Hinweise zur Bedienung der Schnittstelle DRK-DLDB in ADSYS Ausbildungsverwaltung

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1 Hinweise zur Bedienung der Schnittstelle DRK-DLDB in ADSYS Ausbildungsverwaltung Bearbeiter : Jens Fürstenberg Datum : DSE Software-Entwicklung DSE Software-Entwicklung Tel: /

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Vorbereitung API-Key und Link zur Anmeldung hinterlegen Pflege Lehrgangsorte in Lehrgangsdaten Kursgebühren hinterlegen Durchführung Ermittlung und Zuweisung von Lehrgangsarten Ermittlung von Lehrgangsarten Zuweisung von Lehrgangsarten Übertragung von Lehrgangsdaten Übertragung neuer Lehrgänge Übertragung geänderter Lehrgänge Übertragung gelöschter Lehrgänge / Stornierung Löschen des gesamten Kursangebotes in der DLDB... 3 DSE Software-Entwicklung Tel: /

3 1 Einführung Die Schnittstelle DRK-DLDB dient dazu, das aktuelle Lehrgangsangebot an die DRK Dienstleistungsdatenbank zu übermitteln und auf dieser Plattform, sowie der Plattform rotkreuzkurs.de online zur Verfügung zu stellen. 2 Vorbereitung Um die Schnittstelle nutzen zu können, müssen allerdings einige Einstellungen getroffen werden, welche in den folgenden Punkten beschrieben sind. 2.1 API-Key und Link zur Anmeldung hinterlegen Um die Lehrgangsdaten auf der Seite der DLDB einpflegen zu können, müssen Sie vorher Ihren vom DRK Geralsekretariat ausgestellten API-Key sowie den Link zu einer Online-Anmeldung einmalig in der Parameter-Datei SchnittstelleDRKDLDB.dat eintragen. Um die Parameter-Datei anpassen zu können, wählen Sie den Menüpunkt System => Editor für Parameter-Dateien. In der darauf folgenden Dateiliste müssen Sie auf das kleine Kreuz am Listenpunkt SOAP-Schnittstellen klicken und die dort hinterlegte Datei SOAPSchnittstelleDRKDLDB.dat auswählen. Mit einem Klick auf den Button Datei bearbeiten öffnet sich dann das eigentliche Editorfenster. Die Parameter-Datei SchnittstelleDRKDLDB.dat hat folgenden Aufbau: [WEBSERVICE] [APIKEY] [WEBLINK]... In den ersten, in eckigen Klammern geschriebenen, Zeilen steht die Beschreibung sowie der Aufbau der Parameter-Datei. Im unteren Bereich ist dann die eigentliche Anpassung vorzunehmen. Bitte tragen Sie in die dafür vorgesehene Zeile Ihren API-Key ein. Anwender, die nicht über das Zusatzmodul Internet-Kursanmeldung verfügen, können in den Abschnitt für den Web-Link eine beliebige Adresse eintragen. Anwender, die über das Zusatzmodul Internet-Kursanmeldung verfügen, müssen hier den Link zu unserer Kursanmeldung eintragen. Rufen Sie dazu einfach das Anmeldeformular eines von Ihnen hochgeladenen Kursangebotes auf und kopieren Sie, bis auf die letzten 6 Ziffern, den Link in die Parameter-Datei. Beispiel: XXX = Ihr Anwendername, wie er bei DSE hinterlegt ist. Achten Sie darauf, dass keine andere Zeile angepasst werden darf, da sonst die Schnittstelle nicht funktionieren kann. DSE Software-Entwicklung Tel: / Seite 1 von 3

