Präsentieren mit PowerPoint

Pädagogische Hochschule Institut Schule & Weiterbildung ISW Diashow einmal anders Präsentieren mit PowerPoint Version Office X Weiterbildung Sprache Medien - Kommunikation alle Stufen Oktober 09 Diashow einmal anders präsentieren Jörg Graf

Präsentationen erstellen mit PowerPoint Text erfassen Starte PowerPoint und erstelle eine PowerPoint Präsentation. Du erhältst verschiedene vorbereitete Layouts für Folien zur Auswahl. Klicke die gewünschte Folie an. Klicke auf die vorgegeben Textstellen und füge deinen Text ein. Textfelder, die du nicht verarbeiten willst, markierst du und löschst sie mit delete oder backspace. Neue Folie hinzufügen Wenn du nachher nicht ein Design übernehmen willst, kannst du den Text nach deinen Wünschen formatieren, entweder über die Symbolleisten oder über das Menü Format und den Befehl Schriftart. Über den Befehl Neue Folie aus dem Menü Einfügen erhältst du wiederum die Dialogbox Neue Folie, in der du ein neues Folienlayout zuweisen kannst. Seite 2 von 23

Objekte einfügen PowerPoint bietet die Möglichkeit, Objekte einzubinden, die in anderen Programmen erstellt wurden. Dabei ist PowerPoint direkt verknüpft mit dem andern Programm. Die Folienlayouts bieten vorbereitete Verknüpfungen an. Verknüpfung mit Word-Tabellen Verknüpfung mit Excel Diagrammen Verknüpfung mit einem Organigramm- Programm Um ein Objekt zu erstellen, bzw. zu verändern, wird es in der entsprechenden Folie doppelgeklickt. Word-Tabelle einfügen Doppelklicke das Tabellensymbol auf der Folie. Du wirst nun mit Word verbunden und kannst die Tabelle gestalten wie in Word. Wenn du die Tabelle ausgefüllt und gestaltet hast, klickst du ausserhalb des Objektes auf die Folie, nun bist du zurück in PowerPoint. Die Tabelle wird nun als Objekt behandelt. Du kannst sie verschieben, vergrössern oder verkleinern, kopieren, etc. Für Änderungen klickst du mit Doppelklick auf das Objekt. Seite 3 von 23

Diagramm einfügen Doppelklicke das Diagrammsymbol auf der Folie. Du erhältst nun ein vorbereitetes Diagramm, welches du an deine Bedürfnisse anpassen kannst. Gib dazu deine Zahlen in die vorbereitete Excel- Tabelle ein. Das Diagramm passt sich sofort an. Mit einem Klick auf die Folie ausserhalb des Diagramms wird das Objekt in PowerPoint eingebunden. Im Menu Datei kannst du auch eine eigene Excel- Tabelle einfügen. Du kannst das Tabellenblatt markieren oder den Zellbereich festlegen, der eingefügt werden soll. Seite 4 von 23

Diagramm ändern Um Veränderungen im Diagramm vorzunehmen, wird es doppelgeklickt. Dir stehen nun die vielfältigsten Möglichkeiten für die Gestaltung zur Verfügung. Dazu dienen die Buttons der Symbolleiste: Die Farben des Diagramms passen sich dem Präsentationslayout an. Wenn du also ein Standarddesign verwenden willst (Menü Format, Entwurfsvorlage übernehmen), lohnt es sich nicht, viel Zeit in die farbliche Gestaltung zu investieren. Diagramm animieren In einer Bildschirmpräsentation kann auch das Diagramm animiert werden. Markiere dazu das Objekt und wähle im Menü Bildschirmpräsentation, Animationen den Befehl Benutzerdefiniert. In der Registerkarte Reihenfolge und zeitlicher Ablauf bestimmst du, welche Teile der Folie animiert werden sollen. (Das Diagramm muss angewählt sein.) In der Registerkarte Effekte kannst du bestimmen, wie das Diagramm animiert werden soll. Seite 5 von 23

Organigramm erstellen Doppelklicke das Organigrammsymbol auf der Folie. Du erhältst nun ein vorbereitetes Organigramm, welches du an deine Bedürfnisse anpassen kannst. Organigramm verändern Setze deinen Text an die Stelle der vorgegebenen Platzhalter. Was du nicht mehr brauchst, markierst du und löschst es. Um ein neues Feld hinzuzufügen, wählst du eine der Möglichkeiten in der Symbolleiste aus und klickst dann in dasjenige Feld, dem das neue Feld angehängt werden soll. Anordnung verändern: Markiere jene Felder, die neu angeordnet werden sollen (mit gedrückter Shift-Taste kannst du mehrere Elemente markieren) und wählst dann unter Schriftschnitt die gewünschte Darstellungsart aus. Über die Menüs Text, Feld, Zeilen, Diagramm findest du weitere Formatierungsmöglichkeiten. Um zu PowerPoint zurückzukehren, schliesst du das Organigramm-Programm via Menü Datei, aktualisieren und zurück zu... Seite 6 von 23

