Webportal Quellensteuer: Mutationen der Mitarbeitenden

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1 Kanton Zürich Finanzdirektion Steueramt Dienstabteilung Quellensteuer Webportal Quellensteuer: Mutationen der Mitarbeitenden Das Webportal Quellensteuer ist eine Applikation des kantonalen Steueramtes Zürich zur Anmeldung und Abrechnung von quellensteuerpflichtigen Personen. Das Webportal Quellensteuer wird auf der kantonalen egovernment Plattform ZHservices betrieben und garantiert die sichere Abwicklung Ihrer Geschäftsprozesse. Startseite ZHservices Business Nach Ihrer erfolgreichen Anmeldung gelangen Sie auf die Startseite von ZHservices Business. 1 Die Funktionen für die Quellensteuern finden Sie unter Angebote [1] und danach Quellensteuer [2]. Startseite Webportal Quellensteuer Nachdem Sie den Bereich Quellensteuer gewählt haben, gelangen Sie zur Startseite des Webportals Quellensteuer. Von hier aus können Sie Quellensteuerabrechnungen erstellen, quellensteuerpflichtige Mitarbeitende erfassen, Ihre bearbeiteten Vorgänge über die Vorgangsverwaltung einsehen und erfasste Abrechnungsstellen verwalten. 2

2 2/7 Mitarbeitende verwalten Starten Sie die Anwendung Quellensteuerpflichtige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verwalten [3]. 3 In dieser Übersicht werden Ihnen die erfassten Mitarbeitenden angezeigt. Über die Filterfunktionen [4] können Sie die Anzeige der Mitarbeitenden einschränken. Sie haben die Möglichkeit, Mitarbeitende nach Name und Vorname zu suchen [5]. 4 Neue Mitarbeitende können Sie über Neuen Mitarbeiter erfassen (Eintritt) [6] hinzufügen. Über Anstellungsverhältnis erfassen [7] können Sie bestehende Mitarbeitende einer zusätzlichen Abrechnungsstelle zuordnen [ein Haupterwerb, mehrere Nebenerwerbe) oder bereits ausgetretene Mitarbeiter wieder eintreten lasen Hat die Gemeinde den Tarif für den quellensteuerpflichtigen Mitarbeitenden bereits verfügt, wird dies in der letzten Spalte Aktueller Stand entsprechend angezeigt [8 Tarif mitgeteilt ]. Wurde noch kein Tarif verfügt, erfolgt die Quellensteuerabrechnung mit dem provisorischen Tarif. 8 Erscheint in der Spalte Aktueller Stand die Anzeige in Übermittlung werden die Daten aktualisiert und zwischen den Systemen synchronisiert. Erst nach erfolgter Synchronisation sind die vorgenommenen Mutationen ersichtlich. Bitte beachten Sie, dass dies bis zu 30 Minuten dauern kann.

3 3/7 Um bestehende Mitarbeitende zu bearbeiten klicken Sie auf den Nachnamen [9]. Die Historisierung aller bereits erfassten Mutationen wird Ihnen angezeigt. Unter Zeitperiode wird bei langjährigen Mitarbeitenden die Zeitachse aufgeteilt um eine bessere Übersicht zu gewährleisten. 9 Legende Mitarbeitermutationen Nachstehend werden Ihnen die Bezeichnungen der tabellarischen Historisierung aller Mutationen erläutert. Einreichedatum Wann die Mutation erstellt wurde EMA Eintritt, Mutation oder Austritt EMA Datum Ereignisdatum der Mutation Tarif gültig ab Ab diesem Datum ist die Mutation gültig Prov.Tarif Provisorisch berechneter Tarif gem. Ihren Angaben Def.Tarif Von der Gemeinde mitgeteilter Tarif Vers.Stammdaten Jede Mutation erhält eine Laufnummer. Vers.Tarifdaten Jede Mutation erhält eine Laufnummer.

4 4/7 Mutation erstellen Möchten Sie Änderungen an den Stammdaten des Mitarbeitenden vornehmen wählen Sie Bearbeiten [10]. 10 Alle tarifrelevanten Mutationen werden im Folgemonat wirksam und erfolgen im Ablauf ähnlich. Unter nicht tarifrelevanten Mutationen werden Angaben über Namen, Nationalität, Arbeitsstunden, Arbeitspensum, Ferienanspruch und Bruttolohn verstanden. Diese Änderungen sind ab Ereignisdatum bzw. ab dem entsprechenden Monat gültig. Geben Sie im Feld Mutation gültig ab [11] das Ereignisdatum Ihrer Mutation ein. Das gültig ab Datum wird automatisch gemäss Regelwerk befüllt [11]. Wählen Sie nun von der Aufzählung [12] die gewünschte Mutation, welche Sie erstellen möchten. Bei einer Adressänderung kann, sofern der Wohnsitzstaat Schweiz ist, die genaue Adresse über die Adresssuche [13] eingegeben werden. Bei einem Wohnsitz ausserhalb der Schweiz kann die Adresse manuell [14] eingegeben werden. Um den Vorgang abzuschliessen wählen Sie Speichern und Einreichen [15]

