Eine Dienstleistung von kirchenweb.ch gmbh Geschäftsführer: Werner Näf Telefon 052 681 56 56 werner.naef@kirchenweb.ch www.kirchenweb.ch 18.12.2013
1 Ich will meine Konfirmanden schnell erreichen... 3 2 Schritt 1: Gruppe definieren... 3 3 Schritt 2: Erfassen der Mitglieder der Gruppe... 5 3.1 Erfassung extern über die Gruppenseite (Variante 1)... 5 3.2 Erfassung intern durch den Pfarrer (Variante 2)... 7 3.3 Erfassung intern durch einlesen eines *.csv-files (Variante 3)... 8 4 Schritt 3: Versand eines SMS an die Gruppe... 11 5 Schritt 4: Versand SMS als zeitversetzte Serie... 12 5.1 Zuerst eine SMS Vorlage erstellen... 12 5.2 Zeitversetzte SMS definieren... 13
Als Pfarrer wäre es manchmal praktisch, kurzfristig allen Konfirmandinnen und Konfirmanden ein SMS zu senden, sie an etwas zu erinnern oder den Treffpunkt bekannt zu geben. Mit dem SMS-Versand von kirchenweb.ch ist das jetzt möglich auch zeitversetzt. Wie s geht, zeige ich Ihnen in dieser Anleitung am Beispiel www.evang-amriswil.c. Im einem ersten Schritt erfassen Sie die Konfirmandenklasse als Gruppe. 1. Loggen Sie sich in ihr kirchenweb.ch-system ein, so dass Sie zu Ihrem "Mein Konto" gelangen. 2. Wählen Sie >Mail / SMS >Mailgruppen 3. Klicken Sie in der rechten Spalte des Fensters auf den Link >Neue Gruppe. 4. Sie definieren die Gruppe der Konfirmanden genau gleich, wie wenn sie eine Mailgruppe erstellen. Füllen Sie jetzt also das geöffnete Formular aus. Das sieht wie folgt aus.
5. Nun Sie die die Gruppe. 6. Sie haben mit der Definition der Gruppe jetzt drei Dinge erstellt: a. Die Gruppe: Das ist Ihre Konfirmandenklasse b. Eine Mail-Adresse, mit der Sie die Gruppe anschreiben können. Bei mir lautet die: konfirmanden@evang-amriswil.ch c. Eine Gruppenseite, auf welcher die Mitglieder der Gruppe erfasst werden. Bei mir lautet die Internetadresse dieser Gruppenseite: www.evang-amriswil.ch/gruppe/konfirmanden.
Wichtiger Hinweis: Internetsysteme, die vor 2009 installiert worden sind, haben keine Gruppenseite zur Verfügung. Somit ist keine externe Anmeldung zur Gruppe durch die Konfirmanden möglich. 1. Öffnen Sie nun die Gruppenseite, indem sie die Internetadresse der Gruppenseite in Ihrem Browser eingeben. Wie schon oben erwähnt, lautet die bei mir: www.evang-amriswil.ch/gruppe/konfirmanden. Und die sieht folgendermassen aus: 2. Über diese Gruppenseite können nun die Konfirmanden der Gruppe erfasst werden. Da gibt es zwei Möglichkeiten: a. Sie, als Pfarrer, erfassen die Konfirmanden mit Namen, Mailadresse und Mobile-Nr. oder b. Sie senden den Link auf die Gruppenseite (Sie wissen schon... bei mir wäre das: www.evangamriswil.ch/gruppe/konfirmanden) an Ihre Konfirmandinnen und Konfirmanden, und diese tragen sich selbständig ein.
3. Der Eintrag der Mitglieder erfolgt über ein Eingabe-Fenster. Klicken Sie unter dem Titel "Mitgliedschaft" auf "Eintragen". Das Eingabefenster öffnet sich. In folgendem Beispiel habe ich meinen Konfirmanden "Fritz Kappeler" erfasst. Der Eintrag wird mit dem Klick auf abgeschlossen. 4. Diesen Vorgang fahren Sie fort, bis Sie alle Konfirmandinnen und Konfirmanden erfasst oder sich alle Jugendlichen der Gruppe selbständig eingetragen haben. 5. Falls Sie diese Methode wählen, dass die Konfirmandinnen und Konfirmanden sich selbständig anmelden, geben Ihnen die Einträge unter Mitglieder eine Kontrolle über den Stand der Anmeldungen..
In der Regel wird es so sein, dass der Pfarrer es ist, der die Konfirmanden erfasst und in die Gruppe aufnimmt. Die Schritte dazu sind folgende. 1. Loggen Sie sich wieder auf Ihr "Mein Konto" ein. 2. Wählen Sie >Mail / SMS >Mailgruppen und dann 3. Klicken Sie auf die Gruppe "konfirmanden" 4. Sie landen damit wieder auf dem Eingabeformular, über das Sie die Gruppe "konfirmanden" erstellt haben. Jetzt wechseln Sie zur Registerkarte Mitglieder...... und klicken bei den öffentlichen Empfängern auf. 5. Im Eingabeformular, das sich öffnet, erfassen Sie der Reihe nach Ihre Konfirmanden mit den Pflichtfeldern: Vorname, Name, E-Mail. Das Feld "Mobile" ist fakultativ. Hat ein Konfirmand keine Mobile-Nummer, erhält er das SMS auf die Mail-Adresse.