Zeichnungselemente hinzufügen Elemente zeichnen Seite 7 von 23

Klicke in der Zeichnungs-Symbolleiste auf ein gewünschtes Element und fahre mit dem Mauszeiger auf die Arbeitsfläche. Der Mauszeiger wird zu einem Kreuz, mit dem du das Element aufziehen kannst. Um wieder den normalen Mauszeiger zurück zu erhalten, klickst du das Mauszeiger Element in der Symbolleiste an. Wenn du beim Aufziehen des Elementes die Shift-Taste gedrückt hältst, wird das Element proportional gezeichnet (Kreis statt Oval, Quadrat statt Viereck). Elemente gruppieren Elemente ausrichten Elemente formatieren Um Elemente, die eine Gruppe bilden und immer gemeinsam verschoben werden sollen, zusammen zu fassen, markierst du alle diese Elemente, in dem du eines nach dem andern mit gedrückter Shift-Taste anklickst. An den Markierungspunkten an siehst du, welche markiert worden sind. Öffne nun in der Symbolleiste den Befehl Zeichnen und klicke auf Gruppieren. Von nun an werden die Elemente als ein Objekt behandelt. Am selben Ort kann auch die Gruppierung wieder aufgelöst werden. Klicke mit gedrückter Shift-Taste jene Elemente an, die du ausrichten möchtest. Sind sie markiert, so öffnest du den Befehl Zeichnen aus der Symbolleiste, klickst auf ausrichten und verteilen und wählst die entsprechende Ausrichtung. Klicke auf ein Element, das du formatieren möchtest. Im Menü Format wählst du den Befehl Objekt. Hier erhältst du vielfältigste Möglichkeiten. Das Ausprobieren lohnt sich! Seite 8 von 23

Design zuweisen Suche im Menü Format den Befehl Entwurfsvorlage übernehmen. Hier erhältst du verschiedenste Vorlagen, wie deine Präsentation nachher aussehen soll. Wähle das dir entsprechende Format an und bestätige mit anwenden. Folien animieren Verschiedene Animationseffekte zuweisen Markiere den Text, dem du einen Effekt zuweisen willst und klicke auf das entsprechende Symbol aus obenstehender Symbolleiste. Das Symbol Benutzerdefinierte Animation klickst du an, wenn du eine andere Animation als in der Leiste vorhanden, zuweisen willst. Für die Animationseffekte gibt es eine eigene Symbolleiste. Sie wird im Menü Ansicht, Symbolleisten aufgerufen oder mit dem folgenden Button Seite 9 von 23

In der Dialogbox Benutzerdefinierte Animation kannst du nun allen Textblöcken (auch Grafiken) eine Animation zuweisen. Wähle zuerst die Registerkarte Effekte an. Markiere das Objekt, das du animieren willst (mit der Shift-Taste kannst du mehrere Objekte gleichzeitig auswählen) und wähle eine Animation. Die Animationsreihenfolge kannst du in der Registerkarte Reihenfolge und zeitlicher Ablauf noch ändern, in dem du auf die Pfeile daneben klickst (Textblock markieren). Im Vorschaufenster siehst du, wie sich die Animationen auswirken. Bildschirmpräsentation Unterhalb der Arbeitsfläche befinden sich die verschiedenen Ansichten. Klicke auf das Symbol für die Bildschirmpräsentation. Nun wird die Präsentation abgespielt. Wenn du vorher bei den Animationseinstellungen nicht auf automatisch gestellt hast, musst du jeden neuen Aufbauschritt mit einem Mausklick oder mit der Leerschlagtaste auslösen. Mit Escape (Tastatur oben links) kehrst du zur Folienansicht zurück. Seite 10 von 23

