combit GmbH Untere Laube 30 78462 Konstanz Whitepaper Produkt: combit Relationship Manager David Tobit InfoCenter AddIn
David Tobit InfoCenter AddIn - 2 - Inhalt Beschreibung 3 Voraussetzungen 4 Konfiguration 5 email ablegen 6 Ablauf der Ablage 6 Ablage im Detail 7 Adresse suchen 7 Anhang: Manuelle Installation 8
David Tobit InfoCenter AddIn - 3 - Beschreibung Beim Starten vom Tobit InfoCenter stehen Ihnen im Kontextmenü einer email Nachricht drei Funktionen zur Anbindung an den combit Relationship Manager (crm) zur Verfügung. Auch über den Menüpunkt 'Aktionen' haben Sie die Möglichkeit, die drei Menüpunkte aufzurufen. Das Kontextmenü einer email Nachricht sieht dann wie folgt aus: Mit Hilfe dieses AddIns haben Sie die Möglichkeit, die markierte email im Tobit InfoCenter in einem Datensatz im crm abzulegen. Hinweis: Es wird keine Multiselektion von email Nachrichten unterstützt. Wenn Sie mehrere Nachrichten markiert haben und dann eine der AddIn Funktionen ausführen, wird lediglich die zuletzt markierte Nachricht berücksichtigt.
David Tobit InfoCenter AddIn - 4 - Voraussetzungen Folgende Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit das Tobit InfoCenter AddIn funktioniert: 1. David XL Tobit InfoCenter ab dem ServicePack 'dwsp070104.exe' vom 07.01.2004 oder David V8. 2. combit Relationship Manager 2004 ab der Version 2004.102 3. Eine gültige 1:N Relation zwischen der Suchansicht und der Ablageansicht; bspw. Adressen (Suchansicht) Dokumente (Ablageansicht): 4. Stellen Sie sicher, dass Sie in der Ablageansicht einen Dokumententyp "EML" definiert haben. Anderenfalls müssen Sie diesen erst erstellen. Er könnte bspw. so aussehen:
David Tobit InfoCenter AddIn - 5 - Konfiguration Nach erfolgreicher Installation durch den crm Installationsassistenten können Sie über das Kontextmenü einer email-nachricht den Eintrag "Konfiguration" wählen um in die Konfiguration des AddIns zu gelangen. Wählen Sie ein gültiges combit Relationship Manager Projekt aus. Bei der Auswahl des Projektes werden Sie zuvor gebeten Ihren Benutzernamen und das Passwort für das Projekt einzutragen. Diese Angaben werden dann für die Ablage und die Suche verwendet. Nach der erfolgreichen Anmeldung wird die ComboBox mit den Suchansichten gefüllt. Hinweis: Die Suche der email-adresse erfolgt nur in den Feldern der Ansicht, die vom Typ "email" sind.
David Tobit InfoCenter AddIn - 6 - Wählen Sie nun die Ablageansicht aus, in der die email-nachricht abgelegt werden soll. Das Dateinamenfeld ist das Feld, in dem später dann der Verweis auf die gespeicherte email-nachricht abgelegt wird. Hinweis: Es wird immer nur das erste Feld vom Typ "Datei" als Dateinamenfeld verwendet. email ohne Rückfrage ablegen: Wird diese Option nicht gesetzt, wird vor jeder email-ablage gefragt, ob die email abgelegt werden soll. Hinweis: Wenn mehr als eine email-nachricht für die Ablage markiert wurde, kommt diese Meldung lediglich einmal zu Beginn der Ablage. Tragen Sie bitte die email-adresse Ihres email-kontos in das Feld "Eigene email-adresse(n)" ein, damit die Unterscheidung der email-nachrichten sicher gestellt ist (mehr dazu unter email ablegen). email ablegen Bei Verwendung dieses Menüpunktes wird die email-adresse der markierten email ausgelesen. Wenn noch keine Konfiguration vorliegt, wird zunächst die Konfiguration aufgerufen. Anhand der Konfigurationsdaten wird nun die Ablage gestartet, die selektierte email (email-adresse) wird in der eingestellten Suchansicht gesucht, und bei einem eindeutigen Treffer wird die email-nachricht in der Ablageansicht gespeichert. Ablauf der Ablage Wenn die email-adresse im Feld "Von" mit einer der eingestellten email-adressen aus der Konfiguration übereinstimmt, so wird die email-nachricht als gesendetes Objekt behandelt. D. h., es wird versucht, diese email bei jedem Empfänger (email-adresse im Feld "An" der email-nachricht) zu dem ein passender Datensatz in der Suchansicht gefunden wird, abzulegen. Wenn jedoch keine Übereinstimmung aus der Konfiguration mit der email-adresse (Feld "Von") besteht, wird das Objekt als empfangene Nachricht behandelt. Somit wird versucht, einen passenden Datensatz mit der email-adresse des Senders zu finden, und die email-nachricht bei Erfolg dort abzulegen. Die email-adresse wird anhand der email-felder in der konfigurierten combit Relationship Manager Suchansicht gesucht. Wird ein eindeutiger Suchtreffer erzielt, so wird die email in der Ablageansicht gespeichert. Entsprechend haben Sie danach in der Suchansicht über das Relationenfeld der Ablageansicht einen Verweis auf die gespeicherte email-nachricht. Anderenfalls wird in einer Protokolldatei (s.u.) ein entsprechender Eintrag vorgenommen, der Auskunft darüber gibt, weshalb die email nicht abgelegt werden konnte. Über den Button "Protokoll anzeigen" des Konfigurationsdialogs haben Sie die Möglichkeit, die zuletzt angelegte Protokolldatei zu öffnen. Die Protokolldatei "TobitAblage.txt" befindet sich abhängig von Ihrem Betriebsystem im folgenden Verzeichnis: Für Windows 9x-Systeme (Windows 95, 98, ME) C:\<WINDOWSVERZEICHNIS>\Anwendungsdaten\combit\cRM Für Windows NT-Systeme (Windows NT, 2000, XP) C:\Dokumente und Einstellungen\<USER>\Anwendungsdaten\combit\cRM Hinweis: Bitte löschen Sie die Protokolldatei gelegentlich um Speicherplatz zu sparen.
