Beantragung einer neuen Benutzerkennung Die Fachhochschule Kiel verwaltet Benutzerkonten mit Hilfe eines sog. Identity Management Systems (IDM). Damit können Auftraggeber über das webbasierte Benutzerverwaltungsportal des IDM, Benutzerkonten für neue Mitarbeiter/innen (Antragsteller) oder Funktionskonten beantragen. Für die Nutzung des Portals ist ein Webbrowser erforderlich: Für die korrekte Darstellung der Portalinhalte nutzen Sie bitte ausschließlich den Browser Internet Explorer. Portalanmeldung Das Öffnen des Portals erfolgt durch Eingabe der Adresse http://bv.fh-kiel.de im Internet Explorer. Im angezeigten Dialog können Sie sich mit Ihrer hochschulweit gültigen Benutzerkennung und Passwort anmelden. Portalanmeldung Suchfunktion Vor Beantragung eines neuen Benutzerkontos prüfen Sie bitte immer, ob für die Person bereits ein Mitarbeiterkonto existiert, da pro Benutzer in der Regel nur ein Benutzerkonto erstellt wird. Für Änderungswünsche an bestehenden Benutzerkonten wenden sich Auftraggeber bitte an benutzerverwaltung fh-kiel de. Für eine Suchanfrage nach einem Benutzerkonto, wählen Sie in der Hauptmaske den Menüpunkt Benutzer und geben im Feld Suchen nach: einen entsprechenden Suchbegriff ein. Als Suchbegriff kann der Nachname, der Vorname oder die Schreibweise Nachname, Vorname genutzt werden. Lesende Einsicht in ein bestehendes Benutzerkonto erhalten Sie über Auswahl des entsprechenden Namens in der Spalte Anzeigename. Bei Auswahl eines Anzeigenamens werden die Personendaten in einem sich zusätzlich öffnenden Fenster dargestellt. Fachhochschule Kiel: Beantragung einer Benutzerkennung von www.fh-kiel.de generiert am 30.09.2016 1
Anzeige bestehende Benutzerkennung Antragstellung Das Antragsformular öffnen Sie durch Auswahl des Menüpunktes Neu aus der oberen Menüleiste. Anschließend geben Sie die Personendaten im sich zusätzlich öffnenden Fenster ein. Das Formular besteht aus drei Registerkarten, die für die zu durchlaufenden Schritte der Antragsstellung stehen. Jede Registerkarte enthält auszufüllende Formularfelder, wobei obligatorische Angaben durch einen roten Stern gekennzeichnet sind. Bevor zum nächsten Reiter gewechselt werden kann, müssen entsprechende Angaben erfolgt sein. Der Wechsel zwischen den Registerkarten ist nicht durch Anklicken des jeweiligen Reiters, sondern nur über die vier Buttons in der Fußzeile Zurück, Weiter, Fertig stellen und Abbruch möglich. Antragsformular Übersicht Reiter Allgemein Wählen Sie die passende Anrede in der Drop-down Liste aus. Im Eingabefeld Titel können Sie eine entsprechende Angabe hinterlegen. Geben Sie im Anschluß den Vornamen und den Nachnamen der Person in den gleichnamigen Eingabefeldern ein. Wählen Sie für die Formularfelder Fachbereich / Zentrale Einrichtung und Art der Anstellung (Mitarbeiterrolle) den passenden Eintrag aus der Drop-down Liste aus. Fachhochschule Kiel: Beantragung einer Benutzerkennung von www.fh-kiel.de generiert am 30.09.2016 2
Bitte vergewissern Sie sich im Vorwege, zu welcher Mitarbeiterrolle eine neue Benutzerkennung hinzugefügt werden soll, da durch die Auswahl die Benutzerkennung systemseitig zu bestimmten Gruppen bzw. Verteilern hinzugefügt bzw. aus diesen entfernt wird. Ist die Person einem Projekt zugeordnet, kann zur Info der Projektname über das Eingabefeld Evtl. Projektname festgehalten werden. Anschließend ist noch die E-Mail Domaine des neuen Nutzers in der Drop-down Liste E-Mail Domain auszuwählen, welcher in der Regel fh-kiel.de lautet. Im Folgenden steht noch die obligatorische Angabe des Auftraggebers und des etwaig abweichenden Dokumentenempfängers, der per E-Mails systemseitig über den Bearbeitungsstand informiert wird und auch Einwilligungserklärung und Zugangsdaten erhält. Das Gleiche gilt für das Eingabefeld Dokumentenempfänger. In beiden Eingabefeldern können Sie einen Namen direkt oder über Hilfsmittel eingeben, die Ihnen bei Vervollständigung Ihrer Eingabe oder beim Suchen einer Person unterstützen. Direkte Eingabe Ist der Name und die Schreibweise bekannt, geben Sie in diesen