Hyperlink einfügen Mit Hyperlinks lässt sich die Präsentation interaktiver gestalten. Ein Hyperlink ist ein Verbindungsstichwort. Wird dieses angeklickt, so wird man an eine andere Stelle in der Präsentation geschickt, oder man öffnet eine andere Datei. Mit Hyperlinks kann man im Internet auch eine bestimmte Seite aufrufen oder E-mails an bestimmte Adressen verschicken. Markiere das Stichwort, auf das der Hyperlink gelegt werden soll. Wähle im Menü Einfügen den Befehl Hyperlink oder klicke auf das entsprechende Symbol in der Symbolleiste. Soll mit dem Hyperlink eine neue Datei geöffnet werden, so klicke auf den ersten Befehl durchsuchen. Willst du mit dem Hyperlink auf eine andere Folie innerhalb derselben Präsentation verweisen, so klicke auf den unteren Befehl durchsuchen. Seite 11 von 23

Soll mit dem Hyperlink eine Webseite geöffnet werden, so klicke auf den Befehl Webbrowser starten. Soll mit dem Hyperlink ein E-Mail geschrieben und versandt werden, füge eine Adresse und einen Betreff ein. Interaktive Schaltflächen Für die Navigation innerhalb der verlinkten Präsentation gibt es vorbereitete Schaltflächen. Du findest diese in der Zeichnungsleiste unter Interaktive Schaltflächen. Mit diesen Symbolen wird ein Link eingefügt, z.b. "eine Folie zurück" oder "zuletzt aufgerufene Folie", usw. Seite 12 von 23

Masterfunktionen in PowerPoint Folienmaster (Vorlage) einsetzen Viele Layoutinformationen können in einem Master abgelegt werden, der diese Informationen an die Folienlayouts weitergeben kann. Anschliessend erscheinen diese Informationen auf allen Folien. Folienmaster (Vorlage bearbeiten) Master Um den Master zu aktivieren gehst du wie folgt vor: Folien 1. Erstelle mit Hilfe des Autoinhalt-Assistenten im Projektkatalog (Menu Datei eine neue Präsentation (z.b. Strategieempfehlung). Drücke auf fertig. 2. Wähle im Menu Ansicht den Menupunkt Master. Im Mastersubmenu wählst du den Eintrag Folienmaster aus. 3. Auf deinem Bildschirm sollte folgendes dargestellt sein: 4. Ändere die diversen Formatierungen: - Schriftart beim Titel, Schriftarten in den verschiedenen Ebenen - Schriftfarben Seite 13 von 23

- Position des Titels, Ausrichtung des Titels,... 5. Schliesse den Master über die dargestellte Mastersymbolleiste. 6. Schaue dir die Präsentation an. 7. Ändere weitere Eigenschaften im Master analog 2 bis 6 und schaue dir das Resultat erneut an. Tipp Einschübe können mit diesen Befehlen aus der Formatsymbolleiste in jede Richtung gestuft werden. Titelmaster Ein spezieller Master ist der Titelmaster. Layoutangaben beim Titelmaster werden nur wirksam auf Titelfolien. Der Titelmaster wird extra formatiert. Wenn dies nicht gemacht wird, erhalten die Titelfolien die Layoutangaben vom Folienmaster. Um den Titelmaster zu aktivieren befolge folgende Schritte: 1. Wähle im Menu Ansicht den Menupunkt Master. Im Mastersubmenu wählst du den Eintrag Titelmaster aus. Der Titelmaster wird erstellt, basierend auf den Layoutvorgaben des Folienmasters. Es lassen sich nun Anpassungen analog zum Folienmaster durchführen. Wichtiges zu Vorlagen Mache auf den Folien nur inhaltliche Änderungen. Sobald du Formatierungen vornehmen willst, überlege auf welcher Stufe diese Anpassung sinnvoll durchgeführt werden soll. z.b. Die einzelnen Folientitel erfasst du auf den verschiedenen Folien. Möchtest du jedoch die Schriftart anpassen, kannst du dies ebenfalls auf der Folie durchführen. Der sinnvollere und somit richtige Weg geht aber über den Master. Handzettelmaster und Notizmaster Neben der normalen Bildschirmpräsentation bietet Powerpoint auch die Möglichkeit, die einzelnen Folien mit weiterführenden Angaben/Notizen zu versehen. Angaben/Notizen für den Vortragenden der Präsentation, welche er auf Papier ausdrucken kann. Angaben/Notizen die an Präsentationsteilnehmer ausgedruckt abgegeben werden können. Diese beiden Ausgaben können ähnlich wie der Folienmaster bearbeitet werden. Hier hat man ebenfalls die Möglichkeit Text einzufügen, Hintergrundobjekte zu platzieren, Formatierungen anzugeben. Für die Bearbeitung der beiden Master gehst du analog den Angaben des Folienmasters nach. Seite 14 von 23

