Protokoll der 3. Vorstandssitzung BDB vom Donnerstag, 29. März 2007, 19:30 Uhr im Depot der BDB Interlaken Ost.

Transkript

1 Verein Ballenberg Dampfbahn 3855 Brienz Protokoll der 3. Vorstandssitzung BDB vom Donnerstag, 29. März 2007, 19:30 Uhr im Depot der BDB Interlaken Ost. Nächste Sitzung: Donnerstag, 24. Mai 2007, 19:30 Uhr Im Depot der BDB Interlaken Ost

2 Vorstandsmitglieder, Anwesendscheitsliste Martin Schwertfeger Präsident (+FK) Anwesend Roger Henchoz Vizepräsident Anwesend Bernhard Laternser Fahrplanverantwortlicher Anwesend Simon M. Wohlhauser 1. Sekretär Anwesend Peter Zenger 2. Sekretär und BDB Nachrichten (+FK) Anwesend Roland Künzler Beisitzer (+FK) Entschuldigt Taktandenliste 1. Protokoll der letzten Vorstandssitzung 1. Protokoll der letzten Vorstandssitzung 2. Informationen vom Verein 3. Informationen aus der AG Schreiben aus der AG Besuch vom Treuhandbüro Lüthi (Erläuterung Buchhaltung Verein und AG) 4. Schwerpunktthema: Heft und Versand 5. PEF Liste überarbeiten (sep. Liste) 6. Anträge 7. Verschiedenes

3 Die Traktandenliste wurde kurzerhand dem aktuellen Anlas, dem Besuch des Treuhandbüro Lüthi durch Astrid Schild, angepasst. Dadurch wurde auch das letzte Protokoll nicht besprochen und genehmigt. 1. Besuch vom Treuhandbüro Lüthi durch Astrid Schild Dieses Traktandum wurde auf Wunsch von Astrid Schild als erstes behandelt, weil Sie anschliessend noch einen an einem weiteren Termin teilnimmt. Zu beginn verteilt Sie die Erfolgsrechnung Dadurch hat der Verein erst an dieser Sitzung Einsicht in die Zahlen. Normalerweise müsste man bei jeder Vorstandssitzung Einsicht in die Kasse haben, um bei allfälligen Kostenüberschreitungen oder fehlenden Einnahmen rechtzeitig Gegenmassnahmen zu treffen (Die Kasse ist ein Steuerungselement). Dies war im letzten Jahr nicht der Fall, was sich im Jahresverlust von ca. 14'000.- darstellt. Sie erläutert folgende Punkte: Konto 3005 Spenden; Dies sei der Erfolg der Beilage eines Einzahlungsschein beim Versand welche Sie immer beifüge. Die Höhe der Spende helfe die Kosten des Treuhandbüros zu kompensieren (Konto 6501). Konto 3060,4003 Restauration; Der Gewinn aus der Restauration betrage für das Ganze Jahr nur was für den Aufwand sehr gering ausfalle. Konto 6501 Buchhaltung; Dies sind die Kosten für das Treuhandbüro Lüthi und werden nach Aufwand verrechnet, weil sie für diese Person ja Lohn bezahlen muss. Konto 3050, 4001 Spendenkonto; Dieses Konto zeigt den effektiven Aufwand und Erlös der Smile-Aktion auf. Trotz des hohen Erlös (400K) ist der Reingewinn (116K) kleiner als der Aufwand (288K). Konto 6700 übriger Betriebsaufwand; Die Detail dieses Konto wurden von Astrid Schild zur Einsicht aller Anwesenden vorgelegt. In diesem Konto sind allerlei Aufwände verbucht. Die beiden Stubete des Lokalfehrnseh Telebärn sind darin verbucht (2x 5,6K), sämtliche Essen der Helfer, und diverse Einkäufe für die Werkstatt, was auch Sache des Betreibers wäre. Dies sind somit versteckte AG Kosten, da aber die AG nur Einnahmen aus dem Verein verbuchen kann, wurden diese Kosten direkt verbucht. Zu den Abrechnungen der Fahrten; Die Fahrten werden jedes Mal am selbigen Tag abgerechnet. Es wird eine Abrechnung im Excel erstellt, in welchem sämtliche verkaufte Billete erfasst werden. Einzig die bezogenen Gutscheine werden nicht im Detail erfasst, welches die nachträgliche Kontrolle der Gutscheine erschwert. Dies wird im diesem Betriebsjahr angepasst. Anschliessend sollte das Geld auf das Konto einbezahlt werden. Dies wurden aber nur am Ende der Saison einbezahlt. Durch die unklare Situation für Astrid Schild, wer nun die Kasse des Vereins weiterführt, wurden für dieses Vereinsjahr noch keine Verbuchungen getätigt. Es wurden verschiedene Punkte persönlich aufgefasst, was noch zu Diskussionen führte. Nach dieser Besprechung verabschiedete sich Astrid Schild. Wir danken Ihr für diese Besprechung der Kasse.

