Verein Ballenberg Dampfbahn 3855 Brienz Protokoll der 11. Vorstandssitzung BDB vom Donnerstag, 6. Dezember 2007, 20:00 Uhr im Hotel Interlaken in Interlaken. Vierte gemeinsame Sitzung mit dem Verwaltungsrat der AG Nächste Sitzung: Donnerstag, 20. Dezember 2007, 19:00 Uhr Im Hotel Du Lac Interlaken (Provisorisch)
Vorstandsmitglieder, Anwesendscheitsliste Verein Martin Schwertfeger Präsident Anwesend Roger Henchoz Vizepräsident Anwesend Bernhard Laternser Fahrplanverantwortlicher Anwesend Simon M. Wohlhauser 1. Sekretär Anwesend Peter Zenger 2. Sekretär und BDB Nachrichten Anwesend Heinz Kehrli Kassier Anwesend Raphael Wäfler Betriebsleiter Entschuldigt Verwaltungsratmitglieder Martin Schwertfeger Vizepräsident (oben aufgelistet) Dino Bärtschi Anwesend Gerhard Schmid Anwesend Kassirerin AG Astrid Schild Buchhaltung und Sekretärin Entschuldigt Taktandenliste 1. Protokoll der letzten Vorstandssitzung Besprechen und unterzeichnen der Verträge: Mietvertrag Gebrauchsleihvertrag Verträge SBB Eurovapor Vertrag übernehmen
1. Info zu Voraus Gestern waren Martin Schwertfeger, Heinz Kehrli, Astrid Schild und Dino Bärtschi bei der Hausbank (BBO Brienz) der BDB um den Kredit von 100'000.- welcher noch aus der Zeit vom Neubau des Depot vorhanden ist, infolge der Umstrukturierung der BDB, neu zu verhandeln. Die Bank hat den Vorschlag gemacht, aus Kostengründen die beste Lösung für den BDB, den Kredit mit den vorhandenen Mitteln des Vereins zurück zu bezahlen. Bei einer allfälligen Verlängerung des Kredites werden pro Jahr Zinsen in der Höhe von ca. 4'000.- zusätzlich zum Kredit fällig. Da der Besitzer des Kredits die AG war, und der Verein über ein Vermögen von rund 100'000.- verfügte, wurde der Kredit mit dem Vermögen des Vereins bezahlt. Somit hat die Ballenberg Dampfbahn keine Schulden mehr. Aber der Verein hat die 100'000.- der AG überwiesen ohne dies je zu Budgetieren, damit die AG den Kredit bezahlen konnte. Auch wurde letzte Woche nochmals 40'000.- vom Verein an die AG überwiesen was ohne den Betrag für den Kredit auf einen Beitrag an die Ballenberg Dampfbahn AG von 160'000.- macht. Es ist zu vermerken, dass im Budget nur 120'000.- vorgesehen waren. Es ist noch zu erwähnen, dass an der Vorstandssitzung vom 30. Juni 2006 eine Unterschriftsregelung beschlossen wurde. Diese sieht vor, dass ab dem Betrag von 20'000.- ein Vorstandsentscheid notwendig ist. Dies wurde hier nicht eingehalten. In der Folge regt sich Dino Bärtschi lautstark über die Kritik des abbezahlten Kredits auf. Er fühlt sich betrogen für seine aufopfernde Zeit, welche er für die Vorbereitungen der Neuorganisation ehrenamtlich geleistet hat. Dino Bärtschi hebt nochmals die Bedingungen für die Neuorganisation hervor. In der Folge dieses Vorgehens ist die Liquidität des Vereins auf ein absolutes Minimum geschrumpft! Das Barvermögen beläuft sich auf 9'700.-. daher schlägt Heinz Kehrli vor, dringend eine Liquiditätsplanung zu machen. Es ist noch zu vermerken, dass das Vermögen anhand einer Bilanz zum Heutigen Datum sich ins Minus von mehreren tausend Franken beläuft. In der Folge verlangt Dino Bärtschi mit einem Antrag eine Traktandenänderung, welche das Traktandum Eurovapor der Wichtigkeitshalter vorzieht. Dem Antrag wir stattgegeben.