Kopf- und Fusszeilen in PowerPoint Du hast die Möglichkeit Kopf- und Fusszeilen auf deinen Folien und Notizblättern zu platzieren. Dies erreichst du gemäss den Angaben in den beiden folgenden Kapiteln: Kopf- und Fusszeilen für Folien 1. Falls du nicht auf einer Folie bist, wechsle nun bitte in die Folienansicht (Kopf- und Fusszeilen lassen sich auch über den Folienmaster anzeigen, aber es gibt dabei eine kleine Einschränkung) 2. Wähle im Menu Ansicht den Menupunkt Kopf- und Fusszeile. 3. Es wird die Dialogbox für die Anpassung der Fusszeilenparameter angezeigt. 4. Schalte (mit Häkchen) auf der Registerkarte Folie die Optionen Datum, Foliennummer und Fusszeile ein, bzw. aus. In der Vorschau siehst du sofort, welcher Bereich damit angepasst wird. Dies zeigt auch, dass eine Fusszeile auf einer Folie aus Maximum drei Bereichen bestehen kann und deren Inhalt auch teilweise vorgegeben wird. 5. Die Positionierung der einzelnen Bereiche kann über den Folienmaster eingestellt werden. 6. Schalte die Option "Auf Titelfolie nicht einblenden" ein, wenn du auf der Titelfolie keine Fusszeile haben möchtest. 7. Betätige die Schaltfläche "Für alle übernehmen", falls die Angaben für alle Folien relevant sein sollen. Falls Angaben nur für die aktuelle Folie relevant sind, drücke die Schaltfläche "Übernehmen". Kopf- und Fusszeilen für Notizblätter und Handzettel Die Bearbeitung von Kopf- und Fusszeilen geht auf die gleiche Art wie bei Folien. Folgende Unterschiede haben diese beiden Gruppen: Bei Notizblätter und Handzettel gibt es zusätzlich den Bereich "Kopfzeile". Bei Notizblätter und Handzettel können die Kopf- und Fusszeilen auf den einzelnen Seiten nicht unterschiedlich sein. Seite 15 von 23

Film und Sound in Powerpoint Film und Sound einbinden Das Programm bietet die Möglichkeit Filme und Sounds einzubinden, die im Lieferumfang der Powerpointsoftware enthalten sind. Du hast aber auch die Möglichkeit andere, nicht in der Clip Gallery vorhandene Filme und Sounds einzubinden. Du musst nur auf lesbare Formate achten. Filme QuickTime (QT, MOV) QuickTime VR (QTVR) MPEG (MPG) Video für Windows (AVI) Sounds Audio Interchange File Format (AIF, AIFF, AIFC) Apple QuickTime Movie Sound (MOV, MOOV) Apple System Sound (SFIL) Apple System Resource Sound (RSRC, rsrc) CCITT A Law (Europäische Telefonie) Audioformat (ALAW) CCITT U-Law (US-Telefonie) Audioformat (AU, SND, ULAW) Microsoft Windows Waveform (WAVE, WAV) MPEG Layer 3 Audio (MP3) Musical Instrument Digital Interface (MIDI, MID, KAR) Alle eingefügten Film und Sound Clips sind mit deiner Präsentation verknüpft (Gallery ausgenommen!). Wenn Du deine Präsentation auf einem anderen Computer anzeigen möchtest, musst du beim Kopieren der Präsentation auch die Clipdatei kopieren oder die Präsentation als PowerPoint-Paket speichern. Andernfalls wird in der Präsentation nur ein Bild des Poster - Frames des Clips angezeigt. Einige Soundformate wie MP3- und MIDI - Dateien werden beim Einfügen nicht in die Präsentation eingebettet. Stattdessen wird eine Verknüpfung zu der jeweiligen Speicherposition auf der Festplatte oder im Internet erstellt. Wenn du die Präsentation verschiebst, musst du also sicherstellen, dass diese Sounddateien ebenfalls verschoben werden. Um zu gewährleisten, dass alle verknüpften Dateien in die Präsentation eingeschlossen werden, solltest du diese als PowerPoint-Paket speichern. Wenn das von dir gewünschte Soundformat hier nicht aufgeführt ist, kannst du den Sound dennoch im Rahmen einer Präsentation abspielen, indem du einen Hyperlink hierzu erstellst. Vergewissere dich jedoch, dass das installierte Wiedergabegerät mit dem Soundformat kompatibel ist, das du abspielen möchtest. Seite 16 von 23