5 5/7 Neuen Mitarbeitenden erfassen (Eintritt) Zur Erfassung eines neuen Mitarbeiteinden müssen die markierten Pflichtfelder ausgefüllt werden. Sofern der Wohnsitzstaat Schweiz ist, kann die genaue Adresse über Adresssuche [16] eingegeben werden. Über Speichern [17] können Sie die Erfassung des neuen Mitarbeitenden beenden und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Nachdem Sie alle Pflichtfelder der Stammdaten erfasst haben, fahren Sie mit Weiter [18] fort. 16 Im nächsten Schritt können Sie die anstellungsrelevanten Daten eingeben. Beachten Sie dabei, dass nur das Eintrittsdatum und die Beschäftigungsart tarifrelevant sind. Mit Weiter fahren Sie fort. Im Schritt Provisorischer Tarif wird Ihnen auf Basis der erfassten Daten der provisorische Tarif [19], welcher bei der Quellensteuerabrechnung verwendet wird. angezeigt Dieser Tarif kann von dem durch die Gemeinde verfügten Tarif abweichen Bevor Sie die Daten übermitteln, haben Sie die Möglichkeit, die Stammdaten des Mitarbeitenden zu überprüfen. Sollten Sie einen Fehler bei den Angaben feststellen, können Sie über Bearbeiten direkt zur Erfassungsmaske zurückkehren und die Daten korrigieren. Die Anmeldung wird über Einreichen übermittelt. Die zuständige Gemeinde verfügt anschliessend den definitiven Tarif. Mit einer Notifikation wird Ihnen die Statusänderung von Ihrem Geschäftsfall mitgeteilt. 19

6 6/7 Bei erfolgreicher Übermittlung erhalten Sie eine entsprechende Bestätigung. Sie können sich Ihre Anmeldung als PDF- Datei anzeigen lassen [20] und ausdrucken. 21 Der Status des Geschäftsfalls kann jederzeit über die Vorgangsverwaltung [21] eingesehen werden. Mitarbeitende importieren Auf der Übersicht der Mitarbeiterverwaltung haben Sie die Möglichkeit, Ihre Mitarbeitenden mittels einer Excel-Datei zu importieren [22]. Eine entsprechende Anleitung finden Sie auf unserer Homepage. Export und Import Mitarbeitenden Mitarbeiter exportieren Alle aktiven Mitarbeiter können über die Wahl Mitarbeiter exportieren [23] in einer Excel-Datei abgespeichert werden. Diese Datei kann auch für einen späteren Import erneut verwendet werden. Dabei ist zu beachten, dass nur IST-Daten zum aktuellen Zeitpunkt des Vorgangs exportiert werden

7 7/7 Mutation erstellen über die Quellensteuerabrechnung Starten Sie die Anwendung Quellensteuerabrechnung erstellen [24]. 24 Wählen Sie zum Beispiel Deklariert [25] in der Spalte Status um mit der gewünschten Abrechnung zu beginnen. Danach erscheint die Jahresübersicht. Fahren Sie fort mit der gewünschten Abrechnungsperiode [26]. 25 Die Quellensteuerabrechnung wird geöffnet. Am Ende der Zeile eines Mitarbeitenden finden Sie einen Icon (Schaltfläche) zum Bearbeiten [27]. 26 Nachdem das Bearbeitungssymbol [27] gewählt wurde, werden Sie direkt zur Mitarbeitermutation weitergeleitet. Sie können nun wie oben im Abschnitt Mutation erstellen fortfahren. 27 Kinderabzüge können bei einem provisorischen Tarif direkt in der Quellensteuerabrechnung geändert werden. Es ist empfehlenswert die Anzahl Kinder auch in den Stammdaten zu hinterlegen. Bei einer Tarifmitteilung der zuständigen Wohngemeinde wird der Tarif definitiv und die Anzahl Kinder kann in der Quellensteuerabrechnung nicht mehr geändert werden. Zusätzliche Informationen und Support Weitere Informationen und Hilfestellungen finden Sie unter folgendem Link: direktion/ksta/de/spezialsteuern/quellensteu er/webportal/webportal_ssl.html