1. Kaum zu glauben. Aber es geht noch einfacher! Denn sicher habe Sie die Liste der Konfirmandinnen und Konfirmanden in einem Excel-File gespeichert. Also, öffnen Sie doch diese Liste. Machen Sie von der Excel-Liste eine Sicherheitskopie. Bringen Sie die Liste dann in folgende, einfache Form: 4 Spalten in der Reihenfolge: vorname, name, mailadresse, mobilenummer. Ausgefüllt sein müssen die Spalten: vorname, name und mailadresse. Mobilenummer ist nicht zwingend. 2. Speichern Sie diese Tabelle jetzt als *.csv Datei ab. Dabei gehen Sie wie folgt vor. Wählen Sie "Speichern unter" und öffnen dann das Dropdown-Menü "Dateityp". Aus den Vorschlägen der vielen unterschiedlichen Dateiarten klicken Sie auf CSV (Trennzeichen-getrennt) (*.csv).
3. Nun wechseln Sie Ihr "Mein Konto" und zur Eingabe der Mitglieder der Gruppe "konfirmanden" und klicken bei den öffentlichen Empfängern auf. Diesmal geben Sie die Konfirmanden aber nicht einzeln ein, sondern wählen den Link "Datei importieren".
4. Im folgenden Fenster klicken Sie Datei auswählen. 5. Wählen Sie nun auf Ihrem Computer die entsprechende *.csv-datei aus, bei mir ist das Konfirmandenklasse.csv. 6. Jetzt wird das Feld Datei hochladen aktiv. Sie klicken darauf und bestätigen den Vorgang mit Hinzufügen. 7. Und schon sind die Konfirmanden als Öffentliche Empfänger in die Gruppe Konfirmanden aufgenommen.
Nun kommt der spannende Teil. Sie senden ein SMS an Ihre Konfirmandinnen und Konfirmanden. 1. Loggen Sie sich bitte wieder in Ihr "Mein Konto" Ihrer kirchlichen Homepage ein. 2. Wählen Sie nun > Mail / SMS >Mail/Newsletter/SMS und dann die Registerkarte SMS 3. Schreiben Sie zunächst die Nachricht, die Sie den Konfirmanden mitteilen wollen, z.b. wie folgt.
4. Und nun - ein wenig ungewohnt für den Versand eines SMS - schreiben Sie in das Feld "Empfänger" die Adresse der Gruppe. Bei mir ist das konfirmanden@evang-amriswil.ch. Also so: 5. Und jetzt bleibt nur noch das. So wird an alle Handys ein SMS geschickt. Hat ein Konfirmand keine Mobile-Nummer sondern nur eine Mail-Adresse, so erhält er die Nachricht auf sein Mail. So. Das ist es schon. Ich gratuliere Ihnen. Sie haben Ihr erstes SMS an die Gruppe verschickt. Die Daten der Konfirmandenkurse sind festgelegt. Sie finden in unregelmässigen Abständen statt. Darum ist es wichtig, die Konfirmandinnen und Konfirmanden per SMS auf den nächsten Kurs aufmerksam zu machen. Damit diese Erinnerungen nicht vergessen gehen, bereitet der Pfarrer die SMS Botschaften bereits Anfang Konfjahr vor. Ziel ist es, je zwei SMS pro Kurs zu versenden und zwar 1 Woche und 1 Tag vor dem Kurs. Um nicht 20x ein SMS zu schreiben, legt der Pfarrer eine SMS Vorlage an. Er logged sich in sein Mein Konto ein. Wählt >Mail/SMS >Mail/Newsletter/SMS.
Anschliessend gibt er ein Standard-SMS in die Eingabemaske ein. Das kann z.b. wie folgt aussehen. Der Vorgang ist folgendermassen: 1. Empfängeradresse eingeben. In meinem Fall: konfirmanden@evang-amriswil.ch; 2. Absender mit meiner Nummer Mobile-Nr. wählen, so das Könfeler direkt antworten können; 3. Das SMS schreiben. Wird es grösser als 160 Zeichen, gilt ein SMS als zwei; 4. wählen und dann ein beliebiges Datum eingeben; 5. Zeitpunkt für den Versand dieses SMS eingeben; in unserem Fall 12.30 Uhr. 6. Zum Schluss dieses SMS als Vorlage speichern. Es wird dann in der Liste NACHRICHTEN VOR- LAGE abgelegt. Eine zweite Vorlage kann nun für das SMS erstellt werden, das jeweils einen Tag vor dem Kurs die Konfirmanden informieren soll. Der Pfarrer legt nun zuerst den Versand der zeitversetzten SMS fest, die jeweils 1 Woche vor dem Konfirmandenkurs verschickt werden. Er wählt dazu aus der Liste der NACHRICHTEN VORLAGE das entsprechende SMS aus.
Die Vorlage öffnet sich. Alle nötigen Angaben sind vorhanden. Das einzige Feld, das noch ausgefüllt wird, ist das Datum. Dieses kann direkt in das Datumsfeld getippt werden. Es kann aber auch im Kalender, der im Monitor erscheint, per Mausklick ausgewählt werden. Der Zeitpunkt des Versandes ist bereits durch die Vorlage eingetragen. Zum Schluss wird gespeichert. Das SMS wird dadurch in ein die Box NACHRICHTEN ZEITVERSETZT abgelegt, bis seine Zeit zum Versand gekommen ist.
Der Pfarrer wiederholt diesen Vorgang nun für jedes Datum, an dem das Erinnerungs-SMS verschickt werden soll. Einmal für die Erinnerung 1 Woche vor dem Kurs und einmal als Erinnerung für die Konfirmanden 1 Tag vor Kursbeginn. Die Liste NACHRICHTEN ZEITVERSETZT sieht danach wie folgt aus: Damit kann der Pfarrer nun diese Erinnerungen vergessen. Sie werden zum richtigen Zeitpunkt ausgelöst. kirchenweb.ch gmbh / 18.12.2013 / bn