Film und Sound kannst du über das Menü Einfügen, Film und Sound in Powerpointpräsentationen einbinden. Du hast sechs Untermenus zur Verfügung: Du kannst 1. 1. vorgefertigte Filme einbinden. 2. 2. eigene Filme einbinden. 3. vorgefertigte Sounds einbinden. 3. 4. eigene Sounds (MP3, WAV,...) einbinden. 4. 5. eine CD zur Untermalung einbinden. 5. 6. Einen eigenen Sound, ein Geräusch 6. aufnehmen (nur mit Mikro!) und einbinden. 1. Film aus Gallery einbinden Vorschau einblenden Auswahl der verschiedenen Kategorien Einfügen Anderes Material einbinden (Achtung Dateigrösse!) 2. Film aus Datei einbinden Ordner wählen, der die Filmdatei enthält (Format s. Seite 18) Datei anklicken Datei auswählen Seite 17 von 23

3. Sound aus Gallery einbinden Vorschau einblenden Auswahl der verschiedenen Kategorien Einfügen Anderes Material einbinden (Achtung Dateigrösse!) 4. Sound aus Datei einbinden Datei anklicken Ordner wählen, der die Sounddatei enthält (Format s. Seite 18) Datei einfügen 5. CD-Audiospur wiedergeben Titel auswählen (Song 3 oder Song 12 bis Song 12,...) Ausschnitt innerhalb des Songs wählen (nur wenn Songsequenz gewünscht!) Song endlos wiederholen Einfügen Seite 18 von 23

6. Sound aufzeichnen Wenn ein internes oder externes Mikrophon vorhanden ist, kannst du eigene Geräusche aufnehmen und diese in deinem Präsentationsordner abspeichern. Start der Aufnahme Stopp der Aufnahme Aufnahme benennen Auswahl Speichern Bei jedem Einfügen erscheint das nebenstehende Dialogfeld Film und Sound der Präsentation anpassen Wenn du Film- und Soundmaterial in deine Präsentation eingefügt hast, kannst du dieses nun bearbeiten. Du hast die Möglichkeit, dein Material gezielt an einem Ort deiner Präsentation abzuspielen. Du kannst dies aber auch über mehrere Folien hinweg tun. Symbole Je nach dem was du einfügst, sieht das Symbol des eingefügten Objektes auf der Folie anders aus. Eingefügter Film (Beispiel aus der Clip Gallery Eingefügter Film (Beispiel QuickTime Movie Indiana Jones ) Seite 19 von 23

Eingefügter Sound (Beispiel aus der Clip Gallery) Eingefügter Sound (Beispiel MP3 File school days, Chuck Berry Eingefügte CD-Audiospur (Sound ab CD) Eigener, aufgenommener Sound Bearbeiten von Filmmaterial Im Menu Bildschirmpräsentation, Animationen, Benutzerdefiniert... kannst du verschiedene Einstellungen vornehmen. Film aus der Gallery Zu bearbeitendes Objekt anklicken. Beginn einstellen. Film aus Gallery wird nach einem Mausklick abgespielt. Film aus Gallery wird automatisch nach... Sekunden abgespielt. Einstellungen sichern. Seite 20 von 23

Film aus einer Datei Zu bearbeitendes Objekt anklicken. Beginn einstellen. Film aus Datei wird nach einem Mausklick abgespielt. Film aus Datei wird automatisch nach... Sekunden abgespielt. Einstellungen sichern. Zu bearbeitendes Objekt anklicken. Beginn einstellen. Verschiedene Einstellmöglichkeiten Film aus Datei über mehrere Folien laufen lassen. Einstellungen sichern. Seite 21 von 23

Bearbeiten von Soundmaterial Im Menu Bildschirmpräsentation, Animationen, Benutzerdefiniert... kannst du verschiedene Einstellungen vornehmen. Wobei mit Ausnahme der Audio-CD bei allen Soundarten die gleichen Einstellungen möglich sind. Sound aus der Gallery, aus einer Datei, selber aufgezeichnet Zu bearbeitendes Objekt anklicken. Beginn einstellen. Sound wird nach einem Mausklick abgespielt. Sound wird automatisch nach... Sekunden abgespielt. Einstellungen sichern. Zu bearbeitendes Objekt anklicken. Beginn einstellen. Verschiedene Einstellmöglichkeiten Sound über mehrere Folien laufen lassen. Einstellungen sichern Seite 22 von 23

Sound von einer Audio-CD Die Audio-CD bietet unter CD-Optionen (Bild 1) zusätzlich die Möglichkeit, die auf der Seite 20 erklärten Einstellungen der Wiedergabeoptionen (hier: Soundoptionen) noch einmal zu verändern (Bild 2). Bild 1 Bild 2 Seite 23 von 23