2. Eurovapor Vertrag übernehmen Dino Bärtschi Verteilt eine Kopie des Vertrages für die Übernahme des Eurovaporvertrages durch den Verein. Er betont, dass der Mietvertrag für die Remise nicht unterzeichnet werden könne, solange dieser Eurovaporvertrag nicht unterschrieben sei. Sollte im schlechtesten Fall der Mietvertrag unterschrieben sein ohne eine Abtretung des Eurovaporvertrages an den Verein durch diesen Vertrag, so hat die AG kein Zugang mehr zur Werkstatt in der Remise um den Eurovaporvertrag abzuschliessen. Der Ablauf der Unterzeichnung geht wie folgt vor. Der Verein unterschreibt den Vertrag und sendet ihn an die Eurovapor Sulgen sofort weiter. Diese unterschreibt ihn und sendet ihn zurück an die AG, welche dann den Vertrag auch unterschreiben kann. Dieser Ablauf ist zwingend. Beschluss: Das Original des Vertrages welches in drei Exemplaren vorliegt, sendet Martin Schwertfeger unterschrieben am 7.12.2007 an Eurovapor Sulgen. Dino Bärtschi hat die Originalverträge an Martin Schwertfeger heute Abend übergeben. Die buchhalterische Rückstellung von 20'000.- für das Sandstrahlen der C 5/6 der Eurovapor ist von der AG an den Verein zurück zu vergüten. Der Original Werkvertrag mit der Eurovapor befindet sich im Besitz der AG.
3. Mietvertrag Dino Bärtschi Verteilt eine Kopie des Mietertrages, wie er auch an der Hauptversammlung vom 17. November 2007 an die Vereinsmitglieder verteilt wurde. Die vorgeschlagenen Änderungen welche durch Herrn Jucker aus Ostemundigen vorgeschlagen wurden, werden der einfachheitshalber und auf Vorschlag des Notars nicht ausgeführt. Der Vertrag sollte allgemein verständlich verfasst sein. Zum Mietvertrag verteilt Dino Bärtschi auch eine Kopie der Aufteilung der Kosten in Fixkosten und Betriebskosten, in welcher die Auflistung der 60'000.- des Mietbetrages ersichtlich ist. Zu diskutieren gibt auf der Seite 4 des Mietvertrages die Höhe des Mietbetrages von 60'000.-, wovon fast gar die Hälfte, nämlich 27'000.- auf die Abschreibung der Werkstatt beläuft. Als Abschreibungswert wird 2% als absolutes Minimum angegeben. Die Abschreibung kann entweder linear bis maximal 4 % vorgenommen werden, was bei der Bausummen von 1'350'000.- den Betrag von 54'000.- maximal macht, oder restriktiv auf den heutigen Wert von 732'000.- mit maximal 8%, was einen Betrag von 58'560.- macht. Der maximale Abschreibungswert wird von der Steuerbehörde vorgegeben, so dass man den Gewinn nicht mit den Abschreibungen vermindern kann. Man ist sich nicht einig welcher der minimale Abschreibungswert ist. Man spricht von 0%, ist sich aber nicht sicher. Heinz Kehrli schlägt vor, anhand von Abschreibungstabellen des BAV, welche noch zu beziehen sind, den minimalen Abschreibungswert heraus zu finden. Vorschlag: Roger Henchoz hat bereits in einem Mail an Dino Bärtschi den Vorschlag gemacht, den Mietbetrag auf 45'000.- (48'000.- wurde auch vorgeschlagen) anzusetzen, und den Rest Umsatzabhängig zu gestalten. Die AG muss über die Abschreibung der Werkstatt (Fixkosten der AG mit 27k budgetiert) gegenüber dem Verein dies mit dem Treuhandbüro Lüthi noch abklären. Am folgenden Montag um 10:00Uhr werden sich Martin Schwertfeger und Heinz Kehrli sich mit Astrid Schild in Brienz treffen, bezüglich der Übernahme des Arbeitervertrages. Da kann sich Dino Bärtschi noch einklinken, um über das oben genannte zu diskutieren. Es ist zu berücksichtigen, dass es dabei um die Liquidität der Vereines geht, welcher auch abhängig von den Mailings ist. Es wurde noch über den Punkt der Sicherstellung im Falle von Mietausfällen diskutiert. Einzig ein Betrag von 20'000.- dient der Sicherstellung. Nachher wird gemäss OR vorgegangen. Es ist aber zu Bemerken, dass wir alle im selben Boot sitzen.