Feldern den Namen im Format Nachname, Vorname ein und bestätigen jeweils mit Enter. Vervollständigung einer Eingabe Es ist möglich nur den Teil eines Nachnamens einzugeben und diesen automatisch vervollständigen zu lassen. Dazu geben Sie einen Namensteil wie Musterm (statt Mustermann) ein. Danach klicken Sie auf den Button mit dem grünen Haken, der sich rechts neben dem Eingabefeld befindet. Antragsformular Vorschlagsfunktion Wird darauf eine einzige Person im System gefunden die Ihrer Angabe entspricht, so erfolgt die automatische Einsetzung der Daten. Ist das Suchergebnis mehrdeutig, wird Ihnen ein Dialog zur Auswahl des geeigneten Datensatzes angezeigt. Setzen Sie den Haken in der Zeile des gewünschten Eintrags und übernehmen Sie die Auswahl durch Klick auf den Button OK. Die Daten werden in das aktuelle Eingabefeld eingetragen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl wiederrum mit Hilfe der Enter-Taste. Fachhochschule Kiel: Beantragung einer Benutzerkennung von www.fh-kiel.de generiert am 30.09.2016 3
Vorschlagliste Ausgewählt Suchfunktion Auftraggeber Suchen einer Person Alternativ können Sie eine Person über die Suchfunktionalität ermitteln. Dazu klicken Sie auf den Papierstapel-Button, der sich rechts neben dem Eingabefeld für Auftraggeber oder Dokumentenempfänger befindet. Suche Ergebnis Darauf wird ein Fenster mit einer Suchmaske angezeigt. Sie können ein Suchmuster angeben und Angaben zum zu durchsuchenden Datenbestand machen. Nachdem Sie die Fachhochschule Kiel: Beantragung einer Benutzerkennung von www.fh-kiel.de generiert am 30.09.2016 4
Suche über den Button mit dem Lupen-Symbol gestartet haben, wird das Suchergebnis angezeigt. Durch Setzen des Hakens an der entsprechenden Zeile und durch Anklicken des Buttons OK wird eine Auswahl getroffen und in das Formular übertragen. Es kann immer nur eine Person in diese Felder eingetragen werden. Bestätigen Sie Ihre Feldeingabe durch Betätigung der Enter-Taste. Um zum nächsten Register Befristung zu gelangen, klicken Sie auf den Button Weiter. Reiter Befristung Im Reiter Befristung können Sie optional ein Anfangsdatum (dd.mm.yyyy) für den neuen Mitarbeiter setzen. Obligatorisch ist die Angabe der Befristungsart, die durch Auswahl eines Eintrags in der Drop-down Liste Befristung erfolgt. Bei Auswahl von Ende laufendes/nächstes oder übernächstes Semester wird automatisch der Enddatumswert um die vorlesungsfreie Zeit verlängert. Wird hier Datum ausgewählt, muss auch zwingend im Feld Enddatum für Mitarbeiter ein Enddatum angegeben werden. Danach wechseln Sie durch Klick auf den Button Weiter zum nächsten Register. Auswahl Befristung Reiter Zusammenfassung In diesem Reiter wird Ihnen eine Zusammenfassung der zuvor eingegebenen Daten angezeigt. Sind diese Daten nicht korrekt, können Sie über den Button Zurück zum entsprechenden Eingabeformular zurücknavigieren. Andernfalls speichern Sie die Daten durch Klick auf den Button Absenden. Fachhochschule Kiel: Beantragung einer Benutzerkennung von www.fh-kiel.de generiert am 30.09.2016 5
Zusammenfassung Eingabe Antragsdaten Anschließend erhält die im Feld Dokumentenempfänger/In hinterlegte Person systemseitig zwei Status-E-Mails, eine mit den Zugangsdaten (Passwortbrief) und eine mit der Einwilligungserklärung im Anhang. Bitte kontrollieren Sie die Daten auf Richtigkeit, drucken beide Anhänge aus und überreichen diese der/dem neuen Mitarbeiter/in Aktivierung / Genehmigung einer Benutzerkennung Bitte beachten Sie, ein beantragtes Benutzerkonto wird erst aktiviert, wenn die durch den Antragsteller unterschriebene Einwilligungserklärung der Benutzerverwaltung vorliegt. Bei erfolgreicher Aktivierung des beantragten Benutzerkontos erhalten Sie als Auftraggeber systemseitig eine Information per E-Mail. Bei Fragen oder Korrekturen Ihrer eingegebenen Daten sowie allen Anliegen betreffend der Verwaltung der Benutzerkennung und Passwort wenden sich an: benutzerverwaltung fh-kiel de Fachhochschule Kiel: Beantragung einer Benutzerkennung von www.fh-kiel.de generiert am 30.09.2016 6