie diesen Vorgang erledigt haben, ist Ihre Buchhaltung für das neue Jahr bereit: Jahresabschluss das war s? Fast! Natürlich müssen Sie noch verschiedene Kontrollarbeiten vornehmen, um sicherzustellen, dass die Buchhaltung rechnerisch in allen Belangen stimmt. Als Erstes wird sichergestellt, dass alle Rechnungs-, Abschreibungs- und Lohnläufe sowie alle Aufträge verbucht sind. Dann müssen sämtliche Buchungsübernahmen für das abzuschliessende Jahr verarbeitet werden. Im Weiteren sind die offenen Posten der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung mit den Sammelkonten abzugleichen. Der Bericht Kontrolle Finanzbuchhaltung im Modul Hauptbuch vergleicht die Hilfsbücher und stellt Unterschiede, oder eben vorzugsweise keine, fest. Haben Sie all diese Kontrollen erfolgreich vorgenommen, brauchen Sie nur noch das Geschäftsergebnis zu verbuchen sowie die Dokumente aufzubereiten, die für die Revision benötigt werden, wie etwa Kontoauszüge, Offene-Posten-Liste etc. In den Lohnarten sollten noch die gültigen Ansätze (AHV, UVG, KKTG) für das neue Kalenderjahr geändert werden. Ausnahme ist die Quellensteuer, die Sie automatisch importieren können. Im Programmzweig Werkzeuge unter Quellensteuerimport ist dies für den jeweiligen Kanton und pro Jahr möglich. Es ist sicher sinnvoll und hilfreich, diese Kontrollarbeiten auch immer wieder einmal während des Jahres vorzunehmen. Dann wird der Jahresabschluss noch einfacher und Sie benötigen dafür weniger Zeit. Buchungen kopieren statt neu eingeben Wenn Sie eine Buchung tätigen müssen, die Sie so oder so ähnlich schon einmal gemacht haben, können Sie sich mit suchen & kopieren viel Zeit und Mühe sparen. Gehen Sie dazu ins Hauptbuch von Lobos 3.X und suchen Sie dort in der Buchungsmaske mit dem Suchen-Symbol nach einer bereits abgeschlossenen Buchung. Haben Sie sie gefunden, geben Sie ihr einen Doppelklick und Lobos 3.X wird fragen, ob Sie diese Buchung kopieren möchten: Fortsetzung auf Seite 5
NEWS 2.12 5 Fortsetzung von Seite 4 Wenn Sie die Frage mit Ja beantworten, erscheint die gesuchte Buchung 1:1 in der Buchungsmaske: Nun brauchen Sie diese Buchung lediglich anzupassen und können sie danach wie gewohnt abschliessen. LOBOS-Netzwerk Nutzen Sie unsere Kontakte Alle sprechen von Social Media. Wir pflegen einfach im täglichen Umgang unser breit gefächertes Netzwerk an guten Kontakten in alle Richtungen und möchten Sie gerne daran teilhaben lassen. Wir erfahren beispielsweise durch unsere regen Kundenbeziehungen immer wieder einmal von Vakanzen oder von Personen, die eine neue Stelle suchen. Schon öfter konnten wir bei einer Stellenbesetzung behilflich sein oder einen Tipp für die Überbrückung eines temporären Ausfalls geben. Manchmal hören wir, dass pensionierte MitarbeiterInnen ihre grosse Erfahrung gerne noch weiter einbringen möchten und Trouble-Shooting-Mandate entgegennehmen oder Beratungsleistungen anbieten. Ausserdem pflegen wir Kontakte zu namhaften Treuhandfirmen oder kennen Selbstständigerwerbende, die sowohl die Heimbranche als auch die Software Lobos 3.X bestens kennen. Wenn Sie einen kurzfristigen Engpass in Ihrem Administrations-Team haben oder einen Berater für ein bevorstehendes Projekt suchen, sprechen Sie uns an. Vielleicht können wir Ihnen weiterhelfen. Nicht immer werden alle Parameter wie Region, Profil oder Zeitpunkt zusammenpassen, aber einen Versuch ist es wert. Dieses Angebot ist selbstverständlich unentgeltlich und wir können auch keine Gewähr für eine erfolgreiche Stellenbesetzung übernehmen. Verstehen Sie es einfach als eine freundliche Einladung, unser Netzwerk zu nutzen. Es wäre doch schön, wenn sich die eine oder andere zweckdienliche Zusammenarbeit ergeben würde.
NEWS 2.12 6 Unsere Neukunden Seit dem letzten Newsletter haben sich wieder einige Institutionen für Lobos 3.X entschieden. Wir begrüssen herzlich im Kreis unserer Anwender: Beschäftigungs- und Wohnheim am Birsig, Bottmingen Alterszentrum Salvia, Rebstein Alterszentrum Pfrundhaus, Glarus Alters- und Pflegeheim Bühli, Ennenda Alterswohnheim Bruggli, Netstal Alters- und Pflegeheim Böndler, Bauma Alters- und Pflegeheim Lindenstrasse, Rheinfelden Kirche im Prisma, Rapperswil Alters- und Pflegeheim Wiborada, Bernhardzell Alters- und Pflegeheim im Brühl, Spreitenbach Alters- und Pflegeheim Steinfeld, Suhr Alterszentrum Sophie Guyer, Pfäffikon Heilpädagogischer Dienst, St. Gallen Quartier-Altersheim Aussersihl, Zürich Beth Chana, Zürich Alterswohnheim Büttenberg, Biel Stiftung Inlumine, Basel Impressum LOBOS Informatik AG Bahnstrasse 25 CH-8603 Schwerzenbach Airport-Business-Center 64 CH-3123 Belp Tel. +41 (0) 44 825 77 77 info@lobos.ch www.lobos.ch