David Tobit InfoCenter AddIn - 7 - Ablage im Detail Im eingestellten Projekt wird ein Filter in der Suchansicht gesetzt. Dieser setzt sich aus den Suchfeldern (Felder der Suchansicht vom Typ "email") und der email-adresse der ausgewählten email zusammen. Die Auswertung des Filters sieht dann wie folgt aus: Wenn die Anzahl der im Filter befindlichen Datensätze größer als eins ist, so ist die eindeutige Ablage der email-nachricht nicht möglich, da mehr als ein Datensatz in der Suchansicht, der auf den Filterausdruck zutrifft, gefunden wurde. Ist die Anzahl der Datensätze im Filter jedoch null, so konnte kein Datensatz gefunden werden, um die email abzulegen. Nur wenn sich genau ein Datensatz im Filter befindet, so wird in der Ablageansicht die email-nachricht gespeichert. Entsprechend haben Sie in der Suchansicht über das Relationenfeld der Ablageansicht einen Verweis auf die gespeicherte email. Im Anschluss wird dann ein entsprechender Eintrag in der Protokolldatei vorgenommen. Adresse suchen Wenn Sie diesen Menüpunkt wählen haben Sie die Möglichkeit, sich den passenden Datensatz zu der gerade markierten email anzeigen zu lassen. Hierfür muss der combit Relationship Manager geöffnet sein. Es wird daraufhin ein Filter in der Suchansicht mit den gefundenen Datensätzen erstellt. Wenn Sie eine Suche auf eine email-nachricht ausführen, welches als gesendetes Objekt behandelt wird, wird lediglich die erste email-adresse aus dem Feld "An" (email-empfänger) für den Filter im combit Relationship Manager verwendet. Hinweis: Für die Suche werden die Informationen aus der Konfiguration verwendet.
David Tobit InfoCenter AddIn - 8 - Anhang: Manuelle Installation Die Installation des AddIns wird automatisch vom Installationsassistenten vorgenommen. Falls das AddIn manuell installiert werden soll/muss, sind folgende Einstellungen am Client-Computer vorzunehmen: Das Tobit InfoCenter AddIn (cmtc01.exe) muss sich im combit Relationship Manager Installationsverzeichnis befinden (bspw. C:\Programme\combit\cRM). Die Datei 'tobit.ini' muss um folgende drei Einträge in der Sektion [DVWIN] ergänzt werden: (Hinweis: Die Datei 'tobit.ini' finden Sie im Windows-Hauptverzeichnis). EntryCommand<ID> = crm - email ablegen, <absoluter Pfad der Datei 'cmtc01.exe'> Ablage %s EntryCommand<ID> = crm Adresse suchen, <absoluter Pfad der Datei 'cmtc01.exe'> Suche %s EntryCommand<ID> = crm - Konfiguration..., <absoluter Pfad der Datei 'cmtc01.exe'> Konfiguration Wichtig: In der 'tobit.ini' muss zuvor in der Sektion geprüft werden, ob schon EntryCommands existieren! Es dürfen in der Sektion keine doppelten EntryCommand IDs vorkommen, da diese dann nicht angezeigt werden! Die <ID> muss eine fortlaufende Nummer sein! Beispiel:... [DVWIN]... EntryCommand01 =...... EntryCommand02 =... EntryCommand03 = crm - email ablegen, C:\Programme\combit\cRM\cmtc01.exe Ablage %s EntryCommand04 = crm - Datensatz anzeigen, C:\Programme\combit\cRM\cmtc01.exe Suche %s EntryCommand05 = crm - Konfiguration..., C:\Programme\combit\cRM\cmtc01.exe Konfiguration... Hinweis: combit macht keine Angaben zu einer bestimmten Eignung obiger Informationen. Irrtümer und Fehler bleiben ausdrücklich vorbehalten, die Angaben erfolgen ohne Gewähr und enthalten keine Zusicherung. Die Informationen können z.t. auch ein Versuch sein, Ihnen bei einer Aufgabenstellung zu helfen, selbst wenn das Produkt eigentlich nicht für diesen speziellen Zweck vorgesehen wurde.