4 Anschliessend wurden im Vorstand noch folgende Punkte besprochen: Das Konto 3005 Spenden wurde schon durch die Vorgängerin geführt. Der neue Kassier würde die Arbeit für erledigen. Man könnte sich aber vorstellen, dass Astrid Schild weiterhin die Kasse führen würde, aber gegen einen Fixen Kostenbetrag. Der Präsident und der Vizepräsident nehmen daher Verhandlungen mit ihr auf. Auch muss mit der Bank wegen Ihrem Schreiben und wegen dem Besitzwechsel der Schulden und deren Zinsen verhandelt werden. Dies werden die gleichen Personen bearbeiten. Die Mutationsstelle der Adressen der Aktionäre und der Vereinsmitglieder muss an einem Ort sein! Sie soll weiterhin bei Astrid Schild verwaltet werden. Es wurde noch festgestellt, dass am Kristkindelmarkt der Gewinn grösser war, als der Restaurationsgewinn des ganzen Jahres. Mann hat auch festgestellt, dass im übrigen Betriebsaufwand verschiedene Einkäufe verbucht sind, für die Restauration sowie für den allgemeinen betrieb des Depot. Dies wurde alles mit den Restaurationseinnahmen bezahlt. Die abgegebene Auflistung der Betriebskosten (Fahrten und Depot) von Martin Schwertfeger wurde ohne Entflechtung der Kosten in die Kassen übernommen. Daher ist der Restaurationsgewinn nicht eindeutig ausgewiesen. 2. Informationen vom Verein Der Tag der offenen Tür der BLS Schiffsbetriebe findet jetzt doch statt. Herr Seiler von der BLS hat Martin Schwertfeger telefonisch informiert, dass am 28. April 2007 die BLS die neue Schiffsanlegestelle Interlaken Ost einweiht, und wir unseren Anlass am selben Tag auch durchführen könnten. Die Werbung wird von der BLS übernommen. Wir stimmten dem zu. Die Details werden später noch genau besprochen. Erste Ideen waren stündliche Fahrten nach Oberried und zurück. Da aber die Zeit zwischen den Fahrten sehr knapp ist (Lok umstellen in ca. 8 min.) wurde in betracht gezogen, nur im Rangierbetrieb im unbenutzten Gleisbereich der Güteranlage Interlaken Ost Fahrten durchzuführen. 3. Informationen aus der AG Der Verein hat ein Schreiben der AG erhalten, wo Sie den Antrag vom 4. Januar 2007 (siehe 1. Protokoll 2007) beantworten. Sie sind grundsätzlich dafür, den Betrieb und den Besitz zu entflechten. Der Verein übernimmt offiziell den Betrieb und die AG ist verwalter des Besitzes. Ein Problem ist noch bei den Schulden des Neubaus der Remise, welche aktuell noch 100'000.- betragen. Die müssen vom Verein übernommen werden, da nur der Verein über den Deckungsbeitrag für die Bank verfügt. Bei der letzten Aktienkapitalerhöhung wurde ein Teil dieses Deckungsbeitrages dazu verwendet, um Aktien zu kaufen damit man diese Aktienkapitalerhöhung durchführen konnte. Nach dem die Bank mit einem Schreiben auf das Manko des Deckungsbeitragen hingewiesen hat, hat Martin Schwertfeger ein Darlehen in der Höhe von 30'000.- zur Verfügung gestellt. Bedingung dazu ist ein Darlehensvertrag, welcher bis zur nächsten Sitzung vorliegen muss. Somit kann an der Hauptversammlung ein Antrag gestellt werden, welcher uns die Aufgabe gibt, die Formalitäten auszuarbeiten für die Übernahme der Betriebsführung durch den Verein.

5 4. Schwerpunktthema: Heft und Versand Da wir bereits ein Schwerpunktthema an dieser Sitzung hatten, wird dieses Thema nur kurz besprochen. Peter Zenger hat das Vereinsheft zusammengetragen, so dass es in Druck gehen kann. Der Versand wird gleich wie in den letzten Jahren durchgeführt, dass heisst gemeinsame Einladung der Aktionären und der Vereinsmitglieder zur Hauptversammlung. Ich habe mich bereit erklärt, beim Einpaken der Einladungen zu helfen, um den Ablauf kennen zu lernen. 5. PEF Liste überarbeiten (sep. Liste) Wurde aus Zeitgründen nicht bearbeitet. 6. Anträge Es wurden keine Anträge eingereicht. 7. Verschiedenes Information für den Fahrplanbesteller (Beni): Bestellungen für das Trasse bei der Zentralbahn (ex SBB Brünig) werden neu über das System AVIS, welches die ganze Schweiz verwaltet, bestellt. Man benötigt für die Abrechnung einen Debitorencode. Der Protokollführer Simon M. Wohlhauser Interlaken 11. April 2007