4. Gebrauchsleihvertrag Dino Bärtschi Verteilt eine Kopie des Gebrauchsleihvertrag, wie er auch an der Hauptversammlung vom 17. November 2007 an die Vereinsmitglieder verteilt wurde. Es werden keine Änderungen beantragt. Man diskutiert über die Kapiteleinteilung, kommt aber zum Schluss es dabei zu lassen. Einzig auf der Seite 2 unter a) sind die Abkürzungen der Herstellerfirma fehlerhaft geschrieben. Anstatt 81G oder S1G sollte SIG stehen. Und die Dampflok 1068 hat die Seriennummer SLM 3134. Erläuterung der Abkürzungen: SLM SIG MGB Schweizerische Lokomotiv- und Maschinenfabrik, Winterthur Schweizerische Industrie- Gesellschaft, Neuhausen a. Rhf. Folgt noch 5. Verträge SBB Der Verein ist Mieter der Remise in Interlaken Ost. Die AG ist Besitzer des Neubau und Mieter der alten Remise von der SBB. Da dies eine nicht ganz klare Situation von Mieter und Vermieter darstellt, wird beschlossen dass man ein Rundschreiben an die Zentralbahn macht, indem man über die Neuorganisation der Ballenberg Dampfbahn orientiert. Diese wird sich dann melden und entscheiden, wie sich die Besitz und Mietverhältnisse der alten Remise in Interlaken Ost und die Rechtsverhältnisse der weiteren Verträge mit der SBB bestimmt werden. Man geht davon aus, dass alle Gebäude im Besitz und Miete der AG verbleiben. Das Rundschreiben wird erst nach dem Unterzeichnen aller oben genannten Verträge an die Zentralbahn verschickt.
6. Verschiedenes - Revisionsstelle Wie im letzten Protokoll erwähnt, wird es Änderungen bei der Revisionsstelle geben. Frau Hofmann tritt auf die nächste HV zurück, der Grund dafür ist dass ab 2008 jedes Treuhandbüro welches Revisionen für z.b. AG durchführt, eine öffentliche Abgabe in der Höhe von 1'500.- leisten muss. Da eine Revisionsstelle von einem Treuhandbüro erst ab einem Gewissen Umsatz, Kapitalhöhe oder Anzahl Angestellten notwendig ist, kann man an der HV die Revisoren wählen. Die dazu notwendigen Unterlagen könne im Obligationenrecht im Artikel 221.302 eingesehen werden. (16 Seiten) Bundesgesetz über die Zulassung und Beaufsichtigung der Revisionen und Revisoren (Revisionsaufsichtsgesetz, RAG) vom 16. Dezember 2005 (Stand am 1. September 207) - Kontrollbericht vom Handelsregisteramt Das Handelsregister hat einen Kontrollbericht über die eingesandten Statuten des Vereins und der AG verfasst. Darin wird auf die Namen VBD und BDB als zu nahe bemängelt. Man diskutiert die Folgen bei einer Namensänderung, welche als beträchtlich beurteilt werden. Da aber diese Namen bereits über 15 Jahren bestehen, beruft man sich auf das Gewohnheitsrecht. Man kann auch sich Gegenseitig ein schriftliches Einverständnis verfassen, welches damit das Problem löst. - Fahrtenabrechnung Die Fahrtenabrechnung für das 2008 muss noch vor dem Jahreswechsel erfolgen. - HV 2008 Der Sekretär schlägt vor die Hauptversammlung auf den 16. Juni 2008 festzulegen, weil dies das 120 Jährige Jubiläum der Brünigbahn sei. Da dies aber in die zeit der Euro 08 Fussballmeisterschaft falle, wird die Hauptversammlung auf das Datum vom 24 Mai. 2008 festgelegt. Somit muss alle Eingaben für das Vereinsheft (Rechnung 2007, Budget 2008, Jahresbericht) bis ende Februar 2008 bei Peter Zenger eingegangen sein. Dieser stellt dies dann zusammen, so dass Er die Vorlage anfangs April der Druckerei übergeben kann. Dies ist Bedingung für die rechtzeitige Erscheinung der Vereinsnachrichten, und zum Einpacken des Versandes.
- Nächste Sitzung An dieser sollen die Verträge nun entgültig unterzeichnet werden. Dies finden am 20. Dezember 2008 um 19:00Uhr im Hotel Du Lac in Interlaken statt, sofern dies wieder offen hat. Schluss der Sitzung 22:45Uhr Der Protokollführer Simon M. Wohlhauser Interlaken 08. Dezember 2007