4 Über den Button Beenden werden alle Ihre Änderungen nach einer Abfrage: Die Datei wurde geändert. Änderungen speichern? mit einer Bestätigung über den Button Ja gespeichert und Sie können den Editor verlassen. 2.2 Pflege Lehrgangsorte in Lehrgangsdaten Damit die Lehrgangsdaten zur DLDB übermittelt werden können, muss in allen Lehrgängen, die übertragen werden sollen, ein Lehrgangsort hinterlegt und bis auf die Felder Name1 Name3 vollständig ausgefüllt werden. Die Erfassung der Lehrgangsorte erfolgt über den Menüpunkt Datenpflege => Lehrgangsorte. Hier können neue Lehrgangsorte erfasst oder bestehende geändert werden. Die Lehrgangsorte bestehen aus vollständigen Adressdaten sowie einer Raumangabe. In den Lehrgangs-Stammdaten auf Seite 2, kann dann über das Feld Lehrgangsort: Schlüssel dem Lehrgang ein Lehrgangsort zugewiesen werden. Der Veranstaltungsort auf Seite 1 der Lehrgangs-Stammdaten hat für die Schnittstelle zur DLDB keine Bedeutung. 2.3 Kursgebühren hinterlegen Über den Menüpunkt Datenpflege => Lehrgangsdaten => Erfassung Teilnehmer-Beiträge muss jeder Lehrgangsart, die an die DLDB übermittelt werden soll, ein Teilnehmer-Beitrag hinterlegt werden. Dabei ist zu beachten, dass nur 1 Beitrag pro Lehrgangsart an die DLDB übermittelt werden kann. Daher wird für die Schnittstelle nur der erste erfasste Beitrag pro Lehrgangsart verwendet. 3 Durchführung Wurden in den entsprechenden Lehrgängen ein Lehrgangsort hinterlegt, eine Lehrgangsart ausgewählt und die zugehörige Lehrgangsart an eine Lehrgangsart der DLDB zugewiesen, kann dieser Lehrgang an die DLDB übermittelt werden. 3.1 Ermittlung und Zuweisung von Lehrgangsarten Ermittlung von Lehrgangsarten Die Ermittlung der Lehrgangsarten aus der DLDB erfolgt über den Button System => Schnittstelle DRK-DLDB => Ermittlung Lehrgangs-Schlüssel. Diese Funktion muss erstmalig und immer dann ausgeführt werden, wenn sich das Kursangebot in der DLDB verändert. Es werden alle Kursangebote aus der DLDB ausgelesen und für die weitere Verwendung in der Zuweisung der Lehrgangsarten gespeichert. DSE Software-Entwicklung Tel: / Seite 2 von 3

5 3.1.2 Zuweisung von Lehrgangsarten Die letzte vorbereitende Arbeit, die noch getroffen werden muss, ist die Zuweisung Ihrer im System hinterlegten Lehrgangsarten zu den Lehrgangsarten der DLDB. Diese Zuweisung erfolgt über die von Ihnen gewohnte Textschlüsseleingabe, welche sie über den Menüpunkt Datenpflege => Lehrgangsdaten => Textschlüssel => Lehrgangsart finden können. Die Textschlüssel-Tabelle für die Lehrgangsarten wurde um die 2 zusätzlichen Spalten Schlüssel DRK-DLDB und Schlüssel BG-QSEH ergänzt. In dieser Anleitung ist aber nur die Verwendung der neuen Schlüsselspalte Schlüssel DRK-DLDB beschrieben. In der neuen Spalte kann pro Lehrgangsart eine Zuweisung der von der Schnittstelle DRK-DLDB verwendeten Lehrgangsarten erfolgen. Klicken Sie dazu einfach auf das entsprechende Feld und wählen Sie in der sich daraufhin öffnenden Listenauswahl mit einem Doppelklick die gewünschte Lehrgangsart der DLDB aus. 3.2 Übertragung von Lehrgangsdaten Übertragung neuer Lehrgänge Jeder Lehrgang, welcher den o. a. Kriterien entspricht und mit dem Beginn-Datum in der Zukunft liegt, wird an die DLDB übermittelt Übertragung geänderter Lehrgänge Wurde ein Lehrgang schon an die DLDB übermittelt (wird durch eine versteckte ID ermittelt) und haben sich an den Stammdaten des Lehrgangs, des Lehrgangsortes oder den Teilnehmerbeiträgen Änderungen ergeben, wird dieser Lehrgang in der DLDB aktualisiert Übertragung gelöschter Lehrgänge / Stornierung Wird ein Lehrgang aus dem Programmsystem gelöscht, wird er automatisch beim nächsten Upload storniert. 3.3 Löschen des gesamten Kursangebotes in der DLDB Diese Programmfunktion löscht das gesamte Kursangebot, welches zur DLDB übertragen wurde. Die Lehrgangs-Stammdaten in ADSYS Ausbildungsverwaltung bleiben erhalten. DSE Software-Entwicklung Tel: / Seite 3 von 3